Материалы со складов предприятия отпускаются в цеха для изготовления продукции и на различные хозяйственные нужды, а также на сторону для переработки или реализации как излишние и не нужные. Как и при поступлении, так и при выбытии материалов со склада на информационно-вычислительный центр передаются данные, где ежедневно составляется табуляграмма «Список выбывших материалов со склада» (Приложение 10). Под отпуском в производство понимается отпуск материалов для изготовления продукции, выполнения работ или оказания услуг. Отпуск материалов в кладовые цехов рассматривается как внутреннее перемещение материалов. При отсутствии кладовых цехов отпуск ценностей с центральных складов считается расходом на производство.

Расход материалов оформляется лимитно-заборными картами (Приложение 11), накладными-требованиями на отпуск (внутреннее перемещение) (Приложение 12) материалов, комплектовочными ведомостями, раскройными картами и др.

Для систематического отпуска в производство лимитируемых материалов, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов их отпуска на производственные нужды используется лимитно-заборная карта. Она является оправдательным документом для списания товарно-материальных ценностей со склада.

Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими допускается только по разрешению руководителя предприятия, главного инженера или лиц, ими на то уполномоченных. При этом выписывается акт-требование на замену (дополнительный отпуск материалов (Приложение 13).

По лимитно-заборной карте ведется также учет возврата материалов, не использованных в производстве. При этом никаких дополнительных документов не составляется. Для оформления разового отпуска материальных ценностей внутри предприятия и их отпуска хозяйствам своего предприятия, расположенным за пределами его территории, а также сторонним организациям применяется накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов.

Применение накладных-требований не исключает контроля за лимитами отпуска материалов. Для этого используются ведомости использования лимитов. Они являются оперативным документом, в котором делаются соответствующие отметки разовых отпусков материалов. В целях сокращения числа первичных документов там, где это целесообразно (например, из цеховых кладовых), можно оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках складского учета (Приложение 14). В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре и не имеющих значения бухгалтерских документов.

При использовании вычислительной техники возможно применение карточек складского учета в качестве единого документа для учета расхода материалов в производство. По данным карточек выдается машинограмма (ведомость) расхода материалов за подписями цеха-получателя материально-ответственного лица склада, отпускавшего ценности.

Оформление отпуска материалов трудоемко из-за большого количества и разнообразия первичных документов. Поэтому важное значение имеет упрощение учета на этом участке. Используя вычислительные машины, можно централизованно по данным технологических карт предварительно выписывать расходные документы на отпуск материалов и до начала месяца передавать их цехам (участкам). В дальнейшем эти документы будут использоваться цехами (участками) для получения материалов со складов. Кроме того, значительно улучшает снабжение цехов, участков, бригад и отдельных рабочих мест материалами их централизованная доставка. При такой доставке материалов составляется специальный документ на отпуск (план-карта), в которой отражается лимит отпуска и сроки подачи материалов в производство. По этому документу склад сам выписывает расходные документы на отпуск материалов в пределах месячного лимита и доставляет их в производство в утвержденные сроки. Это значительно сокращает расходы на транспортировку и освобождает производственников от забот о материальном обеспечении.

Материалы отпускают со склада предприятия (кредит счета 10 «Материалы») на изготовление продукции (дебет счета 20 «Основное производство»), нужды вспомогательных производств (дебет счета 25 «Общепроизводственные расходы») и общехозяйственные (дебет счета 28 «Брак в производстве»), коммерческие расходы (дебет счета 43 «Коммерческие расходы»), ремонт основных средств (дебет счета 20, 23, 24, 25, 31, 43, 89), освоение производства новых видов продукции (дебет счета 31 «Расходы будущих периодов»).

Расходы материалов на проведение ремонтов всех видов (текущих, средних, капитальных) включаются в себестоимость продукции предприятия. Основанием для списания материалов на издержки производства служат составляемые бухгалтерской службой ведомости распределения материалов по направлениям расходов (центром затрат) на основе первичных документов на отпуск материалов.

Суммы НДС, фактически уплаченные поставщиками материальных ресурсов, стоимость которых относится на издержки производства, полностью принимаются в зачет по этим налогам (дебет счета 68 «Расчеты с бюджетом», кредит счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям) в бюджете.

Учет операций по отпуску материалов на непроизводственные цели. Материалы со склада могут быть отпущены: на капитальное строительство, осуществляемое хозяйственным способом (дебет счета 08 «Капитальные вложения», кредит счета 10 «Материалы»); на нужды обслуживающих производств и хозяйств (дебет счета 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», кредит счета 10 «Материалы»); в счет вклада в уставный (складочный) капитал дочернего (зависимого) предприятия (дебет счета 48 «Реализация прочих активов», кредит счета 10 «Материалы»); переданы безвозмездно в порядке спонсорской помощи юридическим и физическим лицам (дебет счета 87 «Нераспределенная прибыль», кредит счета 48 «Реализация прочих активов», дебет счета 48 «Реализация прочих активов», кредит счета 10 «Материалы»). Суммы НДС по материальным ресурсам, уплаченные поставщикам, израсходованным на капитальное строительство, принимаются к зачету на расчеты с бюджетом (дебет счета 68 «Расчеты с бюджетом», кредит счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»). Суммы НДС, уплаченные поставщикам и зачтенные (дебет счета 68 «Расчеты с бюджетом», кредит счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»), приходящиеся на материалы, использованные для непроизводственной сферы, как имеющие специальные источники финансирования, подлежат восстановлению на счете 68 « Расчеты с бюджетом» (дебет счета 29, 80-3, 81-2, 84, 86, 87, 88, 96, кредит счета 68 «Расчеты с бюджетом»).

К обслуживающим производствам и хозяйствам относятся находящиеся на балансе предприятия (или отдельном балансе) принадлежащие ему объекты жилищно-коммунального хозяйства (жилые дома, общежития, водопровод, канализация), бытового (парикмахерские, бани, прачечные, гостиницы), социального (пекарни, столовые, буфеты, дома отдыха, пансионаты, санатории, детские дошкольные учреждения, поликлиники, лагеря отдыха) и культурного (библиотеки, дома культуры) назначения, подсобное сельское хозяйство.

При безвозмездной передаче материалов физическим лицам, включая членов трудового коллектива, следует помнить, что стоимость таких материалов в оценке по рыночной цене включается в их доход и подлежит налогообложению подоходным налогом. Эти лица обязаны внести в кассу предприятия сумму подоходного налога (дебет счета 50 «Касса», кредит счета 68 «Расчеты с бюджетом») для последующего перечисления в бюджет (дебет счета 68 «Расчеты с бюджетом», кредит счета 51 «Расчетный счет»).

Учет операций по реализации материалов. По мере отпуска материалов покупателю их продажная цена отражается в учете по дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», кредиту счета 48 «Реализация прочих активов» и одновременно списывается фактическая себестоимость (дебет счета 48 «Реализация прочих активов», кредит счета 10 «Материалы»). Выявленный на счете 48 «Реализация прочих активов» финансовый результат от реализации материалов списывается на счет 80 «Прибыли и убытки», субсчет 2 «Финансовый результат от реализации нематериальных и прочих активов» как прибыль (дебет счета 48 «Реализация прочих активов», кредит субсчета 80-2 «Финансовый результат от реализации нематериальных и прочих активов») или убыток (дебет субсчета 80-2 «Финансовый результат от реализации нематериальных и прочих активов», кредит счета 48 «Реализация прочих активов»).

При реализации материалов предприятие в обязательном порядке должно включить в расчетные документы на оплату отдельной позицией в установленном размере НДС, который подлежит начислению (дебет счета 48 «Реализация прочих активов», кредит счета 68 «Расчеты с бюджетом») и перечислению в бюджет (дебет счета 68 «Расчеты с бюджетом», кредит счета 51 «Расчетный счет»).

Не облагаются НДС продажа, обмен и безвозмездная передача материалов и малоценных и быстроизнашивающихся предметов, приобретенных с НДС для непроизводственной сферы, за исключением их реализации по ценам, превышающим цену покупки.

Для целей налогообложения прибыли от реализации основных фондов и иного имущества (включая материалы» с 1 января 1996 года установлен порядок, учитывающий влияние инфляции. Постановлением Правительства Российской Федерации от 21.03.96 № 315 определено, что индекс будет ежемесячно публиковаться в «Российской газете».

Во всех случаях отрицательный результат (убытки) от реализации материалов (дебет субсчета 80-3 «Прибыли и убытки», кредит счета 48 «Реализация прочих активов») в целях налогообложения не уменьшает налогооблагаемую прибыль.

Если материалы реализуют физическим лицам (включая членов трудового коллектива) по цене ниже рыночной, то разница между рыночной и продажной ценой считается прибылью физического лица и подлежит обложению подоходным налогом у покупателя. Поэтому последний должен быть внесен в кассу покупателем (дебет счета 50 «Касса», кредит счета 68 «Расчеты с бюджетом») для последующего перечисления в бюджет (дебет счета 68 «Расчеты с бюджетом», кредит счета 51 «Расчетный счет»).

Списание материалов, утраченных в результате экстремальных ситуаций или стихийных бедствий. Если материалы утрачены (испорчены) в результате стихийных бедствий и экстремальных ситуаций, то их списывают за счет страховой организации в пределах страховой суммы (дебет счета 65 «Расчеты по имущественному и личному страхованию», кредит счета 10 «Материалы»), за счет резервного капитала (дебет счета 86 «Резервный фонд», кредит счета 10 «Материалы») в пределах имеющихся в нем средств, а оставшуюся сумму относят на внереализационные потери (убытки) (дебет субсчета 80-3 «Прибыли и убытки», кредит счета 10 «Материалы»).

Учет топлива. Для учета топлива предназначен субсчет 10-3 «Топливо». На этом субсчете учитывают наличие и движение нефтепродуктов (нефть, дизельное топливо, керосин, бензин и др.) и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств, технологических нужд производства, выработке электроэнергии и отопления зданий, твердого (уголь, торф, дрова и др.) и газообразного топлива.

Бухгалтерский учет нефтепродуктов ведут по их видам, местам хранения и материально-ответственным лицам, используя следующие позиции: 10-3.1 «Нефтепродукты на складе», 10-3.2 «Нефтепродукты по талонам», 10-3.3 «Топливо в баках транспортных средств».

На основании путевых листов горюче-смазочные материалы (ГСМ) списываются на издержки производства (дебет счета 20, 23, 25, 26, 29, 43, кредит субсчета 10-3.3) и по другим направлениям (дебет счета 08, 48, 80-3, 81-2, 84, 86, 87, 88, 96). Инвентаризацию горюче-смазочных материалов рекомендуется проводить ежемесячно с тем, чтобы обеспечить действенный контроль за их сохранностью.

Движение горюче-смазочных материалов отражают в накопительной ведомости фактического расчета топлива за отчетный период. Аналитический учет горюче-смазочных материалов осуществляется по каждой марке бензина и дизельного топлива.

Если горюче-смазочные материалы приобретены за наличный расчет у автозаправочных станций при наличии чеков АЗС, к зачету принимается НДС, уплаченный по расчетной ставке (дебет счета 68 «Расчеты с бюджетом», кредит счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»). В 1998 году расчетная ставка НДС равна 13,79%.

Периодически размер расчетной ставки НДС уточняется Государственной налоговой службой России по согласованию с Минфином России.

Учет запасных частей. На предприятии учет запасных частей осуществляется на одноименном субсчете 10-5 «Запасные части», в развитии которого открывают позиции: 10-5.1 «Запасные части» и 10-5.2 «Обменный фонд».

По позиции 10-5.1 «Запасные части» учитывают наличие и поступление приобретенных (дебет субсчета 10-5 «Запасные части», кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками подрядчиками») или изготовленных собственными подразделениями (кредит счета 23 «Вспомогательные производства») запасных частей, предназначенных для ремонтов, замены изношенных частей машины, оборудования и транспортных средств.

По позиции «Запасные части» также ведут учет автомобильных шин в запасе и обороте.

Автомобильные шины (покрышка, камера, ободная лента), находящиеся на колесах и в запасе при автомобиле, включаемые в инвентарную стоимость этого автомобиля, учитываются в составе основных средств.

Запасные части отпущенные на эксплуатационные и ремонтные цели, списывают с кредита субсчета 10-5 «Запасные части» в дебет разных счетов (20, 23, 25, 26, 29, 89) в зависимости от характера расходов. Зачасти, израсходованные при выполнении особо сложного ремонта основных средств, списываются на счет 89 «Резервы предстоящих расходов и платежей» в случае, когда на предприятии учетной политикой предусмотрено образование ремонтного фонда.

Новые запасные части выдают из кладовых по требованию в обмен на изношенные. Изношенные запасные части, подлежащие ремонту, передают в ремонтный цех (участок), а после ремонта возвращают на склад. Негодные запасные части актируют и приходуют по массе лома как прочие материалы (дебет субсчета 10-6 «Прочие материалы», кредит субсчета 10-5 «Запасные части»).

Учет запасных частей по субсчету 10-5 «Запасные части» на складе ведут отдельно по учетным позициям: «Запасные части новые», «Запасные части отремонтированные», «Запасные части, подлежащие ремонту». Этот учет осуществляет заведующий складом по видам и номерам.

Реализация контрольных функций учета за сохранностью запасных частей предполагает систематическое проведение инвентаризаций их запасов на складе (выборочных и сплошных) и под отчетом за ответственными лицами.

Учет тары. Он имеет свои особенности, которые объясняются прежде всего ее предназначением. Тара, предназначенная для постоянного хранения материальных ценностей на складах или для осуществления технологических процессов производства продукции, в зависимости от ее стоимости учитывается в составе основных средств (на счете 01 «Основные средства» - стоимостью, равной 100 минимальным размерам оплаты труда за единицу и более) или малоценных предметов (на счете 12 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» - стоимостью менее указанного предела за единицу) как хозяйственный инвентарь. Тара, используемая для упаковки и транспортировки продукции, учитывается на субсчете 10-4 «Тара и тарные материалы» по видам: тара из древесины, картона и бумаги, металла, пластмассы, стекла, тканей и нетканых материалов. На субсчете 10-4 «Тара и тарные материалы» учитывают также отдельной позицией материалы и детали, предназначенные для изготовления тары и ее ремонта.

Предприятие приобретает тару со стороны (дебет субсчета 10-4 «Тара и тарные материалы», кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками подрядчиками») или изготавливает ее самостоятельно (кредит счета 23 «Вспомогательные производства»). Использованной на упаковку готовой продукции тару, если ее стоимость включена в отпускную (продажную) цену продукции, списывают (кредит субсчета 10-4 «Тара и тарные материалы») и включают в производственную стоимость продукции (дебет счета 20 «Основное производство»), когда затаривание осуществляют на коммерческие расходы (дебет счета 43 «Коммерческие расходы»), когда продукцию упаковывают после ее сдачи на склад готовой продукции.

В синтетическом учете тара отражается по фактической себестоимости. Аналитический учет тары ведут в натуральных измерителях и стоимостной оценке по складам, цехам, производственным участкам и другим местам ее хранения, по материально-ответственным лицам, видам и группам тары и ее назначению.

Операции движения тары (поступления от поставщиков, из тарных цехов и участков своего предприятия, отпуск на сторону и в производство для упаковывания, внутреннее помещение) оформляют унифицированными формами первичной учетной документации. Списание тары, пришедшей в негодность вследствие износа, поломки, сбоя или порчи, оформляют актом, составленным комиссией, которую назначает руководитель предприятия. Негодную тару списывают после подтверждения акта руководителем предприятия. В целях контроля за сохранностью тары предприятия обязаны проводить ее инвентаризацию.