Оптова закупівля товарів — важлива складова частина комерційної роботи торговельного підприємства. Оптові закупки можуть вести оптові та роздрібні торговельні підприємства незалежно від форми власності. Для торговельних підприємств оптові закупки дають можливість сформувати необхідний асортимент товарів, здійснювати вплив торгівлі на виробництво відповідно до вимог споживчого попиту.

Кожне торговельне підприємство самостійно повинно правильно, раціонально організовувати процес закупівельної роботи, активно вести пошук джерел закупки товарів.

На процес організації оптових закупок впливають такі фактори:

Ø стан вітчизняного виробництва товарів народного споживання;

Ø обсяг та структура платоспроможності населення;

Ø тенденції та напрямки (мода) у споживанні товарів;

Ø рівень розвитку транспортних зв’язків;

Ø стан товарних запасів;

Ø фінансові ресурси;

Ø рівень розвитку складського господарства.

Увесь процес закупівельної роботи складається з попередніх, власне закупівельних та завершальних комерційних операцій щодо закупівель. Такі операції повинні виконуватися з урахуванням економічної ефективності роботи підприємств, що досягається шляхом чіткого планування та раціональної організації усього процесу оптових закупівель товарів.

Важливе значення в організації оптових закупок має визначення потреби у товарах, обсягу закупки відповідно до попиту населення, визначення строків та частоти доставки партій товарів, забезпечення ритмічності та безперервності постачання товарів від постачальників.

При організації оптових закупівель слід дотримуватися таких вимог:

1)проводити закупівлю товарів на підставі матеріалів вивчення попиту покупців;

2)закуповувати товари у необхідному обсязі та асортименті для того, щоб виконати плановані завдання з товарообороту, підтримувати відповідний рівень товарних запасів;

3)забезпечувати регулярність товаропостачання шляхом укріплення та розвитку господарських зв'язків із постачальниками;

4)за необхідності виявляти можливості додаткових закупівель потрібних товарів на підставі укладання договорів або в порядку одноразових комерційних угод;

5)вивчати не тільки існуючих постачальників, а й постійно вести пошук нових потенційних джерел закупівлі товарів;

6)контролювати хід доставки за строками, асортиментом та якістю продукції, дотримуватись встановлених графіків відвантаження та централізованої доставки товарів;

7) вимагати від постачальників постійного оновлення асортименту товарів, підвищення їхньої якості, включення до постачання нових видів товарів.

Виконання цих функцій комерційною службою оптового підприємства повинно здійснюватися таким чином, щоб у кінцевому підсумку досягалась економічна ефективність роботи не тільки даного оптовика, а й роздрібних торговельних підприємств, що обслуговуються. Це досягається за рахунок планування та раціональної організації усіх комерційних операцій щодо оптової закупівлі товарів.

Комерційні операції оптових торговельних підприємств за спрямуванням можна поділити на дві групи:

1)комерційні операції із закупівлі товарів;

2)комерційні операції з оптового продажу покупцям.

Комерційні операції із закупівлі товарів відображають зв'язок оптового підприємства з постачальниками-виробниками. Комерційні операції з оптового продажу відображають зв'язок оптового торговельного підприємства з роздрібною торгівлею. Це випливає з посередницьких функцій оптової торгівлі.

Основна складова закупівельної функції — це вибір джерел закупівель. Для цього кожний закупівельник складає базу даних про всі джерела поставок із зазначенням: якості товарів; ціни; умов поставок; послуг, що надаються; реєстраційних записів про продаж новинок і нові торгові марки; рекламну підтримку.

Рівень закупівельної діяльності та обслуговування у системі товаропостачання залежить також від таких факторів:

♦швидкості виконання замовлення (час від відправки замовлення до отримання товару);

♦можливості термінової доставки товару на спеціальне замовлення;

♦готовності прийняти назад поставлений товар, якщо в ньому виявлений дефект, і якомога швидше замінити його на доброякісний;

♦забезпечення різної груповості відвантаження за бажанням покупця, вміння скористатись найзручнішим видом транспорту;

♦високоефективної служби сервісу;

♦добре поставленої складської мережі;

♦достатнього рівня товарних запасів;   

♦рівня цін, за якими надаються послуги.

Співробітництво між виробником, оптовиком та роздрібним торговцем дозволяє підвищити ефективність роботи, наприклад, супермаркету та принести велику користь покупцю. Головні удосконалення включають впровадження штрихового кодування продуктів, системи міжкомп'ютерного поєднання, що об'єднує всі лінії передавання даних для електронної обробки інформації (магазин-виробник).

Функція закупівлі товару поділяється на дві складові:

Ø процедура перезамовлення товарів, що входять до основного списку товарних позицій (повторне замовлення);

Ø прийняття рішення щодо придбання нових видів продукції.

Обидві складові з точки зору бізнесу повинні виконуватись якомога точніше, щоб магазини заповнювались товарами, на які є попит у споживачів. Отже, покупець розраховує придбати потрібний йому товар, враховуючи новий. Роль закупівельника полягає в тому, щоб задовольнити споживчий попит.

При виборі товару спеціалісту із закупівель слід відмовитися від суб'єктивності, а спробувати передбачити реальні потреби і наміри клієнтів.