Учет труда и расчеты по его оплате являются самым трудоемким участком бухгалтерской работы. Это связано с разнообразием применяемых на предприятии форм и систем оплаты труда, множеством применяемых форм первичных документов, спецификой методики некоторых расчетов, сжатыми сроками выдачи заработной платы, недостаточностью средств механизации обработки этой информации.

При этом во всех случаях этот участок работы должен обеспечить точность и своевременность табельного учета личного состава предприятия; правильное начисление заработной платы и других причитающихся работнику платежей – пособий по больничным листам, отпускных и т.п.; выдачу причитающихся сумм на руки, распределение трудовых затрат по объектам учета и калькулирования; составление отчетности по труду и состава фонда заработной платы.

К достоинствам автоматизированной формы учета можно отнести возможность составления в автоматическом режиме любых выходных форм, требующихся для анализа, управления, контроля, составления отчетности, снижение трудоемкости учетного процесса, повышение производительности труда учетных работников, быстрый поиск информации, высокую точность учетных данных и др.

Применение ЭВМ позволяет повысить контрольные функции, доверенность и оперативность бухгалтерского учета, использования его данных для управления, откроет широкие возможности для комплексной механизации и автоматизации всех планово-экономических расчетов.

Также при использовании компьютеров повышается степень надежности доступа к информации. Каждый исполнитель может использовать систему паролей – личный идентифицикационный код.

В текущей работе по мере совершения операций можно извлекать из памяти компьютера по запросу бухгалтерии или другой службы распечатки с необходимой информацией.

Учет расчетов по заработной плате на ТЭЦ-1 ведется в программе «Расчет заработной платы», а затем при помощи конвектора передается в программу «1-С Предприятие 7.7» по локально-вычислительной сети. Программа лицензионная.

Комплекс программ «Расчет заработной платы» предназначен для выполнения следующих основных задач:

– расчеты, зависящие от табеля рабочего времени, а именно повременная оплата труда, доплаты (за вредность, совмещение профессий, пересменку, бригадирские и прочее), переработки, ночные, вечерние, компенсация питания, расчет всех видов премий;

– расчеты листков нетрудоспособности;

– расчеты отпусков (гособязанностей, компенсаций и прочих выплат, рассчитываемых по среднему заработку).

Комплекс включает в себя полный перечень выходных форм, требуемых бухгалтеру для отчетности и формирования отчислений, а именно:

– расчетные листки работников;

– платежные ведомости;

– справки о доходах работников на расчетный период с начала года;

– контрольный свод по всем видам начислений (с контрольной суммой для проверки отчислений в различные фонды).

В результате ежемесячного расчета заработной платы формируется и накапливается информация в файлах базы данных. Используя эту информацию, имеется возможность программного заполнения карт доходов комплекса ГНИ ДОХОД, формирования карт доходов работников по форме приложения 14 инструкции «О подоходном налоге с физических лиц», передачи информации в комплекс программ для пенсионного фонда «Персонифицированный учет».

Рассмотрим Главное меню комплекса «Расчет заработной платы» на рисунке. 3.1.

Рисунок 3.1 - Главное меню комплекса «Расчет заработной платы»

В пункте меню «Работники» можно просмотреть, дополнить, откорректировать сведения о работниках. Данный справочник содержит личную карточку работника, которая содержит ФИО, социальный номер, страховой номер, количество ММОТ, не облагаемых подоходных налогом на работника и его иждивенцев и т.д.), данные о должности, наименование, даты поступления – увольнения, оклад, систему оплаты и т.д.

Результатом полного расчета заработной платы является определение двух сумм – суммы начислений и суммы удержаний по каждому работнику. В сумму начислений за данный период входят:

- повременная оплата;

- премии, доплаты;

- суммы по листам временной нетрудоспособности;

- отпускные;

- компенсация за питание.

В «Итого удержано» за данный расчетный период входят:

- удержания (погашение ссуды, алименты и т.п.);

- профсоюзные взносы;

- налог на доходы физических лиц.

Сумма, выдаваемая работнику на руки, составляет разницу между суммами начислений и удержаний.

Расчет заработной платы по всем работникам текущего списка производится после выбора из меню пункта «Расчет». Перед этим должна быть проведена настройка параметров, премий, доплат, проведен расчет больничных и отпускных.

Функции настройки и расчета собраны в подменю двух основных пунктов главного меню – «Расчеты» и «Расчетная ведомость» (рис.3.2).

Рисунок 3.2- Функции настройки расчета

Постоянные удержания производятся на основе следующих видов документов, поступающих в бухгалтерию:

- исполнительные листы;

- поручений – обязательств по кредиту;

- заявления на перечисление квартплаты и другие.

Обработка документов на удержания производится в элементе Главного меню – Удержания (рисунок 3.3).

При автоматизированной системе первичные документы учитываются в хронологическом порядке в журнале хозяйственных операций.

Все первичные документы, поступающие в расчетный отдел, дублируются отделом кадров и плановым отделом.

Рисунок 3.3- Строка меню Удержания

Таким образом, программа «Расчет заработной платы» соответствует всем требованиям современного учета. Единственный недостаток заключается в том, что расчетный отдел, отдел кадров и плановый отдел не объединены в единую компьютерную сеть, то есть локально-вычислительной сетью. Это бы способствовало более высокому уровню контроля, так как в настоящее время контроль осуществляется только на бумажных носителях.