У теорії бухгалтерські проведення записуються, як було розглянуто вище — дебет рахунку, потім кредит і сума. А визначення сальдо рахунків здійснюється на Т-рахунках. На практиці цього, звичайно, не досить. Необхідно вести облікові регістри, групувати дані в спеціальних таблицях.

Якщо первинні документи і більшість регістрів аналітичного обліку єдині майже для всіх підприємств, з деякими варіаціями, то регістри синтетичного обліку можуть бути різні. Вид регістрів синтетичного обліку визначається обраною на підприємстві формою бухгалтерського обліку.

Форма бухгалтерського обліку — це технологія та організація облікового процесу з відповідними способами документування та облікової реєстрації (спосіб ведення обліку при тих самих елементах методу).

На сьогодні в Україні 5 основних форм бухгалтерського обліку:

1. Повна журнально-ордерна — 17 журналів-ордерів (ж-о) і відомості до них. Ця форма використовується на великих підприємствах. Облікові регістри — журнали-ордери, відомості, Головна книга.

Журнал-ордер — це багатографна таблиця, записи в ньому ведуться за кредитом одного чи кількох рахунків із зазначенням дебетуємих рахунків. Наприклад, журнал-ордер по рахунку ЗО "Каса" має приблизно таку форму:

Наведені суми відповідають таким господарським операціям:

05.08. Видано під звіт — 550 грн.;

08.08. Видано заробітну плату — 7450 грн.;

Повернено в банк 100 грн.

Для здійснення цих операцій 05.08 в банку було отримано 8100 грн. Ця сума буде відображена у відомості за дебетом рахунку ЗО "Каса", яка має приблизно таку саму форму, тільки містить дебетові обороти в кореспонденції з кредитом відповідних рахунків.

Відомості ведуться не по всіх рахунках; вони слугують для більш повного і зручного висвітлення бухгалтерських даних.

2. Скорочена журнально-ордерна форма — 7 журналів-ордерів, використовується на підприємствах середнього розміру. Форми журналів затверджені Міністерством фінансів України [8]. Схему журнально-ордерної форми обліку подано на рис. 1.2.

Рис. 1.2. Схема журнально-ордерної форми обліку

3. Спрощена форма обліку — для малих підприємств. Методичними рекомендаціями [10] передбачено ведення відомостей від 1-м до 5-м, кожна з яких складається з двох і більше розділів; узагальнюються облікові дані в оборотно-сальдовій відомості. Крім того, не скасовано форму, затверджену Вказівками [9], яка включає 9 відомостей від В1 до В8, шахову відомість В9 і оборотну відомість. Схему спрощеної форми обліку наведено на рис. 1.3.

Малі підприємства з незначною кількістю господарських операцій можуть вести просту форму обліку — Журнал обліку

Первинні Документи

Регістри аналітичного обліку

Відомості

Шахова відомість

Рис. 1.3. Схема спрощеної форми обліку

4. Меморіально-ордерна форма — використовується в бюджетних організаціях, у банках. Регістр цієї форми — меморіальний ордер. Порівняно з журнально-ордерною ця форма більш докладна, але містить багато дублюючої інформації.

5. Комп'ютерна форма — за цією форми обліку порядок заповнення облікових регістрів та їх формат визначаються тією комп'ютерною програмою, яка використовується. Як правило, всі комп'ютерні програми формують журнали-ордери або відомості по кожному рахунку, шахову та оборотну відомості, а також всі форми звітності.

Оборотно-сальдова відомість по синтетичних рахунках (оборотний баланс) — таблиця, що містить залишки на початок звітного періоду, обороти за період і залишки на кінець періоду за дебетом та кредит синтетичних рахунків.

Шахова відомість — це таблиця, яка містить обороти за місяць по всіх рахунках, причому кожен рахунок повторюється в боковику (дебетові обороти) і в шапці відомості (кредитові обороти). Суми оборотів проставляються на перетині граф і рядків. Шахова відомість може бути представлена у вигляді (фрагмент):

Наведені суми означають такі господарські операції (за ряд­ками):

— отримано матеріали від постачальників 800 грн.;

— отримано в касу з поточного рахунку 500 грн.;

— повернено в банк з каси 20 грн.;

— оплачені рахунки постачальника 800 грн.

Це дуже зручний регістр і бухгалтери на практиці нерідко ним користуються при всіх формах обліку: по-перше, тут відразу визначаються дебетові і кредитові обороти по всіх рахунках, а по-друге, рівність цих оборотів (у нижній правій клітині відомості) свідчить про те, що всі господарські операції враховані, можна заповнювати Головну книгу (або оборотну відомість).

Порядок ведення обліку

Методологічне керівництво веденням бухгалтерського обліку в Україні [1] здійснює Міністерство фінансів України.

Порядок ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в банках встановлюється Національним банком України, в бюджетних установах — Державним казначейством України.

Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку на підприємстві несе власник або керівництво підприємства.

Ведення бухгалтерського обліку на підприємстві може здійснюватися:

— бухгалтерською службою;

— підприємцем без створення юридичної особи;

— централізованою бухгалтерією або аудиторською службою на договірних засадах;

— самостійно власником або керівником підприємства (крім підприємств, звітність яких повинна оприлюднюватися).

Бухгалтерський облік має вестись методом подвійного запису з використанням загальноприйнятих елементів методу бухгалтерського обліку. Звітність підприємство подає згідно із законодавством.

Підприємство самостійно:

— визначає свою облікову політику;

— обирає форму бухгалтерського обліку;

— розробляє систему і форми внутрішньогосподарського (управлінського) обліку;

— затверджує правила документообороту, визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів тощо.

Методологія обліку повинна бути незмінною протягом року. Якщо на наступний рік підприємство має намір змінити облікову політику, на початку року видається наказ про облікову політику.

Облікова політика — сукупність принципів, методів і процедур, що використовуються підприємством для складання та подання фінансової звітності.

При визначенні облікової політики підприємство самостійно обирає:

— методи нарахування амортизації необоротних активів;

— методи оцінки запасів при їх вибутті;

— межу вартості основних засобів;

— нарахування тих чи інших забезпечень та ін.

Усі ці питання в кінці звітного року повинні бути розкриті в Примітках до фінансових звітів.

Обов'язки керівника і головного бухгалтера щодо організації та ведення бухгалтерського обліку

Керівник повинен створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку і організувати контроль діяльності всіх бухгалтерських служб.

Головний бухгалтер:

— забезпечує дотримання встановлених єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, складання і подання у встановлені строки фінансової звітності;

— організує контроль за повнотою і достовірністю відображення всіх господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку;

— організує документооборот;

— бере участь в оформленні матеріалів, пов'язаних з нестачею та її відшкодуванням;

— розподіляє обов'язки між працівниками бухгалтерії та контроль за їх виконанням;

— забезпечує перевірку стану бухгалтерського обліку у відокремлених підрозділах підприємства;

— своєчасно готує проекти наказів про облікову політику, про проведення інвентаризації тощо.