Задание 1. Работа с контактами.

1. Создать контакт. Полное имя: Александр Петров. Должность: главный архитектор. Организация: строительная компания. Ввести адрес и номера телефонов, факс, электронную почту. Добавить к контакту рисунок. Создать ему визитную карточку. Написать о нем какую-нибудь заметку.

2. Ввести контакт для человека из той же организации (Действия → Создать контакт в той же организации). Отредактировать контакт. Для этого: в группе Подробности ввести название отдела, дату рождения и другие данные → щелкнуть кнопку К исполнению и выбрать Добавить напоминание → ОК → просмотреть список контактов По категориям и в виде Адресные карточки.

3. Создать группу контактов. Например, директор имеет 4-х заместителей. Для этого выбрать Действия → Создать список рассылки → находясь в строке Имя, щелкнуть в группе Участники кнопку Добавить → набрать, например, Александр Петров и адрес электронной почты→ ОК. Задать таким же способом еще трех человек.

4. Запланировать собрание через папку Календарь с использованием готовых Контактов: Календарь → Действие → Создать встречу → тема: Совещание→ место: Офис → указать дату и время начала и конца совещания (текущая дата и время: с 9:00 до 10:00) → в группе Показать кнопка Планирование → кнопка Другие → Добавить из адресной книги → в списке Адресная книга выбрать пункт Контакты → Александр Петров → кнопка Обязательный → ОК → слева от имени Александр Петров щелкнуть по кнопке Отправить приглашение этому участнику → Сохранить и закрыть.

5. Отправить письмо. Текст, набранный в Word, можно отправить по адресу из папки Контакты. Для этого: выбрать Контакты → выделить запись Александр Петров → Контакты → Действия → Новое письмо → запустится Word, в котором откроется Мастер писем → установить флажок Строка даты → в списке Шаблон выбрать Стандартное письмо → кнопка Далее → на вкладке Получатель в поле Имя получателя уже указано имя и адрес доставки → Приветствие: официальное → Далее → Элементы письма: тема: Инструкция → Далее → на вкладке Отправитель в списке Адресная книга выбрать другого адресата → OK → Готово. Далее ввести следующий текст письма: Находясь за компьютером, надо быть предельно внимательным. Во избежание несчастного случая, поражения электрическим током, поломки оборудования, рекомендуется выполнять правила по технике безопасности.

Задание 2. Создание элементов Дневника.

1. Создать запись в дневнике. Например, нужно дать поручение коллеге и зафиксировать это в дневнике. Для этого:

а) Создать запись: Контакты → захватить левой кнопкой мыши карточку Александр Петров и перетащить ее на значок Дневник → откроется окно диалога → в поле Тип выбрать Разговор → в поле заметок (внизу окна) записать тему разговора: Хранение информации → зафиксировать время и длительность события (15 минут) → сохранить и закрыть.

б) Просмотреть запись: щелкнуть Список папок → из списка выбрать Дневник → выбрать режим просмотра По типу → щелкнуть в строке Тип записи:Разговор → щелкнуть правой кнопкой мыши на строке и выбрать: Открыть, Удалить и т.д.

2 Работа с телефоном. MS Outlook может автоматически набирать номер телефона контакта (если есть модем и подключение). При этом фиксируется длительность разговора и запись о нем в дневнике. Для этого выбирать Контакт → выделить Александр Петров → на Панели инструментов щелкнуть кнопку Набрать номер → откроется диалоговое окно Новый звонок. В нем:

а) выбрать нужный номер;

б) щелкнуть кнопку Свойства соединения и просмотреть все параметры;

в) чтобы звонок фиксировался в дневнике, поставить галочку в пункте При каждом звонке создавать запись в дневнике;

г) щелкнуть кнопку Параметры соединения → в окне добавить настройки для быстрого набора номера;

д) при щелчке на кнопке Позвонить MS Outlook набирает номер → снять трубку и щелкнуть Разговор → после окончания щелкнуть Закончить звонок. При этом откроется запись в дневнике, в которой указаны контакт и продолжительность разговора → Сохранить и закрыть.

Задание 3. Создание заметок Создать заметку следующего содержания: «MS Outlook – это электронный организатор деловой жизни. Это приложение обрабатывает сообщения электронной почты, планирует и управляет контактами, ведёт дневник событий, служит для размещения текущих задач и отслеживания процесса их выполнения.»

Задание 4. В заметке установить следующие параметры: цвет – лиловый, размер – мелкий. Установить шрифт Arial, начертание: жирный курсив, размер: 14.

Практическая работа № 7