Контролю підлягають документи, що вимагають виконання. Контроль виконання включає постановку документа на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, облік і узагальнення результатів контролю виконання. Контроль здійснюють керівники, служба документаційного забезпечення і відповідальні виконавці. Контроль виконання організаційно-розпорядницьких документів здійснюється з доручення керівництва організації спеціальною службою, що входить до складу управління справами, канцелярії, загального відділу і т.п., чи спеціально призначеною особою. Контроль виконання документів інших систем документації (планової, по матеріально-технічному постачанню і т.д.) ведеться з доручення керівників у відповідних структурних підрозділах.

Терміни виконання документів обчислюються в календарних днях з дати підписання (затвердження) документа, а для документів, що надійшли з інших організацій – з дати їх надходження. Терміни виконання документів встановлені в Типовій інструкції з діловодства в міністерствах і відомствах. Індивідуальні терміни встановлюються керівниками. Кінцева дата виконання вказується в тексті документа чи в резолюції керівника.

Зміна терміну виконання провадиться тільки за вказівкою керівника в наступному порядку: типові терміни – прийняттям нового акту, індивідуальні – розпорядженням керівника, що їх установив.

Документ вважається виконаним і знімається з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення результатів зацікавленим організаціям і особам і іншого документованого підтвердження виконання. Результати виконання відзначаються на документі, у регістраційно-контрольній картці і на екземплярі відповіді, що лишається в організації. При контролі виконання використовуються екземпляри, заповнювані при реєстрації документів.

Службою контролю здійснюються наступні операції:

· формування картотеки контрольованих документів

· напрямок картки контрольованого документа в підрозділ-виконавець

· з'ясування в структурному підрозділі прізвища, імені, по батькові і телефону конкретного виконавця

· нагадування підрозділу-виконавцю про термін виконання

· одержання інформації про хід і результати виконання

· запис ходу і результатів виконання в картці контрольованого документа

· регулярне інформування керівників про стан і результати виконання

· повідомлення про хід і результат виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів

· зняття документів з контролю за вказівкою керівників

· формування картотеки виконаних документів

Картки контрольованих документів (контрольна картотека) систематизується по термінах виконання документів, по виконавцях, групам документів (накази міністра, рішення колегії й ін.).

Перевірка ходу виконання здійснюється на всіх етапах до закінчення терміну в наступному порядку:

1. Завдань наступних років – не рідше одного разу в рік

2. Завдань наступних місяців поточного року – не рідше одного разу на місяць

3. Завдань, доручень поточного місяця – кожні десять днів і за п'ять днів до закінчення терміну.

Якщо документ пересилається на виконання в підвідомчу організацію з наступним інформуванням про результати розгляду, разом з документом відправляється два екземпляри регістраційно-контрольної картки. Після виконання один екземпляр картки повертається з указівкою дати виконання і змісти відповідних заходів. У структурних підрозділах контроль виконання документів ведеться на загальних підставах.

Служба документаційного забезпечення чи особа, відповідальна за документацію, враховують і узагальнюють дані про хід і результати виконання документів у терміни, установлені керівником, але не рідше одного разу на місяць.

Формування справ – угруповання виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ. Справи формуються в організаціях централізовано чи децентралізовано. Формуванням справ у структурних підрозділах займаються особи, відповідальні за документацію. Контроль за правильним формуванням справ в організації і її структурних підрозділах здійснюється службою документаційного забезпечення чи особою, відповідальною за документацію.

При формуванні справ необхідно дотримувати наступні загальні правила:

· Поміщати в справу тільки виконані, правильно оформлені документи відповідно до заголовків справ по номенклатурі

· Поміщати разом усі документи, що відносяться до вирішення даного питання

· Проглядати додатки разом з основними документами

· Групувати в справу документи одного календарного року, за винятком перехідних справ

· Роздільно групувати в справи документи постійного і тимчасового термінів збереження

· Поміщати в справу машинограмми на загальних підставах.

У справу не повинні міститися документи, що підлягають поверненню, зайві екземпляри, чернетки; справа не повинна перевищувати 250 аркушів.