Документооборот предприятия можно разделить на следующие этапы:

- Регистрация и учет поступающих в организацию документов

- Подготовка и регистрация отправляемых документов

- Прохождение внутренних документов

- Учет объема документооборота

- Контроль за исполнением документов

Рассмотрим этапы более подробно.

I. Регистрация и учет поступающих в организацию документов

Доставка документов в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» осуществляется, как правило, средствами почтовой связи и по электронным каналам, а также нарочным.[32]

С помощью почтовой связи в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» доставляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электронной связи поступают факсограммы, телефонограммы, электронные документы.[33]

Для обеспечения оперативной доставки документов в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал», в составе административно-правового департамента (управления документооборота), функционирует курьерский отдел (приложение 6).

Письма, поступающие в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение в административном управлении, регистрацию, рассмотрение генеральным директором и доставляются ответственным лицам. Прием, обработка и распределение поступающих писем осуществляются в административном управлении.

Конверты с письмами, адресованными генеральному директору, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки писем. Ошибочно доставленные письма пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на письме адреса отправителя конверт прилагается к письму.

Конверты с корреспонденцией, поступившей в адрес конкретного работника с пометкой «лично», передаются работнику без вскрытия. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. В отдельных случаях (на документе нет даты, адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конверты. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда.[34]

Все поступившие документы проходят стадию предварительной обработки, когда происходит распределение поступившей корреспонденции по отдельным руководителям, направляя к ним только те, которые непосредственно относится к их компетенции. Обработка документов должна проводиться в течение суток с момента поступления в организацию. При поступлении в организацию срочной корреспонденции допускается передавать ее руководителю, минуя этапы предварительной обработки. Процесс регистрации проводится в таких случаях после принятия решения.

Исходя из оценки документа и в соответствии с функциями структурных подразделений производится распределение поступающих документов. Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному лицу с последующей информацией руководителя.[35]

Полученное письмо регистрируется в журнале регистрации поступающих писем с указанием следующих сведений: корреспондент, номер и дата письма, входящий номер и дата поступления, краткое содержание, исполнитель.

На полученном письме, в правой нижней части лицевой стороны первой страницы, проставляется регистрационный штамп установленной формы. Наряду с регистрационным штампом на письме, в левой верхней части лицевой стороны первой страницы, проставляется штамп «РЕЗОЛЮЦИЯ» установленной формы.[36]

Письма, адресованные генеральному директору, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в административном управлении, а затем направляются генеральному директору или в подразделение.

Предварительное рассмотрение писем проводится с целью распределения поступивших писем на требующие обязательного рассмотрения генеральным директором и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются в журнале регистрации поступающих писем, а затем передаются на рассмотрение генеральному директору и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, регистрируется в журнале регистрации поступающих писем и оперативно передается генеральному директору или иному должностному лицу, которому она адресована.

При поступлении в компанию договора/соглашения/контракта (приложения, дополнительного соглашения или акта к любому из вышеперечисленных документов) на бумажном носителе действует следующий порядок:

Договоры могут поступать в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» как с сопроводительными письмами (в виде приложений к ним), так и без сопроводительных писем, (например, от работников Общества и/или контрагентов).[37]

Договоры, поступающие без сопроводительных писем, передаются в управление документооборота, где учитываются с использованием автоматизированной системы согласования документов. Отдельно ведутся базы данных: по юридическим и физическим лицам, по группам, типам и видам документов. Учет договоров в АССД производится путем заполнения электронной карточки (ЭК) установленной формы каждого из договоров.[38]

Работник управления документооборота вносит информацию о полученном договоре в журнал учета договоров с физическими/юридическими лицами или в журнал регистрации актов с физическими/юридическими лицами (в зависимости от вида документа), а также в базу данных АССД посредством создания ЭК. Наряду с другими данными в ЭК в обязательном порядке фиксируются фамилия, имя, отчество работника ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал», от которого поступил договор, или наименование (для физического лица - фамилия, имя отчество) контрагента (если договор поступил непосредственно от контрагента).[39]

Подлинник договора с бланком резолюции передается в административное управление для представления на рассмотрение генеральному директору, о чем работник управления документооборота делает отметку в ЭК.

Если договор поступил в виде приложения к письму, он вместе с подлинником письма поступает в административное управление для представления на рассмотрение генеральному директору.

Все поступающие в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» документы (независимо от их вида), передаются на рассмотрение генеральному директору централизованно – работниками административного управления.

Перед представлением на рассмотрение генеральному директору документы должны быть отсортированы по видам и разложены по соответствующим папкам.

Рассмотренные генеральным директором документы возвращаются в административное управление. Содержание резолюций, вынесенных генеральным директором на письмах, вносится в журнал регистрации поступающих писем.

Письма передаются на исполнение - подлинники писем хранятся в административном управлении, а исполнителям передаются копии под роспись на обороте первой страницы подлинника письма.

Подлинники договоров, поступивших в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» без сопроводительных писем и прошедших учет в управлении документооборота, передаются исполнителям для работы, а электронные копии таких договоров (вместе с электронными копиями заполненных бланков для резолюций) – в управление документооборота.[40]

Подлинники договоров, поступивших в компанию в виде приложений к письмам, передаются в управление документооборота. После учета работник управления документооборота передает исполнителю подлинник договора для работы; электронная копия договора (вместе с электронной копией заполненного бланка для резолюции) хранится в управлении документооборота.

При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями[41]:

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и ответственное должностное лицо;

- подлежащие передаче документы регистрируются в журнале регистрации отправляемых факсов;

- подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

- поступившие факсограммы регистрируются в журнале регистрации поступающих писем, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

- поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель.

Документы в электронном виде, поступающие в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал», проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение генеральным директором и доставляются исполнителям.

Прием и регистрация документов в электронном виде в журнале регистрации поступающих писем, поступивших на электронный адрес ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал», осуществляется административным управлением.

II. Подготовка и регистрация отправляемых документов

Исходящие документы создаются в организации и предназначены для отправки другим организациям или частным лицам. Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов довольно просты[42]:

- составление проекта документа;

- согласование проекта;

- проверка правильности оформления документа, печать;

- подписание (согласование, утверждение, простановка оттиска печати);

- регистрация;

- тиражирование;

- отправка первого экземпляра документа адресату;

- подшивка второго экземпляра в дело.

Составленный проект документа передают на подпись руководителю учреждения или структурного подразделения. До передачи на подпись исполнитель проверяет правильность содержания, составления и оформления документа, наличие виз и приложений, а также материалов, на основании которых он готовился. Эти материалы передают руководителю вместе с проектом документа или же они находятся у исполнителя и передаются руководителю по его требованию.[43]

После подписания руководителем документа, отправляемого организацией, на первом листе документа, который оформляется на бланке, ставится дата отправления и регистрационный номер.

Документы, отправляемые ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал», передаются почтовой и электронной связью, а также силами курьерского отдела управления документооборота.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется управлением документооборота (курьерским отделом) в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи в Российской Федерации.

С помощью средств электронной связи структурные подразделения осуществляют передачу соответствующих факсограмм, телефонограмм, электронных документов.[44]

Документы для курьерской доставки передаются в курьерский отдел полностью оформленными, зарегистрированными (по необходимости), с приложением заполненной заявки на доставку

При передаче отправляемого письма адресату на его копии проставляется отметка о вручении. Копию письма с отметкой о вручении работник курьерского отдела передает в административное управление для хранения.

Важный момент в делопроизводственном процессе — текущее хранение и использование в справочно-информационных целях внутренней, поступившей и исходящей документации. Для быстрого поиска документов в организации создаются СЭД, при помощи которых осуществляется контроль за местонахождением документов в организации. Основой для создания таких систем служит номенклатура дел, система документооборота и сложившиеся традиции ведения делопроизводства в конкретной организации. Номенклатура включает в себя перечень всех дел, заведенных в организации для реализации целей управления производством и кадрами. Сроки хранения документов, указанные в номенклатуре, определяются нормативными документами. По истечении сроков текущего хранения документы передаются в архив или подлежат уничтожению.[45]

III. Прохождение внутренних документов

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения (использования) – входящих документов. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством.

Проекты приказов и распоряжений генерального директора, а также протоколов совещаний, проводимых генеральным директором, подготавливаются в административном управлении и оформляются в соответствии с требованиями раздела II настоящей инструкции. По необходимости проекты указанных протоколов согласовываются с участниками совещаний либо на бумажном носителе либо в электронном виде посредством буфера обмена информацией или с использованием АССД.[46]

Проекты иных ОРД после подготовки в соответствующих структурных подразделениях и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в административное управление, которое осуществляет контроль за правильностью их оформления.

После подписания (утверждения) генеральным директором ОРД регистрируются работниками административного управления в соответствующем журнале регистрации (в зависимости от вида документа) в соответствии с номенклатурой дел ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

Размноженные экземпляры подписанных (утвержденных) генеральным директором и зарегистрированных ОРД в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся соответствующие вопросы.

Передача внутренних документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном подразделении. Внутренние документы передаются и принимаются с соответствующей отметкой в журналах регистрации внутренней переписки (входящей и исходящей), которые ведутся в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел компании.[47]

IV. Учет объема документооборота

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год[48]. Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.

При определении объема документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно.[49]

V. Контроль за исполнением документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений – неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организации управленческой деятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса. Цель контроля – содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

Контрольная деятельность предполагает, с одной стороны, контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, а с другой – за соответствием формы создаваемых документов их содержанию и за своевременностью исполнения. Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую – делопроизводственная служба учреждения с входящей в ее состав службой контроля исполнения.[50]

Основные задачи контрольной службы – контроль за сроками исполнения входящих, исходящих и внутренних документов и устных указаний руководства; обобщение данных, получаемых в результате контрольной деятельности, и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершенствованию документооборота, укреплению исполнительской дисциплины.

Важным условием эффективности контроля является его централизация. Контрольные операции следует сосредоточить в одном структурном подразделении либо у одного сотрудника. Контрольные функции должны быть изложены в Инструкции по делопроизводству; обязанности, права и ответственность, связанные с контрольной деятельностью, – в должностной инструкции.[51]

Контроль исполнения документов в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» включает: постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование генерального директора и руководителей структурных подразделений о состоянии исполнения документов. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.[52]

В ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» установлены следующие сроки работы с документами (сроки исполнения документов):

- срок подготовки ответа на поступившее письмо - 3 рабочих дня;

- срок подготовки ответа на поступившее письмо претензионного характера - 30 рабочих дней;

- срок подготовки договора (работы с поступившим договором) – 7 рабочих дней;

- срок работы с иными документами, требующими исполнения – 3 рабочих дня.

Сроки работы с документами, установленные настоящей инструкцией, исчисляются, начиная со дня получения ответственным лицом (исполнителем) соответствующего поручения.

Вышеуказанные сроки работы с документами применяются, если генеральным директором или иным должностным лицом, ответственным за исполнение конкретного документа, не установлен иной срок. В случае наличия на документе резолюции «Срочно» применяется срок работы с документом – 1 рабочий день.

Контроль исполнения ОРД, внутренних документов (служебных записок), адресованных генеральному директору и требующих исполнения согласно соответствующим резолюциям, а также служебных писем обеспечивается административным управлением с использованием автоматизированной системы контроля исполнения документов (АСКИД).[53]

При постановке документа на контроль в АСКИД в обязательном порядке вносится информация: о предмете поручения, сроке исполнения, ответственном лице, а также делается отметка о контроле, которую обозначают словами «На контроле». На оригинале документа, требующего исполнения и находящегося на контроле, отметка не ставится.[54]

В случае нарушения установленного срока ответственное лицо обязано сообщить директору административного управления о причинах такого нарушения.

Директор административного управления еженедельно представляет генеральному директору информацию о находящихся на контроле документах и ходе их исполнения по форме, согласованной с генеральным директором.

Контроль соблюдения сроков исполнения служебных записок на подготовку договоров, а также сроков согласования договоров обеспечивается управлением документооборота с использованием АССД.

Контроль исполнения заключенных договоров обеспечивается юридическим управлением с использованием контрольной картотеки, которая систематизируется по объектам, контрагентам, срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Организация контроля за исполнением документов в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» обеспечивает их своевременное и качественное исполнение (рис. 4).

Рис. 4. Контроль исполнения документов

Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».