В соответствии с пунктом 3.2 Инструкции N44 в период с 25.07.96 по 28.04.97 в кредитных организациях, ведущих депозитарную деятельность и/или владеющих эмиссионными ценными бумагами, должен был быть издан приказ о переходе на новые правила депозитарного учета. С момента вступления в силу Инструкции во всех кредитных организациях автоматически открылась глава В «Счета депо». В кредитных организациях, не ведущих депозитарный учет, все счета главы В имеют нулевые показатели. В новом плане счетов, который вступил в силу с начала 1998 года, счета депо отнесены к главе Д и набор счетов остался прежним.

На сегодняшний день вопросы, связанные с местом депозитария в структуре кредитной организации, документооборотом, связи депозитария с другими подразделениями и т. д., не проработаны. Предполагается, что в будущем Банк России потребует от кредитных организаций, ведущих депозитарный учет, создания отдельного подразделения, а также отделения депозитарного подразделения от подразделений, проводящих операции с ценными бумагами. В то же время п. 3.8 «Положения о депозитарной деятельности в Российской Федерации» , утвержденного постановлением ФКЦБ от 16.10.97 N36 (далее: Положение о депозитарной деятельности), устанавливает требование к организациям, ведущим депозитарную деятельность, о выделении отдельного подразделения, для которого депозитарная деятельность является исключительной. Однако в настоящее время формально не определено понятие отдельного подразделения. В зависимости от принятой структуры, в кредитной организации могут быть выделены как управление или отдел, так и сектор в рамках отдела. Очевидно, что со временем правила разграничения подразделений, осуществляющих разные виды деятельности, будут определены более четко.

Пункт 3.4 Инструкции N44 требует отражения в депозитарном учете всех депозитарных операций, проводимых кредитной организацией с эмиссионными ценными бумагами. Исключение составляют только ценные бумаги, переданные в кредитную организацию по договорам хранения. Но при этом нужно иметь в виду, что с ценными бумагами, принятыми по договору хранения, не могут производиться депозитарные операции (например, безналичный перевод).

Можно выделить некоторые признаки, позволяющие определить необходимость ведения депозитарного учета, то есть появление ненулевых остатков (или оборотов) на счетах депо.

Следует особо отметить необходимость отражения в депозитарном учете депозитарных операций с эмиссионными ценными бумагами, эмитированными самой кредитной организацией. Это следует делать, если учет прав на эти ценные бумаги ведется самой кредитной организацией. Например, такая ситуация возникает, если кредитная организация выступает номинальным держателем в системе ведения реестра эмитированных ею ценных бумаг. Однако если по этим ценным бумагам независимый регистратор или сама кредитная организация ведут реестр владельцев, то сегодня такие ценные бумаги не должны отражаться в ее депозитарном учете. Со временем Банк России планирует ввести требование о ведении депозитарного учета ценных бумаг в процессе эмиссии.

Здесь обратим внимание на то, что в будущем, на наш взгляд, вполне вероятно объединение деятельности по ведению реестра и депозитарной деятельности. При таком развитии событий депозитарии смогут предоставлять списки владельцев ценных бумаг эмитенту, и они будут служить основанием для составления реестра владельцев.

Синтетический депозитарный учет ведется с целью составления различных отчетов. Это могут быть отчеты государственным органам (в данном случае Банку России), отчеты руководству кредитной организации и т. д. Система предложенного синтетического учета не вполне традиционна в том смысле, что аналитический счет депо открывается «сам по себе», а не считается открытым в рамках синтетического счета. Более того, внутри одного счета депо могут существовать лицевые счета, учитываемые на которых ценные бумаги отражаются на разных синтетических счетах. Поэтому синтетический  учет следует понимать как «проекцию» аналитических счетов депо на синтетические счета.

Использование такого принципа в соотношении аналитических и синтетических счетов депо позволяет депозитарию

не только расширять существующий план синтетических счетов депо или свой собственный, но даже, в крайнем случае, формировать отчеты по разным правилам, не меняя аналитический учет.

Банк России не требует «ведения» синтетических счетов депо. Это означает, что депозитарий не обязан, делая проводки по аналитическим счетам в течение операционного дня, делать те же проводки по синтетическим счетам, то есть он не обязан знать состояние (величины остатков) синтетических счётов в течение операционного дня. Такой подход обусловлен, в частности, тем, что при использовании ЭВМ для ведения учета дублирование проводок по аналитическим счетам проводками по синтетическим счетам утрачивает свою контрольную функцию. Таким образом, депозитарий определяет состояние синтетических счетов только в отдельные моменты времени. Например, если говорить о требованиях Инструкции, то в соответствии с п.п. 3.7 и 5.5 остатки на синтетических счетах определяются исходя из остатков на аналитических счетах ежедневно (как правило, к началу следующего рабочего дня) и оформляются в виде краткого и обобщенного балансов депо.

В большинстве стран мира принят следующий подход к единицам учета ценных бумаг. Акции принято учитывать в штуках, а облигации в национальной валюте. В связи с тем, что в нашей стране многие выпуски облигаций имеют свои, порой уникальные единицы, в которых определен номинал облигации, кредитные организации обязаны вести депозитарный учет как акций, так и облигаций в штуках. Однако п.3.8 Инструкции N44 не запрещает параллельно с ведением учета ценных бумаг в штуках вести учет в тех единицах, в которых определен номинал ценных бумаг данного выпуска.

В некоторых случаях депозитарии затрудняются определить одну штуку ценных бумаг для того или иного выпуска. В соответствии с п. 11.3 Положения о депозитарной деятельности и п. 9 письма Банка России от 12.05.97 N34-3-3-9/1071 «О вопросах, связанных с завершением перехода к исполнению Инструкции N44» одной ценной бумагой (одной штукой) следует считать минимальный номинал обращающихся ценных бумаг данного выпуска, если иное не определено условиями выпуска и обращения ценных бумаг. Например, для ОВГВЗ всех траншей одной штукой считается обязательство на 1000 долларов США. Сертификаты облигаций достоинством 10 000 и 100 000 долларов США удостоверяют соответственно 10 и 100 штук ценных бумаг. Для ОГСЗ тех траншей, в которых есть 100-тысячные сертификаты облигаций, одной штукой является обязательство на 100 000 рублей, а для ОГСЗ тех траншей, в которых есть только 500-тысячные сертификаты облигаций, одной штукой является обязательство на 500 000 рублей.

Пункт 3.9 Инструкции N44 определяет, что депозитарный учет ведется по принципу двойной записи. Дело в том, что любая ценная бумага характеризуется двумя признаками: кто владелец и где хранится. Учет по принципу двойной записи отражает эти две «стороны» эмиссионной ценной бумаги. Однако в некоторых случаях учет ценных бумаг по принципу двойной записи практически не ведется. Во-первых, такая ситуация возникает, когда учет места хранения вырождается. Тогда, несмотря на то что формально двойной учет существует, активная часть баланса становится бессодержательной. Например, в большинстве центральных депозитариев разных стран все активные счета всегда представляют собой одно хранилище и нет нужды вести учет ценных бумаг в разрезе мест хранения. Другой пример представляет собой система ведения реестра, в которой также практически не ведется активная часть баланса. Во-вторых, бывают случаи, когда про каждую учитываемую ценную бумагу известны владелец и место хранения. В таком случае ни в пассиве, ни в активе не происходит «смешения» ценных бумаг и необходимость учета по принципу двойной записи отпадает. Однако, с точки зрения организации учета ценных бумаг в депозитарии, учет по принципу «одинарной» записи в ряде случаев не дает возможности получения необходимой информации о ценной бумаге, а второй вариант излишне осложняет учет, так как далеко не во всех случаях возникает необходимость однозначного сопоставления конкретной ценной бумаги (конкретного места хранения) и конкретного владельца.

При открытом способе хранения учет по месту хранения (в активе) и владельца (в пассиве) прямо не связаны между собой, т.е. учет по активу и по пассиву ведется отдельно. Для закрытого способа хранения и некоторых случаев маркированного хранения характерна однозначная идентификация ценной бумаги в том смысле, что для каждой конкретной ценной бумаги (группы ценных бумаг) известен не только владелец, но и место хранения именно этой бумаги. Другим важным принципом организации депозитарного учета является то, что в каждый момент времени любая ценная бумага учитывается только на одном активном и одном пассивном счете депо. Этот принцип, во-первых, традиционен для классического бухгалтерского учета и, во-вторых, применяется в депозитарном учете депозитариев многих странах.

Наличие отрицательных остатков на счете означает скрытую форму эмиссии ценных бумаг. В отличие от денежно-кредитной эмиссии, проведение которой коммерческими банками разрешено, депозитарий не вправе осуществлять эмиссию ценных бумаг, находящихся у него на хранении и/или учете. Эмитировать ценные бумаги вправе только эмитент и только по установленным законами правилам.

Однако, по ряду технических причин, в определенных ситуациях могут возникать отрицательные остатки на счетах. Поэтому, в соответствии с п. 3.11 Инструкции N44, допускается наличие отрицательных остатков на счетах депо в течение дня. Наличие отрицательных остатков в конце дня свидетельствует о том, что в депозитарии неправильно урегулированы отношения по ценным бумагам.

В большинстве случаев инициатором депозитарной операции может выступать только депонент, и она может быть выполнена только по его письменному поручению. Но, кроме этого, основанием для проведения операции могут служить и другие документы: выписка из реестра, мемориальный ордер, выписка 0 совершенной операции в другом депозитарии, решение суда и т.д. В исключительных случаях инициатором операции может выступать и сам депозитарий. Например, администрация депозитария может провести исправительную проводку без поручения депонента, может блокировать счет депонента при подозрении на проведение незаконной операции и т. д.

В настоящее время многие депозитарии кредитных организаций, принимая поручение по телефону или факсу, требуют подтверждения отданного поручения документом в бумажной форме в заранее оговоренные сроки. Такого рода действия депозитария, направленные на улучшение качества обслуживания клиента, неизбежно влекут за собой появление рисков в его работе. Депозитарий рискует не получить оригинал поручения, выполнить операцию по поддельному поручению и т.д. Однако, поскольку принципиально не запрещено устанавливать такие формы принятия поручений, тем более что иногда это является единственно возможным вариантом, такого рода отношения должны подробно описываться в договоре с депонентом.

Поддельные поручения представляют собой особую проблему потому, что ни один депозитарий не в состоянии проводить полноценную криминалистическую экспертизу всех поступающих поручений. Одним из вариантов разрешения этой проблемы, помимо улучшения качества проверки, должен стать детально прописанный в регламенте депозитария порядок всех необходимых действий ответственного сотрудника при проверке подлинности поручений, идентификации лица, подающего поручение и т. д., и неукоснительное выполнение такого порядка. В случае разбирательства в суде четко прописанная в регламенте и выполненная процедура проверки подлинности поручений может лечь в основу доказательства невиновности депозитария, исполнившего операцию по поддельному поручению.

С точки зрения депозитария, исполнение депозитарной операции заканчивается, когда он предусмотренным в договоре способом отправляет депоненту отчет о совершении операции. В договоре с депонентом должен быть оговорен способ передачи депоненту отчета.

Особого внимания заслуживает вопрос задержки передачи отчета по времени. Дело в том, что проводка, выполняемая в собственном депозитарном учете, часто представляет собой отражение (или является следствием) проводки, совершенной в другом депозитарии или у реестродержателя. Это касается как собственных ценных бумаг, так и ценных бумаг депонентов. Например, депозитарий не может зачислить ценные бумаги на счет депонента до тех пор, пока не придет отчет об их зачислении на корреспондентский счет или счет номинального держателя в реестре, так как только отчет является основанием для зачисления (п. 3.16 Инструкции N44). Поскольку далеко не всегда отчеты приходят «день в день», возникает проблема проведения операций в собственном учете.

Предположим, что 20 июля депозитарий получил отчет от реестродержателя о том, что на его счет номинального держателя 10 июля были зачислены ценные бумаги. Поскольку не допускается проведение проводки задним числом, в своем учете операцию зачисления ценных бумаг на счет депонента депозитарий может провести только 20-м числом. Проблема возникает, если в такой ситуации реестродержатель собирает реестр по состоянию на 15 июля. Тогда вроде бы депозитарий не может включить в реестр нового владельца, поскольку 15 июля ценные бумаги еще не были зачислены на его счет. Во избежание противоречий в такой ситуации получателю отчета рекомендуется в журнале операций и в отчете о проведенной операции, кроме даты проведения проводки, указывать дату проведения соответствующей (базовой) проводки реестродержателем. Тогда депозитарий может включить нового владельца зачисленных ценных бумаг в реестр на том основании, что базовая проводка прошла 10 июля.

Помимо хранения материалов депозитарного учета в виде документов на бумажных носителях и электронных записей, признаваемых документами в соответствии с Гражданским кодексом РФ (законами, подзаконными актами или соглашением сторон), в соответствии с п.3.21 Инструкции N44, такие материалы могут храниться в виде электронных записей, достоверность которых подтверждается материалами депозитарного учета в двух вышеперечисленных формах. Например, запись в базе данных, содержащая остаток на счете депо, сама по себе не является документом, но если мы возьмем все поручения на проведение операций с этим счетом и последовательно проведем все операции, то получим этот остаток. При этом первичные документы могут существовать только в виде документов на бумажных носителях или электронных записей, признаваемых документами в соответствии с ГК РФ, так как их Достоверность никак иначе не может быть подтверждена.

Что касается ведения депозитарного учета с помощью ЭВМ, указание на необходимость ведения большинства документов не означает, что они должны существовать отдельно в виде, например, файлов, а значит лишь то, что должна существовать операция, позволяющая вычленить необходимую информацию (в виде соответствующих документов) из хранимых баз данных. Другими словами, различные учетные регистры могут являться составными частями друг друга. Например, журнал регистрации счетов депо, как и в случаях с иными журналами, может являться частью другого журнала (например, журнала учета всех операций). Предъявление только "внешних" требований к ведению депозитарием учетных регистров вызвано тем, что ни один регулирующий орган не в состоянии проконтролировать внутреннюю структуру баз данных, обеспечивающих учет депозитарных операций. Депозитарий должен лишь обеспечить просмотр этой информации на экране терминала и возможность ее распечатки.

При этом нельзя забывать, что в соответствии с п. 3.19 Инструкции N44, при ведении депозитарного учета на бумажных носителях депозитарий обязан строго соблюдать все требования Инструкции к составу и форме документов.