Згідно Порядку ведення Книги обліку доходів і витрат реєстрація Книги здійснюється органом державної податкової служби разом з видачею Свідоцтва про право сплати єдиного податку суб'єктом малого підприємництва.

Книга обліку доходів і витрат (далі – Книга) видається на один календарний рік (додаток В). Книга обов'язково повинна бути прошнурована і мати пронумеровані сторінки. На останній сторінці вказується кількість наявних сторінок, запис про це засвідчується підписом керівника, печаткою підприємства і печаткою органа державної податкової служби, у якому зареєстроване таке підприємство. Якщо сторінки в Книзі закінчилися, підприємство повинне зареєструвати в органі державної податкової служби по своєму місцезнаходженню нову Книгу. При цьому дата першого запису в новій Книзі, повинна доводиться на день, що настає за останнім днем запису, зробленої в Книзі, зареєстрованої раніше.

У Книзі підприємство відображає в хронологічному порядку операції, здійснені у звітному (податковому) періоді. Всі записи в Книзі повинні здійснюватися на дату зарахування або списання коштів по банківському рахунку або касі платника. Дані про отримані доходи відображаються в Книзі з урахуванням ПДВ, але без урахування акцизного збору.

Для тих платників єдиного податку, у яких є філії без статусу юридичної особи, Книга ведеться в розрізі філій. Філії також зобов'язані вести Книгу з наступним включенням даних з них у Книгу юридичної особи, Книги обліку для філій засвідчуються органом державної податкової служби по місцю реєстрації юридичної особи - суб'єкта малого підприємництва.

Книга має сім граф. Сума доходів, отриманих від виробництва і продажу продукції (товарів, робіт, послуг), відображається в графі 3 "Сума виручки від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг)".

Якщо підприємство одержує виручку від реалізації в касу, після чого видає цю же суму виручки з каси для її зарахування на поточний рахунок, то така операція в Книзі відобразиться тільки один раз - при одержанні коштів (виручки) у касу, оскільки зменшення коштів у касі у зв'язку із внесенням їх на поточний рахунок не є витратами підприємства.

Суми, отримані як внесок у статутний фонд, у Книзі не відображаються оскільки не є виручкою від реалізації.

Виручка від реалізації основних фондів відображається в графі 4 "Суми виручки від реалізації основних фондів". При здійсненні операцій по реалізації основних фондів для цілей єдиного податку виручкою вважається різниця між сумою, отриманої від реалізації цих фондів, і їх залишковою вартістю.

У графі 5 "Позареалізаційні доходи і виручка від інших операцій" відображаються суми, фактично отримані суб'єктами підприємницької діяльності на банківський рахунок і в касу від інших операцій (від продажу цінних паперів, матеріалів, МБП, палива, орендна плата, відсотки, кошти, отримані у вигляді безповоротної фінансової допомоги, кредиторська заборгованість, по якій минув строк позовної давності, а також дивіденди, якщо вони не обкладалися податком у джерелі виплати у відповідності із Законом про податок на прибуток). По графі 5 передбачена необхідність відображення в ній всіх позареалізаційних доходів і виручки від іншої реалізації, але для вирахування єдиного податку застосовуються тільки ті дані по цій графі, які відображають виручку від іншої реалізації, тобто дані про виручку від реалізації цінних паперів, МБП, матеріалів, палива, орендної плати і т.п.

Таким чином, об'єктом для вирахування єдиного податку в дійсності будуть не дані графи 6 "Загальна сума виручки і позареалізаційних доходів", а сума граф 3,4 і 5 (у частині виручки від іншої реалізації). Суми позареалізаційних доходів, що надходять на рахунок або (та) у касу, єдиним податком не обкладаються.

Позареалізаційні доходи не підлягають оподаткуванню, тому що порядок ведення Книги обліку доходів і витрат суб'єкта малого підприємництва - юридичної особи, що застосовує спрощену систему оподатковування, обліку і звітності, визначає тільки порядок ведення обліку доходів і витрат суб'єкта малого підприємництва (тобто форма Книги не є документом, відповідно до якого здійснюється розрахунок єдиного податку). Базою оподаткування є виручка від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг) - сума, фактично отримана суб'єктом підприємницької діяльності на розрахунковий рахунок або (та) у касу за здійснення операцій із продажу продукції (товарів, робіт, послуг).

У графі 7 "Загальна сума витрат, здійснених у зв'язку з веденням господарської діяльності" відображається фактична сума витрат, здійснених з розрахункового рахунку і з каси підприємств у зв'язку із продажем продукції (товарів, робіт, послуг), здійсненням фінансових операцій, а також іншою діяльністю. Заповнення цієї графи здійснюється в момент списання коштів з поточного рахунка, тобто по "касовому" методу, який передбачений і для відображення виручки від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг), що включається в об'єкт для вирахування єдиного податку.

Заповнення графи 7 Книги повинне здійснюватися з урахуванням ПДВ і акцизного збору.

У графі 7 Книзі варто відображати тільки ті витрати, які мають на увазі списання коштів з розрахункового рахунку. Отже, немає підстав відображати в цій графі суму амортизації, нараховану по основних засобах і нематеріальних активах.

Однак п.7 порядку ведення Книги обліку доходів і витрат передбачає, що в графі 7 Книги відображаються практично всі види витрат, понесені у зв'язку із продажем продукції (товарів, робіт, послуг). Виходячи із цього, є всі підстави відображати в графі 7 всю суму коштів, перерахованих на придбання основних засобів і нематеріальних активів. Фактично для цілей податкового обліку амортизувати основні засоби і нематеріальні активи для цілей вирахування і сплати єдиного податку немає необхідності. Однак для цілей бухгалтерського обліку вартість основних засобів і нематеріальних активів підлягає амортизації на загальних підставах, передбачених П(С)БО 7 "Основні засоби". Підтвердженням цього є положення П(С)БО 25 "Фінансовий звіт суб'єкта малого підприємництва", яким затверджений Баланс суб'єкта малого підприємництва (форма № 1-м), у якому рядок 032 передбачений саме для відображення зносу, нарахованого по основних засобах і нематеріальних активах.