Електронний цифровий підпис може використовуватися юридичними і фізичними особами як аналог власноручного підпису для надання електронному документу юридичної сили. Юридична сила електронного документа, підписаного ЕЦП, еквівалентна юридичній силі документа на паперовому носієві, підписаного власноручним підписом правомочної особи та скріпленого печаткою.

Електронний цифровий підпис володіє всіма основними функціями власноручного підпису [18]:

- засвідчує те, що отриманий документ надійшов від особи, що підписала його;

- гарантує цілісність і захист від виправлень підписаного документа;

- не дає можливості особі, яка підписала документ, відмовитися від зобов’язань, що виникли в результаті підписання цього електронного документа.

Безпека використання ЕЦП забезпечується тим, що засоби, які використовуються для роботи з ЕЦП, проходять експертизу і сертифікацію в Департаменті спеціальних телекомунікаційних систем СБУ, яка гарантує неможливість зламу і підробки ЕЦП.

Переваги ЕЦП:

- юридична сила електронних документів, підписаних ЕЦП, законами України прирівнюється до юридичної сили документів з власноручним підписом або друком, а також створює правову основу для застосування ЕЦП і здійснення юридично значущих дій шляхом електронного документообігу.

- конфіденційність і безпека інформації. Використовуючи ЕЦП, користувач дістає додаткову можливість шифрування документів. Завдяки надійним криптографічним алгоритмам забезпечується конфіденційність інформації, яка має на увазі неможливість доступу до неї будь-якої особи.

- безпека використання ЕЦП забезпечується тим, що програмне забезпечення, яке використовується для роботи з ЕЦП, пройшло експертизу і сертифікацію в Департаменті спеціальних телекомунікаційних систем СБУ, яка гарантує неможливість зламу і підробки ЕЦП.

- можливість ведення електронного документообігу з державними структурами та можливість використовувати одні і ті ж засоби ЕЦП при обміні даними зі всіма міністерствами, відомствами, при подачі звітності до будь-яких контролюючих органів на території України.

- удосконалення бізнес-процесів на підприємстві істотно скорочує об’єми паперової бухгалтерської документації, економить час співробітників і витрати підприємства, пов’язані з укладенням договорів, оформленням платіжних документів.

- ведення ділових відносин на сучасному рівні використання ЕЦП істотно прискорює проведення численних комерційних операцій, виключає необхідність додаткових зустрічей і багатогодинних переговорів.

- електронний цифровий підпис – ефективне рішення для всіх, хто хоче йти в ногу з новими вимогами часу. Документи, підписані електронним цифровим підписом, можуть бути передані до місця призначення протягом декількох секунд. Всі учасники електронного обміну документами дістають рівні можливості незалежно від їх віддаленості один від одного.

Електронний документообіг (оборот електронних документів) – сукупність процесів створення, обробки, відправки, передачі, отримання, збереження, використання і знищення електронних документів, які відбуваються із застосуванням перевірки цілісності і, у разі потреби, з підтвердженням факту отримання таких документів.

В Законі «Про електронні документи та електронний документообіг» указується, що обов’язковим реквізитом електронного документа є електронний цифровий підпис, який використовується для ідентифікації автора і/або підписувача електронного документа іншими суб’єктами електронного документообігу. Накладенням електронного підпису закінчується створення електронного документа.

При підписанні електронного документа його початковий зміст не змінюється, а додається блок даних – електронний цифровий підпис.

Отримання цього блоку можна розділити на два етапи:

На першому етапі за допомогою програмного забезпечення і спеціальної математичної функції обчислюється так званий «відбиток повідомлення» (message digest).

Цей відбиток має наступні особливості: фіксовану довжину, незалежно від довжини повідомлення; унікальність відбитку для кожного повідомлення; неможливість відновлення повідомлення по його відбитку.

Таким чином, якщо документ був модифікований, то зміниться і його відбиток, який відобразиться при перевірці електронного цифрового підпису.

На другому етапі відбиток документа шифрується за допомогою програмного забезпечення і особистого ключа автора.

Таким чином, обчислення відбитку документа захищає його від модифікації сторонніми особами після підписання, а шифровка особистим ключем автора підтверджує авторство документа.

Переваги використання електронного документообігу [18]:

- перехід до зручнішого, швидшого і економнішого безпаперового документообігу;

- удосконалення процедури підготовки, подачі/доставки, обліку і збереження документів, їх аутентифікація, цілісність, конфіденційність і неспростовність;

- криптографічний захист інформації (електронних документів) при їх передачі відкритими каналами;

- мінімізація фінансових ризиків за рахунок підвищення конфіденційності інформаційного обміну документами;

- економія ресурсів за рахунок використання оперативного електронного архіву;

- можливість швидкого пошуку і перегляду електронних документів, а також визначення їх юридичної сили по ЕЦП;

- значне скорочення процедури підписання договорів, оформлення і подачі податкової і фінансової звітності;

- швидкий і надійний обмін електронними документами з партнерами, контрагентами незалежно від віддаленості адресата.