Общие положения организации документооборота в компании
В любой организации существует документооборот. Документация бывает различных типов (систем), основными можно назвать такие типы, как: организационно-правовая документация, распорядительная, информационно-справочная, Плановые документы, отчетной документации, договорной документации.[20]
Рассмотрим подробнее их сущность.
Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.[21]
Система плановой документации. Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям. Система отчетной документации. Документы, входящие в систему отчетной документации, – это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью. Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка (отчетного характера). На рисунке 2 представлены основные документы перечисленных выше систем документирования.
Рис. 2. Системы документации организации
Система договорной документации. В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров.
Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Рациональная организация документооборота чрезвычайно важна для каждой организации.[22] При этом необходимо соблюдать следующие принципы:
1. оперативность движения документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами труда и времени;
2. однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;
3. параллельность выполнения различных операций по обработке документа с целью сокращения времени его пребывания в сфере делопроизводства и повышения оперативности исполнения.
В документообороте участвуют документы, обладающие различными свойствами, что обусловливает особенности работы с ними. Данное обстоятельство определяет необходимость качественной характеристики документооборота.
Выделяются следующие группы документов, участвующих в документообороте.
По месту изготовления назначают документы[23]:
- получаемые извне (входящие документы);
- созданные в организации, функционирующие в данной организации (внутренние документы) или отправляемые в другие организации (исходящие документы).
Входящие документы различаются по корреспондентам (авторам документов, от которых они получены):
- от вышестоящих инстанций (руководящие документы, предписания, приказы);
- подведомственных организаций (отчеты, информация о состоянии дел, предложения, просьбы);
- других организаций: клиентов, поставщиков, покупателей (деловая переписка);
- частных лиц (письма, заявления, жалобы).
Такой анализ необходим для создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми организация ведет переписку. Эти данные используются при направлении в эти организации ответных документов и при установлении связи с руководством этих организаций по телефону.
Документы, созданные в организации, разделяются:[24]
а) по видам документов:
- организационно-распорядительные;
- информационно-справочные;
- учетно-отчетные и др.;
б) по характеру содержания:
- инициативные (требующие ответа или исполнения);
- присланные / отправляемые для сведения;
- ответные;
в) по направлению движения:
- направляемые руководителю организации;
- направляемые в структурные подразделения;
- направляемые конкретным исполнителям;
г) по сфере функционирования:
- внутренние;
- исходящие.
Внутренние документы разделяются по направлению движения[25]:
- отправляемые в подразделения (филиалы);
- функционирующие внутри организации.
Таким образом, документы организации можно изучать с различных точек зрения и каждый отток будет иметь особенности в движении и обработке. Анализ документооборота можно выразить графически[26]:
Рис. 3. Документооборот в организации
Документооборот ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» регулируется инструкцией по делопроизводству (приложение 5).
Инструкция по делопроизводству в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» и иными внутренними нормативными документами ЗАО «Жилищный капитал».
Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».
Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.[27]
Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Инструкции по организации и ведению конфиденциального делопроизводства в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал», утвержденной приказом генерального директора.
Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления – административно-правовой департамент.[28]
При применении ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» электронного документооборота административно-правовым департаментом (административным управлением, управлением документооборота совместно с управлением информационных технологий) разрабатываются маршруты движения документов.
В деятельности ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» образуются следующие группы документов[29]:
- организационно-распорядительные документы - локальные нормативные документы Общества, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Общества, его подразделений и должностных лиц:
- приказы генерального директора по основной деятельности;
- приказы генерального директора по административно-хозяйственным вопросам;
- распоряжения генерального директора по основной деятельности;
- протоколы совещаний;
- положения, инструкции, правила, регламенты;
- внутренние документы (служебные записки);
- служебные письма (поступающие в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» и создаваемые в компании);
- договоры (поступающие в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» и создаваемые в компании).
Каждая из вышеперечисленных групп, исходя из содержания конкретных документов, подразделяется на типы (приложение 7)[30].
- Документы по инвестиционной (производственной) деятельности.
- Документы по строительству.
- Документы по финансовой и внешнеэкономической деятельности.
- Документы по кадровой деятельности.
- Документы по общим вопросам (по вопросам безопасности и материально-технического обеспечения).
- Документы по корпоративной и административной деятельности.
Каждый тип документов, в свою очередь, состоит из нескольких видов[31].
1. Документы по инвестиционной (производственной) деятельности:
- инвестиционные соглашения, контракты и договоры (включая предварительные), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
- договоры о долевом участии в строительстве объектов недвижимости (включая предварительные), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
- договоры уступки прав и (или) перевода долга (включая предварительные) по инвестиционным соглашениям, контрактам и договорам, по договорам о долевом участии в строительстве объектов недвижимости, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
- договоры купли-продажи объектов недвижимости (включая предварительные), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
- агентские договоры, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним, агенты отчета;
- договоры по рекламе и маркетингу, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
- иные договоры по инвестиционной (производственной) деятельности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
- соглашения о зачете встречных требований по вышеперечисленным договорам;
- стратегии реализации инвестиционных проектов;
- бизнес-планы, технико-экономические обоснования, заключения, справки;
- планы продаж и рекламных мероприятий;
- положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам инвестиционной (производственной) деятельности.
2. Документы по строительству:
- договоры аренды земли (под строительство и реконструкцию объектов недвижимости), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
- договоры строительного подряда, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
- иные договоры по строительству, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
- документы унифицированных форм № КС-2, № КС-3 (акты приемки выполненных работ, справки о стоимости выполненных работ и затратах);
- исходно-разрешительная и проектно-сметная документация;
- положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам строительства.
3. Документы по финансовой и внешнеэкономической деятельности:
- договоры об участии в целевом финансировании, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
- кредитные договоры, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
- договоры залога по финансовым обязательствам, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
- договоры поручительства по финансовым обязательствам, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
- договоры о предоставлении банковских гарантий, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
- договоры займа, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
- договоры купли-продажи векселей, других ценных бумаг и акты к ним, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
- акты предъявления векселей для погашения;
- договоры об открытии счетов, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
- иные договоры по финансовой и внешнеэкономической деятельности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
- финансовые обоснования по проектам и по себестоимости проектов;
- положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам финансовой и внешнеэкономической деятельности.
4. Документы по вопросам кадровой политики:
- договоры по кадровой деятельности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
- договоры по повышению квалификации работников, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
- приказы по кадрам;
- должностные инструкции, положения о структурных подразделениях;
- положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам кадровой деятельности.
5. Документы по общим вопросам:
- договоры о допуске работников к информации, отнесенной к коммерческой и служебной тайне, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
- договоры о соблюдении противопожарной безопасности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
- договоры по материально-техническому обеспечению (хозяйственной деятельности), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
- договоры аренды зданий, помещений и имущества (в том числе транспортных средств), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
- положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по общим вопросам (вопросам безопасности и материально-технического обеспечения).
6. Документы по корпоративной и административной деятельности:
- договоры купли-продажи акций, долей в уставном капитале Общества и других юридических лиц, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
- реестр владельцев ценных бумаг (журнал учета входящих документов, журнал лицевых счетов, регистрационный журнал);
- протоколы заседаний общего собрания акционеров, совета директоров, попечительского совета;
- решения, принимаемые Обществом в качестве единственного участника дочерних обществ;
- приказы генерального директора по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам;
- распоряжения генерального директора по основной деятельности;
- протоколы совещаний, проводимых генеральным директором;
- договоры по информационному обслуживанию (базам данных), автоматизации и программному обеспечению, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
- положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам корпоративной и административной деятельности.
Далее рассмотрим этапы документооборота ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».
Дата: 2019-12-22, просмотров: 248.
