Существует много источников, из которых гостиницы получают запросы на бронирование мест и номеров. Источники могут быть как постоянными, так и разовыми.

Постоянные источники заявок на бронирование – это туристические компании, фирмы, занимающиеся организацией выставок, симпозиумов, семинаров и т. п., промышленные и прочие компании, имеющие в том месте, где находится гостиница, свой бизнес и нуждающиеся в размещении своих сотрудников или партнеров по бизнесу. К постоянным источникам бронирования относится также централизованное резервирование.

Разовые источники заявок на бронирование – это, как правило, физические лица или компании, у которых возникла необходимость в разовом размещении в гостинице.

Каналами получения заявок на бронирование номеров в гостинице могут быть: телефон, факс, почта, централизованное бронирование, интернет-бронирование.

Бронирование номера или места проходит по следующей схеме:

1) сотрудником отдела бронирования заполняется бланк-заявка на бронирование, где указывается ФИО гостя, страна, сроки проживания, количество номеров, категория номеров, контактный телефон/факс,

дата приема заявки, ставится подпись сотрудника, принявшего данный заказ;

2) далее эти данные вводятся в электронную систему бронирования отеля, где данному заказу присваивается номер брони; также могут быть указаны дополнительные сведения или просьбы (трансфер, номер для некурящих, гость-инвалид, гость с маленьким ребенком и т. п.);

3) заказчику называется номер брони и фамилия сотрудника, принявшего этот заказ.

На заявку, полученную по факсу, ответ как положительного, так и отрицательного содержания (отказ) дается обязательно в письменной форме в течение нескольких часов. На заявку, присланную по почте, ответ дается в письменном виде и отсылается по почте в течение одного-двух дней. При отправке подтверждения бронирования в нем указывается:

1) имя и фамилия гостя;

2) сроки проживания;

3) тип номера;

4) цена и услуги, входящие в стоимость номера;

5) номер брони;

6) имя, фамилия и должность сотрудника, посылающего подтверждение бронирования.

В случае невозможности бронирования высылается вежливый отказ, содержащий извинения, с указанием причины отказа. Все письма-заявки и ответы на них должны храниться в архиве службы бронирования во избежание каких-либо недоразумений и проблем, способных возникнуть при поселении гостей в отеле.

Централизованное резервирование. Существует присоединенная сеть бронирования, присоединенная система бронирования, интернет-бронирование.

А. Присоединенная сеть бронирования – это информационный выход в Глобальную Сеть Бронирования, который упрощает доступ мировых туристических агентств к системе бронирования. Глобальная Сеть Бронирования разработана и принадлежит крупным авиакомпаниям. Такие компании имеют собственные системы бронирования, которые занимаются не только бронированием номеров или мест в отеле, но и продажей туристических путевок, авиабилетов, прокатом автомобилей и пр.

Бронирование часто переходит из одной гостиницы в другую через автоматизированную сеть бронирования. Если одна гостиница полностью забронирована, то после уведомления заказчика это бронирование может быть переведено в другую гостиницу этой же цепочки, находящейся в этой же географической местности. Такая система бронирования значительно повышает загрузку не только в данной гостинице, но и в остальных гостиницах цепи. В целом выигрывает вся цепь. Также это позволяет делиться всей статистической информацией, которая необходима для планирования дальнейшей деятельности по увеличению продаж.