Обладание правами собственности влечет за собой необходимость учета и оценки собственности, обеспечения ее сохранности и эффективного использования.

Учет интеллектуальной собственности в нематериальных активах основывается на:

- документах, подтверждающих права правообладателя и отражающих сущность сделок и хозяйственных операций;

- документах, отражающих факт поступления в активы или выбытия из активов соответствующих прав (объектов учета);

- соответствующих платежных документах и документах, подтверждающих осуществление платежей и иных расходов.

Документами, подтверждающими права организации–правообладателя и отражающими сущность сделок и хозяйственных операций с интеллектуальной собственностью, являются:

- охранные документы;

- прилагаемые к договорам оригиналы или копии выданных общественными организациями документов о регистрации авторских и смежных прав;

- договоры об уступке прав;

- лицензионные договоры;

- договоры о ноу–хау;

- договоры о создании объекта интеллектуальной собственности;

- учредительные документы (в комплексе с договорами об уступке прав, лицензионными договорами или договорами о ноу–хау).

К документам, отражающим факт поступления в активы или выбытия соответствующих прав из активов организации, относятся:

- акт приемки (приходования);

- акт оценки стоимости;

- акт выбытия;

- акт списания.

Что касается расчетно–платежных документов, к которым относятся счета, счета–фактуры, платежные поручения и иные документы, то раскрывать их содержание в данной работе представляется нецелесообразным, поскольку они едины с документами, предназначенными для сделок с материальными активами (продукцией, основными средствами, материалами и оборудованием), и и технология их учета широко освещается в печати.

При оформлении интеллектуальной собственности следует учитывать ряд особенностей:

1. Интеллектуальная собственность не передается по договору дарения, договору купли–продажи и договору мены, поэтому эти виды договоров не являются основаниями для учета интеллектуальной собственности в нематериальных активах организации.

2. Договоры, связанные с передачей интеллектуальной собственности (договор об уступке прав, лицензионный договор, договор о ноу–хау, договор о создании объекта интеллектуальной собственности), могут содержать условие безвозмездности передачи прав или условие неденежной формы оплаты (ценными бумагами, товарами и т. п.).

3. Договоры о передаче прав на некоторые виды объектов интеллектуальной собственности подлежат обязательной регистрации уполномоченным государственным органом, без которой такие договоры недействительны.

4. На авторские и смежные права по желанию авторов и иных граждан–правообладателей может быть выдано соответствующей общественной организацией свидетельство той или иной формы в качестве документа о регистрации прав или объекта авторских прав. Однако такой документ для организации–правообладателя не может служить самостоятельным основанием для внесения прав в активы организации. Основным документом для таких целей является соответствующий договор об уступке прав, лицензионный договор, договор о создании объекта интеллектуальной собственности. Только на основании этих договоров организация принимает на себя соответствующие права, передаваемые ей автором или его правопреемником. Для автора произведения выданное общественной организацией свидетельство о регистрации его прав может служить дополнительным подтверждением действительности его правомочий, передаваемых организации в том или ином объеме. Оригинал или заверенная копия такого документа могут быть приложены к соответствующему договору.

Очень важно обращать внимание на территорию действия охранного документа, договора. Если охранный документ и договор об уступке действуют на всей территории страны, то границы лицензионного договора и договора о ноу–хау могут быть ограничены не только границами страны, но и границами республики, области, края и других территориальных образованиях. Охранный документ может быть выдан не только патентным ведомством Украины, но и ведомствами других стран. Отличие таких документов заключается в том, на территории какого государства при уплате пошлин будет действовать охранный документ и, соответственно, каким национальным государством будет регулироваться охрана исключительных прав.

Сторонами договоров могут быть не только украинские резиденты, но также и резиденты других стран.

Правила учета нематериальных активов подробнейшим образом освящаются в бухгалтерской литературе и периодической печати, посвященной бухгалтерскому учету. Оценка же интеллектуальной собственности является неразработанной сферой финансово–экономической деятельности предприятий и организаций.

Специфика структуры прав на интеллектуальную собственность позволяет широко использовать ОИС в финансово–экономической деятельности предприятия:

Уменьшить налог на прибыль. При исчислении налога на прибыль облагаемая прибыль при фактически произведенных затратах и расходах за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия, уменьшается на суммы, направленные на финансирование капитальных вложений производственного назначения.

Регулировать объем амортизационных отчислений и создавать фонды на приобретение новых объектов интеллектуальной собственности. Амортизационные отчисления исчисляются ежемесячно по нормам установленным самой организацией исходя из первоначальной стоимости ОИС и срока их полезного использования (но не превышающего срок деятельности организации). Если данный срок определить невозможно, с 01.01.2000г. этот срок составляет 20 лет. По окончании срока полезного использование нематериальных активов начисление амортизации по ним прекращается. Амортизации нематериальных активов производится независимо от результатов хозяйственной деятельности организации в отчетном периоде. До 01.01.2000г. не начислялась амортизация по нематериальным активам, полученным по договорам дарения и иного безвозмездного получения. С 01.01.2000г. амортизация по данным объектам начисляется во всех организациях кроме некоммерческих организаций. Стоимость некоторых видов нематериальных активов погашают без начисления амортизации. Стоимость некоторых нематериальных активов может не погашаться. Это активы, стоимость которых со временем не уменьшается, либо активы, стоимость которых приносит постоянную прибыль – товарные знаки, «ноу–хау» и некоторые другие.

Увеличить рыночную стоимость предприятия. Разницу между покупкой и оценочной стоимостью имущества организации списывают ежемесячно в течение 20 лет (но не более срока деятельности организации), а по положительной деловой репутации (гудвилл) организации отражают путем уменьшения ее первоначальной стоимости. Отрицательную деловую репутацию организации равномерно списывают на финансовые результаты как операционные доходы.

Определить размер доли при вкладе в уставный капитал в форме объектов интеллектуальной собственности. При взносе в уставной капитал вместо денежных средств имущества, в учредительных документах определяются его виды и стоимость. Если стоимость каждого вида имущества превышает 200 МРОТ, установленных государством, участник обязан оценить его с привлечением независимого оценщика.

Оптимизировать соотношение активов.

Определить стоимость объектов интеллектуальной собственности при их купле–продаже.

 Определить размер ущерба или размер компенсации по поводу незаконного использования объектов интеллектуальной собственности, принадлежащих предприятию. Экономический ущерб от нарушения прав на ОИС может складываться из двух частей: 1) непосредственного ущерба в виде выручки, полученной нарушителем при коммерческой реализации изделий, продукции, услуг, содержащих ОИС; 2) косвенного ущерба, связанного с нанесением вреда «научно–техническому реноме» пострадавшей фирмы – патентообладателя, выразившегося в том, что нарушитель перехватывает у нее инициативу. Выходя на рынок с новой продукцией.

Учесть стоимость объектов интеллектуальной собственности при реорганизации, ликвидации или банкротстве предприятия.