Порядок заполнения перевозочных документов приведен в Сборнике правил перевозок грузов на ЖД-транспорте. Бланки перевозочных документов заполняются машинописным, в том числе компьютерным способом и вручную черными чернильными или шариковыми ручками. Отдельные сведения указываются в виде штемпелей. Помарки не допускаются.

Станция отправления заполняет следующие графы:

- место для особых отметок и штемпелей (выставляются следующие отметки: о необходимости прикрытия вагона в составе поезда, об ограничениях по массе, роду Пса или габариту погрузки на данном направлении, "не спускать с горки");

- "накладная №…" (указывается типографский номер дорожной ведомости с которой данный груз будет следовать до станции назначения);

- "по заявке №…" (указывается номер принятой ЖД заявки, в соответствии с которой подают вагоны; при приёме грузов без заявки указывается номер распоряжения на погрузку);

- "воз груза разрешена на _число, месяц_" (заполняется во всех случаях предъявления грузов к перевозке в местах общего пользования);

- "погрузка назначена на _число, месяц_" (заполняется во всех случаях погрузки грузов);

- масса груза в кг, определенная ЖД, а также способ определения массы (при определении ЖД; приемосдатчики ЖД расписываются в этой графе, если масса определена ЖД с его участием);

- марка ЖД (заполняется при перевозке грузов мелкими отправками);

- тарифные отметки; расчет платежей за км; платежи, взысканные на ст. отправления (взыскание платежей удостоверяется подписью уполномоченного работника станции);

- в левом верхнем углу с оборотной стороны накладной, на лицевой стороне корешка дорожной ведомости, на оборотной стороне дорожной ведомости и на лицевой стороне квитанции о приёме груза ставится календарный штемпель о времени приёма груза к перевозке. Объявление ценности груза необходимо главным образом для того, чтобы при полной или частичной утрате или порче груза не возникало затруднений в определении размеров убытка, который необходимо возместить отправителю или получателю. Транспортный устав (ст.16) предусматривает возможность перевозки грузов с объявленной ценностью. Обязательно с объявленной ценностью перевозятся драгоценные металлы и камни и изделия из них, предметы искусства, антикварные вещи и иные художественные изделия, видео- и аудиоаппаратура, электронно-вычислительная и множительная техника, опытные образцы приборов и машин, грузы для личных нужд без сопровождения. За заявленную ценность грузов взымаются сборы, указанные в тарифном руководстве. Во всех случаях объявленная ценность не должна превышать стоимость груза.

Заполненную накладную отправитель до предъявления груза к перевозке должен предъявить станции для получения разрешения (визы) на завоз груза, занятие ПСа и его погрузку. Порядок визирования и дни представления указываются начальником станции. Обычно накладные представляются в товарную контору, а визирование их производится начальником станции или по его поручению заведующим товарной конторой, старшим товарным кассиром, начальником грузового района или начальником контейнерной площадки.

В соответствии с Транспортным уставом (ст.27) грузоотправитель несет ответственность за все последствия неполноты сведений указанных в накладной. Однако, как показывает практика, грузоотправители нередко допускают неправильное заполнение накладных, что приводит к засылке груза не по назначению, в т.ч. на станции, закрытые для грузовых операций, выдаче груза ненадлежащему получателю, а в отдельных случаях к порче, утрате груза и тяжелым последствиям. Поэтому, прежде чем завизировать накладную, станция должна тщательно проверить полноту её заполнения и соответствие внесенных в нее данных требованию правил. При этом проверяют предусмотрена ли перевозка данного груза заявкой с отметкой дорогой о ее принятии; соответствует ли наименовании станции дороги тарифному руководству и открыта ли эта станция дл выполнения коммерческих операций с данным грузом; нет ли временного запрещения или ограничения перевозки на данную станцию (см. книгу ограничений и запрещений, форма ГУ-14); полноту сведений о наименовании грузополучателя, его адресе, коде, расположен ли он около станции назначения; соответствует ли наименование груза руководству №1.

При визировании накладной в соответствующих графах указывают номер заявки, дату ввоза и погрузки груза. Указанные данные заверяются подписью начальника станции или другого работника, визирующего накладную, и после этого она возвращается грузоотправителю.

Сроки доставки груза.

В соответствии со статьей 33 Устава перевозчики обязаны доставлять грузы по назначению и в установленные сроки.

Исчисление срока доставки груза начинается с 0 часов дня, следующего за днем документального оформления приема груза для перевозки, указанного в оригинале накладной и в дорожной ведомости в графе «Календарные штемпеля», в корешке дорожной ведомости и в квитанции о приеме груза в графе «Календарный штемпель перевозчика на станции отправления».

Дата истечения срока доставки груза указывается перевозчиком во всех листах накладной.

Нормативные сроки доставки грузов, в том числе порожних вагонов, контейнеров, не принадлежащих перевозчику, исчисляются на железнодорожной станции отправления исходя из расстояния, по которому рассчитывается плата за перевозку грузов, согласно тарифному руководству с учетом железнодорожных направлений и видов отправок, по которым осуществляются перевозки грузов.

Неполные сутки при исчислении сроков доставки грузов считаются за полные. Расчетное время — московское.

Сроки доставки грузов, а также порожних вагонов, контейнеров, не принадлежащих перевозчику, определяются по формуле

,

где 2 – время на операции связанные с отправлением и прибытием грузов;

L – кратчайшее расстояние от станции отправления до станции назначения;

V – норма суточного пробега, км/сут.;

- время на дополнительные операции в пути следования.

Нормы суточного пробега вагона в километрах на весь путь следования в зависимости от расстояния перевозки, видов отправки и от того какой скоростью перевозят груз (грузовой или большой).

Скорость перевозки грузов выбирает и указывает на всех листах транспортной железнодорожной накладной грузоотправитель.

Время на дополнительные операции:

- на операции, связанные с передачей и приемом грузов, при перевозке грузов с переправой через водные пути сообщения;

- при передаче на другой вид транспорта;

- при перегрузке грузов в вагоны с колесными парами другой ширины колеи;

- при перестановке вагонов на колесные пары другой ширины колеи;

- на операции, связанные с переадресовкой груза;

в случае осуществления на пограничных пунктах пограничного, таможенного, санитарно-эпидемиологического, ветеринарного, фитосанитарного и других видов государственного контроля;

2 суток – при перевозке грузов на расстояние до 1000 км, 3 суток – при перевозке на расстояние свыше 1000 км грузов, перевозимых мелкими отправками и в контейнерах, для их накопления и сортировки на сортировочных платформах.