Инвентаризация денежных средств кассы ООО «Квадрат» проводится регулярно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 года № 40 и сообщенного письмом Банка России от 4 октября 1993 года № 18.

Порядок ведения кассовых операций не устанавливает периодичность проведения инвентаризаций. Однако считается, что оптимальный период для проведения инвентаризаций кассы является один календарный месяц.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бу­маги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.). Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конеч­ных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально - ответственным лицам.

Проведение инвентаризации может быть обязательным в следующих случаях:

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене кассира;

- если были выявлены факты хищения наличных денег;

- если наличные деньги были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрез­вычайных ситуаций.

Порядок и сроки проведения инвента­ризации ООО «Квадрат» определяет руководитель. Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назна­ченная приказом руководителя.

В состав комиссии, как правило, включают представителей администрации предприятия, работников бухгалтерии и дру­гих специалистов (например, старших кассиров, специалистов по контрольно-кассовым машинам и т. д.).

При проведении инвентаризации комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета.

Одновременно с проверкой фактического наличия денежных средств и денежных документов в кассе организации проводится проверка:

- правильности оформления первичных расходных документов - на­личие подписей получателей наличных денег, наличие подписи руко­водителя организации и главного бухгалтера на расчетно-платежных (платежных) ведомостях на выплату заработной платы и иных платеж­ных документах, для которых наличие указанных подписей необходи­мо для осуществления расходования денежных средств;

- полнота и правильность оприходования денежных средств, полу­ченных в учреждении банка. Наличные деньги должны быть оприхо­дованы в кассе в день их получения в банке. Проверка осуществляется посредством проведения сплошной сверки данных выписок о состоя­нии расчетного счета организации в кредитной организации с данны­ми кассовой книги;

- полнота и своевременность оприходования наличных денег, сдан­ных по приходным кассовым ордерам;

- соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе в течение отчетно­го года.

Отдельные проверки кассовых операций и наличия денежных средств могут производится :

- учредителями предприятий, вышестоящими организациями (в случае их наличия), а также аудиторами (аудиторскими фирмами) в соответствии с заключенными договорами. При производстве доку­ментальных ревизий и проверок на предприятиях они производят ре­визию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины.

- учреждениями банков, которые обязаны систематически прове­рять соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассо­вых операций.

- органами внутренних дел в пределах своей компетенции, - про­верки технической укрепленности касс и кассовых пунктов, обеспече­ния условий сохранности денег и ценностей на предприятиях.

Кроме того, при проведении инвентаризации наличных денежных средств проводится сплошная проверка состояния расчетов с матери­ально - ответственными лицами по выданным подотчетным суммам. Проверяется правомерность выдачи подотчетных сумм (лицам, с кото­рыми заключены договоры о полной материальной ответственности, а также лицам, направляемым в служебные или производственные ко­мандировки), правильность определения сумм, выдаваемых под отчет (на хозяйственные нужды - в соответствии с нормами, установленными отдельным распорядительным документом руководителя организации, на приобретение имущества - в пределах действительной потребности, при служебных командировках - в соответствии с проведенным расче­том), своевременность погашения подотчетных сумм (представления авансового отчета и сдачи неиспользованного остатка).

Также целесообразно проверить соблюдение требований Правил ведения кассовых операций в части обеспечения сохранности денеж­ных средств при их транспортировке и хранении.

Для оформления инвентаризации применяют формы первичной учетной документации, к ним относятся:

- ИНВ – 15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств»; (приложение 7)

- ИНВ – 16 «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности»;

- КМ – 9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы».

Результаты инвентаризации в ООО «Квадрат» оформляется Актом инвентаризации наличных денежных средств. Эта же форма акта применяется для отражения результатов инвентаризации фактическо­го наличия разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации.

Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лица­ми, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведе­ния руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй - остается у материально ответст­венного лица. При смене материально ответственных лиц акт состав­ляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответ­ственному лицу, принявшему ценности, и третий - в бухгалтерию.

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.

В организации могут также проводиться внезапные реви­зии кассы. Такая ревизия возможна:

- по инициативе руководителя организации;

- по требованию налоговой инспекции.

Ревизию также проводит специальная комиссия, назначен­ная приказом руководителя. Если ревизию проводят по требо­ванию налоговой инспекции, в состав комиссии включают ее сотрудника (проверяющего).

Ревизия проводятся в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии, с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денеж­ной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Результаты ревизии отражаются в акте о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ – 9).

Разновидностью инвентаризации кассы можно назвать ежедневную сверку данных фактического наличия денежных средств и данных учета, проводимую самим бухгалтером – кассиром. Сверку целесообразно осуществлять до выведения итогов по кассовой книге.

Отражение инвентаризации денежных средств оформляются следующими бухгалтерскими проводками:

1) Обнаружены излишки денежных средств:

Дебет 50 « Касса », 450

Кредит 91« Прочие доходы и расходы »,

субсчет 1 «Прочие доходы»; 450

2) Обнаруженные в результате инвентаризации недостачи взыскиваются с кассиров:

 Списание недостающих денег в кассе:

Дебет 94 « Недостачи и потери от порчи ценностей » 450

Кредит 50 «Касса»; 450

Предъявление иска кассиру:

Дебет счета 73 «Расчетов с персоналом по прочим операциям» 

субсчет 2 «Расчетов по возмещению материального ущерба»,

Кредит 94 « Недостач и потерь от порчи ценностей »;

3) По мере взноса кассира в возмещении недостач делаются записи:

Дебет 50 «Касса», 150

51 «Расчетный счет»,

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»,

Кредит счета 73 «Расчетов с персоналом по прочим операциям» 150