Анализ организационной структуры компании

Поможем в ✍️ написании учебной работы

Имя

Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой

Нажимая кнопку "Продолжить", я принимаю политику конфиденциальности

Анализ организационной структуры компании

1.2 Характеристика деятельности компании

1.3 Роль документооборота в структуре управления компанией

Глава 2 Организация документооборота в компании ЗАО «Жилищный капитал»

2.1 Общие положения организации документооборота в компании

2.2 Этапы документооборота компании

2.3 Система электронного документооборота

Глава 3 Разработка рекомендаций по повышению эффективности документооборота компании ЗАО «Жилищный капитал»

3.1 Проблемы и недостатки организации документооборота компании

3.2 Рекомендации повышения эффективности документооборота компании

Заключение

Список литературы

Приложения

Введение

Актуальность. Современная российская экономика в качестве основной характеристики имеет активное формирование и развитие рыночных отношений и институтов. Ключевую роль в этом процессе должно играть предпринимательство. Как показывает мировой опыт, чем больше возможностей для расширения своей деятельности у класса предпринимателей, тем более высокими являются темпы развития национальной экономики. В этих условиях весьма значимым фактором является обеспечение благоприятных условий развития предпринимательской деятельности в стране.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Переход экономики Российской Федерации в рыночные условия и глубокие социально-политические изменения жизни общества вызвали кардинальное переустройство системы управления, обновление кадрового состава работников управления, что, естественно, самым существенным образом повлияло на организацию документационного обеспечения управленческой деятельности.

Объем организационно-распорядительной документации, образующейся в деятельности предприятия, составляет более 50 млрд. листов документов ежегодно, что подтверждается расчетными показателями, основанными на учетных данных Росархива.

Документ играет значимую роль в сфере управления, выступая инструментом, средством или способом осуществления процессов управления. Обоснованием данного утверждения, прежде всего, является то, что вся информация, необходимая для деятельности любого учреждения, концентрируется в документах.

Ученые-документоведы совершенно справедливо утверждают, что состав управленческих документов тесно связан с определенной управленческой функцией, изменение которой или потеря ею практической значимости в учреждении, прежде всего, является причиной модификации состава документов и оказывает непосредственное влияние на форму документа. При анализе прослеживается следующая логическая цепочка: функция управления – функция документа – вид документа. М.В.Ларин указывает на то, что изменения в системе управления влекут за собой изменения в системе делопроизводства, включающей в себя, помимо организации работы с документами, процесс документирования управленческой деятельности.

Документирование деятельности является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Исследование эволюции документов управления, выявление и анализ факторов, определяющих изменения в видовом составе документов, в их формах, генезиса складывания документных систем на основе развития и дифференциации управленческих функций позволяет понять закономерности и направления развития документирования и документационного обеспечения управления, учитывать исторический опыт при совершенствовании современных систем документации.

Цель исследования: провести анализ документирования деятельности ЗАО Группа компаний «Жилищный капитал», которое ориентировано на осуществление деятельности в сегменте жилой недвижимости эконом-класса, в особенности – на работу в рамках национального проекта «Доступное и комфортное жилье – гражданам России».

В соответствии с целью в работе были определены задачи исследования:

- провести анализ организационной характеристики ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»;

- рассмотреть и проанализировать организацию документооборота ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»;

- выявить проблемы и недостатки организации документооборота ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»;

- разработать рекомендации повышения эффективности документооборота компании.

Объектом исследования является документационное обеспечение деятельности ЗАО Группа компаний «Жилищный капитал».

Предметом исследования является система документирования деятельности ЗАО Группа компаний «Жилищный капитал».

Теоретическую основу работы составили труды современных исследователей в области делопроизводства, а так же нормативно-методические документы, материалы специализированной периодической печати, Интернет-ресурсы.

Методологической основой послужили: исторический подход, системный и функциональный анализ.

Структура работы строилась в соответствии с поставленной целью и состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.

Выводы по главе 1

Таким образом, можно сделать вывод, что начав свою деятельность на рынке недвижимости в 1997 году как агентство по продаже недвижимости, сегодня ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» представляет собой группу из шести компаний, объединённых единым брендом.

Стратегия Группы компаний ориентирована на осуществление деятельности в сегменте жилой недвижимости эконом-класса, в особенности – на работу в рамках национального проекта «Доступное и комфортное жилье – гражданам России».

Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена системы делопроизводства предприятия.

Проведем анализ организации документооборота компании ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

Общие положения организации документооборота в компании

В любой организации существует документооборот. Документация бывает различных типов (систем), основными можно назвать такие типы, как: организационно-правовая документация, распорядительная, информационно-справочная, Плановые документы, отчетной документации, договорной документации.[20]

Рассмотрим подробнее их сущность.

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.[21]

Система плановой документации. Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям. Система отчетной документации. Документы, входящие в систему отчетной документации, – это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью. Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка (отчетного характера). На рисунке 2 представлены основные документы перечисленных выше систем документирования.

Рис. 2. Системы документации организации

Система договорной документации. В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Рациональная организация документооборота чрезвычайно важна для каждой организации.[22] При этом необходимо соблюдать следующие принципы:

1. оперативность движения документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами труда и времени;

2. однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;

3. параллельность выполнения различных операций по обработке документа с целью сокращения времени его пребывания в сфере делопроизводства и повышения оперативности исполнения.

В документообороте участвуют документы, обладающие различными свойствами, что обусловливает особенности работы с ними. Данное обстоятельство определяет необходимость качественной характеристики документооборота.

Выделяются следующие группы документов, участвующих в документообороте.

По месту изготовления назначают документы[23]:

- получаемые извне (входящие документы);

- созданные в организации, функционирующие в данной организации (внутренние документы) или отправляемые в другие организации (исходящие документы).

Входящие документы различаются по корреспондентам (авторам документов, от которых они получены):

- от вышестоящих инстанций (руководящие документы, предписания, приказы);

- подведомственных организаций (отчеты, информация о состоянии дел, предложения, просьбы);

- других организаций: клиентов, поставщиков, покупателей (деловая переписка);

- частных лиц (письма, заявления, жалобы).

Такой анализ необходим для создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми организация ведет переписку. Эти данные используются при направлении в эти организации ответных документов и при установлении связи с руководством этих организаций по телефону.

Документы, созданные в организации, разделяются:[24]

а) по видам документов:

- организационно-распорядительные;

- информационно-справочные;

- учетно-отчетные и др.;

б) по характеру содержания:

- инициативные (требующие ответа или исполнения);

- присланные / отправляемые для сведения;

- ответные;

в) по направлению движения:

- направляемые руководителю организации;

- направляемые в структурные подразделения;

- направляемые конкретным исполнителям;

г) по сфере функционирования:

- внутренние;

- исходящие.

Внутренние документы разделяются по направлению движения[25]:

- отправляемые в подразделения (филиалы);

- функционирующие внутри организации.

Таким образом, документы организации можно изучать с различных точек зрения и каждый отток будет иметь особенности в движении и обработке. Анализ документооборота можно выразить графически[26]:

Рис. 3. Документооборот в организации

Документооборот ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» регулируется инструкцией по делопроизводству (приложение 5).

Инструкция по делопроизводству в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» и иными внутренними нормативными документами ЗАО «Жилищный капитал».

Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.[27]

Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Инструкции по организации и ведению конфиденциального делопроизводства в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал», утвержденной приказом генерального директора.

Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления – административно-правовой департамент.[28]

При применении ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» электронного документооборота административно-правовым департаментом (административным управлением, управлением документооборота совместно с управлением информационных технологий) разрабатываются маршруты движения документов.

В деятельности ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» образуются следующие группы документов[29]:

- организационно-распорядительные документы - локальные нормативные документы Общества, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Общества, его подразделений и должностных лиц:

- приказы генерального директора по основной деятельности;

- приказы генерального директора по административно-хозяйственным вопросам;

- распоряжения генерального директора по основной деятельности;

- протоколы совещаний;

- положения, инструкции, правила, регламенты;

- внутренние документы (служебные записки);

- служебные письма (поступающие в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» и создаваемые в компании);

- договоры (поступающие в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» и создаваемые в компании).

Каждая из вышеперечисленных групп, исходя из содержания конкретных документов, подразделяется на типы (приложение 7)[30].

- Документы по инвестиционной (производственной) деятельности.

- Документы по строительству.

- Документы по финансовой и внешнеэкономической деятельности.

- Документы по кадровой деятельности.

- Документы по общим вопросам (по вопросам безопасности и материально-технического обеспечения).

- Документы по корпоративной и административной деятельности.

Каждый тип документов, в свою очередь, состоит из нескольких видов[31].

1. Документы по инвестиционной (производственной) деятельности:

- инвестиционные соглашения, контракты и договоры (включая предварительные), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры о долевом участии в строительстве объектов недвижимости (включая предварительные), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры уступки прав и (или) перевода долга (включая предварительные) по инвестиционным соглашениям, контрактам и договорам, по договорам о долевом участии в строительстве объектов недвижимости, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры купли-продажи объектов недвижимости (включая предварительные), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- агентские договоры, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним, агенты отчета;

- договоры по рекламе и маркетингу, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- иные договоры по инвестиционной (производственной) деятельности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- соглашения о зачете встречных требований по вышеперечисленным договорам;

- стратегии реализации инвестиционных проектов;

- бизнес-планы, технико-экономические обоснования, заключения, справки;

- планы продаж и рекламных мероприятий;

- положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам инвестиционной (производственной) деятельности.

2. Документы по строительству:

- договоры аренды земли (под строительство и реконструкцию объектов недвижимости), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры строительного подряда, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- иные договоры по строительству, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- документы унифицированных форм № КС-2, № КС-3 (акты приемки выполненных работ, справки о стоимости выполненных работ и затратах);

- исходно-разрешительная и проектно-сметная документация;

- положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам строительства.

3. Документы по финансовой и внешнеэкономической деятельности:

- договоры об участии в целевом финансировании, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- кредитные договоры, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры залога по финансовым обязательствам, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры поручительства по финансовым обязательствам, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры о предоставлении банковских гарантий, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры займа, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры купли-продажи векселей, других ценных бумаг и акты к ним, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- акты предъявления векселей для погашения;

- договоры об открытии счетов, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- иные договоры по финансовой и внешнеэкономической деятельности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- финансовые обоснования по проектам и по себестоимости проектов;

- положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам финансовой и внешнеэкономической деятельности.

4. Документы по вопросам кадровой политики:

- договоры по кадровой деятельности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры по повышению квалификации работников, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- приказы по кадрам;

- должностные инструкции, положения о структурных подразделениях;

- положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам кадровой деятельности.

5. Документы по общим вопросам:

- договоры о допуске работников к информации, отнесенной к коммерческой и служебной тайне, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры о соблюдении противопожарной безопасности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры по материально-техническому обеспечению (хозяйственной деятельности), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры аренды зданий, помещений и имущества (в том числе транспортных средств), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по общим вопросам (вопросам безопасности и материально-технического обеспечения).

6. Документы по корпоративной и административной деятельности:

- договоры купли-продажи акций, долей в уставном капитале Общества и других юридических лиц, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- реестр владельцев ценных бумаг (журнал учета входящих документов, журнал лицевых счетов, регистрационный журнал);

- протоколы заседаний общего собрания акционеров, совета директоров, попечительского совета;

- решения, принимаемые Обществом в качестве единственного участника дочерних обществ;

- приказы генерального директора по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам;

- распоряжения генерального директора по основной деятельности;

- протоколы совещаний, проводимых генеральным директором;

- договоры по информационному обслуживанию (базам данных), автоматизации и программному обеспечению, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам корпоративной и административной деятельности.

Далее рассмотрим этапы документооборота ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

Выводы по главе II

Документооборот ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» регулируется инструкцией по делопроизводству, которая разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» и иными внутренними нормативными документами ЗАО «Жилищный капитал».

В деятельности ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» образуются следующие группы документов: организационно-правовая документация, распорядительная, информационно-справочная, плановые документы, отчетная документация, договорная документация, каждая из вышеперечисленных групп, исходя из содержания конкретных документов, подразделяется на типы.

Документооборот предприятия можно разделить на следующие этапы: регистрация и учет поступающих в организацию документов, подготовка и регистрация отправляемых документов, прохождение внутренних документов, учет объема документооборота, контроль за исполнением документов.

Система документооборота (ведение документооборота) сегодня - это спрос на легкие и быстро настраиваемые решения, которые могут обеспечить моментальную отдачу. Именно поэтому в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» за основу применяется система электронного документооборота на базе пакета прикладных программ «Канцлер» на платформе Lotus Domino/Notes.

Проведя во второй главе работы анализ существующего положения, в следующей главе выявим проблемные места организации документооборота ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» и разработаем направления совершенствования.

Рекомендации повышения эффективности документооборота компании

Для повышения эффективности документооборота компании и устранения выявленных недостатков нами разработаны следующие мероприятия:

1. Устранение недостатков в существующем порядке организации делопроизводства ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

Указанные недостатки в документообороте могут быть устранены путем полной автоматизации документирования деятельности предприятия. При этом, как уже говорилось ранее, можно внедрить "1С: Система электронного документооборота "Управление делами", что позволит вести раздельно регистрацию документов личного состава и приказов по основной деятельности, при этом у каждого вида документов будет присваиваться своя нумерация. Кроме того, оформление и подготовка документов будет проходить без ошибок и гораздо быстрее.

Функциональные возможности системы "1С: Система электронного документооборота "Управление делами":

- Управление бизнес-процессами предприятия (BPM);

- Внутренний документооборот предприятия;

- Управление отношениями с контрагентами (CRM);

- Прочие возможности.

Рассмотрим некоторые подпункты системы подробнее.

Удобное меню позволяет войти в любой подпункт, раскрывая его более подробно (рис. 6).

Рис. 6. Меню

Пункт "Приказы".

Документ служит для регистрации приказов предприятия различного вида. Использование категорий документов позволяет удобно организовать работу с разными типами приказов (рис. 7).

В документе реализован механизм подписки, позволяющий оперативно оповещать сотрудников о принятых решениях (рис. 8).

Рис. 7. Приказы

Рис. 8. Реализация уведомления сотрудника

Встроенные печатные формы, значительно упрощают выпуск бумажных версий документов. При этом уменьшается количество возможных ошибок (рис. 9).

Рис. 9. Автоматизация печатного вывода документов

Пункт "Служебные записки"

Для организации служебной переписки в системе существует документ "Служебные записки" (рис. 10).

Рис. 10. Служебная записка

Рис. 11. Меню

При этом у получателя появляется в меню сообщение о поступлении служебной записки. После прочтения которой получатель может сохранить ее, удалить, ответить… По умолчанию, доступ к документам этого типа дается автору и получателю - документы являются приватными. Интерфейс пользователя прост (рис. 11).

2. Устранение отсутствия положения об экспертной комиссии, путем разработки Регламента.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора и подготовке на государственное хранения, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, в каждой организации должна быть экспертная комиссия.[76]

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения[77]:

1. постоянного хранения в государственных архивах;

2. временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

3. временного хранения (до 10 лет) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения;

4. подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов, является Положение о постоянно действующей экспертной комиссии.

При разработке положения следует учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру этого важного документа должны входить следующие пункты[78]:

- общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия;

- основные задачи экспертной комиссии;

- основные функции;

- права экспертной комиссии;

- организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.

Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

В процессе экспертизы ценности документов должны решатся две основные задачи[79]:

- во-первых, отбираться для постоянного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения (свыше десяти лет имеющие долговременное практическое значение;

- во-вторых, выявляются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также малоценные материалы (черновики, дублеты, отклоненные варианты), утратившие практическое и справочное значение.

3. Внедрить электронную подпись при пересылке документов вне организации.

Конфиденциальность информации (от лат. confidentia - доверие) предполагает введение определенных ограничений на круг лиц, имеющих доступ к данной информации. Степень конфиденциальности выражается некоторой установленной характеристикой (особая важность, совершенно секретно, секретно, для служебного пользования, не для печати и т.п.), которая субъективно определяется владельцем информации в зависимости от содержания сведений, которые не подлежат огласке, предназначены ограниченному кругу лиц, являются секретом. Естественно, установленная степень конфиденциальности информации должна сохраняться при ее обработке в информационных системах и при передаче по телекоммуникационным сетям.

Другим важным свойством информации является ее целостность (integrty). Информация целостна, если она в любой момент времени правильно (адекватно) отражает свою предметную область. Целостность информации в информационных системах обеспечивается своевременным вводом в нее достоверной (верной) информации, подтверждением истинности информации, защитой от искажений и разрушения (стирания).

Несанкционированный доступ к информации лиц, не допущенных к ней, умышленные или неумышленные ошибки операторов, пользователей или программ, неверные изменения информации вследствие сбоев оборудования приводят к нарушению этих важнейших свойств информации и делают ее непригодной и даже опасной. Ее использование может привести к материальному и/или моральному ущербу, поэтому создание системы защиты информации, которая делает информацию безопасной, становится актуальной задачей. Под безопасностью информации (information security) понимают защищенность информации от нежелательного ее разглашения (нарушения конфиденциальности), искажения (нарушения целостности), утраты или снижения степени доступности информации, а также незаконного ее тиражирования. Безопасность информации в информационной системе или телекоммуникационной сети обеспечивается способностью этой системы сохранять конфиденциальность информации при ее вводе, выводе, передаче, обработке и хранении, а также противостоять ее разрушению, хищению или искажению.

Безопасность информации обеспечивается путем организации допуска к ней, защиты ее от перехвата, искажения и введения ложной информации. С этой целью применяются физические, технические, аппаратные, программно-аппаратные и программные средства защиты. Последние занимают центральное место в системе обеспечения безопасности информации в информационных системах и телекоммуникационных сетях.

Можно выделить несколько основных задач, решение которых в информационных системах и телекоммуникационных сетях обеспечивает защиту информации.

Это:

- организация доступа к информации только допущенных к ней лиц;

- подтверждение истинности информации;

- защита от перехвата информации при передаче ее по каналам связи;

- защита от искажений и ввода ложной информации.

Использование единой технологии создания эффективных средств криптографической защиты информации (СКЗИ), разработанной МО ПНИЭИ и решающей эти задачи, позволит предприятию не только ускорить документооборот, но и избежать ошибок и утери информации.

Методы криптографического преобразования конфиденциальной информации обеспечивают защиту ее от несанкционированного доступа к ней в процессе хранения и обработки в информационных системах, передачу конфиденциальной информации по каналам связи телекоммуникационных систем, установление подлинности передаваемых сообщений, хранение информации (документов, баз данных) на носителях в зашифрованном виде.

Сущность криптографических преобразований заключается в следующем. Сообщение (текст, аудио или видео изображение) преобразуется (шифруется) с помощью известного математического алгоритма и некоторого "ключа" так, что восстановление (дешифрирование) и прочтение первоначального текста (восстановление аудио или видео изображения) становится возможным, если известен "ключ". Последний же известен только источнику и получателю сообщения. Таким образом, третьи лица, даже узнав зашифрованный текст, не смогут его восстановить.

В современных СКЗИ используются, как правило, два типа криптографических алгоритмов: классические (симметричные, одноключевые) алгоритмы, основанные на использовании закрытых, секретных ключей, и новые алгоритмы, в которых используются один открытый и один закрытый ключ. Эти алгоритмы называются также асимметричными.

Одноключевая криптография симметрична в том смысле, что ключ для шифрования идентичен ключу для дешифрования. Теперь ее часто называют криптографией с “секретным” ключом.

Упрощенная схема такой системы показана на рис. 12.

Рис. 12. Обмен сообщениями в закрытой криптосистеме

При ее использовании возникает сложнейшая нематематическая, внекриптографическая задача - обеспечение сверхнадежного закрытого канала для обмена ключами.

В асимметричной (двухключевой) криптографии используются два ключа, связанные между собой по опpеделенному пpавилу. Закрытый ключ генеpиpуется адресатом-получателем и сохpаняется им в тайне. Откpытый ключ публикуется и доступен всем, включенным в данную сеть адресатам - источникам. На рис. 13 представлена упрощенная схема такой системы.

Адресат-источник А, посылая адресату-получателю Б сообщение, шифрует его, используя известный открытый ключ абонента Б. Зашифpованный текст в пpинципе не может быть pасшифpован тем же откpытым ключом. Дешифpование сообщения возможно только с использованием закpытого ключа, котоpый известен только адpесату Б. Адресат Б, получив от адресата А сообщение, расшифровывает его с помощью своего закрытого ключа.

Рис. 13. Обмен сообщениями в ассиметричной криптосистеме

Таким образом, в организованной информационной конфиденциальной сети каждый абонент должен знать и хранить в тайне свой уникальный закрытый ключ и список открытых ключей тех абонентов, с которыми он должен поддерживать информационную связь.

Криптографические системы, реализованные в виде программ, встраиваются в программное обеспечение существующих рабочих станций и серверов и тем самым позволяют организовать защиту конфиденциальной информации как при ее хранении (в зашифрованном виде) и обработке в информационных системах, так и при передаче по каналам связи телекоммуникационных сетей.

С помощью рассмотренных программных криптографических методов решаются такие основные задачи, как:

- защита информации от ознакомления с ней нежелательных лиц;

- обнаружение искажений или ошибок, возникающих при передаче информации по каналам связи телекоммуникационных сетей;

- установление истинности документа и личности подписавшего этот документ лица.

Первая задача решается шифрованием информации (данных). Зашифрованное сообщение становится недоступным для лиц, не допущенных к соответствующей информации, т.е. не знающих ключа, с помощью которого можно расшифровать сообщение. Перехват зашифрованных данных в этом случае бесполезен.

Для защиты данных от случайных или преднамеренных искажений в канале связи используется контрольная последовательность - имитовставка. Она вырабатывается путем криптографического преобразования шифруемого сообщения и ключа шифрования и представляет собой последовательность данных фиксированной длины. Имито-вставка передается по каналу связи вместе с зашифрованным сообщением. Поступившее зашифрованное сообщение расшифровывается, вырабатывается контрольная имитовставка, которая сравнивается с имитовставкой, полученной из канала связи. В случае несовпадения имитовставок все расшифрованные данные считаются искаженными и бракуются.

Проблема установления истинности документа и личности подписавшего этот документ лица приобретает особое значение во многих системах, связанных с юридической ответственностью за принимаемые решения, таких, как системы государственного и военного управления, финансовые и банковские системы, системы, связанные с распределением материальных ценностей, и другие. Эта проблема решается с помощью так называемой электронной подписи (ЭЦП), которая дает возможность заменить традиционные печать и подпись и, не меняя самого документа, позволяет проверить подлинность и авторство полученной информации. Для выработки электронной подписи также используются методы асимметричных криптографических преобразований.

Каждый пользователь, обладающий правом подписи, самостоятельно формирует личные закрытый и открытый ключи подписи. Закрытый ключ подписи используется для выработки электронной цифровой подписи и должен сохраняться пользователем в тайне, что гарантирует невозможность подделки документа и цифровой подписи от его имени злоумышленником.

Открытый ключ используется для проверки подлинности документа, а также для предупреждения отказа подписавшего его от своей подписи. Знание открытого ключа не дает возможности определить секретный ключ. Открытые ключи подписи всех пользователей сети конфиденциальной связи объединяются в справочники открытых ключей. Таким образом, каждому пользователю конфиденциальной сети, обладающему правом подписи, необходимо иметь закрытый ключ подписи и справочник открытых ключей.

Система криптографической защиты информации (СКЗИ) встраивается в различные оболочки программных комплексов, в системы электронной почты, информационно-справочные системы и прикладное программное обеспечение для защиты информации от несанкционированного доступа и искажения при ее хранении на дисках и передаче по каналам связи.

4. Совершенствование автоматизации системы электронного документооборота.

Для такой крупной организации как ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал», имеющей разветвленную структуру и филиалы, наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является создание корпоративной информационной системы. Это позволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети. Создание единой корпоративной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов. А так же уменьшение ошибок в организации документооборота.

Как уже говорилось ранее, предприятию необходимо использовать программу "1С: Система электронного документооборота "Управление делами" на базе "1С: Предприятие".

Управленческая деятельность основана на реализации всех перечисленных видов информационных технологий в соответствии с последовательностью и содержанием отдельных этапов процесса принятия решений. Поэтому современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники.

Управление организацией основано на следующих процессах[80]:

- получение информации и ее обработка;

- анализ, подготовка и принятие решений;

- выполнение решений;

- учет и контроль принятых решений.

Деятельность служб делопроизводства направлена на организационное и документационно - информационное обеспечение указанных процессов.

Делопроизводственные функции формализованы и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами и нормативными документами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий. Реализация этой задачи позволяет повысить эффективность делопроизводственной деятельности и как следствие, - управления организацией.

Автоматизация делопроизводства преследует достижение следующих целей в области работы с документами[81]:

- регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

- регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;

- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

- осуществление контроля за исполнением поручений;

- поиск документов.

Что же касается эффективности, то автоматизация делопроизводства преследует следующие цели[82]:

- создание для исполнителей необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

- исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

- повышение оперативности и качества работы документами;

- упорядочение документооборота.

В области контроля над исполнительской дисциплиной[83]:

- обеспечение контроля исполнения;

- обеспечения автоматизированного контроля прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения до завершения исполнения;

- обеспечения автоматизированного упреждающего контроля своевременного исполнения документов, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа.

В области организации доступа к информации:

- обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, а также всех поступающих документов с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу;

- обеспечение оперативного поиска документов.

Очевидно, что полнофункциональная система, такая как "Управление делами" умеет не только организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делает многое другое.

Исходя из этого, система как минимум обеспечивает[84]:

- единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

- единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

- регистрацию движения документов внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

- контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства, проверку правильности и своевременности исполнения документов;

- поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

- формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Эффект от внедрения системы "Управление делами":

- повышение исполнительской дисциплины, прозрачности и управляемости работы компании;

- экономия времени на всех этапах деятельности персонала за счет использования безбумажной технологии работы с документами;

- обеспечение быстрого поиска информации с возможностью оперативного доступа к информационной базе;

- вовлечение всех сотрудников в единую информационную среду предприятия;

- повышение общего уровня корпоративной культуры предприятия.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работ с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

1. Типового соглашения об электронном документообороте с контрагентами.

Используется в качестве самостоятельного соглашения или части общего коммерческого договора для придания юридической силы как документам и действиям, уже переданным и произведенным с использованием средств электронной связи, т.е. за прошлый период, так и для формирования договорных отношений в будущем.[85]

2. Регламента электронного документооборота в компании.

Определяет технологию осуществления электронного документооборота внутри компании с учетом особенностей ее организации и деятельности.[86]

3. Должностной инструкции в отношении сотрудников, использующих средства электронной связи в электронном документообороте.

Регулирует права, обязательства и ответственность, должностных лиц компании, осуществляющих электронный документооборот с ее контрагентами.

Применение юридической системы электронного документооборота компании (ЮСЭД) позволит построить безрисковую систему документооборота и электронного сообщениях с контрагентами компании, урегулировать не имеющие доказательственной силы сложившиеся отношения по сделкам и другим коммерческим операциям, обеспечить гарантии защиты интересов компании в формируемых отношениях и положительного разрешения споров.[87]

Выводы по главе III

Проведенный анализ организации документооборота в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» позволил сделать ряд выводов об имеющихся недостатках в делопроизводстве предприятия:

1. недостатки организации делопроизводства;

2. отсутствие положения (регламента) об экспертной комиссии;

3. отсутствие электронной подписи при пересылке документов;

4. необходимость совершенствования системы электронного документооборота.

Что касается экспертной комиссии, то в связи с тем, что в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность. Этого будет достаточно для устранения недостатка. Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

Что касается отсутствия электронной подписи при пересылке документов, то здесь необходимо внедрить использование единой технологии создания эффективных средств криптографической защиты информации (СКЗИ), разработанной МО ПНИЭИ и решающей задачи конфидициальности информации, что позволит предприятию не только ускорить документооборот, но и избежать ошибок и утери информации. Методы криптографического преобразования конфиденциальной информации обеспечивают защиту ее от несанкционированного доступа к ней в процессе хранения и обработки в информационных системах, передачу конфиденциальной информации по каналам связи телекоммуникационных систем, установление подлинности передаваемых сообщений, хранение информации (документов, баз данных) на носителях в зашифрованном виде.

Что касается необходимости совершенствования системы электронного документооборота, то в данном случае это приведет не только к ускорению документооборота, возможности пользования различными работниками дополнительных преимуществ, но и к устранению недостатков в организации делопроизводства и устранению существующих ошибок.

Комплексное решение по организации электронного документооборота, обеспечивающее управление информационными потоками и документами компании должно быть ориентировано на то, что предприятие работает на программе "1С: Предприятие", соответственно и документооборот желательно вести на этой же платформе "1С: Система электронного документооборота "Управление делами", что позволит осуществлять целый ряд дополнительный функций. А так же данная система рассчитана на работу в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков.

Также можно предложить разработать имеющий доказательственную силу для судов, удобный и практичный правовой механизм организации электронного документооборота в компании, не влекущий усложнение ее деятельности и связанных с этим дополнительных затрат, и включающий разработку пакета следующих основных документов: 1. Типового соглашения об электронном документообороте с контрагентами. 2. Регламента электронного документооборота в компании. 3. Должностной инструкции в отношении сотрудников, использующих средства электронной связи в электронном документообороте.

Заключение

Обобщая проведенный анализ можно сделать ряд обобщающих выводов.

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы организационно-правового регулирования документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. Приоритетными следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты.

В любой организации существует документооборот. Документация бывает различных типов (систем), основными можно назвать такие типы, как: организационно-правовая документация, распорядительная, информационно-справочная, плановые документы, отчетная документация, договорная документация.

Документооборот предприятия или учреждения, как известно, не должен быть стихийным или произвольным. Для его правильной организации требуется тщательный анализ как документальной, так и управленческой деятельности предприятия, т. к. рационализация ведет к сокращению инстанций, через которые проходит документ при согласовании и подписании, к прямоточности движения документов, исключению повторных инстанций и возвратности. В конечном итоге происходит значительная экономия рабочего времени и материальных ресурсов.

Движение документов на предприятии предопределено его управленческим процессом.

Анализ документооборота предполагает тщательное изучение организационной стороны управления: положения об организации, регламента, штатного расписания, должностных инструкций работников и руководителей. Это позволит определить тип делопроизводства, проанализировать распределение обязанностей между руководителями, четко очертить их права и компетенцию, изучить взаимосвязь разных уровней управления и производства.

Цель анализа документооборота состоит в том, чтобы исключить возвратность и задержку, а значит, повысить скорость и качество исполнения конкретного задания.

Анализ документооборота ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» показал, что документирование деятельности компании ведется на высоком уровне, в том числе в компании внедрена система электронного документооборота.

Но так же были выявлены ряд недостатков: отсутствие четкого порядка регистрации документов; нарушения правил оформления и подготовки документов; отсутствие номенклатуры дел предприятия. Устранить данные ошибки и недостатки возможно путем автоматизации и внедрения более подходящего для деятельности конкретного анализируемого предприятия программного продукта.

Наряду с вышеперечисленными нарушениями в организации документооборота, было обнаружено, что на предприятии ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов, но не разработано положение, которое бы регламентировало ее деятельность. Разработка данного регламента устранит названный недостаток. Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

Следующим был выявлен такой недостаток деятельности, как отсутствие электронной подписи в документах, пересылаемых между контрагентами и другими организациями. Что касается отсутствия электронной подписи при пересылке документов, то здесь необходимо внедрить использование единой технологии создания эффективных средств криптографической защиты информации (СКЗИ), разработанной МО ПНИЭИ и решающей задачи конфидициальности информации, что позволит предприятию не только ускорить документооборот, но и избежать ошибок и утери информации. Методы криптографического преобразования конфиденциальной информации обеспечивают защиту ее от несанкционированного доступа к ней в процессе хранения и обработки в информационных системах, передачу конфиденциальной информации по каналам связи телекоммуникационных систем, установление подлинности передаваемых сообщений, хранение информации (документов, баз данных) на носителях в зашифрованном виде.

Также было предложено разработать имеющий доказательственную силу для судов, удобный и практичный правовой механизм организации электронного документооборота в компании, не влекущий усложнение ее деятельности и связанных с этим дополнительных затрат, и включающий разработку пакета следующих основных документов: 1. Типового соглашения об электронном документообороте с контрагентами. 2. Регламента электронного документооборота в компании. 3. Должностной инструкции в отношении сотрудников, использующих средства электронной связи в электронном документообороте.

Список литературы

Законодательство

1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. – М., 2007.

2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: ИПК Издательство стандартов, 1998.

3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 2007.

4. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"

5. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"

6. Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации"

7. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (c изменениями на 4 декабря 2006 года)

8. Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне"

9. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи"

10. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" (с изменениями на 10 января 2003 г.)

11. Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" (с изменениями на 3 июня 2005 г.)

12. Федеральный закон от 21 июля 1993 г. № 5485-1"О государственной тайне" (с изменениями на 22 августа 2004 г.)

13. Федеральный закон от 9 июля 1993 г. № 5351-1 "Об авторском праве и смежных правах" (с изменениями на 20 июля 2004 г.)

14. Федеральный закон от 23 сентября 1992 г. № 3523-1 "О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных" (с изменениями на 2 ноября 2004 г.)

Учебная литература

15. Балибардина, Г. И. Документоведение и документационное обеспечение управления : учеб.-метод. пособие / Г. И. Балибардина ; Волгогр. гос. ун-т. - Волгоград : Изд-во Волгогр. гос. ун-та, 2007.

16. Басовская Е., Быкова Т., Вялова Л. Делопроизводство: Учебник. – М.: ПрофОбрИздат, 2001.

17. Быкова Т.А. , Вялова Л.М. , Санкина Л.В. Делопроизводство. Учебник. – М.: МЦФЭР, 2006.

18. Варламова Л.Н «О стандартах в области ДОУ. О национальном стандарте, разработанном на базе международного стандарта ИСО 15489» // Материалы У конгресса-практикума «ИФОДОКУМ 2007: Эффективный документооборот в управлении бизнесом». – Москва, 30-31 октября 2007 г.

19. Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, ТА. Быкова и др. / Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006.

20. Доронина Л.А. Документоведение : учеб.-метод. пособие / Л.А. Доронина; Ин-т информ. систем упр. – М. : Гос. ун-т упр., 2007.

21. Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». – М. 2007.

22. Копылов В.А. Информационное право: Учебное пособие. — М.: Юристъ, 2005.

Интернет-ресурсы

39. ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru/

40. Ларин М. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях// АКДИ Экономика и жизнь. - 2002. - 5 нояб.//http://www.directum.ru/338816.shtml

41. Электронный документооборот и документационное обеспечение управления в бизнесе: материалы междунар. практич. конф. (Москва, 10-11 апр. 2003 г.) / Гильдия Управляющих Документацией.

//http://www.gdm.ru/meropr/020403/book/index.htm

[1] ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

[2] ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

[3] ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

[4] ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

[5] ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

[6] ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

[7] ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

[8] ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

[9] ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

[10] ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

[11] ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

[12] ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

[13] ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

[14] ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru/

[15] ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»: Официальный сайт// http://www.zhilcap.ru

[16] Сокова А.Н. Перспектива правил оформления управленческих документов // Делопроизводство. - 2004. - № 2. – с. 73.

[17] Должностная инструкция директора управления документационного обеспечения административно-правового департамента. // ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». – М., 2008.

[18] Должностная инструкция начальника отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента. // ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». – М., 2008.

[19] Должностная инструкция менеджера отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента. // ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». – М., 2008.

[20] Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - 5-е изд. испр. и доп. – М.: Управление персоналом Журнал, 2007. – с. 43

[21] Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Как создать информационную документальную систему // Секретарское дело. - 2003. - №1. – с. 36

[22] Быкова Т.А. , Вялова Л.М. , Санкина Л.В. Делопроизводство. Учебник. – М.: МЦФЭР, 2006. – с. 78

[23] Доронина Л.А. Документоведение : учеб.-метод. пособие / Л.А. Доронина ; Ин-т информ. систем упр. – М. : Гос. ун-т упр., 2007. – с. 112

[24] Пшенко А.В. Основные нормативные требования к документам и документационному обеспечению управления: Учебное пособие для студентов заочного обучения по специальности «Бухгалтерский учет и аудит». — М.: ЗАО «Финстатинформ», 2005. – с. 71

[25] Басовская Е., Быкова Т., Вялова Л. Делопроизводство: Учебник. – М.: ПрофОбрИздат, 2001. – с. 69

[26] Быкова Т.А. , Вялова Л.М. , Санкина Л.В. Делопроизводство. Учебник. – М.: МЦФЭР, 2006. – с. 102

[27] Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». – М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007.

[28] Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». – М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. – с. 4

[29] Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». – М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. – с. 43

[30] Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». – М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. – с. 44

[31] Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». – М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. - с. 44

[32] Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». – М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007.– с. 45

[33] Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». – М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. – с. 46

[34] Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». – М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. – с. 47

[35] Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, ТА. Быкова и др. / Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. – с. 83

[36] Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». – М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. – с. 47

[37] Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». – М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. – с. 47

[38] Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». – М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. – с. 48

[39] Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». – М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. – с. 48

[40] Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». – М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. – с. 49

[41] Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». – М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. - с. 49

[42] Кузнецова Т.В. Делопроизводство.– М.: ООО “Журнал “Управление персоналом”, 2007. – с. 72

[43] Кузнецова Т.В. Секретарское дело – Изд. 6-е, исправленное и дополненное – М.: ООО “Журнал “Управление персоналом”, 2006. – с. 103

[44] Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». – М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. – с. 50

[45] Санкина Л.В. Делопроизводство: Практическое руководство. – М.: Международный центр финансово-экономического развития, 2006. – с. 95

[46] Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». – М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. – с. 52

[47] Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». – М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. – с. 52

[48] Санкина Л.В., Быкова Т.А. Делопроизводство в коммерческой организации (на примере акционерного общества). – М.: МЦФЭР, 2005. – с. 59

[49] Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». – М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. – с. 51

[50] Пшенко А.В. Основные нормативные требования к документам и документационному обеспечению управления: Учебное пособие для студентов заочного обучения по специальности «Бухгалтерский учет и аудит». — М.: ЗАО «Финстатинформ», 2005. – с. 94

[51] Балибардина, Г. И. Документоведение и документационное обеспечение управления : учеб.-метод. пособие / Г. И. Балибардина ; Волгогр. гос. ун-т. - Волгоград : Изд-во Волгогр. гос. ун-та, 2007. – с. 105

[52] Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». – М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. – с. 63

[53] Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». – М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. – с. 63

[54] Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». – М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. – с. 64

[55] Басовская Е., Быкова Т., Вялова Л. Делопроизводство: Учебник. – М.: ПрофОбрИздат, 2001. – с. 58

[56] Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». – М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. – с. 6

[57] Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». – М. 2007. – с. 8

[58] Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, ТА. Быкова и др.; под ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. – с. 121

[59] Басовская Е., Быкова Т., Вялова Л. Делопроизводство: Учебник. – М.: ПрофОбрИздат, 2001. – с. 76

[60] Зезюлина, М. Делопроизводство. Документооборот. Обмен опытом / М. Зезюлина ; М. Зезюлина // Секретарское дело. - 2009. - № 2. - С. 18

[61] Банасюкевич В.Д. Разработка Государственной системы документационного обеспечения управления - актуальная задача / В.Д. Банасюкевич, М.В. Ларин // Юрид. бюл. предпринимателя. - 2006. - № 6. - C. 128

[62] Банасюкевич В.Д. Разработка Государственной системы документационного обеспечения управления - актуальная задача / В.Д. Банасюкевич, М.В. Ларин // Юрид. бюл. предпринимателя. - 2006. - № 6. - C. 128

[63] Пшенко А.В. Основные нормативные требования к документам и документационному обеспечению управления: Учебное пособие для студентов заочного обучения по специальности «Бухгалтерский учет и аудит». — М.: ЗАО «Финстатинформ», 2005. – с. 115

[64] Пшенко А.В. Основные нормативные требования к документам и документационному обеспечению управления: Учебное пособие для студентов заочного обучения по специальности «Бухгалтерский учет и аудит». — М.: ЗАО «Финстатинформ», 2005. – с. 116

[65] Банасюкевич В.Д. Разработка Государственной системы документационного обеспечения управления - актуальная задача / В.Д. Банасюкевич, М.В. Ларин // Юрид. бюл. предпринимателя. - 2006. - № 6. - C. 128

[66] Варламова Л.Н. Международная стандартизация: проблемы терминологии. // Служба кадров и персонала. – 2007. - №4. – С. 87

[67] Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». – М. 2007. –с.29

[68] Зезюлина, М. Делопроизводство. Документооборот. Обмен опытом / М. Зезюлина ; М. Зезюлина // Секретарское дело. - 2009. - № 2. - С. 19

[69] В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

[70] Зезюлина, М. Делопроизводство. Документооборот. Обмен опытом / М. Зезюлина ; М. Зезюлина // Секретарское дело. - 2009. - № 2. - С. 21

[71] Сологуб О.П. Делопроизводство: Составление, редактирование и обработка документов. – М.: Омега-Л, 2007. – с. 82

[72] Панасенко Ю.А. Делопроизводство : документационного обеспечение управления : учеб. пособие / Ю.А. Панасенко. – М. : РИОР, 2005. – с. 38

[73] Санкина Л.В., Быкова Т.А. Делопроизводство в коммерческой организации (на примере акционерного общества). – М.: МЦФЭР, 2005. – с. 119

[74] Копылов В.А. Информационное право: Учебное пособие. — М.: Юристъ, 2005. – с. 71

[75] Ларин М. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях// АКДИ Экономика и жизнь. - 2002. - 5 нояб.//http://www.directum.ru

[76] Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, ТА. Быкова и др.; под ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. – с. 118

[77] Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, ТА. Быкова и др.; под ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. – с. 120

[78] Кузнецова Т.В. Делопроизводство.– М.: ООО “Журнал “Управление персоналом”, 2007. – с. 96

[79] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 2007

[80] Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, ТА. Быкова и др.; под ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. – с. 85

[81] Кузнецова Т.В. Делопроизводство.– М.: ООО “Журнал “Управление персоналом”, 2007. – с. 74

[82] Зезюлина, М. Делопроизводство. Документооборот. Обмен опытом / М. Зезюлина ; М. Зезюлина // Секретарское дело. - 2009. - № 2. - С. 18

[83] Ларин М. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях// АКДИ Экономика и жизнь. - 2002. - 5 нояб.//http://www.directum.ru/338816.shtml

[84] Варламова Л.Н. Международная стандартизация: проблемы терминологии. // Служба кадров и персонала. – 2007. - №4. – С. 87

[85] Доронина Л.А. Документоведение : учеб.-метод. пособие / Л.А. Доронина ; Ин-т информ. систем упр. – М. : Гос. ун-т упр., 2007. – с. 82

[86] Доронина Л.А. Документоведение : учеб.-метод. пособие / Л.А. Доронина ; Ин-т информ. систем упр. – М. : Гос. ун-т упр., 2007. – с. 83

[87] Зезюлина, М. Делопроизводство. Документооборот. Обмен опытом / М. Зезюлина ; М. Зезюлина // Секретарское дело. - 2009. - № 2. - С. 18