Управление товарными запасами заключается в их нормировании, оперативном учёте и контроле над их состоянием.

Нормирование товарных запасов подразумевает установление норматива товарных запасов. Под оптимальными товарными запасами понимают такое количество товаров, которое обеспечивало бы бесперебойное их предложение покупателям при минимуме затрат.

Контроль состояния запасов - это изучение и регулирование уровня запасов производственно-технического назначения, изделий народного потребления и др. с целью выявления отклонений от норм запасов и принятия оперативных мер к ликвидации отклонений.

Необходимость контроля состояния запасов обусловлена повышением издержек в случае выхода фактического размера запаса за рамки, предусмотренные нормами запаса. Контроль состояния запаса проводится на основе данных учёта запасов и может осуществляться непрерывно, либо через определённые периоды.

На практике применяются различные методы контроля, которые можно классифицировать по следующим признакам:

- порядок проверки: периодическая или непрерывная;

- пороговый уровень запаса: наличие или отсутствие;

- величина заказываемой партии: одинаковая или разная.

Товары в розничную торговую сеть поступают от производственных предприятий-поставщиков, со складов оптовых организаций и собственных складов торговых организаций. Свой путь в сферу обращения товары начинают с производственных предприятий, которые являются исходным звеном товародвижения. Промежуточными звеньями являются склады оптовых и розничных торговых организаций.

В зависимости от порядка завоза товаров в розничную торговую сеть различают две формы товароснабжения — транзитную и складскую.

Завоз товаров в магазины непосредственно из производственных предприятий, минуя промежуточные вклады оптовых и розничных организаций, называется транзитным.

Под складской формой снабжения понимают поступление товаров в магазины со складов оптовых и розничных организаций, которые, принимая крупные партии товаров от поставщиков, выполняют все необходимые операции (распаковка, подсортировка, проверка качества и др.) по подготовке товаров к их дальнейшему продвижению в розничную торговую сеть.

Выбор той или иной формы товароснабжения требует учета конкретных условий и зависит от спецификации ассортимента товаров, месторасположения поставщика и покупателя, от мощности магазина (величины товарооборота, размеров торговых и складских площадей), транспортных условий и, наконец, экономической целесообразности той или иной формы завоза.

Транзитный завоз товаров в магазины снижает расходы по погрузке—выгрузке, ускоряет продвижение товаров в розничную торговую сеть, содействует улучшению сохранности товаров.

В подавляющем большинстве случаев транзитный завоз товаров осуществляется с промышленных предприятий, расположенных в одном городе. Транзитом от иногородних и местных производственных предприятий доставляются товары простого ассортимента.

Однако следует учитывать, что неправильное применение транзитного завоза может привести к нарушению полноты и комплектности ассортимента товаров в магазинах и замедлению оборачиваемости. Транзитный завоз товаров сложного ассортимента (тканей, обуви, готового платья, галантереи) следует применять более осторожно, так как эти товары требуют тщательной предварительной подсортировки и отправки в магазины относительно мелкими партиями.

Поэтому за последние годы все более широкое распространение получает не транзитный завоз этих товаров, а снабжение ими со складов, главным образом оптовых.

Прогрессивная технология торгового процесса предполагает освобождение магазинов от ряда выполняемых ими операций с товарами и передачу их в основном оптовым базам. Это возможно при следующих условиях: организации упаковки товаров в промышленности; комплектовании на складе товаров в ассортименте, необходимом магазину, и доставке их в контейнерах (кассетах, пакетах) непосредственно в торговые залы; использование транспортных средств с приспособлениями для механизации разгрузки и подачи контейнеров. Такой технологический процесс позволяет свести трудовые операции персонала магазина до минимума.

Современный этап развития торговли характеризуется переходом к индустриальным методам ее организации, т. е. дальнейшим углублением разделения труда. Этот процесс неизбежно требует создания крупных механизированных торговых оптовых баз. Таким образом, снабжение магазинов со складов торговых оптовых баз обладает известными достоинствами. Применять эту форму товароснабжения целесообразно в следующих случаях: при получении товаров сложного ассортимента от иногородних поставщиков; крупных партий товаров в узком производственном ассортименте от местных поставщиков; сезонных товаров длительного хранения.

Крупные механизированные склады оптовых баз имеют возможность получать товары в узком производственном ассортименте непосредственно от промышленных предприятий, формировать торговый ассортимент в соответствии с покупательским спросом, накапливать сезонные запасы, проводить на более высоком уровне качественную приемку и разбраковку товаров и осуществлять ритмичное, равномерное снабжение товарами магазинов, применяя централизованную доставку товаров в торговую сеть.

Склады розничных торговых организаций имеют возможность отправлять в розничную торговую сеть самые различные товары в каждой партии, т. е. осуществлять дробную подсортировку. Однако во многих случаях эти склады не могут получать товары от иногородних поставщиков транзитными партиями. Поэтому в городах, где имеются базы оптовых организаций, происходит разделение труда между этими базами и складами розничных торговых предприятий.

Основное назначение товарных запасов в оптовом предприятии — обслуживать потребности в товарах своих покупателей.

В розничных торговых предприятиях необходимо обеспечивать устойчивое предложение товаров с учетом покупательского спроса. Причём предложение товаров должно быть выражено в виде сформированного ассортимента для данного типа торгового предприятия.

В соответствии с ассортиментными перечнями оптовой базы, магазина должны образовываться и товарные запасы, идентичные по своей структуре. Их необходимо возобновлять путем регулируемого завоза товаров.

Товарные запасы в опте и в магазинах должны служить реальным предложением товаров, обеспечивающими их бесперебойную продажу как оптовым покупателям, так и населению. В ходе реализации товарные запасы расходуются и взамен выбывающих должны завозиться новые, соразмерные по своей структуре и количеству, необходимому ассортименту. В противном случае нарушается устойчивость сформированного ассортимента и создаются неблагоприятные условия, следствием которых будет являться недополучение прибыли предприятием, ухудшение обслуживания оптовых покупателей и населения.

Управление товарными запасами всегда имеет целью их оптимизацию, т. е. обеспечение торговой организации товарами в таком ассортименте и в таких количествах, которые максимально соответствуют предвидимому спросу. Следовательно, и этой важнейшей управленческой функции предшествует изучение и прогнозирование возможностей рынка.

Управлять товарными запасами — это значит планировать определенный объем и структуру запасов в соответствии с поставленными перед торговой организацией целями и контролировать, чтобы товарные запасы постоянно отвечали установленным критериям. Управление должно быть систематическим. Иными словами, должен быть предусмотрен некий организационный механизм, который сам по себе обеспечивал бы поддержание нужных товарных запасов. Вмешательство руководителя должно требоваться лишь тогда, когда этот механизм почему-либо не срабатывает, а также в исключительных случаях, которые не могли быть заблаговременно предусмотрены системой и программой.

В практике торговли величину товарных запасов, которые необходимо иметь, определяют несколькими способами:

— Как отношение товарного запаса на определенную дату к объему реализации на ту же дату за некоторый предшествующий период. Обычно это отношение рассчитывают на начало месяца, но некоторые организации предпочитают оперировать этим показателем, рассчитанным на конец месяца.

— Как число недель торговли, на которое хватит данного запаса. Исходными данными служит известная (или намеченная) товарооборачиваемость. Например, на предстоящее полугодие (27 торговых недель) планируется трехкратная оборачиваемость запасов. Отсюда запас рассчитывают путем деления 27:3;

следовательно, необходимо постоянно иметь запас, которого хватит на 9 недель торговли. Теперь прогнозируется объем реализации на предстоящие 9 недель, и отсюда получают потребные товарные запасы к началу периода.

Учет товарных запасов должен быть налажен и в физическом выражении — в штуках, единицах, массах, упаковках. Необходимо также уметь управлять этими физическими запасами. Ведь потребитель покупает упаковки, штуки, массы и объемы. Запас должен быть сбалансирован, чтобы потребитель мог приобрести нужные ему товары в удобном виде (расфасовке, упаковке). Учет физического товародвижения, сбор информации о продаже конкретных наименований товаров значительно сложнее, нежели получение данных в стоимостных показателях.

Между тем руководителям торговли просто необходимо знать, какие фасоны, размеры, расцветки пользуются спросом, а какие не идут. В мелких магазинах сбор подобных данных не представляет труда. На крупных розничных предприятиях с их чрезвычайно широким ассортиментом и огромными товарными массами необходимо предусматривать специальные — иногда весьма сложные — системы сбора такой информации.

Непременной предпосылкой управления товарными запасами является учет реализации по возможно более дробным товарным группам. Основным техническим средством решения этой задачи является применение, например, в узлах расчета магазинов таких контрольно-кассовых машин, которые могут аккумулировать и выдавать расчлененные итоги (во многих крупных магазинах кассовые аппараты соединены с той или иной ЭВМ, образуя внутри магазинную АСУ, в число функций которой входит и управление товарными запасами). Современные контрольно-кассовые машины способны выдавать весьма детализированную информацию. Скажем, реализацию мужских рубашек можно регистрировать (а затем ее можно обобщать и анализировать) раздельно по таким категориям: вид ткани (3 признака), цена (4 признака диапазона цен), фасон (3 признаки), цвет и пр. Каждый признак вводится нажатием соответствующей клавиши кассового аппарата. Магазины, где ассортимент очень широк, часто таким способом регистрируют реализацию особенно быстро оборачивающихся и важных для них товаров. Детализированный учет продажи остального ассортимента осуществляется с помощью отрывных перфорированных и других специализированных товарных ярлыков. Аналогичные системы управления предполагаются и для оптовых баз. Чтобы управлять товарными запасами, необходимо в любой момент времени точно знать величину текущих товарных запасов в стоимостном выражении.

На предприятиях, торгующих легковыми автомобилями, мебелью, бытовыми электроприборами длительного пользования и другими дорогими товарами, достаточно точные данные о текущих товарных запасах руководители могут получить из книг и документов бухгалтерского учета. Но универсальные магазины, розничные предприятия с преимущественно продовольственным ассортиментом, галантерейные магазины не в состоянии вести столь оперативный и подробный учет. Их чрезвычайно широкий и разнообразный ассортимент сделал бы обширные бухгалтерские операции неоправданно трудоемкими и дорогостоящими. Поэтому они вынуждены время от времени производить инвентаризацию товарных запасов, т. е. фактически пересчитывать, перевешивать, перемерять все имеющиеся запасы товаров. Это процедура очень дорогая и требующая много времени. В результате инвентаризацию проводят сравнительно редко, а текущие товарные запасы определяют, исходя из данных последней инвентаризации и данных бухгалтерского учёта за последующий период.

По результатам инвентаризации нетрудно определить ориентировочный объем реализации за период между двумя инвентаризациями:

Товарные запасы по данным предыдущей инвентаризации + товары, закупленные в период между инвентаризациями —товарные запасы по данным последней инвентаризации = объему реализации + поправки (уценка товаров, потери и хищения).

Исходя из наличия этих «поправок» результаты таких расчетов будут только ориентировочными.

Здесь следует подчеркнуть, что стоимостный учет чрезвычайно важен, и он ни в коей мере не может быть заменен учетом в физическом выражении — чрезвычайно эффективным инструментом. Оба вида учета дают возможность:

— выявить, какие именно наименования товара, товарные группы и целые категории товара пользуются наибольшим спросом. Это позволяет принимать обоснованные решения о заказе дополнительных партий товара или, напротив, об исключении товара из ассортимента;

— оптимизировать вложения капитала в товарные запасы. Следствием слишком больших запасов является уменьшение товарооборачиваемости, оборачиваемости капитала и, стало быть, уменьшение прибыли.

Кроме того, это повышает и издержки обращения, так как хранение товаров требует определенных затрат;

— повысить обоснованность решений, принимаемых относительно закупки товаров. Зная, какими товарами предприятие располагает в данное время, и обладая информацией о темпах реализации различных наименований и разновидностей товаров, о спросе на них, коммерсанты имеют базу, на которой могут основывать свои решения относительно оптимизации ассортимента.

В принципе контроль за физическим товародвижением построен на тех же основах, что и за товародвижением в стоимостном выражении. Он предусматривает наличие списка или перечня всех товаров, входящих в ассортимент. С позициями этого списка и сопоставляются данные о реализации тех или иных товаров.