Данный резерв позволяет равномерно распределить затраты организации на оплату отпусков работников в течение календарного года в целях избежания завышения себестоимости продукции (работ, услуг) за отдельные отчетные периоды. Суммы резерва предназначены не только для финансирования затрат, связанных с выплатой среднего заработка за отпуск, но также и для денежной компенсации за отпуск, выплачиваемой увольняемым работникам, не использовавшим на день увольнения своего права на отпуск полной или частичной продолжительности.

Согласно действующему трудовому законодательству все работники имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск, складывающийся из двух частей – основного и дополнительного отпуска. В соответствии со ст. 115 Трудового кодекса Российской Федерации продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет не менее 28 календарных дней. Для отдельных категорий работников действующее законодательство предусматривает удлиненные основные отпуска.

Ежегодные оплачиваемые дополнительные отпуска в соответствии со ст. 116 Трудового кодекса РФ предоставляются следующим работникам:

-занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;

-имеющим особый характер работы;

-с ненормированным рабочим днем;

-работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;

-в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Кроме того, организации с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников. Порядок и условия их предоставления определяются коллективным договором или нормативными актами организации. Следует отметить, что во всех случаях общая продолжительность отпусков, за которые выплачивается денежная компенсация за неиспользованный отпуск, определяется совокупностью ежегодных основных и дополнительных отпусков. Различается же только порядок определения источника покрытия расходов в зависимости от того, предусмотрен отпуск законодательными актами или же нормативными актами организации.

К дополнительным отпускам, затраты на оплату которых могут быть отнесены за счет создаваемого в организации резерва, относятся:

-дополнительный отпуск за вредные и (или)опасные условия труда;

-отпуск за ненормированный рабочий день и др.

Отметим, что за счет созданного в организации резерва расходов могут быть списаны только затраты на отпуск, предоставленный за текущий рабочий год и рассчитанный в порядке, установленном Минтруда России для расчета среднего заработка. Ежегодный отпуск предоставляется за каждый рабочий год, в связи с чем до наступления следующего рабочего года новый отпуск предоставлен быть не может.

Правила расчета ежемесячных отчислений на создание резерва нормативными актами не установлены. Поэтому организация имеет право самостоятельно избрать способ определения ежемесячной суммы отчислений, которая складывается из сумм отпускных, единого социального налога и страховых тарифов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Заслуживают внимания следующие способы расчетов.

Вариант 1. Сумма ежемесячных отчислений определяется как 1/12 от планируемой годовой суммы оплаты отпусков.

Вариант 2. Сумма резерва определяется ежемесячно исходя из процента от начисленного месячного фонда оплаты труда. Такой процент может рассчитываться на основании предыдущего года как отношение суммы оплаты отпусков с учетом ЕСН и отчислений на страхование от несчастных случаев) к годовому фонду оплаты труда.

Иногда организация предоставляет отпуск за текущий год в следующем году. В этом случае действующие нормативные документы дают организации право иметь остаток резерва на оплату отпусков работников на начало нового года. Согласно п.3.50 Методических рекомендаций по инвентаризациии мущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.95 г.№ 49, резерв на предстоящую оплату отпусков, отражаемый в годовом балансе, должен быть уточнен исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда работников и обязательных отчислений во внебюджетные фонды. В случае превышения фактически начисленного резерва над суммой подтвержденного инвентаризацией расчета в декабре отчетного года производится сторнировочная запись издержек производства и обращения, а в случае недоначисления делается дополнительная запись по включению дополнительных отчислений в издержки производства и обращения. Если организация решила изменить свою учетную политику и в новом году не создавать резервов на оплату отпусков, то неиспользованный остаток резерва подлежит присоединению к финансовому результату организации и отражается оборотом за январь нового года.

За счет создаваемого в течение года резерва на предстоящую оплату отпусков списываются фактически начисленные суммы среднего заработка за предоставленные работникам основные и дополнительные отпуска, а также суммы отчислений в государственные внебюджетные фонды с начисленных в пользу работников сумм. Не могут быть списаны за счет создаваемого резерва затраты на оплату следующих видов отпусков:

-предоставленных в нарушение требований действующего законодательства (например, предоставлен второй отпуск до истечения текущего рабочего года; предоставлен отпуск большей продолжительности, чем предусмотрено нормативными актами Российской Федерации и т.п.);

-предоставленных по коллективному (трудовому) договору, тогда как нормативными актами Российской Федерации таковых не предусмотрено;

-предоставленных по коллективному (трудовому) договору, но большей продолжительности, чем это предусмотрено нормативными актами Российской Федерации.

Невозможность отнесения расходов на такие отпуска за счет созданного резерва обусловлена тем обстоятельством, что отчисления в резерв относятся на себестоимость продукции (работ, услуг), тогда как затраты на указанные отпуска могут быть профинансированы только из собственных средств организации (из нераспределенной прибыли).