Макет должен быть представлен в двух вариантах: русская и английская версии. Должен содержать следующую информацию:

- название компании;

- контактные данные компании;

- данные о сотруднике (Ф.И.О., должность, номер мобильного телефона, E-mail).

Информационное письмо

Содержание информационного письма должно быть следующим:

- текст обращения с информацией о компании «УЗО-Электро»;

- кому адресовано (название компании, Ф.И.О. руководителя).

Приглашение на выставку

В приглашении должны быть указаны следующие данные:

- данные получателя (название компании, Ф.И.О. руководителя);

- информация о компании «УЗО-Электро» и текст приглашения;

- информация о выставке (название, дата и место проведения).

Для отчётов: информационное письмо и приглашение на выставку, должна быть предусмотрена возможность экспортирования данных в текстовый редактор Microsoft Word для дальнейшего редактирования их содержимого.

Требования к разрабатываемой системе

К функциональным характеристикам

Разрабатываемая информационная система должна поддерживать заданную структуру интерфейса, т.е. поддерживать заданные форматы входных и выходных данных.

К надежности

В системе должен быть обеспечен внутренний контроль параметров средствами СУБД Microsoft Access 2000, а именно обеспечение целостности данных за счет установки каскадного обновления и удаления записей из подчиненных таблиц.

В целом информационная система должна быть функционально полной и способной отражать адекватную информацию. Обеспечение надежности вычислительного процесса должно выполняться внешними средствами операционной системы Windows (реакция на сбой, отказ и неправильный ход вычислительного процесса).

К составу и параметрам технических средств

Для использования разрабатываемой системы необходим компьютер, конфигурация которого позволит запустить на нем СУБД Access 2000.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ

Проектирование базы данных является одной из наиболее ответственных и трудных задач, связанных с созданием информационной системы. В результате ее решения должны быть определены и содержание базы данных, и эффективный с точки зрения будущих пользователей способ ее организации. Учитывая требования пользователей системы, необходимо принять во внимание следующие: получаемая информация по структуре и содержанию должна соответствовать решаемым задачам; база данных должна при необходимости легко модифицироваться и расширяться; необходимо обеспечить простоту и удобство обращения пользователей за необходимой информацией.

По логическому представлению модели данных СУБД делятся на несколько типов: реляционные, сетевые и иерархические. Эти три модели различаются в основном способами представления взаимосвязей между объектами. Реляционное представление данных в настоящее время является наиболее распространенным, и фактически стало промышленным стандартом при разработке баз данных, обладает некоторыми преимуществами по отношению к другим моделям.

Вся информация в базе данных представлена в виде таблиц. Она поддерживает три реляционных оператора: выбора, проектирования и объединения, с помощью которых можно получить необходимые данные. В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод, независимо от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений.

На основании вышеизложенного, рассмотрим этапы проектирования системы.

Диаграмма бизнес-процессов

Для описания предметной области используется диаграмма бизнес-процессов. Диаграмма потока данных (BPM – Business Process Modeler) показывает перемещение данных по различным процессам делопроизводства и позволяет лучше понять взаимосвязь между бизнес-операциями и информационными потоками.[4]

Диаграмма позволит увидеть, где данные берут свое начало и куда они в итоге поступают, какие функции системы зависят от других функций. Все это поможет устранить избыточные или неэффективные операции, уменьшить затраты. Диаграмма потока данных состоит из 4-х видов компонентов: процессов (функций), потоков данных, накопителей (хранилищ) данных и внешних объектов (сущностей).

Процесс преобразует входной поток данных в выходной в соответствии с заданным алгоритмом. В данном случае процессом является «размещение рекламы», «организация участия в выставке» и т.д.

Внешний объект – это предмет или лицо, являющийся приемником или источником информации. Например, в данной работе внешними сущностями (объектами) являются: сотрудник отдела маркетинга, менеджер отдела продаж, носитель рекламы, организатор выставки и т.д.

Накопитель данных – это некоторое место или устройство для хранения информации. В данной работе накопителем данных является база данных.

Поток данных – это информация, передаваемая от одного блока диаграммы к другому. Поток данных изображается в виде линии со стрелкой от источника к приемнику. Каждый поток данных имеет свое имя, отражающее его содержимое. Например, в данной работе потоком является «запрос на размещение рекламы», «передача рекламного обращения» и т.д.[4]

На диаграммах (рис.3.1.1, 3.1.2, 3.1.3, 3.1.4) представлены процессы, отражающие функционирование отдела маркетинга.

Процесс размещения рекламы

Диаграмма процесса размещения рекламы представлена на рис.3.1.1.

Сотрудник отдела маркетинга выявляет необходимость размещения рекламы в каком-либо носителе, для этого он анализирует информацию о носителе и о прошлых заказах, которые хранятся в базе данных. Выбрав носителя, сотрудник запрашивает у него условия размещения рекламы, по поступившему предложению он определяет тип рекламы и передает рекламное обращение носителю, после чего заносит необходимую информацию о сделанном заказе в базу данных. Иногда инициатором заказа является сам носитель, обратившийся с предложением на размещение рекламы. В этом случае сотруднику отдела маркетинга необходимо проверить наличие информации о данном носителе в базе данных и далее действовать по вышеизложенной схеме.