Від правильно організованого постачання магазину залежить обсяг товарообороту, продуктивність праці працівників торгівлі.

Доставити товар від виробництва до споживача означає організувати переміщення товарів найкоротшим шляхом, з мінімальними витратами, в потрібний для споживача час, у потрібній кількості, а також у стані, придатному для споживання.

Тому організації постачання магазинів висовуються такі вимоги:

Ø планомірність

Ø ритмічність

Ø безперебійність

Ø раціональне використання транспорту

Ø скорочення витрат на перевезення, прийняття, зберігання товарів

Ø організація обліку і контролю за постачанням магазину

Основною для оперативного планування товаропостачання є план товарів в асортименті, нормативи товарних запасів і розрахунок товарного забезпечення магазину.

Товаропостачання магазинів може здійснюватись як з участю посередників (за схемою: підприємство-виробник – торгівельний посередник – торгівельне підприємство), так і без них (за схемою: підприємство-виробник – торгівельне підприємство).

Скорочення кількості ланок товаропросування знижує роздрібну ціну товарів, робить більш динамічною структуру товарообігу, дає можливість краще задовольнити потреби покупців. Товаропостачання включає також вибір постачальника, подання попередніх замовлень, укладання договорів. За виконанням договорів ведеться контроль з метою забезпечення своєчасного та безперебійного надходження товарів у домовленому асортименті та належної якості.

Важливою умовою товаропросування є правильний вибір форм та шляхів руху товарів від постачальника в роздрібну торговельну мережу, а також найближче розташування постачальника. Це дає можливість раціонально використовувати транспорт, зберігати якість товарів, встановлювати постачальникам з торгівельними організаціями прямі господарські зв'язки. Наприклад молокопродукти завозити безпосередньо з молокозаводів, хлібопродукти – з підприємств хлібопекарської промисловості.

Вибір форм товаропостачання залежить від розмірів торгівельного підприємства, обсягу роздрібного товарообороту, асортименту товарів, віддаленості постачальників, транспортних зв'язків і умов транспортування товарів.

Працівники торгівлі, щоб належним чином організувати постачання магазинів, повинні відвідувати виробничі підприємства (з метою ознайомлення з виробничими можливостями, обсягом та якістю продукції, яка випускається), брати участь у нарадах з працівниками підприємств, виставках нових зразків продукції. Вони постійно повинні стежити за рекламними оголошеннями в журналах, газетах, на телебаченні, по радіо, за біржовими повідомленнями, каталогами.

Залежно від порядку завезення товарів у роздрібну торгівельну мережу можуть бути дві форми постачання – транзитна та складська.

Для постачання товарів простого асортименту, які не потребують підсортування, які виробляються на місцевих промислових підприємствах, доцільно використовувати транзитну форму товаропросування, за якої товар потрапляє безпосередньо з підприємства у магазин – що сприяє кількісному та якісному зберіганню товарів, а також скороченню транспортних витрат. Транзитна форма постачання товарів використовується для завезення товарів на великі торгівельні підприємства, спеціалізовані та фірмові магазини, тобто в такі, які можуть приймати великі партії товарів (молоко та молочнокислі продукти, хліб та хлібобулочні вироби, м'ясо, м'ясопродукти, ковбаси, зелень, овочі, фрукти, ягоди тощо).

Складську форму товаропостачання застосовують при отриманні великих партій товарів вузького асортименту, які потребують додаткової комплектації, підсортування. Товари складського асортименту, що потребують підсортування, надходять з виробничих підприємств на гуртові бази, а вже потім у підсортованому виді завозяться у роздрібну торгівельну мережу.

Гуртові бази, отримавши товар великими партіями, організовують на своїх складах зберігання товарів, перевірку їх кількості та якості, підсортовують, фасують. А згодом, відповідно до договорів постачання, відвантажують у роздрібну торгівельну мережу в потрібному обсязі та асортименті.

В умовах ринкової економіки гуртові посередники набувають самостійного значення.

Дистриб’ютори – це гуртові або роздрібні посередники, що ведуть операції від імені виробника та за свій рахунок. Як правило, виробник надає дистриб'ютору право торгувати своєю продукцією на визначеній території протягом певного терміну. Таким чином, дистриб'ютори не є власниками продукції. За договором вони отримують право продажу товарів. Дистриб'ютор може діяти і від свого імені. В цьому разі в рамках договору на надання права продажу укладають договір поставки.

Брокери – посередники при укладанні угод між покупцем і продавцем. Брокери отримують винагороду тільки за продану продукцію. Їхні доходи можуть формуватися як визначений відсоток від вартості проданих товарів, або як фіксована винагорода за кожну продану одиницю товару.

Агенти – юридичні або фізичні особи, які здійснюють певні операції за дорученням іншої особи, за її рахунок і від її імені, а також забезпечують підготовку операцій, але без права підписання контрактів.

Дилери - юридичні або фізичні особи, які здійснюють торгівельне посередництво за свій рахунок та виступають від свого імені. Їхні доходи утворюються за рахунок різниці між купівельною та продажною ціною.

Товарні біржі сьогодні виконують нову важливу роль у торгівельно-посередницькій структурі. Постійно діючі товарні біржі сприяють торгівлі однорідними товарами.

Дрібні торговці (роздрібні продавці, господарчі палатки, кіоски, невеликі магазини) можуть у питаннях постачання звертатись до гуртових магазинів0складів, мережа яких розвивається і які у світовій практиці доволі поширені.

На сучасному етапі, коли скасована система прикріплення гуртових покупців до постачальників, здійснюється вільна купівля-продаж товарів і створені умови для самостійного вибору магазинами постачальників. Гуртове підприємство також може вибирати найбільш вигідні для себе роздрібні підприємства, розробити для них гуртові послуги, запропонувати та налагодити довгострокові господарські зв'язки.

Гуртова реалізація має важливе значення в задоволенні попиту роздрібних підприємств, окремих торговців у товарах, а також потреб населення в товарах та послугах.

Розрізняють децентралізований метод постачання (представники роздрібних торгівельних підприємств отримують товари на складах підприємств) та централізований (доставка товарів здійснюється силами і засобами постачальника, гуртовими підприємствами чи спеціалізованими транспортними підприємствами). Децентралізоване постачання порівняно з централізованим призводить до нераціонального використання транспорту, що збільшує витрати обігу, відволікає працівників магазину від основної роботи в магазині.

Хоча в умовах ринкової економіки рівень централізованого постачання роздрібної торгівельної мережі все більше знижується, проте він ще певною мірою використовується і має ряд переваг над децентралізованим постачанням. Сутність його полягає у тому, що товари завозяться централізовано на підставі замовлень, за погодженими графіками завезень і оптимальними маршрутами з використанням транспортних засобів постачальників. Усі умови централізованого постачання мають бути сформульовані в договорах постачання. А саме: перелік магазинів, в які будуть завозитись товари централізовано, узгоджені графіки та маршрути, порядок подання і виконання заявок-вимог, порядок особистого відбору, порядок вантажних робіт, умови приймання товарів, тари, упаковки, розрахунку за доставку, відповідальність за порушення договору поставки (передбачається штраф розміром до одного проценту від суми не завезених товарів).

З метою раціонального використання транспортних засобів розробляють маршрути руху транспорту. Маршрут – це шлях перевезення товарів від місця відправлення до роздрібного підприємства на основі єдиного транспортного супровідного документу.

Економічний розрахунок.

Поняття про документи.

Бухгалтерський облік базується на документуванні всіх господарських процесів, що відбуваються в різних галузях народного господарства. Документ у перекладі з латині означає доказ. Документ – основний вид ділового тексту. Жодна господарська операція не може бути відображена в обліку без оформлення її відповідним документом. Отже документ – засіб закріплення інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності.

На практиці документ – бланк, надрукований друкарським способом або складений від руки, що містить рядки, графи для запису даних про господарську інформацію. Оформлюють документи зазвичай у кількох примірниках.

Документів дуже багато, тому для зручності використання їх групують залежно від місця складання, призначення та обсягу інформації.

Внутрішні документи оформляють господарські операції, що відбуваються на даному торгівельному підприємстві. Наприклад, прибуткова накладна, прибутковий та видатковий касовий ордер, товарний і касовий звіт тощо.

Зовнішні документи відображають господарські операції, що відбуваються між самостійними підприємствами, складають їх на даному підприємстві. Наприклад, товарно-транспортна накладна, супровідна відомість до сумки з грошовою виручкою, рахунок-фактура, довіреність на одержання товарів на складі постачальника тощо.

Накладна – найпоширеніший товарний документ, в якому вказують відомості про постачальника, отримувача товару, дані про товар. Накладна може бути прибутковим або видатковим документом. В накладній вказують кому, через кого відпущено товар. Накладна виписується в двох екземплярах – перший залишається у постачальника, другий у покупця. Матеріально-відповідальна особа, яка прийняла товар, підписується в графі «Отримала» і завіряє підпис штампом магазину.

Довіреність – це документ, який уповноважує представника організації отримати товарно-матеріальні цінності. Вона видається робітникам магазину на бланках установленої форми. Довіреність реєструється в бухгалтерії в спеціальному журналі спеціальної форми. Журнал повинен бути прошитий, пронумерований і скріплений печаткою. Підписують довіреність керівник підприємства та головний бухгалтер, або особи які уповноважені на це відповідним наказом. Термін дії довіреності, як правило, не повинен перевищувати 15 діб. Особа, яка отримала товар за довіреністю, повинна не пізніше наступного дня надати у бухгалтерію документи на отримання товару та документи на передачу товару матеріально-відповідальним особам. Не використані довіреності повертають наступного дня після закінчення терміну їх придатності, про що робиться відповідна помітка у журналі реєстрації видачі довіреностей. Особам, що не відзвітувались по використанню довіреностей, нові довіреності не видаються. Не допускається видача не заповнених довіреностей або заповнених частково.

Договір – документ, який надає право отримувати товари. Договори реєструються в спеціальному журналі і контролюються особою, яка призначена для цього наказом. Договори зберігаються у папках разом з прилеглими до них документами (протоколи узгоджень та розбіжностей).

Товарно-транспортна накладна – це документ на доставку товарів автомобільним транспортом. Вона виписується у чотирьох примірниках:

1-й залишається у постачальника

2-й призначається торгівельному підприємству

3-й і 4-й направляються в автотранспортне підприємство, з обов'язковою позначкою про надані послуги.

Товарно-транспортна накладна складається з двох розділів: товарного і транспортного.

Рахунок-фактура – відпускається в чотирьох примірниках:

1-й залишається у постачальника

2-й направляється покупцеві

3-й і 4-й із розпорядженням про оплату передається в банк для розрахування за товар.

До рахунку-фактури додають специфікацію, в якій перераховують кожне окреме місце (бочку, ящики) з товаром і вказують номер пакувальної тари, масу брутто і масу тари, їх кількість, ціну і суму.

Прибутковий касовий ордер оформляє виручку, що надходить в центральну касу підприємства, при цьому ліва частина оформляється і здається разом з коштами в касу, а права частина, відповідно оформлена передається підприємству, яке внесло кошти. На правій частині обов'язково повинні бути підписи та печатка підприємства – отримувача коштів.

Видатковий касовий ордер фіксує операції видачі коштів конкретній особі відповідно конкретної підстави за підписом керівника і головного бухгалтера. В підставі указують конкретну ціль використання отриманих коштів.

Товарний звіт – це зведений документ, який є основною формою звітності для підприємств. Він складається з двох частин: прибуткової і видаткової. Прибуткова частина складається з залишку товару в грошовому вираженні на початок звітного періоду плюс всі надходження за цей період. Видаткова частина – це грошове вираження інкасації, відпуску товарів на сторону, переміщення товару з магазину в магазин в межах одного підприємства, списання товару. Сума цих операцій складає видаток.

Залишок на кінець звітного періоду підраховується шляхом віднімання від всього прибутку всього видатку. Кількість доданих документів до товарного звіту записується прописом в графу додаток, всі інші пункти заповнюються згідно з вимогами. Якщо в звіті допущено виправлення, то вони записуються прописом у сумі, підписуються бухгалтером і матеріально-відповідальною особою і ставиться штамп. В кінці товарний звіт підписує матеріально-відповідальна особа.

Графічна частина