Предприятия, учреждения и организации обязаны соблюдать требования и нормы, предъявляемые к порядку работы с документами, их движению, обработке и хранению.

Вся совокупность документов, образующихся в организации, а точнее, в ее деятельности, составляет ее документальный фонд.

Разновидностями архивного фонда являются:

1. Архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в ее деятельности.

2. Объединенный архивный фонд (хранит документы, образовавшиеся в процессе деятельности двух или более организаций).

3. Архивный фонд личного происхождения.

Архивные документы общественных организаций (профсоюзных и др.), существующих при учреждениях с момента регистрации в соответствии с законодательством РФ, представляют собой самостоятельные архивные фонды. дела, которые велись последовательно в двух организациях включаются в состав архивного фонда той организации, в которой они были закончены производством.

Один и тот же архивный фонд составляет документы:

— организации до и после ее реорганизации;

— предприятий и организаций и объединений, поменявших государственную форму собственности;

— временно прекратившей свою деятельность организации, а затем восстановленной с теми же функциями;

— предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности.

Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве. В положение об архиве включаются разделы:

1. Основные положения.

2. Состав документов архива.

З. Задачи и функции архива.

4. Права архива.

5. Организация работы архива.

Архив проводит проверки состояния хранения документов и их организации в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год.

При реорганизации организации с передачей ее функции другой или нескольким организациям, в том числе с изменением форм собственности, документы передаются организации или организациям правопреемникам.

Перед передачей реорганизованной организации проводится проверка наличия и состояние дел, хранящиеся в делопроизводстве и архиве.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Архивный фонд Российской Федерации - это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению. документы Архивного фонда Российской Федерации являются одним из символов российской государственности, отражают правовые и организационные основы ее становления и развития, содержат сведения по политической истории страны, истории ее экономики, науки, культуры, социального развития населяющих Россию народов и народностей.

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документации, кино-, фото-, видео- и фотодокументы, электронные и телеметрические документы, переписи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

По данным последней паспортизации объем Архивного фонда Российской Федерации составляет свыше 600,0 млн. единиц хранения на различных носителях.

Структурная схема организации Архивного фонда Российской Федерации определяется существующей сетью федеральных, государственных и муниципальных архивов, других учреждений, в законодательно определенном порядке хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации, а также сетью архивов министерств, ведомств, организаций, в том числе негосударственных, документы которых в установленном порядке отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации.

Наиболее ценная часть Архивного фонда Российской Федерации объемом около 41,0 млн. единиц хранения сконцентрирована в 14 федеральных архивах.

Свыше 129 млн. единиц хранения Архивного фонда Российской Федерации хранится в 201 государственном архиве субъектов Российской Федерации и более 43,0 млн., единиц хранения - в 2,5 тыс. муниципальных архивах.

Около 2,3 млн., единиц хранения сосредоточено в Архиве Российской Академии Наук, ее научных и научно-отраслевых архивах и свыше 7 млн. единиц хранения - в музеях и библиотеках.

Ежегодно объем документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в архивных учреждениях системы Росархива, увеличивается в среднем на 1,6 млн. единиц хранения за счет приема из ведомств документов, отнесенных в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации.