1. Обробка справ.

У процесі діяльності фірми, установи, підприємства одержують і створюють велику кількість документів. Після їх використання в оперативній діяльності для вирішення поточних питань на перше місце виступає така функція документа - як нагромадження і збереження інформації. Документи стають хоронителями інформації, потреба в якій може виникнути знову через певний час, тобто вони виступають у ролі пам'яті установи.

Швидкий пошук і використання таких документів можливий лише при чіткій їхній класифікації. Найпростішою класифікацією документів є угруповання їх у справи. Державний стандарт дає визначення справи, як «Сукупність документів чи документи, що відносяться до одного питання або частини діяльності і поміщені в одну обкладинку». Справи вважаються заведеними з моменту включення в них першого виконаного документа. Вони формуються в структурних підрозділах і зберігаються в них до передачі в архів установи. Завершальний етап роботи з документами в поточному діловодстві - обробка справ для наступного їх збереження і використання. У структурних підрозділах документи повинні зберігається ще рік після закінчення поточного року. У цей період до них ще часто звертаються за довідками. Після закінчення цього терміну справи повинні бути оброблені і здані в архів установи.

Обробка справ для збереження включає проведення експертизи наукової і практичної цінності документів, оформлення справ, складання опису на справи з постійним і довгостроковим термінами збереження. У великих установах ці роботи проводяться під контролем і при методичній допомозі співробітників архіву установи.

2. Експертиза цінності документів.

Добір документів на збереження або знищення є результатом проведення експертизи цінності документів.

Експертиза цінності документів проводиться в кілька етапів, починається в поточному діловодстві і закінчується в державному архіві.

Першим етапом визначення цінності документів можна вважати складання номенклатури справ, коли як би визначаються терміни збереження створюваних документів.

Другий раз експертиза цінності вже самих документів проводиться через два роки, коли документи вийшли з оперативної роботи, при підготовці документів до тривалого збереження чи здачі в архів установи.

Третій раз знову уточнюється цінність документів при передачі їх на постійне збереження з архіву установи в державний архів.

Експертиза цінності документів у установах проводиться під керівництвом експертної комісії (ЕК), що діє постійно, а у великих установах діють центральні експертні комісії (ЦЕК), що поєднують і координують роботу ЕК структурних підрозділів.

Порядок організації роботи ЦЕК (ЕК) і їх функції визначені в «Основних правилах роботи відомчих архівів». ЕК створюється наказом керівника з числа кваліфікованих працівників, що мають великий досвід роботи, завідувачів канцелярією, відомчим архівом і керівника бухгалтерії (3-5 чоловік). У невеликих фірмах до складу ЕК входять секретар і бухгалтер.

Задачі ЕК (ЦЕК ):

- розгляд проектів номенклатури справ установ і його структурних підрозділів;

-організація щорічного добору документів на збереження і знищення;

- розгляд річних розділів описів справ постійного збереження й описів справ тимчасового збереження (понад 10 років), у т.ч. по особовому складу і т.д.           

Експертиза наукової і практичної цінності документів повинна проводиться систематично. Конкретні терміни збереження документів установлюються за допомогою спеціально розроблених і затверджених архівними установами переліків документальних матеріалів із указівкою термінів збереження різних категорій документів.

 Архівними установами розроблені типові переліки. Вони встановлюють терміни збереження документації, типової для більшості установ, організацій, підприємств і відбивають загальні функції і питання їх діяльності (керівництво, контроль, планування, облік, звітність, фінансування, організація праці, постачання і збут продукції і т.п.).

У залежності від значимості документів терміни їх збереження встановлюються постійні чи тимчасові (1, 3, 5, 10, 15 і т.д. років). Термін обчислюється з 1 січня року, що іде за роком закінчення справи.

Виділяються 4 групи справ :

- постійного збереження, що підлягають у подальшому передачі в державний архів;

- тривалого збереження в архіві установи (понад 10 років);

- тимчасового збереження (до 10 років);

- які підлягають знищенню в зв'язку з закінченням термінів збереження.

Організація зобов'язана систематично описувати документи по особовому складу і документи тимчасового збереження (понад 10 років), забезпечувати їхню схоронність і облік.

За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) термінів збереження, а також акти про виділення справ до знищення.

Оформлення справ.

Закінчені діловодством справи постійного і тимчасового (понад 10 років) терміну збереження, після закінчення календарного року, у якому вони заведені, повинні бути підготовлені до передачі у відомчий архів. Предархівна підготовка справ включає дві основних операцій: оформлення й опис справ. Оформлення справ провадиться особою, відповідальною за роботу з документами. У залежності від цінності документів і відповідно термінів збереження справ, проводиться повне чи часткове (спрощене) оформлення справ. Справи тимчасового (до 10 років включно) збереження підлягають спрощеному оформленню. Насамперед виявляється їхня наявність відповідно до номенклатури справ. У справах перевіряється правильність формування, вони залишаються на швидкозшивачах, аркуші не нумеруються, завірчі написи не складаються, систематизуються по номенклатурі справ і здаються в архів. Основна увага зосереджується на справах постійного, довгострокового (понад 10 років) термінів збереження і по особовому складу. Відповідно до вимог «Державної системи документаційного забезпечення управління» і «Основних правил роботи відомчих архівів» проводиться їхнє повне оформлення, що включає:

- перегрупування документів справи в прямій хронологічній послідовності із січня по грудень;

- підшивку чи палітурку справи;

- нумерацію аркушів;

- складання завірчого напису (аркуша-завірителя) справи;

- складання внутрішнього опису документів справи (якщо це необхідно);

- оформлення всіх реквізитів обкладинки справи;

Перш ніж підшити документи справи, з них видаляються металеві скріплення, вкладається чистий бланк форми аркуша-завірителя, і, у тих випадках, коли до справи буде складений внутрішній опис, бланки форм внутрішнього опису. Всі аркуші справи нумеруються чорним графітним олівцем (уживання чорнила або кольорових олівців заборонено) чи нумератором у верхньому правому куті, не зачіпаючи тексту документа. Аркуші внутрішнього опису нумеруються окремо. Лист завірчого напису не нумерується. Якщо справа має кілька томів нумерується кожен том окремо. Лист будь-якого формату, що підшили за один край, нумерується як один лист (навіть якщо він складений). Документ, складений навпіл і підшитий за середину нумерується як два листи. Ілюстровані матеріали, фотографії нумеруються на зворотному боці. Підшиті в справу конверти з написами чи вкладеннями нумеруються самостійно. Вкладення в конверт нумерується черговим номером за конвертом.

У випадку пропуску чи нумерації аркушів однією цифрою, на них ставлять номера попередніх аркушів з додатком букв а, б, в и т.д. Усі ці виправлення відзначаються наприкінці справи в завірчому написі. Якщо при нумерації аркушів допущено багато помилок, номери закреслюються і вся справа нумерується заново. Наприкінці справи для обліку кількості аркушів на окремому листі-завірителі справи складається завірчий напис, у якому цифрами і прописом указується кількість аркушів, обмовляються всі особливості в нумерації і фізичному стані документів у справі.

Форми аркуша-завірителя не ідентичні, але склад інформації, внесений у форми однаковий.

Для справ з особливо коштовними документами, особових, судових і слідчих справ, справ про присудження учених ступенів і звань, справ на авторські посвідчення і патенти і т.д. при підготовці до здачі в архів складається, якщо вона не велася на протязі року, внутрішній опис документів. Складати внутрішній опис рекомендується також і справам, заголовки яких не повно розкривають зміст документів. У цьому випадку внутрішній опис полегшить використання документів справи, пошук необхідної інформації.

Наприкінці внутрішнього опису справи складається підсумковий запис із указівкою цифрами і прописом загальної кількості документів у справі, включених в опис і кількість аркушів опису.

Справи підшиваються міцною ниткою у тверду обкладинку (папку) у 4 проколи чи переплітаються. При брошуванні не можна зашивати текст документа. У тих випадках, коли текст дуже близько підходить до краю аркуша і може бути зачеплений при підшивці, до аркуша підклеюється смужка міцного паперу, за яку документ і буде підшитий.

Картон обкладинок для постійного збереження і документів по особовому складу повинен бути міцним, щоб забезпечувати довгострокову схоронність документів. Найбільш коштовні в історичному і художньому відношенні документи (креслення, рукописи і т.д.) не підшиваються, а вкладаються в папки з трьома клапанами і зав'язками чи спеціальні коробки. Якщо таких документів небагато і вони невеликого формату, їх можна помістити в конверти, що потім підшиваються в справу.