Для формирования бухгалтерских проводок и получения отчетов, в системе используется таблица операций сумм (таблица 5, приложение Д).

Обмен данными с участниками

Каждый участник Системы согласовывает с фирмой-разработчиком документ, регламентирующий порядок обмена информацией в электронном виде. В документе прописываются виды и размеры необходимых файлов, а также процедуру обмена электронных ключей при обмене с банками.

В Систему должна поступать информация о состоянии задолженности по всем видам платежей клиентов, сумма начисленных платежей за последний месяц, информация об изменении тарифов на коммунальные платежи изменения из паспортных столов, информация о начисленных субсидиях. 

Коммунальным предприятиям должна поступать информация о принятых платежах за предыдущий день в виде, информация об адресных изменениях дважды в неделю.

В банки – участники Системы должна поступать сводная информация о принятых платежах с ведомость направлений и сумм по всем коммунальным предприятиям.

Дополнительно, участникам может быть передана любая необходимая информация из АРМ бухгалтера.

Способ передачи данных — файл по коммутируемому каналу связи.

Общая логика работы системы

В системе каждому клиенту присваивается платёжный код, соответствующий его адресу. Городские коммунальные службы сопоставляют абонентские номера клиентов платежному коду и периодически (раз или два раза в месяц) передают (на магнитных носителях или по электронной почте) информацию о задолженности клиента за коммунальные услуги городской Системе Приёма Платежей (далее СПП). В СПП информация от разных коммунальных служб объединяется в единую городскую базу данных и передается на пункты приёма платежей. В то же время организуется встречный поток информации об уже оплаченных услугах от пунктов приёма платежей в СПП, затем, после обработки, в соответствующие коммунальные службы, где производится учет оплаченных услуг и начисление новых сумм платежей^[9].

· обмен данными между коммунальными службами и их клиентами, конвертируя данные в единый формат и распределяя информацию о поступивших и начисленных платежах;

· верификацию (проверку на корректность) данных, поступающих как от клиентов, так и от коммунальных служб, что позволяет коммунальным службам поддерживать их базы в актуальном состоянии;

· обмен информацией о плательщиках с отделом субсидий и паспортным столом;

· доставку сводных счетов плательщикам;

· хранение и предоставление, по требованию, информации плательщикам о ранее сделанных оплатах.

· выпуск единой городской пластиковой карточки-идентификатора с платежным кодом плательщика взамен расчетных книжек;

· предоставление отчетов для администрации города;

Осуществление платежей

Житель города Хабаровск, являющийся абонентом коммунальных и других предприятий, получает идентификационную карту с указанием адреса абонента (вместо существующих в настоящее время нескольких расчётных книжек).

Расчёты с помощью карты производятся в сети пунктов приема платежей, охватывающей как существующие, так и новые места приёма платежей, следующим образом:

- на автоматизированном рабочем месте с помощью карты клиент получает информацию о состоянии своих расчётов по всем видам коммунальных и других услуг в виде специального бланка;

- на этом бланке по каждому виду коммунальных платежей проставлена сумма задолженности (или начисления) и имеется графа для написания сумм, которые клиент платит в настоящий момент;

- проставив в бланк суммы по видам платежей, клиент подаёт его вместе с деньгами кассиру, который принимает оплату и выдаёт чек;

- при отсутствии у клиента карты, кассир находит клиента по адресу;

Информация о совершённых платежах собирается и обрабатывается процессинговым центром. Затем в электронном виде пересылается коммунальным предприятиям для разнесения по лицевым счетам абонентов, и контроля поступления средств.

Нештатные ситуации

Отключение электроэнергии, ошибка кассира, иные ситуации, определенные при сведении баланса системы или после заявления клиента — выполнить ручную корректировку. Эта операция должна выполняться при обязательном оформлении соответствующих документов на бумажных носителях.

Потеря инкассированной информации или не возможность ее прочитать электронным образом — восстановить данные по бумажной ленте кассового аппарата.

Основные экономические требования

Внедрение системы должно производиться без привлечения средств бюджета и коммунальных предприятий и не приведёт в период эксплуатации ни к каким дополнительным затратам с их стороны по сравнению с существующими сейчас.

Программное обеспечение для работы Системы, а также необходимое оборудование для устройства пунктов приема платежей в ЖЭКах УЖКХ, предоставляется фирмой-разработчиком и окупается за счет хозяйственной деятельности. На этапе формирования городской сети приемных пунктов допускается совместное использование в ЖЭКах компьютеров, на которых производится начисление платежей.

Оборудование в банковских пунктах приема платежей является банковским, но программное обеспечение банкам предоставляется фирма-разработчик, согласно договорам.

Размер тарифа, оплачиваемого участниками Системы, определяется договорами, но не может превышать тариф, применяемый сейчас Сберегательным банком – 2% от объема обрабатываемых платежей.

Так, как стоимость расчетных книжек включена в размер тарифа за коммунальные услуги, стоимость карточек, выдаваемых вместо книжек, может возмещаться коммунальными службами в размерах и сроках, определяемых договорами с фирмой-разработчиком.

Организация работы в пункте приема платежей

При первом обращении в ППКП плательщик предоставляет заполненные расчетные книжки, так же, как и раньше.

Оператор-кассир, приняв книжки, заносит в компьютер данные по каждой книжке, а именно - №№ лицевых счетов по каждому платежу, если их нет в базе или они не совпадают. Дальше кассир производит прием платежей системы и другие одноразовые платежи через окно «Коммунальные платежи».

Отметка о принятии платежей делается так же, как и раньше – по книжечкам. При этом справка о состоянии расчетов плательщику выдается только при наличии сведений о задолженности.

При последующих обращениях в ППКП плательщику распечатывается справка о состоянии счета, причем, если плательщик вновь пришел с расчетными книжками, кассир с книжек заносит суммы платежей, а также текущее показание счетчика.

На рис. 6 (приложение Е) отражена схема работы единой городской системы коммунальных платежей

.КОММЕНТАРИЙ к схеме Единой городской системы коммунальных платежей:

1 – Сведения о начислениях за коммунальные услуги

2 – Оплата населением за коммунальные услуги

3 – Поступление денег в Банки

4 – Зачисление средств на расчетные счета

5 – Информация о персональных расчетах за коммунальные услуги

6 – Сводная информация о расчетах за коммунальные услуги