В связи с тем, что наиболее значимыми и во многом определяющими как цели и конкурентные преимущества, так и цену турпакета являются перевозки туристов и предлагаемая гостиничная база, а также по причине того, что в сфере предоставления этих услуг наблюдается наиболее высокая конкуренция среди фирм-поставщиков, самое тщательное внимание туроператор уделяет идентификации перевозчика, средств размещения туристов и meet-компании.[18]

К примеру, организующий туры в Рим туроператор может воспользоваться услугами ряда российских и зарубежных авиа­компаний (как для торговли билетами на регулярные рейсы, так и при организации чартерной программы), огромного количества римских отелей всех возможных категорий, а также довольно существенного перечня итальянских meet-компаний. Разумеется, свой выбор он остановит на поставщике, услуги которого наиболее конкурентоспособны на туристском рынке. С другой стороны, услуги музеев Ватикана, Римских Форумов или виллы Боргезе уникальны, не имеют аналогов и конкурентов, поэтому оператору придется смириться с их прайсами, включив их в стоимость тура.

Идентификация - есть определение наименования, юридического и фактического адресов, телефонов, адреса электронной почты, ответственного лица и первоначальное формирование собственного мнения об имидже идентифицируемого субъекта туристского рынка.

Идентификация перевозчика — есть определение транспортной компании (авиакомпания, пароходство, автохозяйство, железная дорога), услуги которой будут задействованы при организации планируемого тура. Она проводится на основании:

§ опыта работы туроператора с перевозчиками в прошлом;

§ отзывов коллег и конкурентов о работе того или иного перевозчика;

§ конкурентных преимуществ перевозчиков (цена услуг, комфортабельность транспортного средства, личности об­служивающих работников);

§ имиджа и известности перевозчика.

Довольно часто в условиях российского туризма конкретный перевозчик выступает монополистом на региональном туристском рынке. Работа с перевозчиком-монополистом намного сложнее, чем выбор операторами партнера на конкурентном рынке поставщиков тур-услуг, зачастую требующая наличия связей в менеджменте перевозчика, позитивных личных отношений с его персоналом.

Идентификация средств размещения — есть определение конкретной гостиницы или ряда отелей, в номерном фонде которых оператор планирует расселять своих туристов, проводится на основании:

§ имеющейся у туроператора договорной базы с отелями (соответственно, чем она шире, тем больше возможности у туроператора для модификации тур-пакета);

§ степени соответствия отелей целям и условиям планирующегося тура — местонахождение отеля; его категория; но­мерной фонд; наличие необходимой инфраструктуры, на пример стоянки для автобуса; возможность расселения ту­ристов на интересующие туроператора сроки (например, многие пляжные отели не расселяют туристов на короткий срок, что не устраивает туроператора, планирующего туры выходного дня на побережье);

§ ценовые и конкурентные преимущества анализируемых отелей;

§ опыт работы со средствами размещения курортного региона.

Наконец, идентификация meet-компании — есть определение зарубежного принимающего туроператора, который будет организовывать туристам оператора «наземное обслуживание». При выборе meet-компании руководствуются, прежде всего:

§ конкурентными преимуществами претендентов — широта ассортимента предложения средств размещения; ценовые предложения, размер комиссионного вознаграждения;

§ удобством и простотой дальнейшей совместной работы — длительность подтверждения заявок, возможность брони­рования в Интернете, бронирование блоков мест, варианты расчетов между сторонами;

§ опытом работы туроператора или его коллег с конкретной meet-компанией, имиджем meet-компании на региональном туристском рынке;

§ наличие личных связей с персоналом Meet-компании. Туристический оператор идентифицирует meet-компанию, при­бегая к помощи рекламной информации, опыта коллег, Интернета, но основная масса договоров между принимающим и отправляющим операторами заключается во время туристических выставок (региональных и национальных).

1.2.3 Составление договорного плана тура

После идентификации поставщиков, основываясь на:

§ целях планируемого тура;

§ потребностях членов фокус-группы;

§ уровне конкуренции на рынке;

§ опыте и рыночных возможностях туроператора;

§ договорной базе и личных связях работников туроператора;

§ финансовых возможностях оператора;

туроператор принимает решение о возможных схемах взаимного сотрудничества по организации тура с идентифицированными им поставщиками.

Любые схемы сотрудничества с поставщиками услуг, выбранные туроператором, как наиболее подходящие для организации планируемого тура, должны быть документально оформлены задолго до начала сезона, поскольку совместная работа оператора и поставщика тур-услуг является особым юридическим событием, приводящим к появлению новых прав и обязанностей обоих сторон.[11]

Документирование чаще всего осуществляется в подписании договоров (контрактов) о совместной работе туроператора и определенного поставщика туруслуг.

Неотъемлемыми реквизитами этих договоров являются:

§ полное наименование, форма собственности, юридический и фактический адреса, банковские реквизиты и контактные теле фоны сторон;

§ место и время заключения договора о сотрудничестве (местом заключения могут выступать как родные города оператора и поставщика тур-услуг, так и нейтральная территория, например, место проведения туристической выставки);

§ предмет договора, в котором кратко дается понятие целям, с которыми заключался договор, например, «Основываясь на взаимном стремлении к сотрудничеству, стороны договорились о следующем: ОПЕРАТОР осуществляет набор и отправку групп и индивидуальных туристов в Италию, ФИРМА обеспечивает организацию их пребывания в Италии»;

§ условия договора — подробное описание схем дальнейшего сотрудничества (формы работы — факсимильная, электронная; документооборот - форма заявок, подтверждения заявок и ваучера; формы расчетов; сроки подачи заявок и их подтверждения, формы сверки выполненных работ);

§ права и обязанности сторон;

§ общая стоимость контракта, порядок и сроки окончательного расчета (например, при покупке блоков мест, заказе чартера или фрахте судна);

§ ответственность сторон (обычно выражается в процентном со отношении от стоимости контракта);

§ определение контактных и ответственных лиц;

§ форс-мажорные обстоятельства;

§ длительность контракта и условия его пролонгации;

§ печати и подписи сторон.

Договоры между туроператором и поставщиками тур-услуг подписываются в двух (или более) экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу. С иностранным поставщиком туристских услуг договор заключается на двух языках (может применяться параллельный перевод в тексте контракта).

Необходимо отметить, что туроператор обязан иметь контракты с поставщиками абсолютно всех услуг, задействованных в тур-пакете. В противном случае, в проведении сертификации качества этого тура соответствующими органами государства может быть отказано.