Организации имеют право хранить в своих кассах наличные денежные средства сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по государственному социально­му страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней (для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях  до пяти дней), включая день получения наличных денег в банке.

По истечении указанных сроков кассир обязан:

 1) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию или стипендий, поставить штамп или сделать отметку от руки «депонировано»;

2) составить реестр депонированных сумм;

3) в конце ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по ведомости и надпись своей подписью (если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по

ведомости выдавал (подпись)»);
|4) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить­
на ведомости штамп «Расходный кассовый ордер №    __».

Депонированные суммы заработной платы на следующий день после истечения сроков их хранения должны быть сданы на расчетный счет предприятия, открытый в учреждении банка. На сданные суммы оформляется расходный кассовый ордер (форма № КО-2).

В бухгалтерском учете для учета сумм депонированной заработной платы предназначен отдельно открываемый к счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по депонированным суммам». Исходя из этого, при закрытии расчетно-платежной (платежной) ведомости суммы невыплаченной заработной платы отражаются в учете записью по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам».

Аналитический учет расчетов с депонентами в части сумм своевременно не выданной заработной платы ведется в реестре (разработочной таблице) или в книге учета депонированной заработной платы.

Книга учета депонированной заработной платы открывается на год. Для каждого депонента в ней отводится отдельная строка, по которой указываются табельный номер, фамилия, имя и отчество, депонированная сумма, а в дальнейшем делается отметка о ее выдаче. Для отметок о выдаче сумм преду­смотрены двенадцать граф по количеству месяцев, отметки о выдаче произ­водятся в соответствующей графе, в зависимости от того, в каком месяце бы­ла произведена выплата причитающейся суммы. Суммы, оставшиеся на ко­нец года неоплаченными, переносятся в новую книгу, открываемую на следу­ющий год.

Реестр (разработочная таблица) является первичным документом и од­новременно учетным регистром. Он ведется порядком, схожим с книгой уче­та депонированной заработной платы, с той лишь разницей, что он, во-пер­вых, составляется кассиром, а во-вторых, заполняется отдельно за каждый пе­риод депонирования зарплаты.

При его первом заполнении записываются табельный номер, фамилия, имя и отчество и депонированная сумма. Для отметок об оплате, которые де­лаются работниками бухгалтерии, предусмотрена специальная графа.

В конце реестра показывается итоговая сумма произведенных выплат, относящаяся к данному месяцу. По истечении квартала или года невыплачен­ные суммы переносятся в открываемые в бухгалтерии новые реестры.

С отраженных в установленном порядке сумм депонированной заработ­ной платы предприятия должны произвести уплату по принадлежности сумм единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, а также страховых взносов на обязательное страхование от не­счастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. При этом исполнение указанных обязанностей не зависит от того, будут ли до ус­тановленного срока уплаты обязательных платежей выплачены суммы зара­ботной платы или нет.

В бухгалтерском учете организации делаются следующие проводки:

Дебет 50 Кредит 51 - отражено списание с расчетного счета в банке денежных средств и поступление их в кассу организации;

Дебет 70 Кредит 50- выдана заработная плата работникам организации;

Дебет 70 Кредит 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» - отражено депонирование суммы невыплаченной заработной платы;

Дебет 51 Кредит 50 - внесена на расчетный счет в банк депонированная сумма денежной наличности.

После того как сотрудник обратился за депонированной зарплатой, бухгалтер организации делает следующие записи:

Дебет 50 Кредит 51 - отражено списание с расчетного счета в банке денежных средств и поступление их в кассу организации;