Бухгалтерский учет основных средств ведется для получения документально обоснованной информации об их наличии и движении внутри организации.

Задачи учета основных средств сформулированы в п. 4 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных приказом Минфина России от 13.10.2003 №91н:

– правильное оформление документов и своевременное отражение в учете поступления основных средств, их внутреннего перемещения и выбытия;

– достоверное определение результатов от реализации и прочего выбытия основных средств;

– полное определение затрат, связанных с поддержанием основных средств в рабочем состоянии;

– контроль за сохранностью основных средств, принятых к бухгалтерскому учету.

Для выполнения задач учета основных средств организации необходимо, во-первых, разработать рациональную систему документооборота в соответствии с утвержденным графиком, во-вторых, определить лиц, ответственных за сохранность и перемещение объектов основных средств.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты, установленные Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», ст. 2700):

– наименование документа;

– дата составления документа;

– наименование организации, от имени которой составлен документ;

– содержание хозяйственной операции;

– измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражениях;

– наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

– личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

Кроме того, в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты в зависимости от характера хозяйственной операции, требований нормативных правовых актов и документов по бухгалтерскому учету, а также технологии обработки учетной информации.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Формы первичной документации для учета основных средств и краткие указания по их заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 №7 Об утверждении унифицированных форм, «первичной учетной документации по учету основных средств». К ним, в частности, относятся:

1. Акт о приеме-передаче объекта основных средств;

2. Акт о приеме-передаче здания;

3. Акт о приёме-передаче групп объектов Основных средств;

4. Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств;

5. Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств;

6. Акт о списании объекта основных средств;

7. Акт о списании автотранспортных средств Акт оформляет комиссия, назначенная приказом руководителя. Акт составляют в двух экземплярах. Первый экземпляр вместе с документом, подтверждающим снятие автомобиля с учета в ГИБДД, передают в бухгалтерию. Второй экземпляр остается у материально ответственного работника. На его основании он сдает на склад запчасти и материалы, полученные при ликвидации;

8. Акт о списании групп объектов основных средств;

9. Инвентарная карточка учета объекта основных средств;

10. Инвентарная карточка группового учета объектов основных
средств;

11. Инвентарная книга учета объектов основных средств;

12. Акт о приеме оборудования;

13. Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж;

14. Акт о выявленных дефектах оборудования.

Формы первичной учетной документации, соответствующие поступлению, эксплуатации и выбытию основных средств представлены нами в таблице 1.1.

Таблица 1.1. Формы первичных учетных документов

Далее будут рассмотрены более подробно, как и в какой последовательности составить документы, оформляющие операции с основными средства, и кто несет ответственность при проведении операций с основными средствами.