Пояснювальна записка відображає зміст робіт, які виконуються на етапі зовнішнього та технічного проектування, і містить такі підрозділи:

1. Постановка задачі на розробку програмного забезпечення.

2. Опис та обґрунтування вибору методу організації вхідних та вихідних даних.

3. Опис алгоритму функціонування програмного забезпечення.

У підрозділі «Постановка задачі на розробку програмного забезпечення» дається загальний опис задачі, визначається клас задачі та специфічні особливості реалізації цього класу на ЕОМ; наводиться опис застосованих математичних методів і, в разі необхідності, опис припущень та обмежень, пов'язаних з обраним математичним апаратом. Під час опису наводять математичну модель чи математичні формули розрахунків показників, які формуються в процесі розв'язання задачі. У математичних формулах повинні бути використані позначення реквізитів, наведених під час опису структурних одиниць вхідної та вихідної інформації, описаної у «Технічному завданні».

У підрозділі «Опис та обґрунтування вибору методу організації вхідних та вихідних даних» уточнюється структура та метод організації даних, описаних у «Технічному завданні», а також описуються раніше не розглянуті вхідні та вихідні дані. Виходячи з характеру функцій програми, що проектується, наводиться ієрархічна структура вхідних та вихідних даних; приймається рішення про упорядкування вхідних даних, уточнюються ключі упорядкування. У підрозділі «Опис алгоритму функціонування програмного забезпечення» розглядається ієрархічна схема зовнішніх функцій програмного комплексу в графічному або табличному вигляді та наводяться функціональні специфікації. Опис логіки розв'язання задачі дається у формі НІРО-схем, а взаємозв'язок між функціями програмного комплексу зображається у вигляді структурної моделі (наочна таблиця змісту).

Алгоритм розв'язання задачі, який відображає логіку програми, наводиться у формалізованому вигляді в формі НІРО-схем.

У розділі «Текст програми» відокремлюється інформаційна частина й подаються тексти програмних компонент комплексу (роздрук).

У підрозділі «Загальні відомості» зазначаються позначення (стисла назва проекту) та найменування програмного комплексу (у відповідності з попередніми документами, а саме: технічним завданням та пояснювальною запискою); пакет прикладних програм, складовою частиною якого є цей комплекс; програмне забезпечення, необхідне для функціонування комплексу (операційні системи, у середовищі яких даний програмний комплекс може працювати; система керування базами даних та її версія; інструментальні засоби програмування, що були використані під час розробки (наприклад, генератор звітів, генератор екранів тощо)); мова(и) програмування, якою(якими) написані програми комплексу; технологічний тип представлення програм (початковий, об'єктний, завантажувальний).

У підрозділі «Функціональне призначення» в стислій формі відображаються цілі й основні задачі, для розв'язання яких призначений програмний комплекс; сфера застосування; застосовані методи; клас задач, що розв'язуються; функціональні обмеження на його застосування.

У підрозділі «Опис логічної структури» наводиться алгоритм розв'язання задачі, реалізований програмами комплексу; опис методів, що використовуються; структура програмного комплексу в цілому та характеристика кожної програми, яка входить до нього.

У підрозділі «Технічні засоби, що використовувалися» визначається мінімальна конфігурація комплексу технічних засобів, в разі необхідності —потрібні додаткові пристрої, технічні характеристики принтера; вказуються можливі конфігурації технічних засобів, які потрібні для роботи програмного комплексу в різних умовах застосування.

У підрозділі «Виклик та завантаження» визначається спосіб звертання до комплексу (у середовищі СКБД або на рівні операційної системи за допомогою файла настроювання). У разі необхідності описуються файли настроювання, створені для забезпечення функціонування комплексу (наприклад, файли типу «mem» чи «bat»);

вказуються рекомендації щодо відображення у файлі настроювання СКБД (файл config.fx), розміщення командних файлів комплексу та таблиць баз даних у відповідних директоріях системи для прискорення пошуку під час роботи комплексу. У разі необхідності описуються дії щодо настроювання програмного комплексу за умови конкретного застосування (настроювання на можливі конфігурації технічних засобів, генерація робочого варіанта комплексу і зв'язки з вибірковим виконанням окремих функцій чи їх сукупності).

Допускається наведення відомостей про використання оперативної пам'яті та обсягів завантажувальних модулів у кілобайтах.

У підрозділі «Вхідні та вихідні дані» опис виконується по кожній таблиці бази даних із вказівкою змісту відомостей, які в ній зберігаються, джерела її формування (первинний документ, програма, де вона утворюється), призначення, наявність індексного файла з уточненням ключів упорядкування, у разі необхідності — спосіб кодування окремих реквізитів з наведенням системи кодування по тексту або у додатках. Якщо для роботи комплексу треба виконати попередню автономну підготовку вхідних даних (наприклад, створення довідників), то її необхідно описати.

Допускається посилання на опис формату даних у додатку проекту. Під час опису вихідних документів зазначаються: термін видання та користувач інформації; дії, пов'язані з перевіркою правильності одержаних результатів. Зразки документів належить наводити у додатку проект).

У підрозділі «Призначення програми» наводиться стислий опис призначення програмного комплексу та функцій, які він виконує; опис основних характеристик і особливостей комплексу (режим і час роботи, потрібний обсяг пам'яті); обмеження на галузь застосування.

У підрозділі «Умови застосування» вказуються умови, необхідні для виконання програмного комплексу:

§ конфігурація комплексу технічних засобів і потрібне додаткове устаткування з описом його характеристик;

§ загальне програмне оточення, необхідне для його функціонування (операційна система, система керування базами даних з уточненням їх версій);

§ загальні характеристики вхідних даних. Для кожного виду вхідних даних вказується найменування, призначення, джерело виникнення, термін і форма подання;

§ загальні характеристики вихідної інформації. Для кожного виду вихідної інформації вказується користувач, мета та періодичність формування, термін видання та можливий час затримки, форма подання;

§ вимоги організаційного і технологічного характеру: категорія персоналу; порядок подання первинних документів та особи, відповідальні за оформлення документів; особливості технології експлуатації програмного комплексу; послідовність дій користувача під час звернення до програмного комплексу та виконання окремих функцій; таблиця стану, яка включає опис текстів повідомлень, які видаються під час роботи комплексу, і дій, які виконує користувач; наявність можливостей звернення до довідкової інформації та її перегляд на екрані під час виконання окремих функцій і т.д.

Допускається посилання на зразки форм вхідної та вихідної інформації у додатку проекту. В додаток документа рекомендується включати образи екранів, послідовно сформованих під час роботи з комплексом.

Підрозділ «Опис задачі» містить стислий опис економічної суті задачі та опис реалізованого математичного апарату.

У підрозділі «Вхідні та вихідні дані» опис виконується по кожній таблиці бази даних з вказівкою змісту відомостей, які в ній зберігаються, джерела її формування (первинний документ та програма, де вона утворюється), призначення, наявності індексного файла з уточненням ключів упорядкування, а в разі необхідності — способу кодування окремих реквізитів. Якщо для роботи комплексу має бути виконана попередня автономна підготовка вхідних даних (наприклад, створення довідників), то її необхідно описати.

Допускається посилання на опис формату даних у додатку проекту..

Під час опису вихідних документів вказуються: термін подання та користувач інформації, дії щодо перевірки правильності одержаних результатів. Зразки документів слід наводити у додатку проекту.

Обов'язковим є подання структури та змісту таблиць бази даних, що використовуються в процесі експлуатації комплексу;

результатів, одержаних під час виконання набору тестів та машинного експерименту.