1.1 Основные правила ведения и документального оформления кассовых операций

Юридические лица всех форм собственности (кроме кредитных организаций, осуществляющих кассовое обслуживание физических и юридических лиц) должны вести документальный учет кассовых операций на основании требований Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.03 №40).

Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях на предприятии ООО "Альянс" являются первичные документы.

При документальном оформлении кассовых операций необходимо придерживаться следующих требований:

не допускается применение бланков по устаревшим и произвольным формам;

записи в первичных документах должны производиться чернилами, шариковыми ручками, с помощью средств механизации и других, обеспечивающих сохранность этих записей в течение периода, установленного для их хранения;

свободные строки в документах необходимо прочеркивать;

перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждается руководителем по согласованию с главным бухгалтером;

на первичных документах, прошедших обработку, должны присутствовать дата записи в учетном регистре и подпись бухгалтера, исключающие возможность их повторного использования;

все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, обязательно погашаются штампом или надписью от руки "Получено" ("Оплачено") с указанием даты (число, месяц, год).

Поступление и выдача из кассы наличных денежных средств оформляются ООО "Альянс" рядом унифицированных форм первичных документов по учету кассовых операций: "Приходный кассовый ордер" (N КО-1); "Расходный кассовый ордер" (N КО-2); "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов" (N КО-3); "Кассовая книга" (N КО-4); "Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств" (N КО-5).

1. Приходный кассовый ордер (форма N КО-1) используется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре и заверяется главным бухгалтером или уполномоченным на то лицом. При поступлении в кассу наличных денег выдается квитанция приходного кассового ордера, которая вносится в журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов и передается покупателю (товара, услуг), а приходный кассовый ордер остается в кассе. При заполнении приходного кассового ордера в строке "Основание" обязательно указывается содержание хозяйственной операции.

2. Расходный кассовый ордер (форма N КО-2) используется для выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях обычных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Данный ордер выписывается в одном экземпляре, заверяется подписью руководителя ООО "Альянс", главного бухгалтера или уполномоченными на то лицами и вносится в журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов.

3. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) применяется для регистрации приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов (платежных или расчетно-платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и иных) и заполняется бухгалтерией до передачи их в кассу. Расходные кассовые ордера, оформленные по платежным (расчетно-платежным) ведомостям на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

4. Кассовая книга (форма N КО-4) применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, вторые, необходимые кассиру для отчета, являются отрывными, причем оба экземпляра нумеруются под одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются.

Записи вносятся кассиром после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документу. Кассовая книга ведется на предприятии ООО "Альянс" автоматизированным способом.

5. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям. Книга открывается на год и заполняется старшим кассиром. Для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности на предприятии ООО "Альянс" производится инвентаризация имущества и обязательств, в ходе которой проверяется и документально подтверждается их наличие и определяется их состояние. В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассира производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

Организация работы кассы - один из наиболее ответственных и трудоемких вопросов в деятельности предприятий. Банки систематически проверяют соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций. Нарушении порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций заключается в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств. Это равно накоплению в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда (МРОТ); на юридических лиц - от четырехсот до пятисот МРОТ.

Ответственность за организацию работы кассы несёт руководитель предприятия, главный бухгалтер и кассир.