Для решения проблемной ситуации (создания системы конфиденциального делопроизводства) в организации необходимо:

1. Выделить, объединив участников документооборота, самостоятельное структурное подразделение (службу конфиденциального делопроизводства). Разработать положение о подразделении, должностные инструкции работников подразделения;

2. Разработать новую инструкцию о конфиденциальном делопроизводстве, устанавливающую порядок составления, оформления конфиденциальных документов, конфиденциального документооборота, контроль исполнения конфиденциальных документов, согласования документов, ведения делопроизводства. Ознакомить всех сотрудников организации.

3. Необходимо обучить сотрудников, правилам работы с конфиденциальными документами.

4. Выделить помещение для службы конфиденциального делопроизводства. В нем должно быть помещение для хранения конфиденциальных документов, помещение для работы с конфиденциальными документами. Это помещение должно быть оборудовано соответствующим образом:

¾ перед входом в помещение должна быть установлена камера видеонаблюдения;

¾ на дверях должен стоять кодовый замок или идентификатор;

¾ в помещениях должен быть установлен кондиционер;

¾ должен стоять сейф или металлические шкафы для хранения документов;

¾ рабочие места в помещениях для работы сотрудников должны быть огорожены специальными перегородками;

¾ на окнах необходимо повесить жалюзи или светонепроницаемые шторы.

5. Ввести пропускной режим на территорию ОАО "ЧЗПСН-Профнастил".

6. Все конфиденциальные документы должны быть сосредоточены в службе конфиденциального делопроизводства.

7. Выделить специальное помещение и оборудовать соответствующим образом для проведения конфиденциальных совещаний и переговоров.

8. Необходимо разработать положение о конфиденциальной информации, правила работы с конфиденциальными документами.

9. В целях обеспечения информационной безопасности внутренняя сеть и Интернет должны быть разделены. В идеале, компьютер для выхода в Интернет должен быть обособлен и, не иметь никакой прямой связи с другими рабочими станциями.

10. Удобнее всего (для постоянного использования) хранить архивы на оптических носителях, которые в конце рабочего дня должны сдаваться в службу конфиденциального делопроизводства.

11. Исходя из ситуации, и в целях совершенствования системы защита информации, нужно, чтобы на предприятии функционировала служба безопасности.

Функции, которой будут следующими:

¾ организует и обеспечивает пропускной и внутриобъектовый режим в зданиях и помещениях, порядок несения службы охраны, контролирует соблюдение требований режима сотрудниками, арендаторами, партнерами и посетителями;

¾ разрабатывает основополагающие документы с целью закрепления в них требований обеспечения безопасности и защиты государственной тайны и конфиденциальной информации, в частности устава, правил внутреннего трудового распорядка, положений о подразделениях, а также трудовых договоров, соглашений, подрядов, должностных инструкций и обязанностей руководства, специалистов, рабочих и служащих;

¾ разрабатывает и осуществляет совместно с другими подразделениями мероприятия по обеспечению работы с документами, содержащими сведения, являющиеся информацией ограниченного доступа, при всех видах работ организует и контролирует выполнение требований инструкции по защите конфиденциальной информации;

¾ изучает все стороны производственной, коммерческой, финансовой и другой деятельности для выявления и закрытия возможных каналов утечки конфиденциальной информации, ведет учет и анализ нарушений режима безопасности, накапливает и анализирует данные о злоумышленных устремлениях конкурентов и других организаций в отношении деятельности организации и е клиентов, партнеров, смежников;

¾ организует и проводит служебные расследования по фактам разглашения сведений, утрат документов и других нарушений безопасности организации;

¾ разрабатывает, ведет, обновляет и пополняет перечень сведений, составляющих конфиденциальную информацию и другие нормативные акты, регламентирующие порядок обеспечения безопасности и защиту информации;

¾ обеспечивает строгое выполнение требований нормативных документов по защите конфиденциальной информации;

¾ осуществляет руководство службами и подразделениями безопасности предприятий организации в части оговоренных в договорах условий по защите конфиденциальной информации

¾ организует и регулярно проводит учебу сотрудников фирмы и службы безопасности по всем направлениям защиты конфиденциальной информации, добиваясь, чтобы к охране коммерческих секретов был глубоко осознанный подход;

¾ ведет учет сейфов, металлических шкафов, специальных хранилищ и других помещений, в которых разрешено постоянное или временное хранение конфиденциальной информации;

¾ ведет учет выделенных для конфиденциальной работы помещений, технических средств в них, обладающих потенциальными каналами утечки информации;

Служба безопасности должна быть самостоятельной организационной единицей, подчиняющейся непосредственно генеральному директору организации.

Возглавлять службу безопасности должен начальник службы в должности заместителя генерального директора по безопасности.

Особое внимание следует обратить на обучение сотрудников, занимающихся сбытом продукции и услуг компании. Эти люди часто находятся в ситуациях, благоприятных для утечки информации. Они должны быть четко проинструктированы, что можно говорить, что нельзя. Нередки анонимные запросы от "потенциальных клиентов" с просьбой сообщить информацию об изделии для понимания того, как его применить наилучшим образом. Конкурент может выяснить существенные вещи, проанализировав эту, незначительную, на первый взгляд, информацию. Лучше всего, чтобы люди, занимающиеся сбытом, не обладали информацией о новых разработках, еще не поступивших в производство. Надо быть предельно осторожным при проведении различных ярмарок, выставок, торговых показов. Весь персонал, работающий на них, должен быть самым тщательным образом проинструктирован.

Альтернативный путь организации - формирование совета по безопасности. Для совета выбирается один представитель от каждого отдела. Это позволит службе безопасности иметь как бы своего делегата в каждом отделе, который будет пояснять программу безопасности и сам иногда проводить тренинги. Созданный таким образом совет обучает работников и выявляет возникающие проблемы по защите коммерческой тайны. Такая система имеет следующие преимущества:

¾ укрепляются связи между сотрудниками службы безопасности и сотрудниками производства;

¾ растет понимание требований защиты информации сотрудниками;

¾ развиваются и совершенствуются стратегии обеспечения защиты информации в каждом отделе, получается поддержка правил и норм, установленных администрацией;

¾ рассмотрение существующих проблем безопасности с позиций отделов;

¾ сокращение штата службы безопасности;

¾ экономия средств на тренинги.

Важно уделить внимание поддержанию и совершенствованию нововведении, чтобы не вернуться к прежним методам работы. Итогом данного исследования является принятие руководством анализируемого предприятия решения о необходимости совершенствования конфиденциального делопроизводства с учетом всех описанных рекомендаций и факторов по их внедрению.

Заключение

На современном этапе развития общества наибольшую ценность приобретает не новый, но всегда ценный, ресурс, называемый информацией. Информация становится сегодня главным ресурсом научно-технического и социально-экономического развития мирового сообщества.

Практически любая деятельность в нынешнем обществе тесно связана с получением, накоплением, хранением, обработкой и использованием разнообразных информационных потоков. Целостность современного мира как сообщества обеспечивается в основном за счет интенсивного информационного обмена.

Поэтому в новых условиях возникает масса проблем, связанных с обеспечением сохранности и конфиденциальности коммерческой информации как вида интеллектуальной собственности.

В условиях рынка и конкуренции коммерческая тайна выступает как элемент маркетинга и предприимчивости, как способ увеличения прибыли предприятия, либо как способ нанесения ущерба конкурентам. Утечка коммерческих секретов может привести к снижению доходов предприятия или его банкротству.

В процессе работы над поставленными задачами были сделаны следующие выводы: под документами, отнесёнными законом к категории конфиденциальной подразумевается информация, используемая предпринимателем в бизнесе и управлении предприятием, банком, компанией или другой структурой, является его собственной, или частной информацией, представляющей значительную ценность для предпринимателя. Эта информация составляет его интеллектуальную собственность. Такая информация в законодательстве именуется конфиденциальной.

Эта информация отражает приоритетные достижения в сфере экономической, предпринимательской и другой деятельности, разглашение которой может нанести ущерб интересам её собственнику (в том числе фирме, предприятию).

Документы ограниченного доступа делятся на "несекретные" и "секретные". Обязательным признаком секретного документа является наличие в нём сведений, отнесённых законодательством к государственной тайне.

Несекретные документы ограниченного доступа входят в перечень сведений конфиденциального характера, утверждённый Указом Президента РФ от 6 марта 1997 года № 188.

Под конфиденциальным документом, т.е. документом, к которому ограничен доступ персонала, понимается необходимым образом оформленный носитель документированной информации, содержащий сведения, которые не относятся к государственной тайне и составляют интеллектуальную собственность юридического и физического лица.

Коммерческая тайна - научно-техническая, коммерческая, организационная или иная другая используемая в предпринимательской деятельности информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью в силу того, что она не является общеизвестной и не может быть легко получена законным путём другими липами, которые могли бы получить экономическую выгоду от её разглашения или использования.

Угроза безопасности информации предполагает незаконный доступ конкурента к конфиденциальной информации и использования её конкретности для нанесения вреда предприятию.

Необходимо знать, что в отличие от открытых документов, процесс исполнения конфиденциальных документов представляет собой достаточно насыщенную различными технологическими этапами и процедурами технологию.

Специалисты выделяют следующие основные направления деятельности на законодательном уровне:

1. Разработка новых законов с учетом интересов всех категорий субъектов информационных отношений;

2. Обеспечение баланса созидательных и ограничительных (в первую очередь преследующих цель наказать виновных) законов;

3. Интеграция в мировое правовое пространство;

4. Учет современного состояния информационных технологий (51, с.8).

Нормативно-методическое обеспечение системы защиты конфиденциальной информации предназначено для регламентации процессов обеспечения безопасности информации фирмы, в том числе при работе персонала с конфиденциальными сведениями, документами, делами и базами данных. Оно включает в себя ряд обязательных организационных, инструктивных и информационных документов, устанавливающих принципы, требования и способы предотвращения пассивных и активных угроз ценной информации, которые могут возникнуть по вине персонала, конкурентов, злоумышленников и других лиц.

Следовательно, система защиты ценной, конфиденциальной информации предпринимательской фирмы реализуется в комплексе нормативно-методических документов, которые детализируют и доводят ее в виде конкретных рабочих требований до каждого работника фирмы. Знание работниками своих обязанностей по защите секретов фирмы является обязательным условием эффективности функционирования системы защиты.

Обобщая все вышесказанное, можно сделать вывод, что система защиты информации представляет собой комплекс организационных, технических и технологических средств, методов и мер, препятствующих незаконному доступу к информации.

Руководитель фирмы лично определяет не только состав ценной информации, но и соответствующие способы и средства защиты, а также меры ответственности персонала за разглашение коммерческой тайны фирмы и комплекс поощрений за соблюдение порядка защиты конфиденциальной информации.

Система защиты должна быть многоуровневой с иерархическим доступом к информации, предельно конкретизированной и привязанной к специфике фирмы по структуре используемых методов и средств защиты, она не должна создавать сотрудникам фирмы неудобства в работе.

Комплексность системы защиты достигается формированием ее из различных элементов: правовых, организационных, технических и программно-аппаратных.

Состав, взаимосвязь элементов системы определяют не только ее единичность, но и конкретно заданный уровень защиты, и стоимость этой системы.

Следовательно, используемая фирмой система защиты ценной, конфиденциальной информации является индивидуализированной совокупностью необходимых элементов защиты, каждый из которых в отдельности решает свои специфические для данной формы задачи и обладает конкретизированным содержанием этих задач. В комплексе эти элементы формируют многоуровневую защиту конфиденциальной информации предприятия, при условии неукоснительного соблюдения всех мер и условий, поставленных данной системой.

При решении задач по защите информационных ресурсов компании необходимо разработать политику информационной безопасности предприятия - это основополагающий документ, регламентирующий все мероприятия, реализуемые на предприятии с целью обеспечения компьютерной безопасности. Политика информационной безопасности - это та основа, без которой невозможно приступать ни к выбору, ни к проектированию средств защиты информации, в том числе добавочных.

Вместе с тем отметим, что если в полном объеме политику информационной безопасности обеспечить техническими средствами защиты не удается, должны быть выделены "слабые" места защиты и выработаны соответствующие организационные мероприятия по возможной локализации потенциально опасных для системы защиты угроз.

Обобщая все сказанное, отметим, что система технической защиты информации является ключевым звеном политики информационной безопасности, поэтому выбор системы защиты, равно как и разработка политики информационной безопасности, в общем случае является взаимосвязанной интеграционной процедурой, состоящей из выполнения рассмотренных выше шагов.

Система защиты компьютерной информации от несанкционированного доступа может рассматриваться в двух приложениях:

1. Защита автономного компьютера;

2. Защита компьютера в составе сети (ЛВС).

Очевидно, что задача защиты компьютера как самостоятельного объекта, предназначенного для хранения и обработки информации, должна решаться в обоих случаях.

При разработке и проектировании системы защиты информационных ресурсов от несанкционированного доступа, при использовании на предприятии как отдельных компьютеров, так и локальной вычислительной сети необходимо учитывать множество факторов, которые в совокупности дадут желаемый эффект защищенности. В первую очередь, на предприятии необходимо тщательно разработать политику информационной безопасности предприятия, которая в полной мере отразит необходимые требования по защите конфиденциальной информации. Во - вторых, следует разработать комплексный подход в проектировании систем защиты.

Каждая компонента системы защиты должна быть рассчитана на защиту определенного набора возможных каналов несанкционированного доступа. Контролируемыми объектами могут служить не только замкнутость корпусов защищаемых объектов, но и другие компоненты объектовой защиты - двери в помещение, сейфы и др., отсюда следует необходимость комплексирования в единой системе защиты (с единым выделенным сервером безопасности) средств технической, внутрисетевой и объектовой защиты.

В процессе данного исследования проанализирована система защиты информационных ресурсов компании ОАО "ЧЗПСН - Профнастил".

Руководству компании следует обратить особое внимание на то, что существующая система защиты информационных ресурсов традиционного и электронного документооборота на данный момент является уже устаревшей и недостаточной для полноценной защиты информации.

Для защиты своих информационных ресурсов необходимо использовать современные технологии. Анализ теоретического материала позволяет рекомендовать руководству компании новые технологии в создании и построении системы защиты.

На данный момент наиболее рекомендуемой системой защиты конфиденциальной информации является комплексная система защиты информации, включающая в себя все виды компонентов защиты, а именно программную, техническую, внутрисетевую и объектную, имеющую централизованно - распределенную архитектуру, она наиболее полно отвечает современным требованиям по защите информации.

В целом защита от несанкционированного доступа локальной вычислительной сети осуществляется на уровне принятом в большинстве организаций, т.е. минимальный набор защитных средств: разграничительный подход к пользователям локальной вычислительной сети, наличие журналов регистрации выдачи конфиденциальных документов, физическая охрана, система пропусков, наличие защитной и пожарной сигнализации.

Что касается системы защиты информации от несанкционированного доступа на традиционных носителях и защиты традиционного конфиденциального документооборота, то можно отметить практически полную реализацию требований. В наличии полный набор необходимых нормативно-методических материалов по работе с конфиденциальной информацией: Положение по защите коммерческой тайны на предприятии, Инструкция по обеспечению сохранности сведений составляющих коммерческую тайну компании, Памятка о сохранении коммерческой тайны предприятия, Обязательство о неразглашении коммерческой тайны, Предупреждение о необходимости сохранения коммерческой тайны при увольнении с предприятия, Инструкции по обеспечению сохранности сведений составляющих коммерческую тайну компании для структурных подразделений, Журналы регистрации входящих, исходящих документов, регистрации и учета носителей, учета изданных документов, все перечисленные нормативно-методические материалы утверждены генеральным директором компании.

Тем не менее, специалисты в области защиты информационных ресурсов, рекомендуют дополнить существующие меры по обеспечению безопасности созданием специального структурного подразделения - службы конфиденциального делопроизводства - в котором будут сосредоточены все ресурсы ограниченного доступа компании.

В данном структурном подразделении должен быть сосредоточен персонал, являющийся специалистами в области защиты информационных ресурсов. Это подразделение должно находиться в специально отведенном и оборудованном помещении, иметь сигнализацию, светонепроницаемые шторы-жалюзи, сейфы, защиту от прослушивания и несанкционированной съемки, систему контроля вскрытия аппаратуры, окон, увеличенной прочности двери с электромеханическим замком со считывателями электронных идентификаторов, с датчиком положения двери и устройством сбора сигналов с датчиков.

Таким образом, в работе исследованы и проанализированы современные требования к организации защиты конфиденциальной информации, рассмотрены критерии и технологии построения и использования систем защиты информационных ресурсов предприятия, на основе анализа теоретического материала и рекомендаций ведущих специалистов в области защиты конфиденциальной информации, даны рекомендации по рационализации существующей в компании системы защиты информационных ресурсов.

Поставленные в работе задачи можно считать достигнутыми.