2.2 Документальное оформление расчетов по оплате труда

Для учета личного состава работников ОАО ИПК «Ульяновский дом печати» начисления и выплат заработной платы используют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные Постановлением Госкомстата России «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1.

Основанием для приема на работу в фирме является приказ (распоряжение) руководителя предприятия. На каждого работника организации заполняется личная карточка.

Личная карточка работника (форма № Т-2) заполняется на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

При приеме на работу оформляется заявление, одновременно издается приказ о приеме на работу и заключается трудовой договор. Затем начальник отдела кадров вносит запись в трудовую книжку. Далее получает в органах Пенсионного фонда страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Кроме того, происходит оформление страхового медицинского полиса обязательного страхования граждан, заводят личную карточку работника.

Штатное расписание (форма № Т-3) в ОАО ИПК «Ульяновский дом печати» применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации.

Принятого на работу работника включают в штатное расписание.

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а) используются для оформления и учета перевода работника (работников) на другую работу.  

После оформления приказа о переводе на другую работу оформляется приложение трудового договора, производится запись в личной карточке. Далее делается запись в трудовой книжке.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а) применяются для оформления и учета направлений работника (работников) в командировки. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение (форма № Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а) используются для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № T-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а) применяются для оформления и учета отпусков. На основании приказа в ОАО ИПК «Ульяновский дом печати» делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме  № Т-60 "Записка - расчет о предоставлении отпуска работнику".

График отпусков (форма № Т-7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

Записка - расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60) предназначена для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.

График отпусков подписывается начальником отдела кадров. Составляется приказ о предоставлении отпуска, затем он подписывается руководителем предприятия и объявляется работнику под расписку в строке «С приказом ознакомлен». На основании приказа бухгалтерия начисляет и выдает работнику отпускные. Также в отделе кадров делаются отметки в личной карточке работника. Во время нахождения работника в отпуске пропущенные дни в табеле учета рабочего времени обозначаются как «ОТ».

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками  ОАО ИПК «Ульяновский дом печати» (форма № Т-8а) применяются для оформления и учета увольнения работника (работников). На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 "Записка - расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником".

Записка - расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61) применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора (контракта).

Основным сводным документом по исчислению заработной платы в ОАО ИПК «Ульяновский дом печати» является расчетная ведомость. Основанием для составления расчетной ведомости служат следующие первичные документы:

- табель учета использования рабочего времени;

- накопительные карточки заработной платы. Такая карточка используется для исчисления заработной платы рабочих-сдельщиков. Она заводится на каждого работника на месяц. В нее из книги кассира-операциониста переносится заработок за тот или иной период, например, за день;

- справки-расчеты на отдельные виды доплат, сумм дополнительной заработной платы и пособий по временной нетрудоспособности, отпускных;

- исполнительные листы и заявления работников на различные вычеты и удержания из заработной платы;

- платежные ведомости или расходные кассовые ордера на выданные авансы.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12) в ОАО ИПК «Ульяновский дом печати» применяют для осуществления табельного учета и контроля трудовой дисциплины. Форма № Т-12 предназначена для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы.

    Учет выработки от продажи работников осуществляет администратор, на которого возложены эти обязанности. Для учета выработки применяют различные формы первичных документов (книга кассира-операциониста и др.).

Учет выработки вместе с тем и выбор той или иной формы первичного документа зависят от многих причин: характера торговли, особенностей технологии продажи, организации и оплаты труда, системы контроля и качества обслуживания покупателей, обеспеченности продажи мерной тарой, весами, счетчиками и другими измерительными приборами.

Оформленные первичные документы по учету выработки от продажи товаров вместе со всеми дополнительными документами (отчет кассира и др.) передаются бухгалтеру ОАО.

Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии. Начисление заработной платы (формы № Т-51) в ОАО ИПК «Ульяновский дом печати» производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов.

В разделе «Начислено» проставляются суммы по видам оплат, а также другие доходы в виде различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику, оплаченных за счет прибыли. Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая выплате работнику.

На титульном листе платежной ведомости (форма № Т-53) указывается общая сумма, подлежащая выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем ОАО ИПК «Ульяновский дом печати» или уполномоченным им на это лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы.

В платежной ведомости (форма № Т-53) по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, соответственно в графах 23 и 5 делается отметка "Депонировано". При необходимости в графе "Примечание" формы № Т-53 указывается номер предъявленного документа.

Выдача денег в ОАО ИПК «Ульяновский дом печати» производится на основании платежной ведомости. На основании приказа о поощрении работника, приказа о поощрении работников сотрудникам выплачиваются денежные вознаграждения. 

В практике ОАО ИПК «Ульяновский дом печати» на каждого работника открывают лицевые счета (формы № Т-54 и № Т-54а), в которых записывают необходимые сведения о работнике (семейное положение, разряд, оклад, стаж работы, время поступления на работу и др.), все виды начислений и удержаний из заработной платы за каждый месяц. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой период времени.  

Форма № Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выработки от продажи товаров, отработанного времени и документов на разные виды оплат.

Форма № Т-54а используется при обработке учетных данных с применением средств вычислительной техники и содержит только условно - постоянные реквизиты работника. Данные по расчету заработной платы, полученные на бумажных носителях, вкладываются ежемесячно в лицевой счет. Вторая страница используется для печатания кодов видов оплат и удержаний.