Рекомендации по совершенствованию структуры ОАО «Ростовская трикотажная фабрика»

Современный рост затрат, снижение прибылей и все увеличивающаяся степень коммерческого риска ведет к необходимости оптимизации управления, что поможет систематизировать и обобщить информацию, разделить ее по уровням, делать прогнозы, определять цели и задачи компании и в конечном итоге – увеличить объем продаж и прибыль. Вся управленческая работа должна строиться на системном подходе к решению возникающих задач. А главной задачей является обеспечение эффективного управления при минимизации затрат.

В ходе анализа структуры управления «ОАО Ростовская трикотажная фабрика» было выявлено, что в структуре предприятия нужно усилить маркетинговую составляющую. Важно ввести в штатное расписание должность маркетолога.

Необходимо сместить акценты в функциональном предназначении службы маркетинга и сбыта на предприятии. На текущий момент основным функциональным предназначением отдела является:

- текущий анализ реализации и выделение наиболее ходовых товарных позиций;

- управление складским хозяйством.

Для оптимизации нужно придать данному структурному подразделению роль основного звена в подготовке управленческих решений, а именно акцентировать внимание на необходимости более глубокого изучения рынка, подготовки альтернативных обоснований для внедрения в деятельность предприятия современных продуктов, рекламное сопровождение торгового процесса, анализ конкурентной среды.

С точки зрения системы управления маркетингом в ОАО «Ростовская трикотажная фабрика» наиболее существенное значение и трудности при ее формировании представляет следующий круг вопросов.

Во-первых, вопросы, связанные с обеспечением информационной основы маркетингового менеджмента. Администрация ОАО «Ростовская трикотажная фабрика» как и большинство других инертно относятся к тому, чтобы в полной мере использовать имеющийся у них информационный ресурс. Принятие управленческих решений маркетингового характера нередко осложняется недостатком достоверной информации о рыночной среде и ее изменении под влиянием используемых маркетинговых инструментов. Отсутствие маркетинговой информационной системы, обеспечивающей соответствующие иерархические уровни компании необходимыми и достаточными данными, на наш взгляд, становится сегодня одной из ключевых проблем, возникающих при формировании системы управления маркетингом.

Во-вторых, вопросы организации маркетинговой деятельности, которая должна опираться на информационную систему. Существующая практика в ОАО «Ростовская трикотажная фабрика» показывает, что порой сложно обеспечить даже функционирование так называемого информационно-аналитического центра предприятия, роль которого, как правило, в силу своей специфики выполняет специалист по маркетингу, поскольку объективно существует проблема обмена маркетинговыми данными между структурными подразделениями предприятия.

В-третьих, вопросы, связанные с методами осуществления функций управления в сфере маркетинга.

Наибольшую актуальность в рамках формирования системы управления маркетингом в ОАО «Ростовская трикотажная фабрика», требующими дополнительной методической проработки, являются вопросы:

- сбора, обработки и предоставления определенным образом структурированной внешней и внутренней маркетинговой информации, т.е., по существу, вопросы формирования на предприятии системы маркетинговой информации;

- анализа, прогнозирования и планирования сбыта;

- стратегического планирования маркетинга и, в частности, вопросы, связанные с разработкой стратегического плана маркетинга предприятия.

Анализ, прогнозирование и планирование сбыта – это типичные функции службы маркетинга, однако в ОАО «Ростовская трикотажная фабрика» данные функции не реализуются системно в виду отсутствия специалиста по маркетингу.

Для комплексного осуществления процессов, связанных с управлением, максимально эффективной реализации управленческих функций, т.е. выполнения задач анализа, планирования, организации, регулирования и контроля, прежде всего, необходимо создание на предприятии соответствующих информационных предпосылок. В этой связи особую значимость приобретают вопросы формирования информационной основы управления маркетингом. Без информационной базы невозможна успешная реализация функции отдела маркетинга по поддержке и увеличению продаж продукции. Создание качественной информационной базы предприятия позволяет проводить как ретроспективный анализ, так и прогнозировать развитие рынков и спрос в будущем.

Создание системы маркетинговой информации в компании – это не что иное, как создание системы поддержки управленческих решений маркетингового характера.

Главным моментом в процессе взаимодействия подразделений компании ОАО «Ростовская трикотажная фабрика» является своевременный обмен определенным образом структурированной маркетинговой информацией. Организация взаимодействия в рамках системы управления в компании должна строиться на принципах межфункциональной координации структурных подразделений, обеспечивающей единое маркетинговое информационное пространство. Для эффективного использования маркетинговой информации в целях планирования и контроля сбыта, необходимы организационные изменения, которые позволят реализовать функции управления в сфере маркетинга по сбору и обработке информации, а также данных планирования и отчетности сбыта.

Для создания в компании ОАО «Ростовская трикотажная фабрика» общей маркетинговой информационной системы и базы данных, полагаем, целесообразно рассмотреть возможность введения в штат специалиста, который бы занимался сбором и обработкой маркетинговой информации, а также данных планирования и отчетностью сбыта. Организационно эти функции в компании может выполнять специалист – маркетолог. Основными функциями специалиста отдела маркетинга и сбыта могут являться ведение базы данных (пополняет, корректирует, расширяет); ведение сводного учета контактов с крупными клиентами, также контроль и анализ ухода старых – прихода новых клиентов; ведение сводного учета карточек крупных клиентов; взаимодействие со сбытовыми группами; составление сводных отчетов по продажам в различных разрезах в соответствии с предложенной методикой анализа и мониторинг динамики сбытовых результатов; разработка сводных прогнозов и планов продаж для групп сбыта и руководства службы маркетинга и сбыта; выдача справок относительно клиентов, регионов сбыта продукции; разработка бюджета маркетинга и сбыта и контроль его выполнения.

Оптимизируя организационную структуру, важно учесть и инновационную составляющую современной экономики. Высокая конкуренции на рынке трикотажных изделий России особенно со стороны иностранных производителей требует перехода ОАО «Ростовская трикотажная фабрика» на инновационный путь развития.

Эволюционирующий тип модели инновационного развития предприятий легкой промышленности России со значительной долей традиционного технологического уклада во многом обуславливает слабую восприимчивость хозяйствующих субъектов к инновационной деятельности. Сама же инновационная деятельность модифицируется в деятельность по адаптации хозяйствующих субъектов к сложившейся рыночной ситуации. Адаптационную стратегию предприятия можно определить как совокупную программу способов хозяйственной деятельности в современных социально-экономических условиях, направленных на достижение поставленных целей исходя из потенциала предприятия.

Снижение уровня рентабельности, а также низкий уровень инновационности отрасли (только 6% предприятий легкой промышленности являются инновационно – активными) вынуждают предприятия нередко переходить в режим выживания и адаптации к инновационным изменениям в экономике.

В этой связи ОАО «Ростовская трикотажная фабрика» важно разработать и внедрить комплексный План мероприятий по развитию, который ставит своей целью повышение конкурентоспособности и инвестиционной привлекательности предприятия, интенсификацию производственного процесса, технического перевооружения, создание условий для коренного улучшения ресурсного обеспечения и привлечения в частных инвестиций.

Отсутствие необходимой организационной структуры по указанному направлению, в частности ответственного лица, может привести к относительной не подконтрольности развития деятельности по данному направлению.

В этой связи представляется возможным переход к матричной структуре управления и введения отдела по управлению развитием.

Новая структура предприятия представлена на рисунке 3.2.

В итоге матричная структура управления ОАО «Ростовская трикотажная фабрика» представляет собой сетевую структуру, построенную на принципе двойного подчинения исполнителей:

- с одной стороны – непосредственному руководителю функциональной службы, которая предоставляет персонал и техническую помощь руководителю проекта,

- с другой – руководителю проекта или целевой программы, который наделен необходимыми полномочиями для осуществления процесса управления.

Руководитель проекта может иметь группу непосредственно подчиненных сотрудников, а в каждом функциональном подразделении могут создаваться целевые группы, которые закрепляются за отдельными проектами, программами, заказами.

Можно выделить следующие преимущества новой матричной структуры ОАО «Ростовская трикотажная фабрика»:

- лучшая ориентация на проектные (или программные) цели и задачи;

- возможность принятия руководителем инновационного проекта быстрых, квалифицированных, творческих решений.

- более эффективное текущее управление, возможность снижения расходов и повышения эффективности использования ресурсов;

- более гибкое и эффективное использование персонала организации, специальных знаний и компетентности сотрудников;

- относительная автономность проектных групп или программных комитетов способствует развитию у работников навыков принятия решений, управленческой культуры, профессиональных навыков;

- улучшение контроля за отдельными задачами проекта или целевой программы;

- любая работа организационно оформляется, назначается одно лицо – «хозяин» процесса, служащее центром сосредоточения всех вопросов, касающихся проекта или целевой программы;

- сокращается время реакции на нужды проекта или программы, т. к. созданы горизонтальные коммуникации и единый центр принятия решений.

Важно подчеркнуть, что при введении в структуру предприятия отдела по стратегическому развитию и должности маркетолога для сокращения затрат представляет возможным сократить планово – производственный отдел. Функции инженера по организации и норматированию труда возможно передать старшему инспектору по кадрам. Также можно сократить инженера по охране труда и технике безопасности, также передав его функции старшему инспектору по кадрам. Возможность увеличения функциональных обязанностей инспектора по кадрам обусловлена малочисленностью персонала ОАО «Ростовская трикотажная фабрика» и соответственно небольшим объемом работы старшего инспектора по кадрам.

Проектируя новую структуру управления предприятием важно учесть, что все звенья новой структуры оказывают друг на друга взаимное влияние и служат для выполнения задач, определенных в общей политике предприятия, которая должна быть четко определена и детально доведена до каждого работника.

Также детально каждый работник должен знать структуру фирмы, основные положения своей деятельности и взаимоотношений с другими звеньями при выполнении тех или иных задач.

Как правило, эти материалы выпускаются в виде брошюры и выдаются каждому сотруднику. Примерное содержание такой брошюр для ОАО «Ростовская трикотажная фабрика» можно представить следующим образом:

а) Общие положения:

· Обращение Совета директоров ОАО «Ростовская трикотажная фабрика»

· История предприятия ОАО «Ростовская трикотажная фабрика»

· Структура предприятия ОАО «Ростовская трикотажная фабрика», взаимодействие подразделений

· Положение ОАО «Ростовская трикотажная фабрика»

· Правила поведения сотрудника

– офисный стиль

– стандарты поведения

· Стандарты работы

· Организация информационного и коммуникативного обмена ОАО «Ростовская трикотажная фабрика»

· Режим труда и отдыха

· Отпуска

· Здоровье, больничные листы

· Имущество предприятия (фирмы)

б) Основные процедуры, регулирующие взаимоотношения ОАО «Ростовская трикотажная фабрика» с персоналом:

– контрактная система

– испытательный срок

– аттестация сотрудников

– обучение и повышение квалификации

– система должностного продвижения (карьеры) работников ОАО «Ростовская трикотажная фабрика»

– система материального стимулирования сотрудников ОАО «Ростовская трикотажная фабрика»

– специальные льготы и компенсационные выплаты

– пенсионная программа

– поощрения и взыскания

в) Основные процедуры, обеспечивающие деятельность работников ОАО «Ростовская трикотажная фабрика»

– получение пропуска

– материально-техническое обеспечение рабочего места

– литература

– компьютерное обеспечение

– консультации по юридическим вопросам

– командировки

– рекламная продукция

– компенсация офисной одежды

– вопросы безопасности; иерархия доступа к коммерческой информации

– организация питания

– отдых

– посещение спортивно-оздоровительных занятий

– медицинское обслуживание

г) Расположение офисов и структурных подразделений, телефонный справочник

д) Дополнительно для руководства:

1. Инструкция по работе и управлению персоналом и методические рекомендации по взаимодействию со службой персонала.

2. Права и обязанности руководителей структурных подразделений.

3. Организационно – правовые и финансовые взаимоотношения структурных подразделений.

е) Специальный пакет документов для службы персонала:

1. Тесты для приема сотрудников на работу и аттестационные тесты.

2. План проведения и методика обучения персонала разного уровня.

3. Инструкции, регламентирующие деятельность службы персонала в части ее работы как отдела кадров.

4. Тесты, позволяющие осуществить мониторинг всей управленческой структуры и выявить организационно-психологическую совместимость персонала друг с другом.

Таким образом, проектные предложения по совершенствованию структуры управления ОАО «Ростовская трикотажная фабрика» можно сформулировать следующим образом:

1. Преобразовать функциональную структуру управления ОАО «Ростовская трикотажная фабрика» в матричную путем создания отдела стратегического развития, руководителю которого будут подчиняться группа подготовки производства, производство, служба маркетинга и сбыта, отдел ремонтно – технического и топливно – энергетического обслуживания.

2. Оптимизировать штатное расписание для экономии средств на внедрение проекта, путем упразднения должностей инженера по организации и нормированию труда и инженера по охране труда и технике безопасности с передачей их функций старшему инспектору по кадрам, а также сократить должность заместителя главного бухгалтера и передать его функции главному бухгалтеру.

3. Расширить штатное расписание за счет введения должностей маркетолога и руководителя проекта, для усиления маркетинговой и инновационной компоненты предприятия, позволяющие повысить эффективность деятельности ОАО «Ростовская трикотажная фабрика» в целом.  

4. Разработать для внутреннего пользования брошюру с описанием ОАО «Ростовская трикотажная фабрика», его новой структуры и функциями персонала.