За июль 1999г с кассы организации выдано в подотчет 360422.79 рублей которые практически все израсходованы. Значительные размеры этих расходов объясняются тем, что сфера деятельности организации расположена в радиусе приблизительно 500 километров, а также посменным характером работ. Значительная часть расходов приходится на приобретение ГСМ, учитывая вышеуказанную причину и большое количество механизмов и транспортных средств.

3.5 Аудит расчетов с подотчетными лицами.

  На счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" учитываются расчеты с подотчетными лицами по выданным им авансам на оплату расходов, которые не могут быть произведены путем безналичных расчетов: авансы на административно-хозяйственные операции расходы и служебные командировки. Авансы на служебные командировки выдаются при наличии командировочных удостоверений. При этом учитывается срок ее, стоимость проезда, сумма на оплату суточных по действующим нормам. Авансы на командировочные расходы должны выдаваться лицам, работающим на данном предприятии.

  Могут быть выданы деньги в подотчет на командировочные расходы без наличия командировочного удостоверения, что классифицируется как выдача авансов на личные нужды и отвлекает денежные средства с оборота. Поэтому необходимо определить, имеются ли командировочные удостоверения на командирование работников, их срок, стоимость проезда, сумму на оплату суточных по действующим нормам; своевременно ли подотчетные лица представляют отчеты по авансам и сдают неизрасходованные остатки средств.

  В начале года руководитель предприятия определяет круг лиц, которым предоставлено право получать деньги в подотчет на хозяйственные цели, представительские расходы. За счет средств, полученных в подотчет, приобретают материальные ценности, оплачивают командировочные и другие расходы, обусловленные основной деятельностью. Выплаты по командировкам осуществляются в пределах норм, установленных Минфином РФ и дополнительно сверх норм.

Выплаты по нормам осуществляются за счет издержек производства, обращения, а сверх норм- также за счет издержек обращения, но при налогообложении прибыли налогооблагаемая база увеличивается на суммы превышения нормируемых расходов. При аудите операций по подотчетным суммам следует:

1. Выяснить, определен ли руководителем предприятия круг лиц, которым предоставлено право получать деньги в подотчет.

2. Проверить, выдаются ли подотчетным лицам авансы сверх установленных размеров, или лицам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам.

3. Имеются ли случаи скрытого авансирования работников предприятия на личные нужды под видом выдачи авансов на хозяйственные и командировочные расходы.

4. Своевременно ли подотчетные лица представляют отчеты по авансам и сдают неизрасходованные остатки средств.

5. Расходуются ли полученные суммы на те цели, на которые выданы авансы.

6. Правильно ли составлены корреспонденции счетов и оказания их влияния на изменение финансовых результатов ( увеличение, уменьшение издержек производства, обращения ).

При аудите производят сплошную проверку состояния и движения подотчетных сумм, оправдательных документов, правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета. При этом применяют приемы прослеживания. Аудитор должен обратить внимание нет ли подложных документов на оплату различных услуг и погрузочно- разгрузочных работ, выполненными нештатными работниками; выявить факты приобретения материалов лицами, которые их расходуют на производство или хозяйственные нужды; расходов при отсутствии оправдательных документов.