В перщому розділі нашої розрахунково-графічної роботи ми здійснимо огляд основних офісних програм в літературі. Ми розглянемо такі програми як ”1C:Бухгалтерия7.7”, ”Парус-предприятие7.11”,“Галактика”, ”MS Office 2003”.

”1C:Бухгалтерия7.7”. Зараз це найбільш розповсюджена програма ,що використовується для ведення бухгалтерського обліку і на основі його данних управлінського обліку(Нова версія 1С:Предприятие8.0 і його складова 1C:Бухгалтерия8.0 не користуються такою популярністю).

"1С: Бухгалтерия 7.7" - цс програма для ведения бухгалтерського облiку, що може застосовуватись на пiдприємствах рiзних форм власностi та видiв дiяльностi. Класифiкацiйнi ознаки, програми наведенi в табл. 1.1.

Таблица 1.1. Ознаки програми “1С: Бухгалтерия 7.7" та їх характеристика

В програмi також реалiзованi можливостi ведення на одному робочому мiсцi бухгалтерського облiку декiлькох пiдприємств, ведення облiку паралельно в декiлькох робочих планах рахункiв, багатовимiрного та багаторiвневого аналiтичного облiку, кiлькiсного та валютного облiку.

Програма мае однокористувацьку i мережеву версiї. Для користувачiв програми є декiлька режимiв роботи, набiр яких рiзний залежно вiд версiї програми (рис. 1.1).

Рис.1.1Режими роботи в програмi "1С: Бухгалтерия 7.7"

Програма“Парус-Предприятие7.11” є комплекною програмою автоматизації обліку підприємств малого і середнього бізнесу.

Програма складається з функцiонально вiдокремлених модулiв: "Администратор", "Бухгалтерия", "Реализация и склад", кожей з яких мiстить один або декiлька додаткiв, тобто програм, що працюють в ОС МS Windows.

Модуль "Администратор" призначений для використання головним
бухгалтером або програмiстом. Дании модуль дозволяє виконувати ряд
наступних функцiй: управлiння базами даних (створення баз даних, їх оновлення та перетворення, створення резервних копiй, вiдновлення цiлiсностi, встановлення загальнопрограмних параметрiв тощо); контроль за дiями користувачiв (реєстрацiя користувачiв програми, розподiл прав доступу користувачiв до роздiлiв iнформацiї та функцiй програми); виходу з нештатних ситуацiй, пов'язаних як зi збоями в роботi обладнання, так i з помилками персоналу.

Модуль "Реализация и склад" є самостiйним програмним компонентом. Цей модуль може використовуватись i без програми бухгалтерського облiку, однак повною мiрою його переваги реалiзуються при роботi разом з бухгалтерським модулем на однiй базi даних. Саме в цьому випадку вся необхiдна iнформацiя з модуля "Реализация и склад" одразу надходить в бухгалтерський модуль, обробляється там i повертається у виглядi готових документiв. Характерна особливiсть модуля полягає у використаннi механiзму особових рахункiв контрагентiв, що передбачає вiдкриття для кожного контрагента (покупця, постачальника) особового рахунку (одного або декiлькох), на якому ведеться облiк фiнансових (вхiднi i вихiднi платiжнi доручення, касовi ордери) i товарних (вiдпуск, повернення, поставка товарiв та послуг) взаєморозрахункiв з контрагентами. Це дає можливiсть iндивiдуального пiдходу до кожного клiєнта, миттєвого отримання iнформацiї про взаєморозрахунки з ним, проведения взаємозалiкiв, зручної обробки оплати одним платiжним дорученням по декiлькох операцiях.

Модуль "Бухгалтерия " призначений для ведення облiку господарських операцiй, роботи з первинними документами та для складання бухгалтерської звiтностi. Водночас в програмi "Парус-Предприятие7.11" даний модуль є об'єднуючою ланкою для всiх iнших функцiональних модулiв, що дозволяє програмi працювати злагоджено та органiчно. Вiн дозволяє вести бухгалтерський облiк, використовуючи кiлька планiв рахункiв паралельно, вести кiлькiсний та валютний облiк, а також використовувати рiзнi розрiзи аналiтики при веденнi аналiтичного облiку.

В процесi встановлення програми користувачем здiйснюється самостiйний вибiр модулiв для встановлення. В цiлому охарактеризувати програму можна використовуючи певнi класифiкацiйнi ознаки (табл. 1.2).

Таблиця 1.2. Характеристика програми 'Парус-Предприятие 7.11"

Програма "Галактика" є багатокористувацькою комплексною системою автоматизацiї управлiння пiдприємством, яка охоплює всi аспекти його внутрiшньої i зовнiшньої господарської дiяльностi.

Значною вiдмiннiстю програми "Галактика" вiд iнших програм є комплексний пiдхiд до проблеми автоматизацiї пiдприємства, що охоплює всi сфери управлiння сучасним пiдприємством, включаючи фiнансове i господарське планування, управлiння кадрами, бухгалтерський облiк, управлінський облік, оперативне управлiння. Вирiшення перерахованого комплексу задач забезпечується контурами. Контур - це сукупнiсть програмних модулiв дпя виконання однорiдних задач. В програмi "Галактика" їх є чотири:

- "Контур административного управления ";

- "Контур оперативного управления ";

- "Контур управления производством ";

- "Контур бухгалтерского учета ".

Модульний принцип побудови програми "Галактика" дозволяє залежно вiд виробничо-економiчної необхiдностi використовувати окремi програми i модулi або комбiнувати їх за умови встановлення всiх модулiв програми.

Пакет офісного програмного забезпечення є, поза сумнівом, головним «робочим інструментом» практично будь-якого корпоративного комп’ютера. «Найсвіжіші» версії офісного пакета Microsoft — Office 2000, Office XP і Office System 2003. Набір основних прикладних програм, які входять до пакета, залишається незмінним: це текстовий процесор MS Word, програма для роботи з електронними таблицями MS Excel, програма підготовки презентацій MS PowerPoint, СУБД (система управління базами даних) MS Access і програма для роботи з електронною поштою і контактами MS Outlook. Однак у кожній новій версії Office є значні зміни, пов’язані з поліпшенням функціональності стандартних прикладних програм та поповненням пакета новими програмами. Наприклад, в Office ХР додано підтримку мови XML, а в Office 2003 здійснено переклад на XML формату офісних документів. У ХР з’явилася можливість цифрового підпису документів, в Office 2003 цю функцію поліпшено. Крім того, до складу Office 2003 увійшло кілька нових програм: OneNote (ведення ділових записів і від руки, і з клавіатури), InfoPath (збирання й аналіз корпоративної інформації), SharePoint (представлення корпоративних даних у мережі (Intranet, VPN) тощо.

Залежно від потреби компанії можна придбати MS Office у базовому варіанті Standard або розширеному Professional (до нього, зокрема, входить СУБД MS Access). Крім того, програми, які входять до пакета, можна купити й окремо. Однак у такому разі треба бути упевненим, що додаткова функціональність MS Office не буде запитана, оскільки дві «окремих» прикладних програми можуть коштувати дорожче, ніж весь пакет Standard.

Огляд періодичних видань

У конкурентній боротьбі перемагає лише той, хто швидше за інших реагує на зміни в бізнесі та приймає правильні рішення. На жаль, на більшості наших середніх і великих підприємств топ-менеджери та власники компаній можуть отримувати достовірну інформацію про стан справ у компанії тільки через визначений проміжок часу. Здебільшого — після “закриття” звітного періоду за допомогою так званої висхідної звітності: від нижчестоящих підрозділів до вищестоящих. Але сучасних керівників уже не задовольняє такий стан справ, коли вони отримують фактичну облікову інформацію після “закриття періоду”, тобто на 15-20 число наступного місяця. І, як завжди, з’являються засоби, які допомагають вирішити цю проблему. Наприклад, автоматизовані системи управління. При цьому слід відрізняти планову закупівлю комп’ютерів від питання автоматизації діяльності підприємства.

Програмне забезпечення від Microsoft.Для роботи з ПЗ від Microsoft потрібно мати на це ліцензію. Існує кілька способів придбання ліцензій на програмні продукти Microsoft. Індивідуальні користувачі або організації, зацікавлені в придбанні програмного забезпечення до наявних у них комп’ютерів, в роздрібній торговій мережі можуть придбати Full Package Products — коробки, що містять ліцензійну угоду, носій з продуктом і документацію.

Ліцензії для організації краще придбавати за програмами корпоративного ліцензування. Це зручний і вигідний спосіб придбання ліцензій на програмне забезпечення Microsoft зі знижкою, розмір якої визначається обсягом замовлення.

Microsoft пропонує такі програми корпоративного ліцензування: Open License. Придбання постійних ліцензій на програмне забезпечення для корпоративних клієнтів та освітніх установ. Для участі в цій програмі потрібно замовити щонайменше п’ять ліцензій на продукти Microsoft у будь-якому наборі. Multi-Year Open License. Придбання постійних ліцензій на виплат. Організація може на свій вибір включити в угоду будь-яку кількість комп’ютерів від п’яти ПК (ця опція називається Multi-Year Open Volume) чи ліцензувати весь свій комп’ютерний парк, отримавши вигідніші цінові умови (Multi-Year Open Enteprise). Open Subscription License. Підписка на використання програмного забезпечення (термін дії ліцензії обмежений). Призначена для організацій з кількістю комп’ютерів більше ніж п’ять, готових обрати платформу Microsoft як корпоративний стандарт. Програма передбачає щорічну оплату права користування ПЗ з можливістю викупу постійних ліцензій після закінчення трьох років дії підписки. Учасники програми отримують автоматичний доступ до нових версій продуктів. Enterprise Agreement та Enterprise Agreement Subscription. Ці програми ліцензування призначені для організацій з кількістю комп’ютерів понад 250, готових обрати платформу Microsoft як корпоративний стандарт. Учасники програми також отримують автоматичний доступ до нових версій продуктів. Обов’язкова умова участі в програмі — ліцензування всього парку комп’ютерів в організації. Note Enterprise Agreement — придбання постійних ліцензій (з необмеженим терміном дії) на виплат. Оплата за ліцензії здійснюється рівними частинами впродовж трьох років. Note Enterprise Agreement Subscription — підписка на використання програмного забезпечення (термін дії ліцензії обмежений). Щорічна оплата з можливістю викупу постійних ліцензій по закінченні трьох років дії підписки.

На сьогодні найпоширенішими клієнтськими операційними системами Microsoft є Windows 98, Windows 2000 чи Windows XP, як серверні — Windows 2000 Server та Windows Server 2003. Вибір залежить від нинішньої потреби з урахуванням прогнозу на майбутнє. Наприклад, якщо парк комп’ютерної техніки не найпотужніший, цілком можна обійтися Windows 98 як клієнтською ОС. Однак якщо планується згодом модернізувати комп’ютерну техніку і перейти на сучасніше ПЗ, є сенс придбати ліцензії з правом оновлення (Software Assurance).

Асортимент офісного ПЗ не вичерпується програмами з пакета MS Office. Взяти, наприклад, бухгалтерський облік: навіть невеликі фірми виконують його за допомогою комп’ютерних програм. «Флагманом» комп’ютерного бухобліку в Україні є програма «1С:Бухгалтерія», яка входить до пакета «1С:Підприємство». За її допомогою можна вести облік касових і банківських операцій, розрахунків з покупцями й постачальниками, витрат на виробництво і випуск продукції та багато іншого. Нині найпоширенішою є версія 7.7. Торік «1С» випустила нову версію «1С:Підприємство 8.0.», яка має модульну структуру і серед багатьох функцій забезпечує і ведення бухгалтерського і управлінського обліку.

Пропозиція на ринку ПЗ для обліку не обмежується однією лише «1С:Бухгалтерія». Наприклад, програмний комплекс «Бест-про» (розробник — компанія «Інтелект-сервіс»), який підтримує стандарт MRP II, дає можливість вирішувати комплексні облікові завдання, зокрема, з фінансового, управлінського й податкового обліку. Програма «БЕСТ-ЗВІТ» виконує дещо інше завдання, а саме — автоматизація контролю господарської діяльності. Програма містить повний комплект бланків звітів, спрощує процедуру їхнього заповнення й передачі у держоргани.

Постійні в останні кілька місяців масштабні вірусні атаки ще раз підтвердили важливість захисту корпоративної інформації. Найпоширеніший антивірусний продукт — «Антивірус Касперського» — має у своєму складі антивірусний сканер, ревізор змін даних і модуль фонового перехоплення скрипт-вірусів. Версія Business Optimal, призначена для боротьби з вірусами в мережах малих і середніх компаній, забезпечує захист не лише робочих станцій, а й поштових шлюзів і файл-серверів. Крім «Антивіруса Касперського» добре себе зарекомендувало багато інших антивірусних програм. Зокрема, Dr. Web від російської компанії «ДіалогНаука» (є як версії для окремих робочих станцій під Windows, так і комплексне рішення Enterprise Suite для захисту мережі масштабу підприємства).

Новинки ПЗ для здійснення обліку. Програмнй продукт «Головбух».

Розробка «Київської комп’ютерної лабораторії», удосконалена і налагоджена фахівцями компанії «Удача Баланс», зайняла гідне місце в ряду висококласних українських облікових програм. У ній автоматизовані всі розділи бухгалтерського обліку: банк, каса, основні засоби, матеріали, розрахунки з постачальниками, покупцями, синтетичний і багаторівневий аналітичний, багатовалютний сумовий і кількісний облік. Розвинутий інструментарій податкового й управлінського обліку дозволяє автоматично формувати всі стандартні звіти: журнали-ордери й оборотні відомості, Головну книгу і баланс із детальним розшифруванням підсумкових сум. У програмі також реалізовано можливості ведення складського обліку, роздрібних і оптових торгових операцій, зв’язок з касою забезпечується в режимі фіскального принтера.

Є можливість передати дані з «Головбуха» у заздалегідь налаштований файл (шаблон) MS Word. Для цієї мети використовується механізм OLE. Перевагою програми є простий зв’язок з Excel, можливість передачі даних у таблицю й імпорт із таблиць, з наступним роздрукуванням або збереженням файла. Реалізовано також механізм імпорту даних з різних систем «клієнт-банк» у програму.

Від купівлі до роботи

Програма «Головбух» буде затребувана не тільки підприємствами, яких приваблюють її широкі можливості, а й невеликими фірмами, що розвиваються. Така універсальність закладена в самому принципі побудови роботи програми. Принцип цей полягає в тому, що в програмі функціональні можливості на всі випадки життя не закладені від початку, а нав­паки — настроювання робляться з урахуванням індивідуальних потреб користувача. Це дозволяє уникнути надлишкової функціональності, яка часто виявляється непотрібною, величезного розміру програми, а отже, і помилок у роботі. Конкретному користувачу встановлюються тільки необхідні йому компоненти, які при потребі можна легко розширити. Саме за рахунок індивідуальних оптимальних настроювань досягаються максимальна швидкість і стабільність роботи програми.

Бухгалтер-практик повинен “відчувати” систему, розуміти, як працюють її алгоритми, до чого приведе та чи інша дія. Бухгалтер повинен бути упевнений в тому, що Система не зробить самостійно яких-небудь неузгоджених з ним дій, чи то створення додаткових проводок, розрахунку курсової різниці тощо.

Програма автоматично виловить помилкові проведення (наприклад, проведення між балансовими і позабалансовими рахунками або такі, в яких одного з рахунків нема у плані рахунків).

Програма «Головбух» має пов­ністю відкриту архітектуру. Це значить, що досвідчений користувач самостійно може варіювати функціональність програми за допомогою додавання або модифікування описувачів фінансових документів.

Екранні форми довідників і документів програми «Головбух» задаються у файлах-описувачах, які можна редагувати будь-яким текстовим редактором або програмою «Генератор форм». Це дозволяє легко створювати і підключати нові документи й аналітичні довідники. При цьому враховуються будь-які вимоги користувача до складу полів довідників і документів. На основі платформи можна в найкоротший термін створювати унікальні прикладні модулі для вирішення будь-яких управлінсько-фінансових завдань. Усі новостворені рішення будуть базуватися на даних бухгалтерського обліку без необхідності експортних операцій.

Безпомилковий облік

Бухгалтерія — це насамперед правильний облік господарських операцій, що здійснюються на підприємстві. Коректне створення їх є запорукою не тільки правильності нарахування податків, а й ефективного керування фінансами. У програмі «Головбух» процес створення господарської операції надзвичайно простий навіть для недосвідченого бухгалтера. Досить вибрати з довідника проведень назву операції, і програма автоматично згенерує необхідні проведення. Дерево довідника відрізняється зручною візуалізацією і до того ж дозволяє настроїти автоматичний розрахунок показників за кожним проведенням.

Ну, а якщо все-таки з якої-небудь причини при створенні операції закралася помилка, «Головбух» автоматично знайде її. Для цієї мети в програмі є спеціальний звіт «Поиск ошибок в проводках». Він виводить на екран вікно з переліком помилкових проведень, з розшифровкою помилок і їх кількістю. Якщо проведення коректне, то виводиться повідомлення Ошибок не обнаружено!!!. Помилковими вважаються проведення, що порушують баланс.