Документація як елемент методу бухгалтерського обліку — це спосіб суцільного та безперервного відображення господарських операцій за допомогою бухгалтерських документів.

Кожна господарська операція повинна бути обов'язково оформлена відповідним документом, складеним з дотриманням певних вимог. Без документа операція не може бути відобра-обліку.

Документ (від лат. сіоситепіит — доказ, свідоцтво) — це письмове свідоцтво про здійснення господарської операції, яке надає юридичної сили даним бухгалтерського обліку.

Первинний документ — документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення.

Форми первинних документів з різних ділянок обліку (облік касових операцій, оплати праці тощо) затверджуються Міністерством статистики України. Внутрішні документи на підприємстві можуть мати довільну форму.

Усі первинні документи мають певну структуру. Мінімальною неподільною структурною одиницею документа є реквізит.

Реквізит — це показник документа, що характеризує той чи інший бік господарської операції. Реквізити, необхідні для всіх документів згідно із Законом [1]:

— назва документа;

— дата і місце складання;

— назва підприємства, від імені якого складено документ;

— зміст та обсяг господарської операції, одиниця;

— посади відповідальних осіб та їх підписи.

Реквізит-ознака характеризує якісну сторону господарської операції (назва товару, сорт, розмір).

Реквізит-основа характеризує кількісну сторону господарської операції (кількість, ціна, сума).

Показник документа — сукупність реквізитів-ознак та реквізитів-основ, що описують один об'єкт.

Один або кілька показників визначають бухгалтерський документ.

Форми документів:

— анкетна (зліва ознака, справа основа);

— зональна (вертикальні або горизонтальні зони);

— табличка;

— комбінована.

Вимоги до бухгалтерських документів згідно з Положенням [6]:

— документи можуть бути на паперових або машинних носіях;

— записи повинні бути чіткими, без підчисток та помарок;

— чорнила повинні бути довговічні;

— виправлення завіряються особами, які підписали документ;

— не дозволяються виправлення в касових та банківських документах;

— документи складаються в момент здійснення господарської операції або відразу після неї;

— у вільних рядках проставляється "2";

— документи зберігаються в архіві.

Документооборот — процес від складання документа до здавання його в архів.

Законодавчо визначено строки зберігання різних бухгалтерських документів в архіві [12]. Звичайно вони становлять 1—3 роки; найдовше зберігаються особові картки (75 років) та річні баланси (постійно). Відповідальність за організацію документообороту на підприємстві несе головний бухгалтер.

Відповідальність за несвоєчасне складання документів та недостовірне відображення в них даних несуть особи, які склали чи підписали ці документи.

Усі облікові дані повинні знайти повне і достовірне відобрабухгалтерських документах, але на практиці нерідко виникають розбіжності між обліковими даними та фактичною наявністю активів і зобов'язань. Для усунення цих розбіжностей проводиться інвентаризація [6].

Інвентаризація (від лат. іпиепіагіит — опис) — це спосіб виявлення тих активів та зобов'язань, які не знайшли відображення в поточному обліку.

Причини розбіжностей:

— помилки в облікових записах з вини бухгалтера чи оператора обчислювальної техніки;

— помилки обчислювальної техніки;

— природні втрати;

— стихійні лиха, пожежі;

— крадіжки, обмірювання, обважування.

Види інвентаризацій:

— повна — інвентаризація всіх активів та зобов'язань;

— часткова — окремих видів активів чи зобов'язань;

— планова — за складеним заздалегідь планом;

— позапланова — за розпорядженням керівника або контролюючих органів.

Проведення інвентаризації обов'язкове:

— перед річним звітом;

— у разі зміни форми власності підприємства;

— у разі зміни матеріально відповідальної особи;

— при стихійних лихах, пожежах;

— при встановленні фактів крадіжок, зловживань, псування;

— за розпорядженням судово-слідчих органів;

— під час ліквідації підприємства;

— при передачі в оренду майна державного підприємства.

Порядок проведення інвентаризації. Інвентаризація проводиться постійно діючими або робочими комісіями за розпорядженням керівника підприємства. Матеріально відповідальна особа передає комісії всі документи з розпискою, що всі документи передані і всі дані з них відображені в облікових регістрах. Бухгалтерія виводить залишки за рахунками. Під час інвентаризації необоротних активів та запасів складають інвентаризаційні описи. Результати інвентаризації оформлюють по­рівняльною відомістю (при інвентаризації матеріальних цінностей) або актом інвентаризації (при інвентаризації грошових коштів, розрахунків).

Регулювання інвентаризаційних різниць. Під час інвентаризації можуть бути виявлені розбіжності між фактичною наявністю активів та обліковими даними у вигляді надлишку або нестачі.

Надлишки зараховуються в дохід підприємства.

Нестачі відносять:

— на винних осіб;

— у межах норм природних втрат — на витрати основної діяльності;

— якщо винні не встановлені або нестачі виникли в результаті стихійних лих, крадіжок тощо, в бухгалтерському обліку їх відносять до інших операційних витрат; у податковому обліку тільки втрати від стихійних лих, пожеж тощо виключаються з оподатковуваного прибутку.

Оцінка та калькулювання

Одне з найважливіших питань, яке визначають міжнародні та національні стандарти бухгалтерського обліку, — це оцінка активів та зобов'язань. У різних державах методи оцінки повинні бути ідентичні для забезпечення зіставності показників фінансової звітності.

Оцінка як елемент методу бухгалтерського обліку — це спосіб вартісної сумірності активів, зобов'язань, капіталу, витрат і доходів підприємств; оцінка повинна відображати фактичні витрати живої та уречевленої праці.

Усі об'єкти бухгалтерського обліку оцінюються в поточному обліку і звітності в гропіовому вираженні в грошовій одиниці держави. Валютні кошти оцінюються в двох вимірниках — в іноземній валюті та в національній.

Оцінка повинна бути такою, щоб не збільшувати активи і не зменшувати зобов'язання (згідно з принципом обачності), бо це призводить до невиправданого збільшення капіталу виходячи з балансового рівняння:

Капітал = Активи - Зобов'язання.

Тому в балансі активи відображуються за найменшою з двох вартостей — історичною або фактичною (чистою вартістю реалізації). Основні засоби відображуються в балансі за остаточною вартістю (з вирахуванням зносу).

У кожному стандарті бухгалтерського обліку наводяться методи оцінки відповідних об'єктів бухгалтерського обліку при їх надходженні, вибутті та на дату балансу. Методи оцінки різних об'єктів бухгалтерського обліку будуть розглянуті у розділі 2.

Калькулювання — це спосіб визначення собівартості одиниці продукції, робіт, послуг, що включає в себе групування витрат, розмежування витрат між об'єктами калькулювання, визначення собівартості окремих виробів (робіт).

Об'єкти калькулювання: окремі види робіт, послуг.

Калькуляційні одиниці (залежно від видів виробництва):

— один виріб;

— один метр квадратний, кубічний, погонний;

— одна нормогодина, машиногодина тощо.

Витрати групують за елементами та статтями витрат. Елементи витрат — це сукупність економічно однорідних витрат:

— матеріальні витрати;

— витрати на оплату праці;

— відрахування на соціальні заходи;

— амортизація;

— інші витрати.

Статті витрат (П(С)БО 16):

1. Прямі витрати — це витрати, які можуть бути безпосередньо віднесені до конкретного об'єкта витрат (наприклад, заробітна плата робітника, що виготовляє меблі, витрачені дошки тощо). Вони включають у себе прямі матеріальні витрати (сировина, матеріали тощо), прямі витрати на оплату праці, інші прямі витрати (відрахування на соціальні заходи, амортизаційні відрахування, витрати на утримання основних засобів тощо).

2. Загальновиробничі витрати — це витрати, що не можуть бути віднесені безпосередньо до конкретного об'єкта витрат економічно доцільним шляхом.

Вони включають витрати на управління цехами, дільницями, амортизацію необоротних активів загальновиробничого призначення, витрати на утримання виробничих приміщень (опалення, освітлення, водозабезпечення) та ін.

Загальновиробничі витрати розподіляються на кожен об'єкт витрат з використанням бази розподілу — годин праці, заробітної плати, обсягу діяльності, прямих витрат). Наприклад:

Виріб 1                                            Виріб 2

Прямі витрати           1000 грн. 500 грн.

в тому числі зарплата 600 грн. 200 грн.

Загальновиробничі витрати всього   400 грн.

Кількість                      10 шт.  50 шт.

Розподіл пропорційно:

—до прямих витрат 266,7 грн. 133,3 грн.

—до зарплати           300 грн. 100 грн.

—Собівартість 1 виробу відповідно 126,7 грн.   12, 67 грн.

130 грн.                                         12 грн.

Докладніше це питання буде розглянуто в розділі 2.

3. Інші витрати, які не включаються до собівартості продукції (робіт, послуг) — це витрати, пов'язані не з виробництвом продукції, а зі звітним періодом (витрати періоду); вони списуються в повному обсязі на витрати звітного періоду.

3.1.Адміністративні витрати — зарплата апарату управління, відрахування на соціальні заходи від цієї зарплати, витрати на службові відрядження, витрати на зв'язок, утримання обладнання, податки і збори, які не включені до прямих і за-гальновиробничих витрат, плата банкам за розрахунково-касове обслуговування тощо.

3.2.Витрати на збут — оплата праці працівників, що забезпечують збут, витрати на рекламу, на транспортування продукції до покупця тощо.

3.3. Інші витрати — втрати від операційної курсової різниці, нестачі і втрати від псування цінностей, визнані штрафи, пені, неустойки, собівартість реалізованих виробничих запасів тощо.