Объектами аудита расчетов по заработной плате являются первичная информация, в качестве которых в основном используются унифицированные формы первичной документации по оплате труда, разработанные Госкомстатом РФ в 2004 г., а также регистры бухгалтерского учета и отчетность.

Источниками информации для проведения аудита операций по расчетам по заработной плате рабочих и служащих является совокупность документов по учета труда и заработной плате, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, установленных Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» [7].

Особенность документов по личному составу в их одновременной унификации в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной и первичной учетной [28, c. 11]. Учетом личного состава предприятия занимается отдел кадров, а на предприятиях среднего и малого бизнеса специальный работник, назначенный руководителем предприятия, либо эти функции возлагаются на бухгалтера. В ОАО «Городищеремтехснаб» обязанность по ведению учета личного состава возложена на службу бухгалтерии.

Первичными документами по учету численности рабочих и служащих и их движения являются приказы (распоряжения) о приеме, увольнении или переводе на другую работу и о предоставлении отпусков. Приказ по личному составу можно рассматривать как документ распорядительного действия, подтверждающего наличие юридического факта возникновения (изменения, прекращения и др.) трудового договора. Однако этот же приказ регистрирует факт возникновения (расторжения) трудовых правоотношений, и в этом случае он является первичным учетным документом, служащим основанием для создания других учетных документов.

По учету личного состава в настоящее время используются следующие документы:

- Т-1 Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;

-Т-1а Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу;

- Т-2 Личная карточка работника;

- Т-2ГС Личная карточка государственного(муниципального) служащего;

- Т-3 Штатное расписание;

- Т-4 Учетная карточка научного, научно-педагогического работника;

- Т-5 Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;

- Т-5а Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу;

- Т-6 Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

- Т-ба Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам;

- Т-7 График отпусков;

- Т-8 Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);

- Т-8а Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);

- Т-9 Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

- Т-9а Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку;

- Т-10 Командировочное удостоверение;

- Т-10а Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

- Т-11 Приказ (распоряжение) о поощрении работника;

- Т-11а Приказ (распоряжение) о поощрении работников [7].

Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1, Т-1а) является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-правовых форм и форм собственности. Форма применяется для учета вновь принятых на работу. Подписанный руководителем организации приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу бухгалтер заполняет личную карточку, делает отметку о зачислении на работу в трудовой книжке и открывает лицевой счет или соответствующий ему документ, в котором фиксируется идентификационный номер плательщика, номер страхового свидетельства, и другие сведения о сотруднике, а также называется структурное подразделение, отмечаются № приказа и дата приема на работу (перевода, увольнения, изменений в оплате труда), должность, форма оплаты, тарифная ставка, виды и время отпуска, и тому подобная информация.

Личная карточка (форма № Т-2) заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома (свидетельства), на основании опроса работника. Коды профессии и специальности указываются по общероссийским классификаторам профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и отражаются в личной карточке. Свободные строки могут при необходимости заполняться данными по усмотрению организации. В разделах IX «Дополнительные сведения» для полноты учета лиц, обучающихся в учреждениях высшего и среднего профессионального образования, следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания. В том же разделе следует записывать и другие данные о работнике. Например, данные о работающих инвалидах: на основании справки ВТЭК записываются группа инвалидности и дата ее установления (изменения), причина инвалидности, заключение ВТЭК об условиях и характере труда, а также другие данные, необходимые для учета.

Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5) применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое. Заполняется работником отдела кадров (бухгалтерии) в одном экземпляре. Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На оборотной стороне формы делаются отметки о несданных имущественно-материальных и других ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с ТК РФ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается «без оплаты». В разделе «Начислено» в графе I в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата. В случае несвоевременного отзыва сотрудника из отпуска такой отзыв также оформляется приказом руководителя предприятия, на основании которого бухгалтерия делает расчет по компенсации за неиспользованные дни отпуска [18, c. 31].

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8) применяется при оформлении увольнения работников. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации. В разделе «Справка о несданных имущественно-материальных и других ценностях» делаются отметки о несданных ценностях, числящихся за работником. На основании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (контракта) бухгалтерия производит расчет с работником, который оформляется запиской-расчетом при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении).

Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений и предприятия в целом. Форма графика отпусков содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, гриф утверждения, место составления, дату, текст, визы согласований.

Каждому работнику при приеме на работу присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по учету личного состава, выработки и заработной платы. В случаях увольнения или перевода работника на другую работу, его табельный номер, как правило, не может присваиваться другому работнику в течение одного - двух лет.

Унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание» применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Изменения в штатное расписание также вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

По данным первичных документов ведется оперативный учет движения численности, изменений, происходящих в составе рабочих и служащих, составляется отчетность, используемая для управления и контроля за соблюдением штатной и финансовой дисциплины.

Фактически отработанное время фиксируется в ОАО «Городищеремтехснаб» в табеле учета рабочего времени (типовая форма № 07), там же фиксируется фактическое время отпуска, командировки, болезни, выходные и праздничные дни

Рабочим считается время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен выполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени. Режим рабочего времени организации - это распределение работы в течение конкретного календарного периода [24, c.57]. К элементам режима рабочего времени следует отнести: количество рабочих дней в неделю или другой период; продолжительность и правила чередования смен; время начала и окончания работы; время и продолжительность перерывов, и другие показатели. Конкретные режимы рабочего времени устанавливаются самой организацией и фиксируются в правилах внутреннего трудового распорядка и графиках сменности с учетом мнения трудового коллектива и режима работы транспорта, которым пользуются работники организации. Таким образом, режим рабочего времени фиксируется в локальных нормативных актах. На практике необходимо различать режим рабочего времени работников и режим работы организации, так как организация может работать круглосуточно, а работник может быть занят на работе посменно. Режим рабочего времени может быть как единым для работников организации, так и различным для отдельных подразделений и даже для работников, выполняющих неоднородные трудовые функции [14, c. 156].

Для учета рабочего времени используется табель, который ведется непосредственно в отделах предприятия. С его помощью фиксируются сведения об отработанном времени, обеспечивается текущее наблюдение за выходами на работу. Ведение табелей учета рабочего времени должно осуществляться в соответствии с требованиями трудового законодательства всеми предприятиями с использованием отраслевых унифицированных форм. На данный момент по учету труда разработаны унифицированные формы №Т-12 и №Т-13.

Форма №Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда" и форма №Т-13 "Табель учета рабочего времени" применяются для ежедневного отражения времени прихода работников на работу и ухода с работы, продолжительности рабочего времени, случаев опоздания на работу, неявок, простоев (с указанием причин). Кроме того, в табеле фиксируются часы, отработанные сверхурочно, в ночное время, в выходные и праздничные дни и т.д. [26, c. 33].

Заполненный табель подписывается лицом, ответственным за его ведение, и руководителем, после чего сдается в бухгалтерию предприятия, где на его основе начисляется заработная плата [21, c. 519].

Неявки и опоздания на работу по уважительным причинам оформляются различными документами: листками временной нетрудоспособности, справками о выполнении государственных и общественных обязанностей и другими. Эти документы после отметки в табеле передаются в бухгалтерию для расчетов с работниками, которые оформляются в документе «Расчет среднего заработка по больничному листу».

Таким образом, в ОАО «Городищеремтехснаб» по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда в настоящее время используются следующие документы: Т-12 Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда; Т-13 Табель учета рабочего времени; Т-49 Расчетно-платежная ведомость; Т-51 Расчетная ведомость; Т-53 Платежная ведомость; Т-53а Журнал регистрации платежных ведомостей; Т-54 Лицевой счет; Т-54а Лицевой счет (свт); Т-60 Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику; Т-61 Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении); Т-73 Акт о приемке работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы и мн. др.

Именно эти документы послужили источником информации для аудиторской проверки операций по расчетам заработной платы рабочих и служащих ОАО «Городищеремтехснаб».