Материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления пользователям Интернета и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
© 2018 - 2024
Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.).
Наиболее многочисленную по видам и разновидностям группу кадровых документов составляет организационно-распорядительная документация, охватывающая вопросы организационно-правового обеспечения деятельности кадровой службы и ее сотрудников, документирования движения кадров, аттестации персонала, соблюдения трудовой дисциплины и многие другие.
При оформлении организационно-распорядительных документов ООО «Строитель» (приказов, протоколов, актов и т.д.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Отдельные надписи называются реквизитами документа и влияют на его юридическую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.
Состав реквизитов ОРД, требования к их оформлению и порядок расположения реквизитов на стандартном листе бумаги установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ введен в действие с 01.07. 2003 постановлением Госстандарта РФ от 03.03. 2003. Требования стандарта являются рекомендуемыми, однако их следует придерживаться при оформлении постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и других организационно-распорядительных документов, включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации». [28]
К организационно-распорядительным документам, оформляемым или используемым в кадровой службе ООО «Строитель», относятся:
организационные документы:
положение о кадровой службе, должностные инструкции работников, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков;
Положение о кадровой службе состоит из разделов: общие положения, задачи, структура, функции, взаимоотношения с другими подразделениями предприятия, права, ответственность. [29]
Должностная инструкция - это организационно–правовой документ, определяющий задачи, функции, основные обязанности и ответственность сотрудника предприятия при осуществлении им служебной деятельности согласно занимаемой должности (Приложение №2).
Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих, утвержденные Министерством труда и социального развития РФ.
Целями разработки должностной инструкции являются:
- создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;
- повышение ответственности сотрудника за результаты его деятельности, осуществляемой на основании трудового договора;
- обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.
Должностная инструкция состоит из следующих разделов: общие положения, права, обязанности, ответственность, квалификационные требования.
Должностная инструкция составляется по каждой должности организации, носит обезличенный характер и объявляться сотруднику по расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности. [30]
Правила внутреннего трудового распорядка представляют собой документ, регламентирующий организацию работы предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные права и обязанности работодателя, основные права и обязанности рабочих и служащих, рабочее время и его использование, время отдыха, поощрения за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины. [31] При приеме на работу каждый работник ООО «Строитель» знакомится с правилами внутреннего трудового распорядка под расписку.
Штатное расписание – документ, который определяет структуру организации и численность должностей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях в организации. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации штатная структура и штатное расписание разрабатываются организацией самостоятельно (Приложение №3).
Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, набавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом. Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.
Общее количество должностей по штатному расписанию составляет 30 человек.
Наименование структурных подразделений и должностей в них пишутся в именительном падеже в соответствии с перечнями должностей служащих и профессий рабочих, утвержденными Министерством труда и социального развития Российской Федерации.
В штатном расписании проставляется итоговая численность должностей. Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указываются в соответствующих долях (0,25, 0,5, 0,75). В ООО «Строитель» к таким должностям относятся менеджер по персоналу и главный бухгалтер. По группе работников, которым установлена сдельная оплата труда, в штатном расписании указывается общее число работников этой группы. [32]
Ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной в данной организации. Указанная очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утвержденным работодателем (Приложение №4).
График отпусков является обязательным локальным нормативным актом, утвержденным ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года.
Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников ООО «Строитель». Обычно объявляются работникам под расписку. Однако это не исключает обязанности работодателя уведомить каждого работника о времени его отпуска не позднее, чем за две недели до его начала. Как правило, это требование трудового законодательства осуществляется путем оформления визы ознакомления в приказе о предоставлении отпуска, который издается не позднее, чем за две недели до его начала.
В связи с тем, что в графике отпусков указывается точная дата начала отпуска, в дальнейшем не требуется написания заявления об отпуске, так как отпуск будет предоставлен «автоматически» по графику путем издания приказа. [33]
распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам совершенствования работы с кадрами (распорядительные документы, относящиеся к основной деятельности предприятия) и приказы (распоряжения) по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.;
Распорядительная деятельность организации документируется в основном посредством издания приказов руководителем организации. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.
Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т.п.
Проекты приказов подготавливаются менеджером по персоналу, согласовываются с главным бухгалтером и подписываются руководителем ООО «Строитель». Подписанный руководителем приказ регистрируется менеджером по персоналу. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.
По текущим оперативным вопросам повседневной производственно - хозяйственной и административной деятельности руководитель организации может издавать распоряжения и указания. Эти разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях и указаниях отделяется от распорядительной словами: «Предлагаю», «Обязываю», «Считаю необходимым», «Рекомендую». [34]
Приказы по личному составу в настоящее время имеют две формы: унифицированную и неунифицированную. Выбор формы зависит от содержания. Приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска прекращении действия трудового договора, командировании работника, поощрении оформляются с использованием существующих унифицированных форм.
Другие приказы по личному составу оформляются в текстовой форме на обычном бланке приказа. При этом следует иметь в виду, что унифицированные формы должны быть введены официальным распорядительным документом.
Если приказы, на которые существуют унифицированные формы, оформлены в текстовой форме с соблюдением всех требований к оформлению распорядительных документов, то есть, выполнены требования к составу и правилам оформления реквизитов, то они будут иметь юридическую силу.
Из-за различий в сроках хранения приказы по личному составу приходится делить на две части: со сроком хранения на 5 лет и 75 лет. Срок хранения 5 лет имеют приказы: о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Остальные приказы по личному приказу хранятся 75 лет. [35]
информационно-справочные документы: протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, заявления, графики отпусков и т.п. [36]
Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами ООО «Строитель» составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию.
Мастером ООО «Строитель» по окончанию строительных работ составляется акт выполненных работ.
Текст акта принято излагать от третьего лица единственного числа («комиссия установила).
Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту.
Служебные письма оформляются на бланках писем. Текст письма состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма, а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. В переписке используются следующие формы изложения текста:
- от первого лица единственного числа (прошу);
- от первого лица множественного числа (просим);
- от третьего лица единственного числа (предприятие просит);
- от третьего лица множественного числа (руководство предприятия и трудовой коллектив просят). [37]
Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия – на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами.
Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем организации и заверяется печатью. Исправления, внесенные при подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направленные в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся на предприятии, указываются все адреса и прилагается список адресатов. [38]
Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Докладная записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность организации. ООО «Строитель» докладные записки в основном пишет мастер на работников организации в связи с нарушением трудовой дисциплины.
Объяснительная записка – это документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. [39]
Справка представляет собой документ, описывающий или подтверждающий содержание тех или иных фактов (событий и т.п.).
Справка, подтверждающая некий факт (событие), должна содержать:
- фамилию указанного лица;
- должность указанного лица;
- указание о том, для каких целей выдана данная справка.
Подобные справки наиболее широко применяются при работе с персоналом предприятия (Приложение №5).
Справка подписывается руководителем предприятия и менеджером по персоналу. Подписи указанных лиц скрепляются печатью предприятия. [40]
Оформление кадровых документов
Оформление документов при приеме на работу
При приеме на работу в ООО «Строитель», работник должен предоставить следующие документы:
- заявление о приеме на работу с подписью директора;
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку, за исключением случая, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих воинскому учету;
- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
- справку формы 2-НДФЛ с предыдущего места работы;
- медицинскую справку;
- СЗВК (сведения о стаже застрахованного лица). [41]
На основании этих документов оформляется приказ о приеме работника в ООО «Строитель», с которым он знакомится под роспись (Приложение №6). В приказе указывается наименование структурного подразделения, в котором предстоит работать сотруднику, профессия, (должность), испытательный срок (если он устанавливается при приеме), а также условия приема на работу, характер предстоящей работы, оплата труда. Далее заполняется личная карточка работника.
Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.01 №26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». [42]
Сотрудник кадровой службы должен иметь в виду, что правил по ведению личных карточек формы Т-2, за исключением Инструкции по применению и заполнению форм первичной и учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденная постановлением Госкомстата России от 06.04.01 №26, не существует, поэтому содержание данной статьи можно рассматривать как рекомендации, а не как обязательное требование к точному исполнению.
Для заполнения личной карточки Т-2 кадровику необходимы следующие документы работника:
- паспорт;
- трудовая книжка;
- военный билет;
- документ об образовании;
-страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- идентификационный налоговый номер;
- приказ о приеме на работу.
Вся остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.
При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:
1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.
2. При отсутствии записей или при отрицательных ответах («не имеют», «не состою») кодируемая часть данного реквизита остается пустой.
3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами: например, 14 сентября 2008 г.
4. Кодируются даты арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год; например 23.04. 2008.
При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией, утвержденной постановлением от 06.04.01 №26. [43]
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
Личная карточка Т-2 является основным учетным документом. Заполняется в обязательном порядке на всех работников организации ООО «Строитель». Срок хранения каточки – 75 лет. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью менеджера по персоналу.
Трудовой договор, заключенный в письменной форме – это акт индивидуально-договорного характера, который должен отражать условия труда работника и обязательства сторон, предусмотренные законодательством, коллективным договором, соглашениями (Приложение №7).
Согласно Трудового кодекса Российской Федерации трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязан предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, а также соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. [44]
В трудовом договоре указываются: [45]
– фамилия, имя, отчество работника;
– наименование работодателя, наименование организации;
– место работы;
– дата начала работы;
– наименование профессии в соответствии со штатным расписанием или конкретная трудовая функция;
– права и обязанности работника;
– характеристика условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и опасных условиях;
– режим труда и отдыха;
– условия оплаты труда;
– виды и условия социального страхования.
Трудовой договор составляют в двух экземплярах, каждый из которых оформляется как подлинник: содержит подписи работодателя и работника, заверяется печатью организации. Один экземпляр хранится в ООО «Строитель», а второй – у работника.
Трудовой договор вступает в законную силу с момента подписания его сторонами. Трудовой договор аннулируется, если работник не приступил к работе в установленный договором срок без уважительной причины в течение недели. [46]
После составления отчета о приеме, работник знакомится с правилами внутреннего трудового распорядка, знакомится со своими должностными обязанностями.
При приеме на работу и в процессе трудовой деятельности работника у работодателя накапливается на него определенное «досье», соответствующие данные о нем, которые вместе с документами, необходимыми при приеме на работу, трудовым договором, приказом (распоряжением) о приеме на работу образуют личное дело работника. В то же время правовая регламентация сбора этих данных, их обработки, а также доступ к ним соответствующего работника отсутствует.
Содержащиеся в личном деле данные нередко носят конфиденциальный характер. Такая информация о работнике (персональные данные) представляет собой сведения о фактах, событиях и иных обстоятельствах жизни и деятельности работника, посредством которых возможно идентифицировать его личность. [47]
Сегодня, когда широко используются автоматизированные информационные системы и их технологии, информация о любом работнике, состоящем с работодателем в трудовых отношениях, может стать в той или иной мере открытой и при определенных обстоятельствах привести к ущемлению (или умалению) его прав и законных интересов, причинить работнику материальный ущерб и моральный вред. Это и другие возможные обстоятельства предопределили необходимость правового закрепления принципов, касающихся, в частности, обработки персональных данных работников, положений о порядке их хранения и использования в организации, о передаче персональных данных и правах работников по их защите, а также об ответственности лиц за невыполнение требований правовых норм, регулирующих указанные вопросы. [48]
Оформление документов при переводе работника
Условия и порядок перевода на другую работу определяется трудовым кодексом Российской Федерации.
Согласно законодательству допускается три вида перевода:
перевод на работу на том же предприятии;
перевод на другое предприятие;
перевод в другую местность (возможно вместе с предприятием).
Все изменения трудового договора допускаются только с согласия работника. Согласие должно быть получено предварительно, до издания приказа (распоряжения) о переводе, после ознакомления со всеми условиями той работы, на которую конкретно предполагается перевод работника.
Перевод в другое структурное подразделение оформляется приказом о переводе работника на другую работу. На основании приказа менеджером по персоналу делается пометка в личной карточке, запись в трудовой книжке и других документах. [49]
Оформление перевода работника на другое предприятие (п.5 ст.77 ТК РФ) производится в следующем порядке.
работник, давший согласие на перевод или возбудивший ходатайство о переводе, подает письменное заявление на имя своего непосредственного руководителя с изложением мотивов перевода и указанием предприятия, в котором он желает работать;
его непосредственный руководитель рассматривает заявление, и при согласии на перевод отдел кадров оформляет соответствующие документы – представление на перевод в 2 экземплярах, заявление работника, характеристику;
руководитель принимающего предприятия после получения документов решает вопрос о приеме работника на работу и дает ответ руководителю предприятия, от которого получены документы на перевод;
при получении согласия на перевод прежний руководитель издает приказ об освобождении работника от занимаемой должности. [50]
Оформление отпусков
Оформление ежегодного основного оплачиваемого отпуска
Ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику в соответствии с утвержденным руководителем ООО «Строитель» графиком отпусков. Его соблюдение обязательно как для работодателя, так и для работника (ст.123 ТК РФ). [51]Для оформления и учета отпусков применяется форма Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» (Приложение №8).
Текст унифицированной формы Т-6 начинается с фразы: «Предоставить отпуск», затем указываются в дательном падеже фамилия, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, где он трудится, его должность или специальность, профессия, обозначенные в трудовом договоре, в приказе о приеме работника, а если он был переведен, то в изменении к трудовому договору и приказе о переводе. Указывая эти данные, менеджеру по персоналу следует использовать личную карточку работника.
Затем проставляется начальная и последняя дата рабочего года, за который работник имеет право на отпуск.
Далее нужно заполнить в соответствии с видами отпусков, установленных ТК РФ, пункты А, Б, В, представленные в унифицированной форме Т-6. Поскольку ст.15 ТК РФ установлено, что продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней, заполнение пункта А не вызывает у менеджер по персоналу вопросов.
Ежегодный оплачиваемый отпуск может делиться на части. При этом одна из его частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст.125 ТК РФ).
Статьей 120 ТК РФ предусмотрено, что нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются. [52]
Несмотря на то, что при составлении графика отпусков учитываются не только действующее законодательство и специфика деятельности организации, но и положения работников, в реальной жизни график соблюдается не всегда и работники нередко обращаются к руководителю с просьбой о перенесении отпускного периода на другое время. Следует отметить, что возможность перенесения отпуска предусмотрена самой унифицированной формой графика отпусков.
Информация о перенесении отпуска вносится в графу 8, где указывается наименование документа – основания для изменения отпускного периода. Как правило, таким документом является заявление работника с указанием причины перенесения отпуска и приложением при необходимости медицинских справок или других документов, подтверждающих наличие у работника особых обстоятельств (состояния здоровья, положение в семье).
Принятое работодателем решение отражается в резолюции, проставляемой на заявлении работника. При этом оговаривается дата предполагаемого отпуска, которая вносится в графу 9 графика отпусков.
Таким образом, график, составляемый не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года, заполняется при необходимости в течение всего текущего календарного года (графы 8 и 9). Кроме того, в течение года постепенно заполняется графа 7, в которую вносится информация о фактически использованном очередном ежегодном оплачиваемом отпуске.
Необходимо отметить, что перенесение отпуска может быть вызвано не только личными обстоятельствами работника. Как указано в ст.124 ТК РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению между работником и работодателем переносится на другой срок, если работнику своевременно не была произведена оплата за время этого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее, чем за 2 недели до его начала.
В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. [53]
Оформление отпуска без сохранения заработной платы
Предоставление отпуска без сохранения заработной платы (Приложение №9) определено ст.128 ТК РФ. В ООО «Строитель» административный отпуск предоставляется работнику по его письменному заявлению по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам. Его продолжительность определяется соглашением между работником и работодателем. [54]
Есть ряд случаев, когда работодатель не имеет права отказать в предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. Он обязан предоставить отпуск при наличии письменного заявления работника:
- работающим пенсионера по старости (по возрасту) – до 14 календарных дней в году;
- родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, - до 14 календарных дней в году;
- работающим инвалидам – до 6 календарных дней в году;
- работникам в случаях:
- рождения ребенка – до 5 календарных дней;
- при регистрации брака – до 5 календарных дней;
- смерти близких родственников – до 5 календарных дней. [55]
Оформление документов по воинскому учету
и бронированию граждан
Как только организация сформировалась, для военкомата заполняется карточка учета (Приложение №10). В ней содержатся следующие пункты:
- полное наименование организации;
- Ф.И.О. и телефон (факс) руководителя;
-Ф.И.О. и телефон (факс) ответственного за воинский учет и бронирование;
- номер, дата, место регистрации (перерегистрации);
- юридический адрес;
- фактический адрес;
- почтовый адрес;
- вышестоящая организация;
- код ОКПО;
- организационно-правовая форма;
- форма собственности;
- основные виды экономической деятельности, продукции и услуг;
- ИНН;
- сведения о работающих;
- перечень должностей и профессий, по которым бронируются граждане, пребывающие в запасе;
- дополнительная информация. [56]
Задачи отдела кадров при оформлении документов по воинскому учету и бронированию граждан:
1. Внесение в личные карточки граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву на военную службу данных об изменении семейного положения, состава семьи, адреса места жительства, образования, специальности и должности. Контроль за сообщением гражданами этих изменений в учетный орган по месту состояния на воинском учете.
2. Представление сведений в военный комиссариат о гражданах, пребывающих в запасе, и гражданах, подлежащих призыву на военную службу, заявивших об изменении состояния здоровья.
3. Сверка данных учета личных карточек с данными военных билетов (удостоверений граждан, подлежащих призыву на военную службу и отметка об этом на лицевой стороне карточки.
4. Представление в военный комиссариат личных карточек на граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву на военную службу для сверки их с учетными данными военного комиссариата.
6. Представление в военные комиссариаты именных списков на юношей, подлежащих приписке к призывным участкам. Производить соответствующие отметки в личных карточках (раздел 2, воинский учет) лиц, достигших предельного возраста пребывания в запасе.
7. Представлять в военные комиссариаты сведения о принятых и уволенных гражданах, пребывающих в запасе, и гражданах подлежащих призыву на военную службу и происшедших изменениях в учетных данных.
8. Оформление удостоверений и извещений об отсрочках от призыва по мобилизации и в военное время на граждан, пребывающих в запасе и подлежащих бронированию.
9. Высылка извещений о зачислении граждан на специальный воинский учет в военные комиссариаты, где эти граждане состоят на воинском учете.
10. Сообщение в военный комиссариаты по месту состояния на воинском учете граждан, о всех внесенных изменениях и исправления в удостоверениях об отсрочке от призыва по мобилизации и в военное время.
11. Сообщения в военкоматы по месту состояния на воинском учете граждан, в случае аннулирования отсрочек от призыва по мобилизации и в военное время.
12. Представление в военкомат по месту нахождения предприятия удостоверений об отсрочках от призыва по мобилизации и в военное время для внесения исправлений при перемещении граждан внутри предприятия на другие должности при изменении раздела и пункта перечня (изменения производственной квалификации, военно-учетных признаков, дающих право на бронирование)
13. Представление в военный комиссариат для уничтожения и списания с лицевого счета испорченных бланков специального учета и удостоверений об отсрочке от призыва на граждан, утративших право на отсрочку.
14. Представление отчет о наличии работающих и забронированных граждан.
15. Представлять сведения в военкомат о ходе реализации нужд и запросов воинов-интернационалистов. Чернобыльцев, работающих на данном предприятии. [57]
Менеджер по персоналу ООО «Строитель» является ответственным за ведение военного учета и бронирования работников организации, и поэтому на него составляется должностная инструкция (Приложение №11).
Под воинским учетом понимается государственная система учета и анализа имеющихся в стране призывных и мобилизационных ресурсов. Функционирование системы воинского учета обеспечивается Министерством обороны РФ, Министерством внутренних дел РФ и органами местного самоуправления.
Воинский учет должен осуществляться постоянно и охватывать все категории граждан, подлежащих воинскому учету.
Основными требованиями, предъявляемыми к воинскому учету, являются полнота и достоверность данных, характеризующих количественное и качественное состояние призывных и мобилизационных ресурсов.
Оформление пенсии
Условия, необходимые для назначения трудовой пенсии по старости, установлены ст.7 Федерального закона от 17.12.01 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации».
Данная статья предусматривает два условия, при выполнении которых возникает право на трудовую пенсию по старости. Первое условия – достижение определенного возраста – 60 лет для мужчин и 55 лет для женщин. Второе условие – наличие определенной продолжительности страхового стажа – не менее 5 лет. Указанный страховой стаж исчисляется по нормам ст.10-13 Закона о трудовых пенсиях.
Следует отметить, что названные условия должны выполняться одновременно. Если у лица, достигшего установленного возраста, отсутствует необходимая продолжительность страхового стажа (менее 5 лет), право на трудовую пенсию по старости не возникает. [58]
Размер страховой части трудовой пенсии по старости определяется по формуле:
где СЧ – страховая часть трудовой пенсии по старости;
ПК – сумма расчетного пенсионного капитала застрахованного лица, учтенного по состоянию на день, с которого указанному лицу назначается страховая часть трудовой пенсии по старости;
Т – количество месяцев ожидаемого периода выплаты трудовой пенсии по старости, применяемого для расчета страховой части указанной пенсии, составляющего 19 лет (228 месяцев). [59]
Для лиц, которые не имеют требуемой ст.7 Закона о трудовых пенсиях продолжительности страхового стажа, а также для лиц, которые вообще не имеют страхового стажа, действующим пенсионным законодательством предусмотрено назначение социальной пенсии в соответствии с Федеральным законом от 15.12.01 №166 – ФЗ «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации».
Однако социальная пенсия таким лицам назначается только по достижении возраста 65 лет мужчинами и 60 лет женщинами.
Условия назначения трудовой пенсии по старости, установленные Законом о трудовых пенсиях, несколько отличаются от условий, которые были необходимы для назначения пенсии по старости в соответствии с Законом РФ от 20.11.90 №340-1 «О государственных пенсиях в Российской Федерации», действовавшим до 1 января 2002 г. [60]
В начале каждого года на всех рабочих ООО «Строитель», которые в следующем году достигают пенсионного возраста, составляется специальный список по форме. Список составляется менеджером по персоналу. В список должны быть включены все работники организации, приобретающие право на пенсию на общих основаниях.
Государственные пенсии назначаются:
по старости;
по инвалидности;
по случаю потери кормильца;
за выслугу лет;
за работу в районах Крайнего Севера.
Для оформления трудовой пенсии по старости, отделу кадров нужны следующие документы работника:
- заявление об установлении пенсии; (Приложение №12).
- копия трудовой книжки;
- паспорт;
-страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- копия свидетельства о рождении ребенка;
- свидетельство о заключении брака;
- справка о з/п
- копия военного билета;
- пенсионное удостоверение;
- фото 3х4.
В отдел назначения пенсии вышеперечисленные документы можно предоставить не раньше, чем за месяц до дня рождения, т.е. исполнения 55 лет – женщинам, 60 лет – мужчинам.
После того, как все документы собраны, менеджер по персоналу ООО «Строитель» передает их в отдел назначения пенсии.
Если работник выведен на группу инвалидности, он обязательно должен явиться в отдел кадров со справкой ВТЭК для оформления пенсии. [61]
Родственники умершего кормильца должны явиться в отдел кадров со свидетельством о смерти умершего, для оформления пенсии по случаю потери кормильца. Работник отдела кадров обязан в течение 10 дней со дня поступления заявления о назначении пенсии подготовить необходимые документы:
предоставление к назначению пенсии, где указывается трудовой стаж (копия трудовой книжки);
справка о заработной плате.
К заявлению о назначении пенсии по случаю потери кормильца должны быть приложены документы:
свидетельство о смерти или документ, удостоверяющий безвестное отсутствие кормильца;
свидетельство о рождении лица, которому назначается пенсия;
справка из домоуправления, подтверждающая родственные отношения члена семьи с умершим или пропавшим без вести кормильцем;
документы, подтверждающие трудовой стаж кормильца;
справка о заработной плате кормильца.
Основным документом, подтверждающим трудовой саж работника, является трудовая книжка. Помимо трудовой книжки подтверждение о стаже принимаются справки о стаже работы. Справка подписывается директором ООО «Строитель», который несет ответственность за правильностью ее выдачи, а также главным бухгалтером. [62]
Оформление документов при увольнении
Заявление об увольнение работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы. В заявлении указывается причина и дата увольнения. Заявление подписывается руководителем ООО «Строитель». На основании заявления об увольнении и личной карточки работника заполняется бланк приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (Приложение №13). В соответствии с резолюцией директора в проекте приказа об увольнении указывается фамилия, имя, отчество, занимаемая должность, дата и причина увольнения работника.
На основании оформляемого приказа делается запись в личной карточки работника, дата, причина увольнения, дата и номер приказа об увольнении.
На основании этого же приказа делается запись в трудовой книжке, дата и причина увольнения, дата и номер приказа об увольнении, согласно инструкции по заполнению трудовых книжек.
В соответствии с п.5.1 Инструкции запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке:
в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи;
в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора) со ссылкой на пункт и статью закона (Трудового кодекса РФ);
в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, его дата и номер.
Датой увольнения работника считается последний день его работы (ст.77 ТК РФ). Например, последним днем работы работника является 10 января 2004 г. В этом случае в графе 2 раздела «Сведения о работе» необходимо указать дату «10 01 2004». [63]
При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст.77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. п.4 и 10 этой статьи)), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт данной статьи. Например, при увольнении работника по собственному желанию в качестве основания увольнения в трудовую книжку вносится п.3 ст.77 ТК РФ, а не ст.80 ТК РФ.
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст.81 ТК РФ либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами.
При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст.83 ТК РФ.
Следует помнить, что при расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин (п.5.6 Инструкции).
Сведения об увольнении (прекращении трудового договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность).
При увольнении работника в связи с его переводом на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки необходимо указать, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия. [64]
Затем делается запись о выдаче трудовой книжки в книге учета движения трудовых книжек.
Трудовой договор, заключенный между работником и работодателем ООО «Строитель» может быть расторгнут по разным причинам. Основание для прекращения трудового договора устанавливает Трудовой кодекс Российской Федерации.
Документы комплектуются для передачи в архив, затем личная карточка перемещается в картотеку уволенных.
Дата: 2019-05-28, просмотров: 182.