Во главе гимназии стоит директор, а в его непосредственном подчинении находится остальной персонал гимназии. Основная часть работы, касающейся ведения документооборота ложится на плечи административно – управленческого персонала и учителей – предметников(подробно структура организации рассматривалась в первом разделе курсового проекта).

Рассмотрим логическую модель управления документооборотом более подробно. Контекстная диаграмма представлена на рисунке 1

Рис.1 "Контекстная диаграмма"

Контекстная диаграмма отражает основные входящие и исходящие документы, используемые в работе гимназии.

Входящие документы:

1. заявление о приеме на работу;

2. трудовую книжку;

3. анкетно-биографические данные учителей и учащихся;

4. заявление о зачислении в первый класс;

5. медицинскую карту ребенка;

6. прочие входные документы.

На основе первых пяти видов входящих документов в гимназии осуществляется прием сотрудников на работу, а также прием новых учащихся. Прочие документы – это вид документов, используемых школой в повседневной работе.

Исходящие документы:

1. журнал успеваемости – в этом документе фиксируется успеваемость и посещаемость учащихся.У каждого класса есть свой журнал успеваемости;

2. табель – документ, где указывается количество рабочих дней персонала, табель составляется ежемесячно завучем и подписывается директором;

3. расписание занятий- составляется завучем ;

4. личные дела сотрудников и учащихся – формируются и изменяются секретарем- делопроизводителем. Он же отвечает за их хранение;

5. приказы и распоряжения директора- также формируются секретарем-делопроизводителем по устному распоряжению директора;

6. трудовую книжку сотрудника – так как трудовая книжка применяется при кадровом учете сотрудников, то за ее оформление, изменение и хранение отвечает также секретарь - делопроизводитель;

7. списки первоклассников – формируются секретарем по распоряжению директора;

8. отчет по форме Д-4 – указываются сведения о составе основных средств, находящихся на балансе образовательного учреждения;

9. отчет по форме ОШ-1 – указываются сведения по количественному составу учащихся в параллелях классов;

10. отчеты по формам РИК-76, РИК-83- в форме РИК-76 указываются сведения об учащихся. В форме РИК-83 указываются сведения по кадровому составу.

Управление:

1. КЗОТ;

2. устав школы;

3. САНПИНЫ;

4. приказы ГУНО;

5. должностные инструкции.

Механизмы:

1. Директор;

2. Учитель;

3. Завуч;

4. Секретарь;

5. Классный руководитель.

Рис.2 "Первый уровень декомпозиции"

Первый уровень декомпозиции представляет собой три блока: обработка входящих документов, обработка внутренних документов и формирование обработанных документов. В процессе обработки входящих документов образуется ряд внутренних, а также исходящих документов, которые подвергаются дальнейшей обработке в следующих блоках. Следует отметить, что декомпозиция системы выполнена в нотациях IDEF0 и DFD. В нотации IDEF0 выполнена первый уровень декомпозиции Остальные уровни декомпозиции выполнены в нотации DFD, которая предназначена для описания информационных потоков предприятия. Блок "Обработка входящих документов" включает в себя следующие работы:

Ø регистрация входящих документов;

Ø передача документов на подпись директору и их подписание;

Ø создание копий документов;

Ø передача и обработка копий;

Ø контроль исполнения входящих документов;

Ø занесение подлинников документов в БД.

Функциональный блок "Обработка внутренних документов" включает в себя следующие виды работ:

Ø регистрация внутренних документов;

Ø передача документов на исполнение;

Ø контроль исполнения внутренних документов.

Функциональный блок "Формирование исходящих документов" включает в себя следующие виды работ:

Ø регистрация исходящих документов;

Ø передача документов на подпись и их подписание;

Ø отправка документов по месту назначения.

Графическая интерпретация второго уровня декомпозиции представлена в приложении 2. Дерево узлов, проектируемой системы, представлено в приложении 3.