Экспертиза научной и практической ценности документов

Поможем в ✍️ написании учебной работы

Имя

Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой

Нажимая кнопку "Продолжить", я принимаю политику конфиденциальности

Экспертиза научной и практической ценности документов

Контрольная работа студента 4 курса 6 группы

Научный руководитель:

М.Ф. Шумейко

Минск-2008

ПЛАН

ВВЕДЕНИЕ

1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО ЭКСПЕРТИЗЕ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

3. СИСТЕМА ЭКСПЕРТНЫХ СЛУЖБ

4. ПЕРЕЧНИ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НЕЗАКОННОЕ УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИЯХ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» п. 1 ст.5 гласит «вся совокупность документов, созданных в Республике Беларусь в процессе экономической, общественно-политической, социально-культурной и иной деятельности государства на различных этапах его развития и отражающих материальную и духовную жизнь белорусского народа, составляют Национальный архивный фонд Республики Беларусь (НАФ)». Память народа – это то, без чего нет самого государства.

НАФ состоит из документов, собранных в процессе деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, организаций «независимо от форм собственности, общественных объединений, существовавших и существующих на территории Республики Беларусь и за ее пределами, физических лиц независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности.

В соответствии с законодательством Республики Беларусь наряду с государственной частью НАФ в его состав включается и негосударственная часть. Негосударственную часть НАФ составляют архивные фонды и документы, находящиеся в собственности общественных объединений, религиозных организаций, юридических лиц негосударственной формы собственности, физических лиц (документы личного происхождения, семейные архивы, коллекции документов и др.).

К накоплению, учету, хранению и использованию документов как государственной, так и негосударственной части НАФ предъявляются одинаковые требования.

Законодательством установлено, что обязанности по обеспечению накопления, учету, хранению и использованию документов НАФ возлагаются непосредственно на государственные органы, учреждения, организации, предприятия независимо от форм собственности, общественные объединения, религиозные организации, физических и юридических лиц, в деятельности которых создаются различные документы, составляющие государственную и негосударственную части НАФ.

Взаимосвязь и преемственность делопроизводства и архивного дела по отношению к обеспечению сохранности всего комплекса документов, образующихся в деятельности различных организаций, очевидна и определяется комплексом нормативных и методических документов. Вместе с тем необходимо отметить, что основной чертой регламентации делопроизводственных и архивных процессов является стремление обеспечить сохранность

Главной целью экспертизы ценности документов является пополнение государственных и ведомственных архивов полноценными документами. Это наиболее ответственная работа с документами в организации, так как в процессе этой работы решается судьба документов.

Нельзя забывать о том, что утраченные документы возобновить почти невозможно. Но, нельзя впадать в другую крайность: оставлять на хранение документы второстепенного значения. Обилие документов затрудняет работу с ними и требует дополнительных, ничем не оправданных затрат.

Порядок организации экспертизы ценности документов изложен в Основных правилах работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, в Методических рекомендациях по проведению комплексной экспертизы ценности документов.

Вопросам экспертизы ценности документов и оформлению дел при подготовке к передаче в архив уделяется много внимания на страницах журналов «Архивы и делопроизводство», «Секретарское дело», «Кадровая служба» директором БелНИИДАД, кандидатом исторических наук А. Рыбаковым; начальником отдела делопроизводства и формирования НАФ Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь Э.Н. Давыдовой.

На страницах журнала «Секретарское дело» за 2006 год опубликована серия статей заведующей архивом ГУ «Главное хозяйственное управление» Управление делами президента Республики Беларусь Г.А.Кудряковой.

Вопросы организации экспертизы ценности документов раскрываются на страницах журнала «Архивы и делопроизводство» директором НАРБ В. Селеменевым.

Цель курсовой работы: изучить организацию работы по проведению экспертизы ценности документов.

Задача курсовой работы: научиться применять Перечень типовых документов с указанием сроков хранения, определять сроки хранения документов применительно к своей организации и оформлять соответствующие организационно-распорядительные документы по работе экспертной комиссии (ЭК).

Настало время всеобщей компьютеризации и информатизации. Предприятия, организации, учреждения используют в своей деятельности информационные технологии. Система электронного документооборота позволяет четко контролировать жизненный цикл документов от их создания до передачи на хранение с учетом требований предприятия, а также отраслевых стандартов и законодательства.

Наименование организации

ПРИКАЗ

05.01.2006 № 4

г. Пинск

О создании экспертной комиссии

В целях обеспечения качественного отбора на хранение и уничтожение документов и дел, образующихся в деятельности (наименование организации)

ПРИКАЗЫВАЮ:

I. Создать экспертную комиссию в составе: Председатель - зам. директора Н.А.Кирикович. Секретарь - зав. архивом И.А.Недбайло. Члены комиссии: начальник отдела кадров Молчан Е.А., главный бухгалтер Петрашевич М.И., зав. канцелярией А.В. Мацук.

2. Общему отделу (Н.В. Сорокин) разработать положение об экспертной комиссии и представить на утверждение директору до 27.01.2006.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Н.А.Кириковича.

Наименование должности

руководителя организации Подпись И.О.Ф.

Визы

В состав ЦЭК (ЭК) включаются наиболее квалифицированные работники организации (не менее 3-5 человек). Членами ЭК обязательно являются руководитель службы ДОУ, заведующий архивом (лицо, ответственное за архив), работник кадровой службы, главный бухгалтер. В состав ЦЭК (ЭК) организаций, передающих документы на хранение в государственный архив, включаются представители этого государственного архива.

ЦЭК (ЭК) является постоянно действующей комиссией. Но с течением времени в ее составе происходят изменения: убывают старые и включаются новые члены. В таком случае ЦЭК (ЭК) не создается вновь, а приказом руководителя в ее состав вносятся изменения.

ПРИКАЗ

____________№__________

Г. Пинск

О внесении изменений в состав

и положение об экспертной комиссии

В целях совершенствования организации работы экспертной комиссии

(наименование организации) и в связи с введением в штатное расписание должности заведующего архивом

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в состав экспертной комиссии (наименование организации) следующие изменения:

1.1. Заместителя директора Васильева В.С. назначить председателем экспертной комиссии.

1.2. Заведующего архивом Новикову П.А. назначить секретарем экспертной комиссии.

2.Начальнику общего отдела Сорокину Н.В. внести изменения в положение об экспертной комиссии (наименование организации).

3. Контроль за исполнением приказа возложить на зам. директора Васильева В.С..

Наименование должности

руководителя организации Подпись И.О.Ф.

Визы

Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации. Как правило, им является один из заместителей руководителя.

Секретарем ЭК является или руководитель службы ДОУ, или заведующий архивом (лицо, ответственное за архив). ЦЭК (ЭК) должна заседать не реже одного - двух раз в год в соответствии с планом работы. Каждое заседание ЦЭК (ЭК) оформляется протоколом.

Перечни

Перечни вопросов, выносимых для обсуждения

на официальных встречах (переговорах) 956

Перечни договоров по экспорту товаров 1028

Перечни инвестиционных проектов

с участием иностранного капитала 646

Ведомственные перечни документов должны отражать все функции, свойственные данной отрасли, и классификацию видов документов, отражающих эти функции и сроки их хранения для всех звеньев служебной иерархии органов управления (в зависимости от масштаба деятельности и наличия подведомственного аппарата).

Структура ведомственных перечней представлена классификационной схемой, в которой разделы расположены, как правило, по функционально-иерархическому принципу: руководство, планирование, финансирование, отраслевые рубрики, вопросы административно-хозяйственного обслуживания и др.

При работе с ведомственным перечнем документов, прежде всего, необходимо найти звено, к которому относится данная организация, затем раздел, заголовок дела и номер статьи.

Перечни документов — это своего рода справочники, в которых перечислены наименования категорий документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, и установлены сроки их хранения.

Использование перечней документов при определении сроков хранения позволяет не только улучшить качество формирования документов в дела (являясь методическим пособием при определении научной и практической ценности документов), но и обеспечить сохранность наиболее ценных документов, предотвратить поступление на государственное хранение малоценной документной информации.

Для оптимального отбора документов на хранение большое значение имеет четкое документирование управленческих функций, максимальная информационная емкость документов, а также их научная систематизация и рациональная организация на стадии делопроизводства.

В настоящее время с помощью средств ЭВТ ведутся справочные базы данных, составляются финансовые, бухгалтерские документы. Срок хранения подобных документов соответствует сроку хранения аналогичных документов на традиционных (бумажных) носителях.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

После того, как документы утрачивают свою необходимость для управленческой деятельности, и истекает срок временного хранения документов в государственных органах, организациях, предприятиях, они могут быть либо уничтожены, либо переданы на постоянное хранение в соответствующий архив.

В курсовой работе рассмотрены вопросы организации экспертизы ценности документов.

Документы передаются в государственный архив по утвержденным экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описям дел.

Экспертизе ценности подлежат все архивные документы независимо от способа их создания.

В Республике Беларусь действуют Перечни, в которых содержится информация о сроках хранения и дальнейшей судьбе документов после минования надобности.

Соблюдение сроков хранения документов, установленных Перечнями, являются обязательными. До проведения экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр дел.

Отбор дел (документов) на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.

Организация проведения и оформление отбора документов на хранение, и их уничтожение регламентируются законодательством Республики Беларусь.

В работе организаций, предприятий, учреждений не всегда соблюдается законодательство в области архивного дела:

утрата документов постоянного хранения;

отсутствие актов приема-передачи документов при смене руководителей;

несвоевременное упорядочение документов.

Для устранения пробелов, встречающихся в организации и проведении экспертизы ценности документов необходимо:

тщательно изучить действующее законодательство по архивному делу и ведению делопроизводства в Республике Беларусь и изданные на его основе организационно-распорядительные документы и нормативно-методические документы;

с целью повышения персональной квалификации специалистов, посещать республиканские семинары и совещания, проводимые Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела;

выписывать специализированные издания.

Все это позволит более осознанно подойти к организации хранения и использования документов.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство. – Минск: ТетраСистемс, 2003. С.113 - 120.

2. Кузнецов И.Н. Офисная документация: Подготовка и оформление. – Минск: Книжный Дом, 2004. С. 292 – 295.

3. Жумарь С.В. и др. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятия Республики Беларусью – Минск: 1997.

4. Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразования, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 24.04.2004 № 4 (Перечень 2001);

5. Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 № 82 (Перечень 2006).

6. Паневчик В.В., Некраха С.В., Акулич В.В. Секретарское дело: Практическое пособие. – Минск: Дикта, 2006. С. 231 – 234.

7. Паневчик В.В. Делопроизводствою – Минск: Вышэйшая школа, 3-е изд. – С. 210 – 218.

8. Архивы и делопроизводство . 2001 – 2006.

9. Жук О. Нормативно-правовое регулирование работы с электронными документами в Республике Беларусь //Секретарское дело. 2007. № 3. С. 72 – 76.