Дипломная работа
Тема: Эволюция делопроизводства и офисных технологий
Содержание
ВВЕДЕНИЕ
I Исторические этапы развития делопроизводства и офисных технологий
1.1 Делопроизводство и немного истории
1.2 Эволюция компьютеризации предприятий
1.3 Эволюция офисного программного обеспечения
II Современные офисные пакеты
2.1 Краткое описание Microsoft Office 2000
2.2 Microsoft Office Standart Edition 2003
2.3 Выбираем office нового тысячелетия
III ОЦЕНКА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ВЕРСИЙ ПАКЕТОВ MS OFFICE В КОМПЬЮТЕРНОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
IV Нормы и требование охраны труда при работе на персональном компьютере
Анализ потенциально опасных и вредных производственных факторов проектируемого объекта, воздействующих на персонал
Мероприятия по технике безопасности
Меры, обеспечивающие производственную санитарию и гигиену труда
Рекомендации по пожарной профилактике
ВЫВОДЫ
ПЕРЕЧЕНЬ ССЫЛОК
ПРИЛОЖЕНИЕ А
Введение
В данной дипломной работе рассматривается тема: «Эволюция делопроизводства и офисных технологий».
Делопроизводство – это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.
История документов и делопроизводства тесно связана с эволюцией материалов, на которых записывались документы, с развитием технологии их передачи, а также с изменением правил их создания и оформления.
Целью данной дипломной работы является не только рассмотрение истории эволюции делопроизводства и офисных технологий, но и просмотр самых распространенных офисных пакетов.
В практической части своей дипломной работы, я попытаюсь выяснить рациональное использование программ для работы в офисе на сегодняшний день.
Теоретическая часть заключается в изучении разновидностей офисных программ.
В своей работе я могу выделить следующие этапы:
- анализ литературных источников и ссылок Интернет, посвященных данной теме;
- обзор историй делопроизводства и офисных технологий;
- обзор офисных пакетов;
- оценка экономической целесообразности использования пакетов MS Office в деловодстве.
Данная дипломная работа имеет большую теоретическую и практическую значимость, так как, современные офисные пакеты применяются для решения широкого круга задач, поставленных перед пользователем.
I Исторические этапы развития делопроизводства и офисных технологий
Рисунок 1.1 - Эволюция делопроизводства
В качестве носителей, на которых вырезались, высекались и писались документы, использовались самые разные материалы. Например, как утверждал Геродот, на пирамиде Хеопса был высечен документ, в котором было зафиксировано, сколько продуктов было выдано людям, занятым на строительстве пирамиды.
Клинописные таблички, берестяные грамоты, папирус, пергамент, бумага, магнитная лента, накопитель на магнитных дисках, лазерные диски - вот далеко не полный перечень носителей, применявшихся когда-то и используемых сегодня для хранения документов.
На Руси деловые документы появились в Х веке. Первыми документами, зафиксированными в летописи, являются тексты договоров с греками 907, 911, 944 и 971 годов.
Первый свод законов Киевской Руси "Русская правда", датированный XI веком, позволяет судить о развитости системы юридической и общественно-политической терминологии того времени.
В "Русской правде" уже употребляются термины, свидетельствующие о развитии правовых отношений в Древней Руси: послух (свидетель), вира (штраф), куна (деньги).
В XI-XV веках формируется круг людей, занимающихся делопроизводством, устанавливаются правила засвидетельствования документов подписями, печатями князей, городов и отдельных чиновников. Появляются первые формулярники - пособия по делопроизводству с образцами распространенных документов.
Централизация государства приводит к развитию государственного делопроизводства: создаются приказные избы - приказы. Высшим правительственным учреждением становится Боярская дума. Документы того времени составлялись в виде узких столбцов, которые скатывались в свитки. Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры. Например, грамота царя Алексея Михайловича Пыскорскому монастырю на земли имеет длину более метра.
Существовало ограниченное число видов документов приказного делопроизводства: грамоты (царские указы), наказы (указания царя воеводам), приговоры, челобитные (обращения граждан), отписки (доклады, поступающие в приказы с мест).
Приказное делопроизводство касалось в основном государственных и гражданских дел.
При Петре I от свитков перешли к тетрадям - свернутым вдвое листам, которые сшивались в книги. С середины XVII века принимаются меры по унификации делопроизводства и постановке его на законодательную основу.
Петр I уделял много времени реформам в области управления государством. При нем появляются новые учреждения и регламенты для них.
В 1720 году был утвержден "Генеральный регламент", ставший основой для работы всех коллегий, а система делопроизводства стала называться "коллежской". Делопроизводство получило законодательную основу. В "Генеральном регламенте" была определена законченная система норм документирования. "Генеральные формуляры", т.е. формы документов, предусматривали нормы оформления, этикетные нормы обращения к адресату с указанием чина, титула, звания, единые нормы наименования.
В этот период лексика делового языка все больше отдаляется от разговорной речи, в нее проникает большое количество иностранных слов и терминов (акт, баллотировать, апелляция и т.п.).
Уже с петровских времен в российской системе делопроизводства (в отличие от западной) более пристальное внимание уделялось исполнительской дисциплине. Основной задачей делопроизводства становится учет и контроль. Среди участников процесса делопроизводства выделяются непосредственно субъекты делопроизводства (руководители и исполнители) и делопроизводственный персонал, который осуществляет контроль делопроизводственной дисциплины.
В 1773 году Екатерина II издает "Общее учреждение для управления губерний" согласно которому документы делились на внутренние и внешние, предназначенные для других учреждений.
В начале XIX века появились министерства. В 1811 году было издано "Общее учреждение министерств", с появлением которого оформление документов стало более единообразным.
С этого времени начинают формироваться черты канцелярского стиля: неличный характер высказывания, синтаксическая громоздкость, лексическое однообразие. С середины XIX века сложился новый порядок изложения дела в виде краткой записки по существу вопроса с целью ускорения прохождения дел. По очередности исполнения все поступающие в министерство дела делились на чрезвычайные, срочные (принимались к производству незамедлительно) и текущие.
Веками документы оформлялись вручную, и качество документа определялось исключительно почерком исполнителя. Лишь в конце XIX века появились первые механические пишущие машинки. Большая скорость подготовки и компактность документа, возможность получения сразу нескольких копий ускорила процесс делопроизводства, но, тем не менее, процесс создания документа оставался весьма трудоемким - даже для внесения незначительных изменений текст приходилось перепечатывать заново.
К этому времени начали издаваться сборники, содержащие образцы разнообразных документов.
В XX веке унификация (единообразие) документов принимает необратимый характер, разрабатываются особые правила ведения служебной документации.
Совершенствованию делопроизводства уделяла внимание и советская власть: в 1918 году вышло постановление "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты". В 1918 году была введена единая форма бланков делового письма.
В 1931 г. вышли "Общие правила документации и документооборота", в 1963 году - "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР". В 1973 году появились "Основные положения ЕГСД" (Единой Государственной Системы Делопроизводства) - комплекс правил и рекомендаций по ведению документационного обеспечения управления от момента создания документа до сдачи его в архив. В 70-80-х годах сложился блок ГОСТов (государственных стандартов) на управленческие документы. В конце 70-х появились персональные компьютеры, снабженные текстовыми редакторами. С тех пор идет процесс перехода на компьютерные технологии работы с документами. 
1.2 Эволюция компьютеризации предприятий
Внедрение информационных технологий оказало колоссальное влияние на организацию бизнеса и сыграло решающую роль в обеспечении управления всеми подразделениями предприятия.
По мере развития информационные технологии (ИТ) получали все большее распространение в сфере бизнеса. Совокупность аппаратных и программных средств, используемых для реализации информационных технологий, стали называть ИТ-инфраструктурой.
В развитии ИТ-инфраструктуры выделяют следующие этапы:
- централизованная ИТ-инфраструктура;
- архитектура "автономные ПК";
- клиент-серверная архитектура;
- Интернет-компьютинг.
Рисунок 1.2 - Схема эволюции компьютеризации и делового
Программного обеспечения
Кратко поясним содержание этих этапов. С середины 60-х годов электронно-вычислительные машины начинают использоваться в бизнесе. Это были большие, громоздкие и очень дорогие компьютеры, доступные весьма ограниченному кругу лиц. Располагались они в специальных помещениях - вычислительных центрах. Пользователи получали в свое распоряжение выносную клавиатуру и экран - терминал, который позволял вести диалог с центральным компьютером. При этом терминал был только средством для ввода/вывода данных, а вся вычислительная мощность была сосредоточена в центральном компьютере (мэйнфрейме). Отсюда и название этого этапа - "централизованная ИТ-инфраструктура".
Многотерминальные централизованные системы внешне напоминали современные локальные вычислительные сети. Пользователь вычислительного центра мог получить доступ к общим файлам и периферийным устройствам.
Первоначально терминалы были сосредоточены только в помещении вычислительного центра, а позднее стали распределяться по отделам предприятия.
Рисунок 1.3 - Схема ВЦ с централизованной вычислительной
Архитектурой
Несколько позднее была решена задача подсоединения терминалов через телефонные сети с помощью модемов и появилась возможность размещения терминалов практически вне зависимости от местонахождения центрального компьютера. Аналогично при помощи модемов могли связываться компьютеры, что привело к возможности обмена файлами.
Появившиеся в этот период первые приложения для бизнеса были направлены преимущественно на автоматизацию расчета зарплаты и учета кадров. Делопроизводство в то время было в основном бумажным. Электронные коммуникации между предприятиями были крайне ограниченны. Передача данных на магнитной ленте с помощью курьера - вот основной вид обмена электронными документами того времени.
В середине 70-х годов появились мини-компьютеры. Мини-компьютерами назвали небольшие по сравнению с мэйнфреймами (и огромные по сравнению с современными ноутбуками) относительно маломощные компьютеры, доступные по цене небольшим фирмам или лабораториям. Мини-компьютеры представляли собой первый шаг на пути к персональным компьютерам.
Мини-компьютеры впервые позволили даже небольшим предприятиям внедрять электронные вычислительные машины. А главное, предприятия смогли использовать их во всех подразделениях. Однако при этом все компьютеры в организации по-прежнему продолжали работать автономно, т.е. не были объединены в сеть. К тому же электронно-вычислительные машины по-прежнему стоили дорого и потому использовались только корпоративными пользователями. О том, что компьютер может приобретаться для домашних нужд, еще не было и речи.
На следующем этапе предприятия стали объединять мини-компьютеры между собой и разрабатывать программное обеспечение, необходимое для их взаимодействия. В результате появились первые локальные вычислительные сети.
Следует отметить, что в начале 70-х годов (задолго до широкого использования Всемирной сети) появилось множество разработок, которые широко стали применяться только в 90-е годы на базе Интернета. Среди них электронная почта (е-mail) и адресный символ @ (1971), дистанционный доступ к компьютерам через телефонные сети (1972), групповые чат-конференции (1973) и загрузка файлов через протокол пересылки файлов FTP(1973).
В середине 70-х начали появляться персональные компьютеры. В 1975 году в продажу поступил первый персональный компьютер массового производства Altair 8800, который имел все необходимое и даже был оснащен интерпретатором с алгоритмического языка BASIC. Этот интерпретатор был написан Биллом Гейтсом и Полом Аленом, основателями корпорации Microsoft, официальным днем рождения которой считается 5 сентября 1975 года.
Первый "персональный компьютер компании IBM" IBM PC появился примерно в это же время, но стоил он очень дорого и широкого распространения не получил. Более успешно продаваемым персональным компьютером в то время стал Apple II, созданный Стивом Джобсом и Стивом Возняком годом позже. Он собирался в буквальном смысле в гараже двух друзей с 1974 по 1976 год, а затем ими была создана для его продажи и развития компания Apple. Этот компьютер стал чрезвычайно популярным.
Первый успешно продаваемый персональный компьютер IBM PC, ставший родоначальником современных ПК, появился лишь пятью годами позже - в 1981-м. Именно компания IBM революционизировала компьютерную индустрию "персоналок", показав пример расширяемой архитектуры, называемой также "открытой", которая обеспечила пользователям возможность добавлять все новые и новые компоненты к их компьютерам без замены целого устройства. Теперь компьютер можно было перенести в любой отдел предприятия и поставить на рабочий стол каждому сотруднику. Поэтому началом эры ПК многие считают именно 1981 год.
Процессорная мощность персональных компьютеров быстро росла, что позволяло автономно (не подключаясь к большим вычислительным системам) решать все более сложные задачи. Именно в это время применение компьютеров в бизнесе приобрело массовый характер.
Рисунок 1.4 - Персональные компьютеры позволили автоматизировать рабочее место любого сотрудника предприятия
Для решения проблемы обмена данными ПК стали объединять в сети. Персональные компьютеры, объединенные в сети, стали называть рабочими станциями. Вначале это были одноранговые сети, т.е. сети, в которых все компьютеры равноправны (имеют один ранг). Любой пользователь сети мог получить доступ к данным, хранящимся на любом компьютере.
Рисунок 1.5 - Пример одноранговой сети
Затем стали применять сети с выделенным сервером. В сети с выделенным сервером совместно используемые файлы и приложения хранятся на одном выделенном компьютере - сервере. Название "сервер" (от англ. to serve - обслуживать) получили компьютеры, которые предоставляют другим компьютерам в сети определенные услуги, например хранения данных. Компьютеры, использующие эти услуги, стали называть "клиентами". Так, пользователи сети могут работать с собственными файлами на своих ПК и обращаться к серверу для доступа к общим файлам, базам данных и т.п.
Рисунок 1.6 - Сеть с выделенным сервером
Форма построения ИТ-инфраструктуры на основе взаимодействия сервера и клиентов на данном этапе становится основной. Аналогично говорят о клиентах и серверах на уровне программного обеспечения.
Взаимодействие приложений, при котором одна программа играет роль клиента, а другая - сервера, называется клиент-серверной архитектурой. Основная идея данной архитектуры состоит в распределении вычислительной нагрузки между двумя отдельными вычислительными процессами: клиентом и сервером. Клиент и сервер могут находиться как на одном и том же компьютере, так и на разных машинах в сети.
Клиентское приложение может быть расположено на том же компьютере, что и серверное, а может быть расположено на компьютере сколь угодно удаленном от сервера, но если они связаны по сети, то эта разница сводится только к задержке ответа по времени.
Рисунок 1.7 - Клиентские и серверные приложения могут быть установлены на одном компьютере, а могут и на разных машинах, объединенных по сети
В этом случае клиентский процесс выполняется на одном компьютере, а серверный - на другом. В этой модели один процесс может работать независимо от другого, выполнять определенные задания и разделять вычислительную нагрузку.
Обычно клиентом служит настольный ПК, выполняющий программное обеспечение конечного пользователя, способное направлять по сети запросы серверу и обрабатывать получаемую в ответ информацию. Сервер - это программа, которая получает запросы и выполняет определенные действия от имени клиента.
В середине 80-х годов сформировались стандартные технологии объединения компьютеров в сеть. Локальные вычислительные сети (ЛВС), или LAN, стали активно внедряться на предприятиях для обеспечения совместного использования аппаратуры и распределенной обработки данных на нескольких компьютерах. Локальные сети позволили соединить компьютеры, принтеры и другое электронное оборудование, чтобы сотрудники предприятия могли совместно использовать общие для сети ресурсы и, обмениваясь электронными документами с высокой скоростью, осуществлять групповую работу в офисе.
Внедрение ЛВС давало существенную экономию средств. Например, несколько компьютеров в офисе могли пользоваться одним общим принтером, иметь доступ к одному диску большого объема и т. д.
Распространение Интернета привело к формированию ИТ-инфраструктуры, показанной на рисунке 1.8.
Рисунок 1.8 - Современные предприятия имеют возможность объединить свои рабочие группы внутри здания на базе локальных сетей, а филиалы по всему миру - с помощью глобальной сети Интернет
По сути, она напоминает инфраструктуру предприятий 70-х годов на новом уровне развития техники. Предприятия имеют возможность объединить свои рабочие группы внутри здания на базе локальных сетей, а филиалы по всему миру - с помощью Интернета. Защиту внутрикорпоративной сети от сети общего пользования Интернет обеспечивает специальный сетевой экран - система, которая позволяет предотвратить нежелательный доступ в корпоративную сеть предприятия.
Дальнейшее развитие сетей привело к тому, что разрыв между локальными и глобальными сетями стал постепенно сокращаться. Появились сети масштаба города, так называемые Metropolian Area Networks (MAN), занимающие промежуточное положение между глобальными Wide Area Network (WAN) и локальными Local Area Networks (LAN).
Рисунок 1.9 - Локальные(LAN), городские (MAN) и глобальные(WAN) сети
В начале 1990-х годов сложилась новая инфраструктура - так называемый Интернет-компьютинг (Internet computing), способ построения ИТ-инфраструктуры, при котором выполнение отдельных функций может быть разнесено на территориально удаленные вычислительные средства с использованием Интернет-каналов.
Рисунок 1.10 - Текстовые процессоры позволили готовить документы без утомительного набора текста
В 1979 году компания Micropro International выпустила текстовый процессор Wordstar, который оказал большое влияние на все последующие разработки в этой области.
В 1983 году свой первый текстовый редактор (Multi-Tool Word) представила компания Microsoft и в качестве рекламной акции выпустила около 450 тысяч дисков с демо-версией программы. В 1983 году появилась DOS-версия редактора, в 1984-м - версия для Apple Macintosh и в 1989-м - для Microsoft Windows.
Текстовые редакторы совершенствовались, оснащались все новыми возможностями и на определенном этапе получили статус так называемых текстовых процессоров. Термин "текстовый процессор" обычно применяется для обозначения программ, которые позволяют осуществлять более сложную обработку текста, чем текстовые редакторы (использовать различные элементы оформления, осуществлять автоматическую генерацию номеров страниц, построение оглавления большого документа, проверку правописания и т.п.). Отметим, что зачастую термины "текстовый редактор" и "текстовый процессор" считают синонимами, что не совсем верно.
Исторически текстовые редакторы - это предшественники текстовых процессоров. Они позволяли составлять и редактировать тексты, но не поддерживали вышеперечисленных функций. Тем не менее, для задач, не связанных с созданием документов со сложным оформлением (например, для написания текстов программ), текстовые редакторы используются и сегодня.
Почти одновременно с первыми текстовыми редакторами появились электронные таблицы. В 1978 году была выпущена первая электронная таблица под названием Visicalc (разработчики Дэн Бриклин и Боб Фрэнкстон), которая впоследствии определила целое направление программного обеспечения (ПО).
Visicalc оказалась одной из программ, принесших популярность персональным компьютерам, на которых она впоследствии применялась.
Электронная таблица позволила автоматизировать процесс обработки больших объемов данных, которые могут быть представлены в табличной форме. Несложно заметить, что большую часть обрабатываемых в офисе данных можно представить в виде таблиц: адресные книги, картотеки, учет командировочных расходов и т.д.
В качестве информации в таблицах могут находиться данные самого разного формата (числа, символьные строки, даты и т.д.), но в целом, конечно же, электронные таблицы ориентированы на обработку числовых данных.
Принцип работы электронной таблицы можно описать следующим образом. Программа организует данные в виде таблицы, каждая клеточка (ячейка) которой предназначена для хранения различных значений. При этом ячейка может играть такую же роль, как переменная в математике: она имеет обозначение и может принимать разные значения. В ячейках можно хранить не только данные, но и формулы, по которым вычисляются значения в этих ячейках. Самый простой пример - подведение итоговых значений, сложение значений по столбцам и строчкам таблицы. Электронная таблица может применяться не только для расчетов, но и как инструмент для пользователей, имеющих дело с любой структурированной информацией.
Наиболее популярная сегодня система электронных таблиц Excel появилась в середине 80-х. В 1984 году специалисты Microsoft приступили к работе над первыми вариантами этой электронной таблицы для ПК и Macintosh, финальные версии которых вышли в 1985 году.
В 1984 году выпускником Беркли Бобом Гаскинсом была разработана программа PowerPoint, предназначенная для создания слайдов для проведения презентаций. Черно-белая версия PowerPoint под номером 1.0 была выпущена в 1987-м для компьютера Apple Macintosh и в том же году была приобретена компанией Microsoft. В 1988 году появилась Windows-версия программы.
В 1988 году была представлена ранняя версия интегрированного пакета Microsoft Office, который включал текстовый и табличный процессор, средство создания презентаций и почтовую программу. Со временем данный набор стал фактическим стандартом для офисных приложений.
Идея интегрированного офисного пакета состояла в том, что набор взаимодействующих программ может дать больше, чем сумма не связанных между собой приложений. Выпуск подобного комплекта программ оказался весьма востребованным: набор различных текстов, создание документов, финансовые расчеты и обмен электронной почтой - это именно тот круг задач, который приходится выполнять подавляющему большинству офисных служащих.
Первый пакет Microsoft Office был выпущен для компьютеров Macintosh. Лишь после выхода и популяризации операционной системы Windows 3.x разработка офисного ПО для ПК стала для Microsoft приоритетным направлением. Первая версия пакета MS Office для Windows под номером 3.0 вышла в 1993 году. Набор программ включал текстовый процессор Word 2.0, табличный процессор Excel 4.0, презентационное приложение PowerPoint 3.0 и почтовую программу Mail. Системы управления базами данных (СУБД) в составе Office тогда еще не было. СУБД Access, которая впоследствии стала одним из компонентов MS Office, появилась лишь в начале 90-х годов. СУБД Access ориентирована в первую очередь на пользователей Microsoft Office, имеющих потребность в создании своих баз данных и незнакомых с программированием. В принципе системы управления базами данных возникли еще на заре развития компьютерной техники. Первоначально это были разработки отдельных пользователей, написанные для осуществления доступа к собственным базам данных, а в 70-х годах появились и коммерческие версии СУБД.
Рисунок 1.11 - История развития пакета Microsoft Office
Идея объединения универсальных офисных инструментов, не привязанных к конкретному виду делопроизводства, послужила основой всемирной популярности пакета MS Office.
Дело в том, что организация делопроизводства в том или ином офисе связана с автоматизацией конкретных функций: бухгалтерский учет, материально-технический учет, планирование основной деятельности, управление кадрами и т.д. Для каждого из перечисленных профилей создаются свои наборы программ, так называемые автоматизированные рабочие места (АРМ).
АРМ представляет собой набор программных приложений для выполнения конкретной роли на предприятии (работник склада, менеджер по запчастям, продавец магазина, кассир-бухгалтер, руководитель организации и т.д.). При этом один и тот же сотрудник может исполнять одновременно несколько ролей. Существует большое количество программ, каждая из которых соответствует одному из перечисленных автоматизированных рабочих мест и каждая привязана к специфике конкретного АРМ, что соответственно ограничивает ее область распространения, делает зависимой от национального делопроизводства, изменений законодательства, специфики предприятия и т.п.
Особенностью интегрированных офисных пакетов, таких как Microsoft Office, является то, что в них нет отдельных программ для конкретных сотрудников предприятия (бухгалтера, юриста, сотрудника отдела кадров и т.п.), но максимально автоматизированы те задачи, которые могут быть востребованы каждым из этих пользователей. Именно этот подход позволил компании Microsoft сделать свой комплект офисных программ востребованным самыми разными категориями пользователей во всем мире. В известной мере MS Office играет роль базовой платформы, на которой другие поставщики могут строить свои продукты для документооборота.
В начале 90-х годов доступ в Интернет стал достаточно массовым, и определенную популярность получила глобальная гипертекстовая система, использующая Интернет в качестве транспортного средства, так называемая Всемирная паутина (World Wide Web или просто Web). Web-технология позволила расположить миллионы документов на Web-серверах, связав эти документы ассоциативными ссылками - гиперссылками. Для представления документов в Web был предложен специальный язык гипертекстовой разметки HTML - HyperText Markup Language. Применение HTML-формата обеспечило единое информационное пространство для всех пользователей, работающих в Интернете. Для просмотра документов на Web-серверах были разработаны специальные клиентские приложения - Web-браузеры.
Вскоре стало очевидно, что офисная работа должна включать инструментарий для использования Web. Поэтому в 1995 году Microsoft, как крупнейший производитель офисного программного обеспечения, объявила о программе добавления Интернет-возможностей ко всем своим продуктам.
Билл Гейтс заявил: "Успех Интернета - самое важное достижение в мире вычислительной техники с тех пор, как в 1981 году появился первый IBM PC. Аналогия с этим персональным компьютером уместна по многим причинам. Компьютер типа IBM PC никогда не был верхом совершенства. Многое в его архитектуре или ''взято с потолка'', или просто неудачно. Но несмотря ни на что его популярность достигла таких высот, что он превратился в стандарт. И кто бы ни пытался бороться против этого стандарта (зачастую вполне обоснованно), все попытки неизменно заканчивались провалом, потому что остальные фирмы продолжали работать над совершенствованием ПК". И дальнейшее развитие MS Office шло уже с учетом Интернет-возможностей.
HTML стал полноправным форматом файлов, создаваемых в приложениях MS Office. Документы, сохраняемые в формате HTML, давали возможность их просмотра при помощи браузера и при этом их по-прежнему можно было редактировать в соответствующих программах Office, используя все имеющиеся средства исходных приложений.
В октябре 2003 года появился новый продукт, Office System. Основой Office System стал пакет Microsoft Office 2003. К тому же, помимо Microsoft Office 2003, в который вошли такие популярные продукты, как Word, Excel, Power Point, Access, туда был включен еще целый ряд приложений.
Например, в состав Office System было добавлено новое приложение OneNote 2003 - программа для записи заметок и управления ими. Используя OneNote, можно записывать, упорядочивать и повторно использовать заметки на переносном или настольном компьютере.
Кроме того, Office System содержит программу FrontPage 2003 - средство для создания Web-узлов и управления ими.
В Office System имеется также Microsoft Publisher 2003 - удобная настольная издательская система, предназначенная, прежде всего для бизнес-пользователей, желающих выпускать собственные маркетинговые материалы, не обращаясь за помощью к профессиональным дизайнерам. Microsoft Publisher обеспечивает создание и оформление маркетинговых и информационных материалов высокого качества.
Эта программа обладает многими возможностями Word, но если главная задача Word - формирование содержательной основы документа, а получить с помощью Word полиграфическую продукцию высокого качества невозможно, то назначение Publisher - реализация документа в виде высококачественного полиграфического издания. Наибольшее распространение программа Publisher получила в области изготовления красочных буклетов, каталогов, пригласительных билетов, поздравительных открыток и т.д., поскольку содержит все необходимые для этого инструменты, шаблоны и заготовки для разного вида печатной продукции.
В Office System также входит целый ряд других приложений, которые остаются за рамками этой книги.
Office System развивается не только за счет новых приложений: в ней реализованы важные технологические решения, и в частности расширенная поддержка языка разметки XML.
XML широко используется для передачи бизнес-данных через Интернет, устраняя проблему несовместимости программ, компьютерных сетей, структур данных и операционных систем. Кроме того, XML обеспечивает удобный способ обмена данными. XML позволяет автоматизировать обмен данными, не прибегая к большому объему программирования. Поскольку данные XML представлены в текстовом виде и не связаны с конкретными языками программирования, становится возможным обмен данными между несовместимыми системами.
XML следует рассматривать не как замену HTML, а скорее как надстройку над ним. HTML создан для отображения данных и фокусируется на том, как данные выглядят, в то время как XML разработан для описания данных и концентрируется на том, что собой представляют данные. Преимущество XML по сравнению с HTML заключается в том, что он отделяет интерфейс пользователя от структурированных данных. Отделение данных от их представления позволяет интегрировать данные из различных источников.
Поддержка XML обеспечивает интеграцию офисных программ со специализированными системами управления бизнесом.
Офисная среда постоянно меняется, возрастает роль Интернета, увеличивается интенсивность обмена информацией, растет значение производительности отдельных сотрудников и рабочих групп.
Таблица 2.1 - Новшества средств программирования в Microsoft Office 2000 (без дополнений, входящих в состав Developer Edition)
| Новая архитектура COM Add-In | Единая для всех приложений Office 2000 модель подключения программных расширений. Сами расширения COM Add-In могут создаваться с помощью любого инструмента, поддерживающего разработку COM-компонентов (VB, VC++, VJ++, MOD 2000 и др.). |
| Расширенная событийная модель | Word и PowerPoint включают свыше двух десятков новых событий, которые ранее относились только к окнам и документам. |
| Новые функции и объекты VBA 6.0 | Набор новых функций обработки строк. Объекты FileSystemObject и Dictionary, а также ряд других новых функций VB 6. Как уверяет Microsoft, теперь VBA=VB с точки зрения языка |
| Защита документов от вирусов (только для Excel, Word, Outlook и PowerPoint) | 1. Приложения Office могут включать антивирусное ПО для определения «настоящих» вирусов, написанных не только на VBA. 2. Для VBA-проектов используется механизм цифровой подписи и защиты от «несертифицированных» программ (в русской версии пока работает лишь на 50% из-за ошибок локализации) |
| Поддержка доступа к базам данных по технологии OLEDB/ADO | Включает последние версии библиотек: ADO 2.1 Library и ADO 2.1 Extensions for DLL and Security. |
| Редактор сценариев (кроме OutLook) | Интегрированная среда для разработки офисных документов в виде Web-страниц. Позволяет добавлять к HTML-документам сценарии (скрипты), встроенные элементы управления и компоненты ActiveX |
| Web-компоненты | Набор элементов управления ActiveX для поддержки публикаций таблиц, графиков, сводных таблиц и информации из баз данных на Web |
| Cерверные расширения | Библиотека MS Office Server Extensions позволяет программным образом управлять онлайновыми внутренними дискуссиями |
| Объект Data Access Page | Новый объект Access позволяет отображать информацию из баз данных в среде браузера в виде Web-страниц с использованием возможностей DHTML |
| Объекты HTML-Project и Scripts | Предоставляют в документы свойства и методы блоков сценариев, а также свойства и методы HTML-кода |
| Создание Help-файлов | Теперь пользователь может создавать файлы Справки, используя все возможности Web-страниц, включая поддержку сценариев, DHTML и элементов управления ActiveX |
Рисунок 2.1 - Microsoft Word 2003
На уровне абзаца осуществляется форматирование абзаца (способ выравнивания, межстрочные интервалы, обрамление абзацев, заливка абзаца, создание маркированных списков и т.д.).
Программа также позволяет форматировать разделы, то есть участки документа, в пределах которых сохраняют свой формат колонки, колонтитулы, нумерация страниц, сноски, поля и некоторые другие параметры. Совокупность форматирования символов, абзацев и разделов, а также параметров страницы (размер, фон и т.п.) определяет информацию о макете документа.
Word значительно облегчает работу при форматировании документа, предоставляя возможность использовать стили.
Стиль - это именованный и сохраненный набор параметров форматирования. Стиль может определять шрифт, его размер, межстрочный интервал, способ выравнивания текста по краям и т.д. Определив стиль, можно быстро применить его к любому фрагменту текста документа. Форматировать текст с помощью стилей намного быстрее, чем изменять вручную каждый элемент форматирования. Использование стиля гарантирует единообразие внешнего вида определенных элементов документа. При внесении изменений в определение стиля весь текст документа, к которому был применен этот стиль, изменится в соответствии с новым определением стиля. В Word есть целый ряд заранее определенных стилей, а также предусмотрена возможность создавать пользовательские. Кроме того, использование стилей позволяет автоматизировать такие процедуры, как составление оглавления и указателей.
Как правило, в организациях создается множество повторяющихся (типовых) документов, подготовку которых можно ускорить, используя специальные шаблоны. Шаблон позволяет быстро изготавливать новые, аналогичные по форме документы, не тратя времени на форматирование. Шаблоны могут содержать информацию о стилях, стандартных текстах и даже панели инструментов, что позволяет унифицировать и автоматизировать процесс подготовки документов. В комплект поставки Word входят шаблоны многих стандартных документов.
Таким образом, с помощью программы Word можно быстро оформить приказ, служебную записку, подготовить научно-технический отчет, письмо или любой другой документ, содержащий стандартные элементы.
Word предлагает встроенные средства графики, позволяющие включать в текст схемы, чертежи и диаграммы.
Важной особенностью программы является возможность поиска и замены фрагментов текста, сравнения версий документов, проверки правописания.
В Word 2003 реализованы также новые возможности доступа к дополнительным ресурсам (электронным словарям, шаблонам, клипартам, учебным материалам и т.п.), которые собраны на специальном Web-узле Microsoft Office Online.
В последнее время появился ряд новых интерактивных служб на русском языке. В частности, пользователям Office 2003 доступны электронные энциклопедии и системы поиска товаров в Интернет - магазинах.
Число подобных сервисов будет постоянно расширяться, открывая пользователям MS Office доступ к новым услугам.
Поддержка в Word 2003 формата файла XML позволяет сохранять резюме, отчеты и другие документы в этом формате, не нарушая при этом форматирования Word. При сохранении документа Word в формате XML создается единственный файл, что упрощает организацию общего доступа к файлу и работу с ним по сравнению с форматом HTML, когда изображения и другие файлы хранятся отдельно.
Microsoft Excel 2003
Microsoft Excel - это идеальное средство для решения учетных задач, обработки экспериментальных данных, составления отчетов и т.п.
Документ Excel называется рабочей книгой. Книга Excel состоит из листов, представляющих собой таблицы ячеек, в которых может храниться числовая и текстовая информация. Такая книга служит хорошим организационным средством. Например, в ней можно собрать все документы (рабочие листы), относящиеся к определенному проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем.
Таблицы Excel удобны для хранения и сортировки информации, для проведения математических и статистических расчетов. Помимо работы с числами, в Excel хорошо развиты возможности работы с текстом, позволяющие создавать документы практически любой сложности. Excel располагает большим количеством шаблонов, с помощью которых можно быстро оформить самые разные, в том числе финансовые, документы.
Microsoft Excel имеет массу встроенных функций для математических, статистических, финансовых и других вычислений.
Рисунок 2.2 - Microsoft Excel 2003
Одна из важнейших функций программы - возможность представления данных в виде разнообразных графиков, диаграмм и карт.
Excel предлагает мощный аппарат для решения задач подбора параметров, статистического анализа данных и т.д. Программа имеет возможности доступа к внешним источникам данных (таблицам другого формата, базам данных).
За счет поддержки языка XML Microsoft Office Excel 2003 позволяет считывать данные из любой заданной пользователем XML-схемы. Можно также использовать поддержку языка XML в Microsoft Office Excel 2003 для обновления диаграмм, таблиц и графиков по мере внесения изменений в соответствующем хранилище XML-данных.
Microsoft Outlook 2003
Microsoft Outlook представляет собой мощное средство для работы с персональной информацией. Программа объединяет функции электронной почты, личного календаря, средств планирования, управления личной информацией (такой, как контакты и задания), создания специальных приложений для сотрудничества и совместного использования информации. Outlook обеспечивает ведение списка контактов, позволяющего хранить данные об адресатах, а также вести журнал, в котором можно сортировать и находить документы Microsoft Office по времени работы с ними.
Множество людей во всем мире оценили возможности Outlook для планирования своей работы и контроля выполнения дел. Весьма удобной оказалась возможность установить для каждого запланированного мероприятия напоминания за определенное время. Пользователи могут увидеть напоминания обо всех запланированных на текущий день делах или получить предупреждение о важном событии за несколько дней.
Рис. 2.3 - Программа Microsoft Outlook объединяет функции электронной почты, личного календаря, совместного планирования и управления личной информацией
Outlook можно использовать и для планирования групповой работы. Например, при работе в корпоративной сети можно посмотреть расписание свободного времени сотрудников, которых нужно пригласить на совещание, и автоматически выбрать наиболее удобное для всех время.
В последней версии (Outlook 2003) программа существенно изменилась. Новый интерфейс обеспечивает расположение сообщений на экране в виде вертикального окна (так называемой газетной колонки).
Рисунок 2.4 - Microsoft Outlook 2003
Появились новые возможности управления письмами. Функция "интеллектуальной группировки" почты позволяет упорядочить письма по времени получения, важности, объему и т.д. В результате пользователь получает краткий список разделов: сегодня, вчера, на этой неделе, в последний месяц, за последний год. Щелкнув мышью по любому пункту, можно ознакомиться с письмами, которые соответствуют определенным критериям.
Еще одно новшество позволяет более эффективно сортировать и обрабатывать почту. Речь идет о виртуальных папках поиска, отображающих результаты определенных поисковых запросов. При этом все элементы электронной почты остаются в своих исходных папках программы Outlook. С помощью папок поиска легко группировать письма по определенным критериям. В Outlook 2003 появился настраиваемый фильтр спама1). Программа фильтрует сообщения с подозрением на спам и автоматически перемещает их в папку "Нежелательная почта" (Junk e-mail folder).
Microsoft PowerPoint 2003
Microsoft PowerPoint - это популярная программа подготовки презентаций, которая широко используется бизнесменами, преподавателями, лекторами и служащими офисов. Широкое распространение этой программы изменило само представление о трудоемкости создания презентации. Всего 15 лет назад доклады и презентации сопровождались преимущественно бумажными плакатами, изготовление которых было весьма трудоемким и часто требовало услуг профессиональных чертежников. Обычно плакаты фотографировались и с них делались слайды, которые демонстрировались с помощью слайд - проекторов. Сегодня благодаря появлению программ типа PowerPoint оформление доклада самым качественным иллюстративным материалом занимает считанные минуты.
PowerPoint позволяет создавать наглядные презентации, интегрируя текст, графику, видео и другие элементы на отдельных страницах, называемых "слайдами" по аналогии со слайд - проекторами, вышедшими сегодня из употребления благодаря внедрению компьютерных презентаций. PowerPoint дает возможность создавать слайды, содержащие перемещаемые таблицы и обтекающий текст, а также редактировать, демонстрировать и распечатывать слайды.
Переходы между слайдами при демонстрации презентации с компьютера могут быть анимированы различными способами. Можно анимировать также отдельные элементы на слайдах, чтобы привлечь к ним внимание аудитории. Как и в других программах, входящих в MS Office, PowerPoint предоставляет множество готовых вариантов дизайна и шаблонов содержания.
Microsoft PowerPoint позволяет транслировать презентации на широкую аудиторию через Интернет.
По мере развития Microsoft Office программа приобретала новые элементы, общие для всех приложений Office.
В PowerPoint 2003 появилось усовершенствованное средство просмотра (PowerPoint Viewer), позволяющее пользователям, у которых не установлен PowerPoint, ознакомиться с PowerPoint-презентацией. Авторы презентации могут включить "просмотрщик" (viewer) на этапе записи презентации на CD. Помимо этого, программа приобрела целый ряд новых функций. В частности, появилась возможность просматривать полноэкранные фильмы как PowerPoint-презентации.
Рисунок 2.5 - Microsoft PowerPoint2003
Рисунок 2.6 - Пользователь, подключенный к Сети, имеет возможность непосредственно из MS Office обратиться к дополнительным сервисам
За счет интеграции приложений Microsoft Office пользователи пакета могут создавать весьма сложные составные документы, содержащие данные из различных приложений. Способ обмена данными между приложениями Microsoft Office (механизм связывания и внедрения объектов) предоставляет пользователю возможность вставлять в документ, созданный в одном приложении, фрагменты, созданные в других приложениях.
В общем виде описанные возможности можно сформулировать следующим образом. Фрагмент, созданный в приложении-источнике, можно поместить в документ приложения-приемника как объект, в котором вместе со вставляемыми данными хранится информация о приложении, создавшем этот объект.
Это позволяет редактировать объект средствами создавшего его приложения. Объекты могут представлять собой рисунок, текст, диаграмму, интервал ячеек, звуковой файл или даже видеоклип. Например, в документ Word может быть внедрена диаграмма Excel, слайд презентации PowerPoint или выборка из базы данных.
Рисунок 2.7 - Схема формирования составного документа
Механизм связывания оригинального объекта и его копии обеспечивает эффективную работу с составными документами, в которых используются различные источники. В частности, можно настроить режим, при котором данные, помещенные в Word-документ из таблицы Excel, будут обновляться автоматически в составном документе при обновлении источника - таблицы Excel.
Этот прием широко используется на практике. Например, очень удобно подготовить отчет в Word, который будет содержать данные о продажах на текущий день. В Word-документ помещается соответствующий раздел электронной таблицы Excel, который оперативно обновляется отделом продаж. Связи между таблицей и отчетом позволяют при каждом изменении электронной таблицы обновлять отчет.
Приложения Microsoft Office могут взаимодействовать и с приложениями, не входящими в пакет, в том числе других производителей. Например, встроенные средства экспорта/импорта позволяют обрабатывать документы, подготовленные в форматах других программ. В частности, Excel позволяет загружать и обрабатывать документы в форматах других табличных процессоров.
И, наконец, внутрь документа MS Office могут быть вставлены гиперссылки на любые документы.
Хотя приложения Microsoft Office имеют очень широкий набор функций, очевидно, что никакой программный продукт не может удовлетворить все специфические запросы разных категорий пользователей. Поэтому в приложения пакета Microsoft Office встроен универсальный инструмент для создания собственных приложений VBA (аббревиатура от Visual Basic for Applications, что означает "Visual Basic для приложений"). VBA - это язык программирования, встроенный в целый ряд программ, в том числе в приложения Microsoft Office.
Дополнительные офисные программы
Помимо пакета программ Microsoft Office пользователи в своей работе задействуют и другие программы, в том числе отечественных разработчиков. В первую очередь это приложения, связанные со спецификой русского языка.
Одними из наиболее востребованных российскими пользователями программ являются отечественные компьютерные словари, переводчики, программы распознавания символов. Большинство таких программ дополняют работу приложений Microsoft Office и интегрированы в интерфейс его приложений. Среди компьютерных словарей следует выделить продукт компании ABBYY Lingvo, который оперативно осуществляет перевод с русского на английский, французский, немецкий, итальянский, испанский и обратно. Компания ABBYY также предлагает программу FineReader для распознавания текстов бумажных документов и их перевода в электронный вид.
Среди программ-переводчиков наиболее популярны программы отечественной компании ПРОМТ, которая предлагает системы перевода и электронные словари для семи европейских языков: английского, немецкого, французского, испанского, итальянского, португальского и русского.
Программы PROMT обеспечивают быстрый перевод с соблюдением морфологических и синтаксических правил естественных языков, предлагают набор возможностей для повышения качества перевода тематических пользовательских текстов: пользователь может создавать собственные словари, подключать готовые специализированные словари, выбирать правила перевода для конкретного текста, создавать списки зарезервированных (не требующих перевода) слов и т.д. Все это позволяет "заточить" систему перевода под конкретные тексты, с которыми работает пользователь.
Рисунок 2.8 - Окно переводчика PROMT с настройками для словаря
Конечно, пока машинный перевод не может сравниться с переводом, сделанным человеком, но зато пользователь за несколько секунд получает нужную информацию. Использование систем машинного перевода эффективно для организации перевода больших массивов однотипных документов в сжатые сроки с обеспечением единства терминологии и стиля во всех документах. При использовании системы перевода обеспечивается унификация стиля и используемой терминологии, а также минимизируются затраты времени на перевод документов.
Важно подчеркнуть, что система перевода PROMT 7.0 позволяет встраивать функции перевода непосредственно в Microsoft Word 2000-2003. После инсталляции PROMT в окне Word появляется дополнительная панель с инструментами и пункт в верхнем меню, обеспечивающие доступ ко всем функциям перевода. Таким образом, не покидая окна привычного Word, можно перевести иностранный документ на русский язык или с русского языка на иностранный.
Рисунок 2.9 - Кнопочная панель PROMT 7.0 в окне Microsoft Word
PROMT 7.0 также встраивается в приложения Excel, Outlook, PowerPoint и FrontPage, что существенно облегчает работу с e-mail, презентациями и HTML-страницами на иностранных языках.
Альтернативные офисные пакеты
Так как по числу потребителей рынок офисных пакетов является одним из самых массовых, очевидно, что у Microsoft были и остаются конкуренты - компании, предлагающие альтернативные офисные продукты.
Свои офисные пакеты имеют многие крупные компании. Так, компания Corel продвигает пакет WordPerfect Office. Компания IBM имеет свою разработку SmartSuite, корпорация Sun Microsystems предлагает пакет StarOffice. Во многих странах существовали национальные текстовые редакторы. Например, в России долгое время был популярен текстовый редактор Лексикон. В общей сложности на рынке присутствуют десятки офисных приложений разных производителей, однако все они в совокупности занимают не более 5% мирового рынка.
Чаще всего в качестве альтернативы MS Office называют пакет OpenOffice.org, бесплатный (open source - офисный пакет или его модификация StarOffice, распространяемая компанией Sun).
OpenOffice.org - это свободно распространяемый набор офисных программ, в состав которого входят следующие компоненты:
- Writer (текстовый процессор и редактор HTML);
- Calc (табличный процессор);
- Draw (графический редактор);
- Impress (система презентаций);
- Редактор формул;
- Модуль доступа к данным.
Для пользователей, нуждающихся в поддержке со стороны разработчика, имеет смысл обратить внимание на StarOffice7.0, который обладает всеми возможностями OpenOffice, а также имеет дополнительные компоненты. StarOffice и OpenOffice.org работают под управлением операционных систем Solaris, Linux и Windows.
Таблица 3.1 – Конфигурация офисного компьютера и цена минимальная цена комплектующих
| № | Товар | Ед. | Кол-во | Цена | Сумма | ||
| 1 | ПЭВМ в составе: |
|
|
| 1 477,00 | ||
|
| - AMD Socket AM2 ATHLON LE-1600 BOX (2200MHz, L2 Cache: 1024KB) | шт. | 1,000 | 248,00 | 248,00 | ||
|
| - GIGABYTE GIGAMA69VMS2R00G (AMD690V,mATX,1000МГц,4 DDR II,PCIe x16,Звук,Видео,1Гбит Сеть,SATA II) | шт. | 1,000 | 297,00 | 297,00 | ||
|
| - Модуль памяти DDR II 512Mb, PC-5300 (667 Mhz), Brand Samsung | шт. | 1,000 | 73,00 | 73,00 | ||
|
| - Жесткий диск SATA II 80.0g 7200 WD 8 Mb (800JD) | шт. | 1,000 | 248,00 | 248,00 | ||
|
| - FDD 3.5", Samsung Black | шт. | 1,000 | 37,00 | 37,00 | ||
|
| - Корпус ATX Midle Tower CODEGEN 6219-CA, 330W | шт. | 1,000 | 176,00 | 176,00 | ||
|
| - Windows XP Home Edition Rus (OEM) (Продается ТОЛЬКО с новыми компьютерами) | шт. | 1,000 | 398,00 | 398,00 | ||
| 2 | Клавиатура PS/2 Mitsumi FQ 120 Classic | шт. | 1,000 | 53,00 | 53,00 | ||
| 3 | Мышь A-4 Tech OP-35D OPTICAL PS/2 | шт. | 1,000 | 29,00 | 29,00 | ||
| 4 | Монитор LCD17" LG 1753S-BF | шт. | 1,000 | 1 197,00 | 1 197,00 | ||
| Валюта: Гривна |
|
|
|
| Итого: | 2 756,00 | |
Таблица 3.2 - Наилучшее соотношение цена/производительность
| № | Товар | Ед. | Кол-во | Цена | Сумма | ||
| 1 | ПЭВМ в составе: |
|
|
| 1 674,00 | ||
|
| - Intel Celeron 430 1.8GHz (800MHz,512KB,S775,Conroe) box | шт. | 1,000 | 272,00 | 272,00 | ||
|
| - INTEL INBLKD945GCPE (i945GC,mATX,1066МГц,2 DDR II,Звук,Видео,Сеть,SATA,U100,4xUSB2.0 | шт. | 1,000 | 317,00 | 317,00 | ||
|
| - Модуль памяти DDR II 1024Mb, 667 MHz Kingston | шт. | 1,000 | 129,00 | 129,00 | ||
|
| - Жесткий диск SATA II 80.0g 7200 WD 8 Mb (800JD) | шт. | 1,000 | 248,00 | 248,00 | ||
|
| - DVD-ROM 16x/48x, LG black | шт. | 1,000 | 97,00 | 97,00 | ||
|
| - FDD 3.5", Samsung Black | шт. | 1,000 | 37,00 | 37,00 | ||
|
| - Корпус ATX Midle Tower CODEGEN 6219-CA, 330W | шт. | 1,000 | 176,00 | 176,00 | ||
|
| - Windows XP Home Edition Rus (OEM) (Продается ТОЛЬКО с новыми компьютерами) | шт. | 1,000 | 398,00 | 398,00 | ||
| 2 | Клавиатура PS/2 Mitsumi FQ 120 Classic | шт. | 1,000 | 53,00 | 53,00 | ||
| 3 | Мышь A-4 Tech OP-35D OPTICAL PS/2 | шт. | 1,000 | 29,00 | 29,00 | ||
| 4 | Монитор LCD17" LG 1753S-BF | шт. | 1,000 | 1 197,00 | 1 197,00 | ||
| 5 | Колонки Genius SP-P110 | шт. | 1,000 | 35,00 | 35,00 | ||
| Валюта: Гривна |
|
|
|
| Итого: | 2 988,00 | |
Таблица 3.3 - «Производительность превыше всего»
| № | Товар | Ед. | Кол-во | Цена | Сумма | ||
| 1 | ПЭВМ в составе: |
|
|
| 1 873,00 | ||
|
| - Pentium Dual-Core E2160 1.8ГГц (800МГц,1MB,Conroe,S775) BOX | шт. | 1,000 | 408,00 | 408,00 | ||
|
| - INTEL INBLKD945GCPE (i945GC,mATX,1066МГц,2 DDR II,Звук,Видео,Сеть,SATA,U100,4xUSB2.0 | шт. | 1,000 | 317,00 | 317,00 | ||
|
| - Модуль памяти DDR II 1024Mb, 667 MHz Kingston | шт. | 1,000 | 129,00 | 129,00 | ||
|
| - Жесткий диск SATA II 80.0g 7200 WD 8 Mb (800JD) | шт. | 1,000 | 248,00 | 248,00 | ||
|
| - DVD -RW/+RW , LG Black | шт. | 1,000 | 160,00 | 160,00 | ||
|
| - FDD 3.5", Samsung Black | шт. | 1,000 | 37,00 | 37,00 | ||
|
| - Корпус ATX Midle Tower CODEGEN 6219-CA, 330W | шт. | 1,000 | 176,00 | 176,00 | ||
|
| - Windows XP Home Edition Rus (OEM) (Продается ТОЛЬКО с новыми компьютерами) | шт. | 1,000 | 398,00 | 398,00 | ||
| 2 | Клавиатура PS/2 Mitsumi FQ 120 Classic | шт. | 1,000 | 53,00 | 53,00 | ||
| 3 | Мышь A-4 Tech OP-35D OPTICAL PS/2 | шт. | 1,000 | 29,00 | 29,00 | ||
| 4 | Монитор LCD17" LG 1753S-BF | шт. | 1,000 | 1 197,00 | 1 197,00 | ||
| 5 | Колонки Genius SP-P110 | шт. | 1,000 | 35,00 | 35,00 | ||
| Валюта: Гривна |
|
|
|
| Итого: | 3 187,00 | |
Каждая из представленных конфигураций решает задачи оборудования рабочего места оператора компьютерного набора и оператора компьютерной верстки. Но для принятия окончательного решения необходимо просчитать цены на представленные модели ПК. Для этого проанализируем цены на данное оборудование в одной из Северодонецких фирм, торгующих компьютерным оборудованием и программным обеспечение (Компания «SRT»). Расчет цены комплектов ПК представлен в таблицах 3.1;3.2; 3.3.
Стоит отметить, что большинство корпоративных заказчиков сегодня вряд ли нуждаются в ПК с максимально высокой производительностью. Не секрет, что для рутинных операций в популярных офисных приложениях (текстовых редакторах, электронных таблицах и небольших базах данных) вполне хватает производительности систем трехлетней давности.
Тем не менее, офисные программы и операционные системы постоянно совершенствуются, обрастают новыми сервисами и требуют от ПК все больших ресурсов. Комизм ситуации в том, что пользователи, в массе своей, едва ли знакомы хотя бы с половиной функций современных офисных приложений. Выйти из этой гонки вооружений довольно трудно, ведь пользователи устаревших программ зачастую лишаются возможности работать с файлами, созданными их партнерами в обновленных программах.
В результате корпоративные заказчики предпочитают покупать системы среднего ценового диапазона. Такие ПК недороги и отвечают запросам ПО на несколько лет вперед. Бесспорно, спрос на мощные рабочие станции для инженерных приложений и издательских систем сохраняется, но их процент в суммарном объеме поставок совсем невелик.
Самыми популярными процессорами для недорогих офисных ПК остаются Intel Celeron с ядром Conroe. Современные представители этой серии работают на частотах 1,6 ГГц и выше. Разработаны они на базе Pentium Dual-Core, от которых отличаются только меньшим объемом встроенной кэш-памяти, меньшей частотой шины и более скромными диапазонами тактовых частот. Немаловажно, что устанавливаются эти процессоры в гнездо Socket 775, так что при обновлении системы их нетрудно заменить на Pentium Dual-Core.
Корпорация AMD для систем начального уровня предлагает процессоры Sempron LE, а также Athlon LE. Эти ЦП сейчас вполне конкурентоспособны и по производительности и по технологичности.
На офисном ПК с малой долей вероятности будут выполняться сложные инженерные задачи или современные 3D-игры, поэтому достаточным будет использование интегрированного видеоадаптера, который в качестве видеопамяти используют некую часть основной оперативной памяти ПК («разделяемую» память). По производительности все интегрированные видеоадаптеры примерно сопоставимы, да и сама производительность видеоадаптера в случае с офисным ПК существенной роли не играет.
На сегодняшний день наиболее очевиден выбор памяти типа DDR 2. В отличие от памяти DDR PC3200, данный тип памяти обладает более высокой пропускной способностью, а цена модулей памяти DDR2 даже несколько ниже, чем DDR. В нескольких из конфигураций компьютера объем оперативной памяти составляет 1024 Мбайт. Такой выбор обусловлен следующими причинами:
- пользователь офисного ПК, как правило, работает сразу с несколькими приложениями (Word, Excel, почтовый клиент, Интернет - браузер, антивирусный пакет и т. п.);
- минимальные требования современных операционных систем к объему оперативной памяти возрастают (рекомендуемый минимальный размер ОЗУ при работе с Windows XP — не менее 128 Мбайт);
- необходимость выделения некоторого объема памяти для нужд видеоадаптера;
- желание оставить для пользователя возможность дальнейшего увеличения ОЗУ.
Но возможно и установка 512 Мб оперативной памяти, если работа на ПК будет сводиться только к работе с Word, Excel и 1С Предприятие.
К дисковой подсистеме корпоративные пользователи редко предъявляют повышенные требования. В большинстве случаев их вполне устраивают обычные SATA-винчестеры емкостью 80 гигабайт, ведь этого объема более чем достаточно для хранения операционной системы, пакета офисных программ и всех документов, созданных за несколько лет плодотворной работы. Кроме того, у заказчиков основная масса информации и электронных документов хранится на серверах. В корпоративных ПК может отсутствовать даже такой, казалось бы, неотъемлемый атрибут современного ПК, как привод CD-ROM. Отказ от этого накопителя позволяет не только сэкономить средства при покупке системы, но и дополнительно защитить компьютер от несанкционированных программ, устанавливаемых пользователями самостоятельно. Морально устаревшие 3,5″ дисководы, напротив, до сих пор присутствуют почти во всех корпоративных ПК, поскольку дискеты все еще остаются популярным средством хранения небольших документов. Однако появление и быстрое развитие (а, следовательно, удешевление) различных USB FLASH-устройств способно вытеснить «сам FDD»
Современные чипсеты обеспечивает поддержку шестиканального звука, хотя при работе с офисными приложениями вполне достаточно и двухканального. Среднестатистический пользователь офисного ПК использует звуковой адаптер для таких целей, как озвучивание стандартных событий операционной системы или приложений, фоновое воспроизведение музыкальных файлов (WAV, MP3, WMA и т. п.), просмотр MPEG-4 или DVD-фильмов после рабочего дня. Акустические системы в комплект стандартной поставки офисного ПК не входят, так как многие пользователи (например, в больших офисах) используют вместо акустических систем головные телефоны (чаще называемые «наушниками»).
Само понятие «офисный ПК» подразумевает работу в коллективе и доступ к данным в глобальной сети Интернет, поэтому компьютеры в обязательном порядке оснащаются сетевым адаптером. На сегодняшний день все материнские платы имеют встроенный сетевой адаптер.
Согласно законодательству на компьютере должно устанавливаться только лицензионное программное обеспечение.
По данным мировых статистических агентств, доля ПК с операционной системой семейства Windows составляет почти 90 %, поэтому выбор производителя ОС для стандартной поставки оказался достаточно простым. В зависимости от конечной инфраструктуры офиса Irbis M в базовой конфигурации поставляются с двумя видами операционных систем:
Windows XP Home Edition для домашних офисов или для офисов с малым количеством рабочих мест;
Windows XP Professional Edition для поставки в большие офисы, где используется иерархическая доменная структура.
Также есть операционная система Windows Vista, но она не пользуется спросом у отечественных потребителей, т.к. требует больших ресурсов компьютера и имеет ряд недочетов.
Стоимость
Наиболее дорогой продукт из рассматриваемых нами - Microsoft Office, его цена доходит до 1000 долларов (вариант Developer). Наиболее дешевый - StarOffice: Personal Edition - бесплатно; Professional Edition стоит 169 долларов, предлагаются лицензии на несколько рабочих мест.
Таблица 3.4 - Стоимость операционной системы
| Виды операционных систем | Цены | |
| грн | $ | |
| Windows XP Home Edition Russian w/SP2b w/Upg Cpn OEM | 971,12 | 199 |
| Windows XP Professional Russian w/SP2b w/Upg Cpn OEM | 756 | 144 |
| Windows Vista Home Basic Russian DVD | 495 | 94 |
| Windows Vista Home Prem Russian DVD | 776 | 147 |
| Windows Vista Business Russian DVD | 1057 | 201 |
| Windows Vista Ultimate Russian DVD | 1567 | 298 |
Для приведенных комплектаций персональных компьютеров наиболее подойдет операционная система Windows XP Home Edition, так как ее функциональные возможности вполне удовлетворяют решению офисных задач, и ее цена на данный момент является самой оптимальной. Так же можна использовать операционную систему Windows XP Professional Edition. Для офиса с малим количеством мест подойдет Windows XP Home Edition. По заявлению Microsoft, Windows XP Home Edition в розничной продаже будет стоить $199, Windows XP Professional - 299 долларов; обновление операционной системы до Windows XP обойдется в 99 и 199 долларов соответственно. ОЕМ - версия (т.е. приобретаемая вместе с новым компьютером), вероятно, будет стоить несколько меньше. Так же учитываем стоимость Microsoft Office 2003, которая составляет 1310,4 грн
Таким образом, можно рассчитать окончательную стоимость программно-технический комплекс для оборудования рабочего места оператора компьютерного набора и оператора компьютерной верстки. Она будет состоять из цены персонального компьютера и периферийного оборудования и цены операционной системы и офисного пакета.
На мой взгляд, наиболее оптимальным будет пакет общей стоимостью 4298,4 грн.
IV НОРМЫ И ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ ОПЕРАТОРА КОМПЬЮТЕРНОГО НАБОРА И ВЕРСТКИ
Таблица 4.1 - Оптимальные параметры микроклимата в рабочей зоне производственного помещения для категории работ 1а
| Период года | Температура, оС | Относительная влажность, % | Скорость движения воздуха, м/с |
| Холодный | 22…24 | 40…60 | 0,1 |
| Теплый | 23…25 | 40…60 | 0,1 |
Так как в помещении нет источников выделения вредных веществ, можно использовать естественную вентиляцию. Площадь помещений, где сосредоточено более пяти компьютеров составляет не более 90 м2 каждое, всего таких помещений. Для обеспечения приемлемых параметров микроклимата в помещении с такой площадью можно использовать 1 кондиционер LG модели LS-Q076ABL или ему подобный.
Одним из факторов, оказывающих вредное воздействие на организм человека на производстве, является шум. Утомление операторов из-за шума увеличивает число ошибок при работе, приводит к возникновению травм. Для оператора ПЭВМ источником шума является работа принтера. Желательно выполнять следующие правила: помещать принтер в наиболее удаленное место от персонала и включать его на непродолжительный период времени (если используется принтер, производящий сильный шум). Лучше использовать принтер с пониженным уровнем шума (струйный или лазерный).
Спектр излучения монитора компьютера включает в себя рентгеновскую, ультрафиолетовую, инфракрасную области, а также широкий диапазон волн других частот. Опасность рентгеновских лучей пренебрежимо мала, поскольку этот вид излучения поглощается веществом экрана.
Для снижения воздействия электромагнитного излучения предусматривается защита временем и расстоянием. Защита временем предусматривает ограничение времени пребывания человека в зоне действия полей не более 3.5–4.5 часа.
В проекте предусматривается использовать совмещенное освещение. В светлое время суток помещение будет освещаться через оконные проемы, в остальное время будет использоваться искусственное освещение.
Искусственное освещение в рабочем помещении предполагается осуществлять с использованием люминесцентных источников света в светильниках общего освещения, поскольку люминесцентные лампы обладают высокой световой отдачей до 75 Лам/Вт и более, продолжительным сроком службы до 10000 часов, спектральным составом излучаемого света, близким к солнечному.
Зрительная работа оператора ПЭВМ в соответствии со СНиП 11-4-79 относится к разряду Va. Нормируемая освещенность на рабочем месте (Ен) при общем освещении составляет 200 лк.
Рекомендации по пожарной профилактике
Пожары представляют опасность для жизни человека и сопряжены как с материальными потерями, так и с отказом средств вычислительной техники, что влечет за собой нарушения хода технологического процесса.
Пожар может возникнуть при внесении (образовании) источника зажигания в горючую среду: материалы отделки помещений, перегородки, двери, полы, изоляционные материалы токоведущих частей аппаратного обеспечения ЛВС, а веществом, являющимся окислителем для процесса горения, является кислород, содержащийся в воздухе рабочей зоны.
Горючими материалами в помещении, где расположены ПЭВМ, являются
- полиамид - материал корпуса микросхемы. Горючее вещество. Температура самовоспламенения 420 ºС, энергия зажигания 2мДж;
- поливинилхлорид - изоляционный материал. Горючее вещество. Температура самовоспламенения 480 ºС, энергия зажигания 50мДж;
- стеклотекстолит ДЦ - материал печатных плат. Трудногорючий материал;
- пластикат кабельный No.489 - материал изоляции кабеля. Трудногорючий материал. Температура самовоспламенения 1500 ºС;
- плита древесностружечная - строительный и отделочный материал, материал из которого изготовлена мебель. Трудновоспламенимый материал. Показатель горючести 1.8;
- бумага – справочная и рабочая документация, литература. Горючий материал. Показатель горючести более 2.1.
В соответствии с ОНТП 24-86 помещение относится к категории В (пожаровзрывоопасной) и согласно ПУЭ пространство внутри помещения относится к пожароопасной зоне класса П-IIа (зоны, расположенные в помещениях, в которых обращаются твердые горючие вещества).
Потенциальными источниками зажигания могут быть:
- искры при замыкании и размыкании цепей;
- искры и дуги коротких замыканий;
- перегревы от длительной перегрузки и наличия переходного сопротивления;
- разряды статического электричества.
При полном сгорании органических соединений образуются СО , SO , H O, N ,а при сгорании неорганических соединений – оксиды. В зависимости от температуры плавления и продолжительности реакции могут находится либо в виде расплавов (Al O , Ti O ), либо подниматься в воздух в виде дыма (P O , Na O, MgO).
Состав продуктов неполного сгорания горючих веществ сложен и разнообразен. Это могут быть горючие вещества:
- Н, СО, СН;
- атомарный водород и кислород;
- различные радикалы – ОН, СН .
Продуктами неполного сгорания могут быть также оксиды азота, спирты, альдегиды, кетоны и высокотоксичные соединения, например, синильная кислота.
Для того, чтобы остановить реакцию горения, нарушают условия ее возникновения и поддержания. Обычно для тушения используются нарушения двух основных условий установившегося состояния – понижение температуры и режим движения газов. Понижение температуры может быть достигнуто путем введения веществ, которые поглощают много тепла в результате испарения и диссоциации (например, вода, порошки).
Пожаробезопасность объекта в соответствии с ГОСТ 12.1.004-91 обеспечивается системами предотвращения пожара, противопожарной защиты и организационно-техническими мероприятиями.
Предотвратить образование горючей среды (заменить горючие вещества и материалы на негорючие и трудногорючие) не предоставляется технически возможным.
Поэтому проектом предусматриваются способы и средства, предотвращающие образование (или внесение) в горючую среду источников зажигания, таких как:
- применение электрооборудования, соответствующего пожароопасной и взрывоопасной зонам в соответствии с ПУЭ;
- применения в конструкции быстродействующих средств защитного отключения возможных источников зажигания;
- исключение возможности появления искрового разряда в горючей среде с энергией, равной или выше минимальной энергии зажигания;
- поддержание температуры нагрева поверхности оборудования, устройств, веществ, и материалов, которые могут войти в контакт с горючей средой ниже предельно-допустимой, составляющей 80% наименьшей температуры самовоспламенения горючего.
Чтобы предотвратить пожар в вычислительных центрах, проектом предлагается выполнение следующих требований:
- электропитание ЭВМ имеет автоматическую блокировку отключения электроэнергии на случай перегрева системы, что может быть результатом остановки системы охлаждения и кондеционирования;
- система вентиляции вычислительных центров оборудуется блокирующими устройствами, обеспечивающими ее отключение в случае пожара. Система оборудуется огнепреграждающими клапанами;
- применение оборудования, удовлетворяющего требованиям электростатической искробезопасности по ГОСТ 12.1.018-91 [7];
- после окончания работы, перед закрытием помещения, все электроустановки и персональные компьютеры отключаются от сети электропитания;
- в помещениях вычислительных центров запрещается:
1) устраивать электророзетки на сгораемых основах;
2) использовать синтетические дорожки и ковры;
3) пользоваться бытовыми электронагревательными приборами;
4) загромождать эвакуационные выходы и проходы;
5) устраивать на окнах глухие решетки;
6) оставлять без надзора включенную в электросеть аппаратуру, используемую для измерений и надзора.
Для противопожарной защиты проектом предлагается оборудование помещения площадью до 100 м2 , относящегося к категории В, автоматической пожарной сигнализации с применением датчиков-извещателей РИД-1 (извещатель дымовой ионизирующий) в количестве 1 шт.
Для снижения пожарной опасности в помещении используются первичные средства тушения пожаров, а также система автоматической пожарной сигнализации, которая позволяет обнаружить начальную стадию загорания, быстро и точно оповестить службу пожарной охраны о времени и месте возникновения пожара.
В данном разделе были проанализированы опасные и вредные производственные факторы, оказывающие влияние на персонал, разработаны мероприятия по технике безопасности, мероприятия, обеспечивающие производственную санитарию и гигиену труда, а также мероприятия по пожарной профилактике.
Выводы
В ходе дипломной работы я выяснила, что первые документы появились практически одновременно с возникновением письменности, и основной задачей делопроизводства является учет и контроль.
В известной мере MS Office играет роль базовой платформы для построения документооборота. Основы современных офисных программ закладывались в 70-е годы, и свой первый текстовый редактор (Multi-Tool Word) компания Microsoft представила в 1983 году, который в последствии стал основой для будущего офисного пакета. Со временем данный набор стал фактическим стандартом для офисных приложений. Первая версия пакета MS Office для Windows под номером 3.0 вышла в 1993 году.
После проведения опроса на предприятии из полученных данных можно сделать вывод, что для работы в офисе подходит лучше всего Microsoft Office 2003, так как организация делопроизводства в том или ином офисе связана с автоматизацией конкретных функций: бухгалтерский учет, материально-технический учет, планирование основной деятельности, управление кадрами.
Microsoft Office 2003 является самым распространенным в мире офисным пакетом Microsoft, он более усовершенствован и приемлем в цене и для делопроизводства подходит как нельзя лучше.
ПЕРЕЧЕНЬ ССЫЛОК
1. Айзенберг К.Б. Защита пользователя ЭВМ от негативных воздействий слабых электромагнитных полей / К.Б. Айзенберг // Прикл. эргономика. – 1992. – № 2.– С.16-22.
2. Афанасьев А.И. О проблемах безопасности современных ЭЛТ-мониторов / А.И.Афанасьев // Hard`n`Soft. – 2000. – № 7. – С.48-50.
3. Гранджан Э. Эргономические основы проектирования видеотерминальных рабочих мест / Э. Гранджан // Человеческий фактор: [сб.тр.]: в 6 т.– М., 1992.– Т.5. – С222-283.
4. Коструба С. Заземление компьютера: Правильное решение серьезной проблемы, к которой относятся несерьезно / С. Коструба // Новости электротехники. – 2003. – № 2. – С.97-99. – Библиогр.: 2 назв.
5. Красовский В.О. О классификации производственных вредностей на рабочих местах пользователей персональных компьютеров / В.О. Красовский, Г.Г. Аминова, Н.Н. Мустафин // Успехи соврем. естествознания. – 2003. – № 1. – С.73-76.
6. http://www.compuart.ru/
7. Стандарты по издательскому делу М., "Юрист", 1998
8.Полянский Н.Н Основы полиграфического производства М., "Книга", 1991
9.Валенски В Бумага + печать (пер. с немецкого) М., "Цандерс Дубль В", 1996
10.Шахкельдян Б.Н., Загаринская Л.А Полиграфические материалы, "Книга", 1988
11. Справочник технолога-полиграфиста. Части 1–6М., "Книга", 1981–1988
12.Колосов А.И., Андреев Ю.С., Волкова Л.А., Давыдов И.А., Васин Г.И. Технология полиграфического производства (изготовление печатных форм), "Книга", 1986
13.Раскин А.Н., Ромейков И.В., Бирюкова Н.Д., Муратов Ю.А., Ефремова А.Н Технология печатных процессов М., "Книга", 1989
14. http://referat.onru.ru/ref /op/3007 - Представление графической информации в ЭВМ.
15. http//referat/ru/pub/folder/304 - Графические редакторы и их виды.
16. http://referat.zoomru.ru/referat.php - Пакеты демонстрационной графики.
17. http://r-e-f/ruinformationsciense/38027 - Программы просмотра изображений.
18. http://e-xecutive.ru/news/piese - Возможности редактора Corel Draw.
19. http://referats/uz/informationsciense/20229 - Возможности графического редактора Paint.
20. http://referat.onru.ru/ref /op/3007 - Редактор работы с растровой графикой - Adobe Photoshop.
Дипломная работа
Тема: Эволюция делопроизводства и офисных технологий
Содержание
ВВЕДЕНИЕ
I Исторические этапы развития делопроизводства и офисных технологий
1.1 Делопроизводство и немного истории
1.2 Эволюция компьютеризации предприятий
1.3 Эволюция офисного программного обеспечения
II Современные офисные пакеты
2.1 Краткое описание Microsoft Office 2000
2.2 Microsoft Office Standart Edition 2003
2.3 Выбираем office нового тысячелетия
III ОЦЕНКА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ВЕРСИЙ ПАКЕТОВ MS OFFICE В КОМПЬЮТЕРНОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
IV Нормы и требование охраны труда при работе на персональном компьютере
Дата: 2019-05-29, просмотров: 178.
