У будь-якій складній організації (промисловому підприємстві, науково-дослідному інституті) загальний стан організаційного клімату (ієрархія функціональних зв'язків і динаміка соціально-психологічних процесів) опосередковані особливостями інформаційного і ділового обміну між різними суб'єктами організаційних структур (індивідами, елементами, підрозділами).

Інформаційний і діловий обмін існує у системі взаємозв'язків і опосередковує відносини між партнерами в рамках соціально-психологічного простору організації.

За визначенням Я. Щепанського, соціальна організація – це «система способів, зразків діяльності індивідів, підгруп, інститутів, засобів соціального контролю, соціальних ролей і систем цінностей, які забезпечують спільне життя членів спільності, гармонізують прагнення і дії, встановлюють допустимі норми задоволення потреб, розв'язують проблеми і конфлікти – тобто забезпечують порядок соціального життя.

Проблему «обміну» як предмета соціальної психології вперш^є сформулював Д. Хоуманс: «Взаємодія між людьми – це обмін цінностями – як матеріальними, так і не матеріальними.» «Обмін – це внутрішня кількісна міра вартості.» (» Ця людина чогось варта», «Я багато чого від нього взяв» і т. д.). Отже Д. Хоуманс відкрив і обгрунтував «Закон вигоди» – універсальний закон життєдіяльності.

Діяльність організації – це рух до соціально опосередкованої цілі. Паралельно з цим в організації відбуваються переходи від невпорядкованих спільних дій до складної, багатофункціональної узгодженої діяльності. Цей процес створює етапи і рівні організованості. Під час такого руху між елементами (партнерами) відбувається складний процес, внаслідок якого індивідуальні цінності і засоби стають організаційно спільними. Динаміка взаємодії передбачає стійкий обмін індивідуально значущими результатами або засобами їх досягнення.

Всередині організації цей процес відбувається за допомогою єдиного; складно інтегрованого потоку інформаційного і ділового обміну.

Отже, інформаційний і діловий обмін – необхідний динамічний компонент будь-якої соціальної організації. Завдяки інформаційному і діловому обміну:

1)створюється основа для виникнення і розвитку багатьох суб'єктивних складних дій;

2)виникає упорядкування цілей і структур організації як спільності;

3)формуються три основні механізми вдосконалення діяльності:

а) інтеграція;

б) координація;

в) концентрація.

Характерними рисами інформаційного і ділового обміну є:

1)інформаційний і діловий обмін завжди існує в рамках організаційного клімату як функція управління, керівництва і влади;

2)стан інформаційного і ділового обміну розкриває особливості керованості і характеризує специфіку управлінських впливів, стилів керівництва, особливості прийняття рішень;

3)інформаційний і діловий обмін залежить від функціонально-рольової диференціації, від особливостей цілісності і структурності соціально-психологічного простору;

4)важливу роль в процесах інформаційного і ділового обміну відіграють стани організаційного клімату;

5)інформаційний і діловий обмін змінюється, поновлюється під час інноваційних процесів, реконструкції функціональних відносин, функціонально-рольових відносин, перестановок;

Діловий обмін – це систематизований комплекс дій і взаємодій пов'язаний із взаємообміном результатами або діями, що ведуть до досягнення результатів, які зміцнять процеси досягнення єдиної спільної цілі. Діловий обмін завжди направлений на певну систему спільних матеріальних чи духовних вигод. Наприклад, якість спільної діяльності залежить не тільки від синхронізації і координації процесу досягнення цілі, але й від якості внеску, якості виконання дій і діяльності кожним партнером обміну.

Діловий обмін передбачає взаємну відповідальність за результат або спільний продукт діяльності. Низький рівень успішності одного з партнерів спільної діяльності робить неможливим адекватний обмін, створює напруженість системи всієї організації спільної діяльності і взаємовідносин.

Процеси обміну створюють структурно-організаційну і нормативно-регульовану участь партнерів у процесі соціальної взаємодії. Найважливішим поняттям в описі безпосередньої взаємодії є поняття соціальної ролі.

Ролі в контексті складних соціальних утворень носять безособовий характер і класифікуються за об'єктивними ознаками:

1)за змістом рольових відносин – виробничі, сімейні, політичні;

2)за суб'єктом, який визначає рольові норми, – суспільство як ціле, окрема соціальна група або певна соціально-організована спільність;

3)за рівнем їх визначеності та характером реалізованих у них санкцій.

Для того, щоб зрозуміти поведінку окремої людини, недостатньо знань об'єктивної організаційно заданої зовнішньої структури її дій і впливів. Потрібен аналіз механізмів прийняття людиною ролей, ступінь ідентифікації її з цінностями (соціальними і організаційними).

Для розкриття природи соціальних процесів, що відбуваються в організаційному кліматі, аналізу особливостей ділового обміну як умови ефективної соціальної діяльності організацій, потрібно створити функціонально-ділові карти ділових обмінів. Ці карти показують опосередкованість об'єктивними комплексами ролей і рольових очікувань. Ролі не можуть бути визначені в термінах поведінки самої по собі, а тільки як шаблон взаємних прав і обов'язків.

Обов'язки – це те, що людина змушена робити, виходячи з тієї ролі, яку вона грає; інші люди очікують і вимагають, щоб ця людина чинила саме так. Якщо до індивіда пред'являються несумісні вимоги, то може виникнути міжрольовий конфлікт. Значний вплив на механізми цих процесів здійснюють протиріччя в системі суспільних соціальних або організаційних відносин з погляду визначення оцінок і функцій рольової поведінки та обміну. Конфлікти, або, навпаки, некритичність сприйняття нібито закладені спочатку. В цих ситуаціях важливим елементом регуляції соціальної поведінки, а відповідно – і ділового обміну, стає актуалізація і необхідність самостійного вибору, за наслідки якого людина може і повинна нести моральну відповідальність.

Отже, конструкції рольових взаємодій ділового обміну створюють:

1)умови соціального засвоєння нормативів організаційної поведінки;

2)пристосування людини до соціальних функцій;

3) свідомий вибір стилю організаційної поведінки як найбільш адаптивної форми пристосування і життєдіяльності в організаційному середовищі.

Гармонія організаційного клімату зв'язана з діловим обміном і рольовою взаємодією, їх змістом, формальними і якісно-кількісними характеристиками. Хоча рольова взаємодія входить у діловий обмін, але вона може існувати і на рівні неформальних відносин поза організаційними структурами. Автономність групи не означає, що ця група замкнута відносно функцій і завдань обміну.

Отже, процеси інформаційного і ділового обміну тісно пов'язані з іншими компонентами організаційного клімату. Ці зв'язки і є суттю стану інформаційного і ділового обміну. Соціально-психологічною основою інформаційного і ділового обміну є процеси спілкування і взаємодії. Різноманітність цих процесів на різних рівнях існує не лише в кількісних вимірах, але і в якісних ознаках. Найбільш важлива якісна відмінність – ступінь опосередкованості каналів комунікації і взаємодії. На рівні малих груп вони залежать тільки від статусних і рольових характеристик партнерів, соціально-емоційних зв'язків і специфіки професійної діяльності. З ускладненням ієрархічних зв'язків і залежностей зростає складність соціально-психологічного простору і, відповідно, змінюється як рівень опосередкованості спілкування і взаємодій, так і процес інформаційного і ділового обміну.

Між сторонами, що вступають у відносини, вибудовуються цілі комплекси умов, вимог, нормативів тощо, які регулюють процеси інформаційного і ділового обміну. Все це обумовлює специфіку спілкування і взаємодії та формує організаційні структури.

Завдяки обміну, через взаємний контроль і організацію співробітництва всередині групи досягається певний рівень автономії завдань. Ця властивість формується як функція обміну за зовнішніми і внутрішніми каналами і передбачає наявність значної кількості операцій обміну, які розкривають:

1)механізми групової відповідальності за зовнішні зв'язки;

2)самостійність підструктур у виборі засобів досягнення цілей;

3)особливості групового контролю.

Процеси інформаційного і ділового обміну необхідно розглядати на і різних рівнях їх здійснення.

По-перше, це цілі, завдання і функції інформаційного і ділового обміну; на рівні організаційного цілого, тобто як складне явище у структурі організаційного клімату.

По-друге, процеси інформаційного і ділового обміну існують у системі між-групових відносин і відображають особливості взаємодії групових суб'єктів, які оцінюються реальними кінцевими результатами колективної праці.

По-третє, процеси інформаційного і ділового обміну здійснюються конкретними людьми, тому торкаються систем різних соціогенних потреб, мотивів, цінностей. Через них відбувається реалізація тих соціально-психологічних функцій, які виконує організація стосовно кожного свого співробітника. Все це ставить завдання систематизувати основні параметри інформаційного і ділового обміну.