Промышленное производство характеризуется разнообразием условий поступления, хранения и расходования производственных запасов. Это приводит к необходимости использования довольно многочисленных форм первичных документов.

Поступление производственных запасов на предприятие происходит по следующим каналам:

1. от поставщиков;

2. от подотчетных лиц;

3. при списании основных средств, их ликвидации;

4. из собственного производства.

Производственные запасы материалов предприятия пополняются за счет их поставок организациями - поставщиками или прочими лицами на основе договоров.

В таких договорах оговариваются: виды поставляемых товарно-материальных ценностей, коммерческие условия поставки, количественные и стоимостные показатели товарно-материальных ценностей, сроки исполнения договора, порядок расчета.

Приобретение материальных ценностей осуществляется следующим образом. Предприятие назначает своего поверенного, ему выдают подотчет наличные деньги с правами получения ценностей и немедленной оплаты за них, либо доверенность (Приложение 1) по которой можно получить материальные ценности, в счет договоренности, имеющей место между предприятиями в виде договора поставки. Доставка материальных ценностей осуществляется самим предприятием на собственном автотранспорте.

Для выполнения каких-либо операций по получению товарно-материальных ценностей на стороне поверенному лицу предприятия (экспедитору) выдается доверенность (ф. № М-2).

Все доверенности регистрируются в момент выдачи в специальном журнале. Доверенность выписывается бухгалтером на конкретное лицо указанием срока действия и наименований ценностей, предполагаемых к получению. На доверенности имеется роспись экспедитора, которая заверяется подписью главного бухгалтера и директора с наложением оттиска печати предприятия.

По предъявлению доверенности экспедитор получает груз в организации-поставщике. Принимая груз, экспедитор проверяет, нет ли на таре и упаковке следов боя, порчи, а также соответствует ли количество мест поступивших грузов данным, указанным в транспортной накладной. Если при приемке груза возникают сомнения в его сохранности, экспедитор требует проверки всего груза с целью выяснения его сохранности совместно с представителем организации-поставщика. При обнаружении недостачи, боя, порчи, поврежденной тары составляется коммерческий акт, в двух экземплярах, который служит основанием для предъявления претензий к поставщику.

По доверенности экспедитор получает груз непосредственно у поставщика с выпиской одновременно отгрузочных документов, которыми являются фактуры, счет – фактуры (Приложение 2), товарно-транспортные накладные (Приложение 3).

Полученный груз с сопроводительными документами экспедитор доставляет на склад предприятия.

Вместе с поступившим грузом в адрес предприятия поступают сопроводительные документы.

За нарушение условий договоров поставщики и покупатели несут взаимную материальную ответственность в виде неустойки, штрафов и пени за невыполнение договорных условий, за задержку оплаты расчетных документов и за необоснованный отказ.

Независимо от способа доставки и оплаты порядок оприходования товарно-материальных ценностей отвечает определенным требованиям.

При любом варианте получения товарно-материальных ценностей у поставщика и любом варианте доставки их предъявляют кладовщику для оприходования.

Приемка на складе производится методом прямого счета, взвешивания, обмера и внешнего осмотра, с целью выявления соответствия данным сопроводительного документа. В случае несоответствия количества и качества поступивших материалов данным сопроводительных документов составляется приемный акт. Акт составляют и подписывают члены специальной комиссии, назначенной директором предприятия, кладовщик и представитель поставщика. В дальнейшем на основе акта к поставщику могут быть предъявлены соответствующие претензии.

Если не обнаружено никаких расхождений с документами, кладовщик выписывает приходный складской ордер (Приложение 4) в двух экземплярах. Иногда вместо выписки приходных ордеров кладовщик может поставить на сопроводительный документ штамп, удостоверяющий получение.

Экспедитор все документы, по поставленным на склад товарно-материальным ценностям с отметкой кладовщика в их приемке, сдает в бухгалтерию, для списания с него выданной ранее доверенности для отчета за полученные наличные средства экспедитор составляет авансовый отчет (Приложение 5) с приложением документов, подтверждающих, как факт приобретения товарно-материальных ценностей, так и факт сдачи их на склад.

Кроме того, материалы и товары могут поступать на предприятие от подотчетных лиц, которые приобретают их за наличные деньги в магазинах, на рынках, у других предприятий или у населения. В этом случае к авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие покупку: счета (Приложение 6), чеки, квитанции приходных кассовых ордеров, акты (справки) в случае осуществления покупки на рынке или у населения. В акте подробно излагается содержание операции с указанием даты и места покупки, количества и цены, а также реквизитов, позволяющих проконтролировать факт приобретения ценностей у физического лица.

Поступление на склад материалов собственного изготовления, от других подразделений и оставшихся от ликвидации имущества оформляют требованиями-накладными.

На основании данных приходных документов заводится карточка учета материалов. По мере совершения хозяйственных операций материально-ответственное лицо производит записи в эти карточки. При этом каждой записи присваивается очередной порядковый номер с начала года, который фиксируется на послужившем основанием для записи первичном документе. После каждого факта движения материалов выводится его количественный остаток.

Расходование материалов на предприятии производится непосредственно со складов предприятия.

Основными документами, которыми оформляются отпуск товарно-материальных ценностей, являются накладные (Приложение 7) и лимитно-заборные ведомости. Разовый отпуск товарно-материальных ценностей для потребления или перемещения внутри предприятия производится на основании накладной внутрихозяйственного значения, отпуск на сторону – по товарно-транспортным накладным в зависимости от вида материальных ценностей. Для оформления отпуска систематически потребляемых в хозяйстве товарно-материальных ценностей применяют лимитно-заборные ведомости.

Лимитно-заборную ведомость выписывают в двух экземплярах на срок в пределах календарного месяца. Она является накопительным документом и значительно облегчает ведение материального учета. В ней учитывается плановое (лимит) и фактическое расходование запасов. Отпуск материалов прекращается после использования лимита. В случае необходимости директор разрешает дополнительный лимит.

Один экземпляр ведомости находится у получателя и является документом для оприходования ценностей, второй остается у кладовщика. При выдаче ценностей кладовщик записывает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных средств. При этом в лимитно-заборной ведомости кладовщика расписывается получатель, а ведомости, находящейся у получателя - кладовщик.

На основании накладных и лимитно-заборных ведомостей материальные ценности отпускаются со склада в места их потребления.

При расходовании материальных ценностей на нужды производства их списывают на основании специализированных актов.

Списание на затраты израсходованных на производство нефтепродуктов производят на основании путевых и учетных листов, предварительно обобщенных в накопительных ведомостях.

В конце месяца заведующий складом представляет в бухгалтерию реестр сдачи документов в двух экземплярах отдельно по приходу и расходу материалов. Эта процедура является второй стадией контроля, который осуществляет бухгалтерия за движением производственных запасов. Одновременно в бухгалтерию поступают отчеты (Приложение 8) структурных подразделений о наличии поступлений и использовании материалов и приложенных к ним первичных документах. По вышеуказанной информации бухгалтерия составляет «Ведомость учета остатков материалов на складе».