Особенности функции организации. Поскольку функция организации состоит в сведении воедино всех специалистов фирмы, задача заключается в том, чтобы определить миссию, роль, ответственность, подотчетность каждого из них, процесс организации структурирует работу и формирует подразделения исходя из размера кредитной фирмы, его целей, технологии и персонала.

Директор ООО «Триада» осуществляет оперативное руководство и наделяется в соответствии с законодательством Российской Федерации всеми необходимыми полномочиями для выполнения этой задачи. В решениях оперативных вопросов функционирования фирмы директор действует на основе единоначалия.

Бухгалтер ООО «Триада» обеспечивает обработку документов, рациональное ведение бухгалтерских записей в учетных регистрах. На их основе составляет отчетность. Своевременное получение учетной информации о производственно-хозяйственной деятельности предприятия позволяет оперативно воздействовать на ход производства, применять соответствующие меры для повышения экономических показателей работы фирмы (производительность труда, прибыли).

 Анализируя функции директора, бухгалтера ООО «Триада», можно сделать вывод, что функциональное разделение труда соответствует должностным обязанностям указанных исполнителей.

На данном предприятии реализуются следующие функции управления персоналом: подбор и расстановка кадров, составление плана потребности в персонале, оформление приема, перевода, увольнения работников, осуществление контроля за правильным использованием персонала, ведение учета личных дел, оформление документации для награждения, рассмотрение писем, жалоб, заявлений.

Такие функции, как профессиональное обучении, профессионально-квалификационное продвижение, изучение причин текучести кадров, анализ профессионального, возрастного, образовательного состава персонала и т.д. в фирме тоже присутствуют, что несомненно влияет на экономическую эффективность его работы. У каждого работника работающего в фирме, существуют свои должностные обязанности и функции выполнения работы (Приложение Г).

Таким образом, организационная структура ООО «Триада» в принципе соответствует ее целям и задачам, что говорит об эффективности работы управления фирмой в плане организации.

На структуру управления ООО «Триада» влияет значительное количество факторов, к важнейшим из которых относится: масштаб и номенклатура производства, особенности применяемых технологических процессов. Правильно построенная структура управления создает предпосылки высокой оперативности управления согласованной работы всех структурных его подразделений.

Анализируя организационную структуру производства и управления ООО «Триада», следует отметить, что она представляет собой традиционно сложившуюся систему, не рациональную и не адаптированную к изменяющимся новым рыночным условиям и объема производства.

Планово-экономический отдел разрабатывает финансовые планы, которые представляют собой прогнозы объема производства и реализации услуг, развития научно-технического прогресса, внедрения новых управленческих решений и финансовых ресурсов, их обеспечения. Главные показатели в процессе финансового планирования: прибыль, капитальные вложения. Принимает наиболее целесообразные решения в процессе инвестирования, определяет оптимальные темпы роста реализации, структуру привлекаемых средств, методы их мобилизации; способы инвестирования. Координирует финансовую деятельность со всеми службами.

Аналитическая работа планово-экономического отдела ООО «Триада» направлена на выявление и мобилизацию резервов, экономию затрат и повышение эффективности использования всех имеющихся ресурсов. Отдел проводит систематический контроль за поступающей выручкой, уровнем затрат и прибылью, что является залогом устойчивых финансового положения, нормального кругооборота ресурсов фирмы. Сопоставляет фактические остатки товароматериальных ценностей расчетными значениями норм и нормативов в разрезе отдельных нормируемых статей, обеспечивает управление запасами и ликвидность оборотных активов.

Большое значение на ООО «Триада» уделяется контрольно-аналитической работе, так как ее эффективность во многом определяет результат финансовой деятельности. Планово-экономический отдел ООО «Триада» осуществляет постоянный контроль за выполнением показателей финансового, кассового и кредитного планов, планов по прибыли и рентабельности, следят за использованием по назначению собственного и заемного капитала, за целевым использованием банковского кредита.

В результате тесных контактов с бухгалтером, планово-экономическому отделу представляются планы производства, списки кредиторов и дебиторов, документы по выплате заработной платы работникам.

Анализ существующей организационной структуры управления ООО «Триада» показал, что она имеет ряд недостатков, таких как:

1) двойственность подчинения и возможность получения для подчиненных противоположных указаний;

2) высокая степень централизации управления;

3) низкая эффективность работы аппарата управления;

4) неспособность адаптироваться к быстрым изменениям внешней и внутренней среды;

5) трудность в прохождении информации между отделами, службами.

В существующей системе управления имеет место дублирование функций и неравномерная нагрузка по исполнению управленческих и организационных обязанностей и ответственности ведущими специалистами.

Отсутствие маркетинговой службы является одним из главных недостатков организационной структуры управления, т.к. руководство в условиях рынка не может успешно решить вопросы обеспеченности сбытом. Из выше изложенного можно сделать вывод, что проблема оптимизации и совершенствования организационной структуры производства ООО «Триада» является актуальной и требует немедленного разрешения.

Мероприятия по совершенствованию организационной структуры управления

Одним из важнейших факторов успешного функционирования ООО «Триада» в рыночных условиях, является четко отлаженная, свободно адаптирующая к различным изменениям организационная структура управления.

В рыночных условиях функционирования ООО «Триада» структура управления должна:

1) обеспечить выполнение всех объективно необходимых функций управления;

2) отвечать нормам управляемости и требованиям рациональных информационных связей;

3) иметь минимальное, но достаточное количество ступеней управления;

4) усиливать все функции аппарата управления;

5) гарантировать высокую адаптивность, надежность, оперативность, качество, экономичность и эффективность управления.

В настоящее время существуют различные виды организационных структур управления, однако, до сих пор не существует такой рациональной структуры, которая бы одинаково подходила для всех типов организаций. Рациональная организационная структура предприятия не должна допускать дублирования одних и тех же функций на различных уровнях принятия того или иного решения.

Между всеми структурными элементами системы управления должны быть четко разграничены полномочия и сферы ответственности. Однако эти разграничения не должны основывать инициативу звеньев управления. Основными критериями рациональной структуры управления выступают:

1)  взаимодействие звеньев управления;

2) концентрация функциональных звеньев в функциональных узлах, но при условии частичной их самостоятельности, т.е. реальные возможности участия каждого звена в едином процессе управления;

3) наименьшее число источников «приема» и «выхода» команд у каждого звена управления;

4) способность структуры управления адаптироваться к изменяющимся внешним и внутренним условиям функционирования предприятия.

Цель любой организационной структуры заключается в том, чтобы обеспечить достижение стоящих перед организацией целей. Поскольку с течением времени, цели предприятия меняются, то необходимо проводить соответствующие изменения и в организационной структуре управления ООО «Триада»:

1) подразделения должны быть ориентированы на главенствующую систему (например, на рынок, вышестоящую организацию);

2) базовыми блоками должны быть группы специалистов и команды единоначальников;

3) надо стремиться к минимальному числу уровней управления;

4) каждый работник должен нести ответственность и иметь возможность для проявления инициативы.

Для устранения недостатков в структуре управления ООО «Триада» необходимо провести ряд мероприятий по ее совершенствованию. По нашему мнению при совершенствовании структуры управления необходимо следовать следующим принципам:

1) принцип единства распорядительства и персональной ответственности. Он исключает двойственность подчинения и возможность получения противоречивых указаний;

2) принцип распространенности контроля. Следует правильно определить количество подчиненных, которыми может эффективно руководить один человек, т.е. норму управляемости;

3) принцип четкого функционального разграничения. Каждое производственное и функциональное звено должно иметь ограниченные функции, не затрагивающие функции других подразделений на одном уровне управления;

4) принцип соответствия прав, обязанностей и ответственности каждого звена управления и должностного лица. Такое соответствие создает реальные условия для принятия и реализации оптимальных решений;

5) принцип гибкости и экономичности. Организационная структура управления должна реагировать на изменения внутренней и внешней среды с наименьшими затратами, т.е. обладать свойством рациональной самоадаптации.

Помимо указанных принципов при совершенствовании структуры управления необходимо учитывать влияние внутренних и внешних факторов.

Для повышения эффективности функционирования организационной структуры управления ООО «Триада» предлагается провести следующие мероприятия:

1. Создать маркетинговую службу.

2. Создать информационно-аналитический отдел.

Основные преимущества информационно-аналитического отдела будут заключаться в следующем:

- высокой скорости и точности обработки информации;

- быстрым поиском необходимой информации;

- свободный доступ к информации прямо из отделов, служб;

- сокращением потери рабочего времени;

- сокращением рабочих мест, что сократит затраты на оплату труда.

3. Ввести социологическую службу.

Эффективное функционирование любого предприятия, в частности его организационная структура, зависит от состояния и развития трудовых ресурсов. Эффективность деятельности работников зависит от состояния социально-психологического климата в коллективе. Учитывая важность социального развития коллектива в современных условиях, предлагается на фирме ввести службу психолога, в функции которого будут входить все вопросы, связанные с подбором кадров, разрешением возникающих конфликтов совместно с руководителями подразделений; консультирование руководителей предприятия по социально-психологическим проблемам управления производством.

4. Создать на фирме адаптационную систему, которая способствовала бы повышению эффективности работы аппарата управления при постоянно меняющихся внутренних и внешних условиях функционирования предприятия.

Совершенствование организационной структуры управления персоналом предприятия лишь по отдельным ее элементам не приведет к достижению желаемого результата, т.е. способность структуры адаптироваться к различного рода изменениям и способствовать повышению эффективности производства. Для того, чтобы структура управления персоналом предприятия могла свободно адаптироваться к постоянно изменяющимся внешним и внутренним условиям функционирования организации, необходимо ее комплексное совершенствование.

Для этого предполагается внедрить адаптационную систему повышения эффективности управления предприятием.

Суть адаптационной системы заключается в повышении эффективности функционирования ООО «Триада», через приспособления структуры управления к новым рыночным условиям. Данная система будет охватывать все уровни фирмы.

Основной целью системы является выработка способностей адаптации организационной структуры управления к постоянно меняющимся условиям функционирования предприятия.