Организации, поставляющие товарно-материальные ценности, а также оказывающие услуги по поставке электроэнергии, газа, воды и т.п., носят название поставщиков, организации, оказывающие услуги по договору строительного подряда, выполнению различного рода ремонтных работ, называются подрядчиками. Учет расчетов с указанными организациями ведется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Независимо от времени оплаты за поступившие товары, работы или услуги (до получения ценностей, работ, услуг или после) счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется на стоимость принимаемых к учету товаров, работ, услуг, включая услуги по доставке. Принятые организацией товарно-материальные ценности относятся в дебет счетов материалов, сырья, товаров, а услуги по доставке учитываются на счетах производственных запасов, либо затрат на производство или расходов на продажу, исходя из условий договоров и принятой учетной политики.

Поступившие товары, выполненные работы, оказанные услуги оформляются сопроводительными расчетными документами поставщиков: накладными, товарно-транспортными накладными, счетами, счетами-фактурами, спецификациями, сертификатами и т.п. В расчетных документах поставщики и подрядчики выделяют НДС отдельной строкой . У покупателя сумма НДС будет отражена по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011г. № 1137, заменившем Постановление № 914, были установлены Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС.

Счет-фактуру выписывает поставщик товаров не позднее пяти дней со дня отгрузки товаров. Счет-фактура выписывается в двух экземплярах: первый передается покупателю, второй остается у поставщика и подшивается в журнал учета выставленных счетов-фактур. Покупатели, соответственно, ведут журнал учета полученных от поставщиков счетов-фактур по мере их поступления. Счет-фактура, полученный от поставщика, с выделенной в нем суммой НДС будет являться основанием для уменьшения задолженности перед бюджетом по НДС (вычету НДС). В бухгалтерском учете операция по вычету НДС будет отражена по дебету счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет 3 «Расчеты по НДС» и кредиту счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».

Если же ценности поступили без сопроводительных документов, то такого рода поставки называются неотфактурованными. Тогда счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Расчеты по неотфактурованным поставкам» кредитуется на стоимость поступивших ценностей, исходя из условий договора, а покупатель ценностей принимает меры для получения документов. При получении сопроводительных документов поставщиков сумма, ранее отнесенная в кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», сторнируется (вычитается). На основании полученных документов в учете отражается стоимость материалов и товаров по фактическим ценам по дебету счетов 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материалов»; 41 «Товары» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

При приемке ценностей может быть обнаружена их недостача или несоответствие цен по договору, или арифметические ошибки в документах. В том случае, если счет поставщика был акцептован и оплачен до поступления ценностей, поставщику предъявляется претензия по дебету счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям». Если оплаты не было, то ценности приходуются по их фактическому наличию и счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется на величину акцепта.

Оплата акцептованных счетов поставщиков производится по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» как за счет собственных средств организации, так и за счет полученных кредитов и займов. Погашение задолженности поставщикам и подрядчикам подтверждается выписками банков с расчетного и других счетов, а также приложенными расчетными документами.

Если организация выдавала поставщику аванс в счет будущих поставок или выписывала вексель, то суммы по авансам и векселям выданным также будут отнесены в дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», по соответствующим субсчетам.

По истечении срока исковой давности, который законодательно установлен в размере 3 лет, неоплаченная задолженность поставщикам и подрядчикам относится на финансовые результаты деятельности организации в кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы».

Основной регистр для накопления информации по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – журнал-ордер №6. Остаток по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» отражается в балансе в V разделе пассива и показывает сумму кредиторской задолженности перед поставщиками по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил. Остаток в части авансов выданных отражается во II разделе актива баланса в составе дебиторской задолженности.

Аналитический учет к счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» должен вестись достаточно подробно и давать информацию на всех уровнях управления по следующим направлениям: задолженность перед поставщиками, по документам срок оплаты которых не наступил; задолженность по неоплаченным в срок документам; неотфактурованным поставкам; авансам выданным; векселям выданным, срок оплаты которых не наступил; по векселям, просроченным оплатой и т.д.

Корреспонденция счетов по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками приведена в табл. 3.6.

Таблица 3.6