Понятно, что такое мероприятие, как прием иностранной делегации, обойдется принимающей стороне «в копеечку». Для того чтобы заранее спланировать денежные затраты, необходимо составить смету расходов на прием и обслуживание иностранной делегации (далее - смета).
Смета с указанием конкретных статей расходов разрабатывается на основе утвержденной руководителем программы пребывания иностранной делегации. И хотя поручают ее составление чаще всего главному бухгалтеру или экономисту, значительную часть информации (в том числе стоимость проживания и питания в гостинице, тарифы на транспортные услуги и работу переводчика, расходы на культурное и бытовой обслуживание) чаще всего «добывает» секретарь.
Утвержденная руководителем смета является основанием для оплаты заключенных со сторонними организациями и индивидуальными предпринимателями договоров на обслуживание иностранной делегации, выставленных ими счетов, а также для выдачи наличных денежных средств под отчет работникам организации для оплаты товаров и услуг, оказываемых за наличный расчет.
При этом следует помнить, что в соответствии с порядком расчетов между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь расчеты наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования в нашей стране допускаются в размере не более 50 базовых величин в месяц. На сегодняшний день эта величина составляет 1 750 000 руб. (чуть больше 600 долларов США), что не так и много для оплаты расходов на прием зарубежных гостей, особенно если число членов делегации и сроки ее пребывания достаточно велики. Кроме того, для их осуществления придется еще и брать разрешение у руководителя обслуживающего банка.
Таким образом, расчеты наличными во время приема иностранной делегации должны производиться в исключительных случаях, что является дополнительным поводом для того, чтобы подготовку к данному событию начинать заблаговременно, по возможности заключая договоры, в которых предусмотрена безналичная форма оплаты.
Если же от расчетов наличными «не уйти», то нужно производить их, не забывая о действующих ограничениях в данной сфере. Согласно п. 27 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 № 4 (далее - Инструкция о кассовых операциях), подтверждением приема наличных денег являются следующие первичные учетные документы, утвержденные приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 29.10.1999 № 311 «Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации»:
- квитанция к приходному кассовому ордеру формы КО-1 (далее - кассовый ордер формы КО-1);
- второй экземпляр квитанции формы КВ-1 (далее - квитанция формы КВ-1);
- квитанция к талону формы 20-фс (далее - квитанция формы 20-фс);
- другие приходные документы, предусмотренные законодательством.
А знание п. 37 Инструкции о кассовых операциях позволит вам избежать многих поводов для конфликтных ситуаций с бухгалтерией. В соответствии с ним документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются:
- кассовый ордер формы КО-1, квитанция формы КВ1, квитанция формы 20-фс и другие разрешенные приходные документы, в которых заполнены все необходимые (вспомним ст. 9 Закона о бухучете!) реквизиты;
- кассовый чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор кассира.
Получив у продавца кассовый чек, внимательно изучите его. Если какойто из перечисленных реквизитов в нем отсутствует, то смело требуйте в дополнение к нему выписку еще одного документа - так называемого товарного чека, в котором должен содержаться номер, наименование юридического лица (инициалы и фамилия индивидуального предпринимателя), дата продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цена товара (выполнения работы, оказания услуги) и оплаченная сумма. Товарный чек должен быть подписан лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов.
Есть свои особенности при покупке товаров, выполнении работ и оказании услуг в случае, когда работники получают денежные средства под отчет посредством зачисления на свой картсчет или расходуют их с использованием корпоративных банковских пластиковых карточек. Однако о них мы расскажем в другой раз.
Приведем пример предварительной сметы расходов на прием и обслуживание иностранной делегации.
СМЕТА
расходов на прием и обслуживание делегации из Великобритании
Основание: приказ о приеме иностранной делегации от 01.06.2009 № 50;
Программа пребывания иностранной делегации от 18.06.2009 № 1.
Количество членов иностранной делегации: 4.
Количество сопровождающих иностранную делегацию лиц: 3.
Время пребывания в г. Минске: с 22.06.2009 по 24.06.2009 включительно.
Цель пребывания: проведение переговоров по ___________________________________________________________________________________________________________________________________
№ п/п | Статья расходов | Сумма, руб. | Примечание |
1 | Оплата 4 одноместных номеров в гостинице «Европа» 22–24 июня (с завтраками) | 5 800 000 | Безналичная форма оплаты |
2 | Оплата питания 22–24 июня (4 члена делегации плюс 1–3 сопровождающих лица) | 8 500 000 | Безналичная форма оплаты |
3 | Услуги транспортной организации (микроавтобус с водителем) 22–24 июня | 750 000 | Безналичная форма оплаты |
4 | Услуги переводчика (по договору подряда) 22–24 июня | 1 200 000 | Оплата наличными через кассу |
5 | Культурное обслуживание: | ||
5.1 | экскурсия по г. Минску 22 июня | 200 000 | Наличный расчет |
5.2 | посещение концерта во Дворце Республики 23 июня | 400 000 | Безналичная форма оплаты |
6 | Прочие расходы (фуршет и т.д.) | 500 000 | Наличный расчет |
Итого по предварительной смете | 17 350 000 |
| |
в т.ч. за наличный расчет | 700 000 |
Коммерческий директор Петров П.П. Петров
Главный бухгалтер Ларионова М.И. Ларионова
Что касается отчета о приеме иностранной делегации, то он составляется ответственными за это мероприятие лицами в произвольной форме. Авансовые отчеты о полученных под отчет наличных денежных средствах на представительские расходы необходимо представить не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы. При использовании корпоративной карточки работник должен представить отчет об израсходованных суммах с приложением к нему картчеков (слипов) и иных документов не позднее 15 рабочих дней со дня расходования денежных средств, исключая сам этот день
Акт о списании расходов на прием и обслуживание иностранной делегации составляется бухгалтерией в обычном порядке, а ответственные за прием иностранной делегации лица его только подписывают.
Дата: 2019-07-30, просмотров: 262.