В Олександрівському автодоріг застосовується Журнально-ордерная форма бухгалтерського обліку, яка грунтується на широкому застосуванні системи накопичувальних і групувальних облікових регістрів - журналів-ордерів і допоміжних відомостей до них.

Записи в журнали-ордери (основні регістри) здійснюються безпосередньо на підставі виправдних документів в міру їх надходження і опрацювання (без складання меморіальних ордерів). При значній кількості однорідних документів по операціях їх дані попередньо групують у допоміжних відомостях, місячні підсумки яких переносять потім у відповідні журнали-ордери.

У журналах-ордерах хронологічний і систематичний облік суміщені. Звідси зрозуміла і сама назва цих регістрів: вони одночасно служать журналами (оскільки записи в них здійснюють в хронологічному порядку) і ордерами (оскільки місячні підсумки журналів-ордерів за кореспондуючими рахунками замінюють собою меморіальні ордери).

За зовнішнім виглядом журнали-ордери являють собою окремі аркуші-регістри багатографної форми, призначені для кредитових записів того балансового рахунка, операції по жому облічуються в даному журналі-ордері. В окремих графах журналу-ордера вказані рахунки, які кореспондують з кредитом даного рахунка. Формат цих регістрів, розміщених граф і порядок записів залежать від особливостей облічуваних операцій. В усіх регістрах завчасно надрукована типова кореспонденція рахунків. Кожному журналу-ордеру присвоюють постійний номер.

Для запобігання повторних записів журнали-ордери побудовано за кредитовою ознакою: всі господарські операції відображають по кредиту даного синтетичного рахунка і дебету корес­пондуючих з ним рахунків. Кредитову ознаку взято в основу будови журналів-ордерів тому, що вона більшою мірою, ніж дебетова, відповідає характеру здійснюваних операцій. Кредит рахунка в більшості випадків показує мовби початок руху засобів, звідки вони надходять, а дебет - його закінчення, тобто куди засоби надходять або де вони використані.

Записи господарських операцій в журнали-ордери здійснюють за шаховим принципом, який полягає в тому, що за один робочий прийом суму господарської операції записують одночасно по дебету і кредиту кореспондуючих рахунків. Це дає змогу значно скоротити кількість облікових записів, зменшити обсяг облікової роботи і підвищити якість самого обліку Всі кредитові обороти по синтетичному рахунку збираються в одному журналі-ордері. Дебетові обороти по цьому рахунку одержують відображення в тих журналах-ордерах, у яких роблять записи на рахунках, що кореспондують з дебетом даного рахунка. Тому загальна сума дебетового і кредитового обороту по кожному синтетичному рахунку може бути одержана тільки шляхом вибірки з відповідних журналів-ордерів.

Як виняток, для посилення контролю за рухом і збереженням грошових коштів, по окремих рахунках ("Каса", "Поточний рахунок", "Валютний рахунок" та деяких інших) поряд з журналами-ордерами за кредитовою ознакою ведуть допоміжні відомості по дебету цих рахунків.

Отже, при журнально-ордерній формі бухгалтерського обліку будова облікових регістрів забезпечує поточний запис господарських операцій за шаховим принципом.

По деяких синтетичних рахунках ("Каса", "Поточний рахунок", "Розрахунки з постачальниками і підрядчиками" тощо) ведуть окремі журнали-ордери. Проте, більшість журналів-ордерів призначені для запису операцій не по одному, а по декількох взаємопов'язаних рахунках.

Отже, важливою особливістю будови окремих журналів-ордерів є поєднання в одному обліковому регістрі синтетичного й аналітичного обліку.

По рахунках, які охоплюють велику кількість облічуваних об'єктів (основні засоби, матеріали, паливо, розрахунки по оплаті праці тощо), аналітичний облік ведуть так само, як і при інших формах обліку - на картках або в книгах. Аналітичний облік касових операцій, як і при інших формах обліку, здійснюється у Касовій книзі.

Однією із суттєвих переваг журнально-ордерної форми обліку перед іншими формами є пристосованість облікових регістрів для складання звітності. Для цього в журналах-ордерах завчасно передбачають перелік показників звітності, за якими і здійснюється поточний облік. Це дає змогу без додаткових вибірок і розрахунків одержувати безпосередньо із облікових регістрів інформацію для складання звітності.

Таким чином, важливою особливістю журналів-ордерів є пристосованість облікових регістрів для складання звітності.

Як зазначалося раніше, записи у журнали-ордери здійснюють у хронологічному порядку в міру надходження і опрацювання документів. На кожному документі вказують номер журналу-ордера і порядковий номер запису. Відпрацьовані документи зберігають у окремих папках і підшивають в порядку послідовності зроблених записів у журналі-ордері, що забезпечує можливість швидкого знаходження потрібного документа. Журнали-ордери можуть складатися також за допомогою використання обчислювальної техніки.

Наприкінці місяця по кожному журналу-ордеру підводять підсумки зроблених записів, які обов'язково звіряють з документами, які послужили підставою для записів. Загальний підсумок по кредиту рахунка в журналі-ордері порівнюють з підсумками кореспондуючих по дебету рахунків. Це забезпе­чує перевірку правильності облікових записів без складання оборотних відомостей. Оборотні відомості складають тільки по тих рахунках, по яких ведуть картки (книги) аналітичного обліку.

Після закінчення місяця журнали-ордери і допоміжні відомості до них підписуються працівниками бухгалтерії, що складали їх, і головним бухгалтером. Місячні обороти журналів-ордерів переносять у Головну книгу, про що роблять відповідні позначки.

Головна книга призначена для щомісячного узагальнення даних поточного обліку журналів-ордерів, перевірки правильності облікових записів і складання балансу. Для кожного синтетичного рахунка в Головній книзі відводять окрему сторінку, а для запису місячних оборотів журналів-ордерів - окремий рядок. Кредитові обороти журналів-ордерів у Головну книгу переносять загальним підсумком (оскільки розгорнуто за кореспондуючими рахунками вони відображаються у журналі-ордері); дебетові обороти записують окремими сумами із різних журналів-ордерів (щоб показати кореспонденцію дебетового обороту). Таким чином, журнали-ордери і Головна книга взаємно доповнюють одне одного і дають розгорнуту кореспонденцію по дебету і кредиту кожного синтетичного рахунка.