В соответствии с положениями СМГС перевозки грузов в прямом международном железнодорожном сообщении оформляются документом единого образца. Комплект их состоит из пяти листов:

1. Оригинал накладной - сопровождает отправку до станции назначения и выдается получателю вместе с листом уведомления о прибытии груза и самим грузом;

2. Дорожная ведомость - сопровождает отправку до станции назначения и остается на дороге назначения;

3. Дубликат накладной - выдается отправителю после заключения договора перевозки;

4. Лист выдачи груза - сопровождает отправку до станции назначения и остается на дороге назначения;

5. Лист уведомления о прибытии груза - сопровождает отправку до станции назначения и выдается получателю вместе с оригиналом накладной и с грузом.

6. Кроме того, заполняется необходимое число дополнительных экземпляров дорожной ведомости для дороги отправления, транзитных дорог, для нужд таможенных органов.

Отправитель одновременно с предъявлением груза к перевозке каждой отправки должен представить станции отправления накладную и её дубликат, заполненные и подписанные. Они идентичны по содержанию и форме, но выполняют различные функции. Накладная после наложения календарного штемпеля станции отправления служит доказательством заключения договора перевозки и основным перевозочным документом. Дубликат накладной - это подтверждение заключения договора перевозки и расписка железной дороги в принятии груза к перевозке. Этот документ остается у грузоотправителя и является основным при изменении договора перевозки и предъявлении каких-либо требований к железной дороге.

Накладную и её дубликат заполняет грузоотправитель. Он вносит в них сведения, касающиеся груза, получателя, станции отправления, станции назначения, выходных пограничных станций, через которые следует груз. Остальные графы накладной, обведенные жирной чертой на лицевой стороне (это такие сведения, как номер вагона, номер отправки, номера пломб), и все графы на обратной стороне заполняют работники дороги. Все данные надо писать разборчиво чернилами или печатать на машинке, либо наносить штемпелем. Исправление записей не допускается. При необходимости изменить сведения заполняется новый бланк накладной. В исключительных случаях изменения и дополнения сведений допускаются, но делается за подписью соответствующего работника железной дороги, и заверяются в форме штемпеля.

Накладная должна быть заполнена с соблюдением всех условий СМГС. Так, в качестве, отправителя или получателя груза может быть названо только одно юридическое или физическое лицо. Выходные пограничные станции страны отправления и транзитных стран, через которые должен следовать груз, указываются в накладной отправителем. Причем, по возможности, он должен указывать те пограничные станции, расстояние перевозок, через которые от станции отправления до станции назначения является кратчайшим.

Особые требования предъявляются к наименованию груза: его следует указывать точно и достаточно полно. После наименования груза надо указывать номер позиции, к которой он отнесен в соответствии с номенклатурой товаров данного тарифа. Опасные грузы принимаются к транспортировке под тем названием, которое указано в специальном приложении к СМГС. Во всех остальных случаях допускается наименование груза по внутреннему тарифу дорог страны отправления или назначения. Если же в номенклатуре тарифов такого наименования груза нет, то дается то название, которое известно в торговле заключения. После приема груза к транспортировке вместе с накладной в качестве доказательства договора перевозки на всех листах накладной и на всех дополнительных экземплярах дорожной ведомости станция отправления ставит свой календарный штемпель. На обратной стороне накладной большинство разделов предназначено для расчета провозных платежей отдельно по дороге отправления, транзитным дорогам и дорогой назначения.

Допущенные отправителем неправильности и неточности заполнения накладной могут привести к засылке груза, задержке его в пути, задержке вагонов под погрузочно-разгрузочными работами, дополнительным расходам, увеличению сроков поставки и т.д. Поэтому специальная статья СМГС предусматривает, что отправитель несет ответственность за правильность сведений в накладной. Ответственность носит материальный характер и выражается в штрафах различных размеров.

Дорожную ведомость составляет станция отправления по данным, содержащимся в накладной, и в полном соответствии с ней. Если по внутренним правилам железной дороги отправления все перевозочные документы предоставляет отправитель груза, то одновременно с накладной и ее дубликатом он заполняет и дорожную ведомость. Корешок дорожной ведомости остается на дороге отправления и служит документом, подтверждающим прием груза к перевозке и взыскание провозных платежей.

Накладная и один экземпляр дорожной ведомости вместе с грузом следует до станции назначения, где накладную выдают вместе с грузом получателю, а ведомость остается на дороге назначения как документ, подтверждающий выполнение договора перевозки, выдачу груза и факт уплаты провозных платежей. Дорожная ведомость представляет собой основной документ для учета перевозок.

В пути следования в перевозочные документы вносятся сведения обо всех операциях с грузом такие как: перегрузка на пограничной станции в вагон другой колеи, проверка состояния тары, проверка состояния груза и т.п. В документах проставляется также время прохождения грузами пограничных станций. Все эти данные заверяются подписью работников дороги и календарным штемпелем станции. Сопроводительные документы, касающиеся выполнения в пути таможенных, санитарных, ветеринарных и других формальностей, отправитель прикладывает к накладной, перечисляя их в соответствующей ее графе. В остальных случаях в накладной делается отметка, что прилагать дополнительные документы не требуется.