Как известно, в целом внутрисоюзная работа существует и развивается не только в общепринятой (универсальной) форме, в виде обобщённых нормативных актов (уставов, положений, регламентов, инструкций), но и в виде, например, конкретного постановления профсоюзного органа или протокола профсоюзного собрания (конференции), через которые отражается состояние и уровень организационной работы. 

Особенностью профсоюзной работы является и то, что значительная часть времени специалистов и профсоюзного актива затрачивается на непосредственную подготовку различного рода документов. Это  подготовка проектов постановлений профсоюзных органов, составление справок, разработка проектов коллективных договоров и соглашений, локальных нормативных документов, анализ материалов и подготовка информаций, ответы на письма и жалобы членов Профсоюза, обобщение статистических данных и т. д.

Делопроизводство в профсоюзной организации включает в себя:

1) создание документа (письмо, постановление, протокол, справка и т.д.);

2) организацию работы с документом (регистрация, тиражирование, отправка, исполнение, учёт и хранение).

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Акт – документ, составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих физическое или юридическое лицо, создавшее письменный документ.

Бланк профсоюзного документа - форма утвержденного в установленном порядке бланка с отражением официальной символики Профсоюза и реквизитов профсоюзной организации.

Визирование документа – элемент реквизита документа, выражающий согласие или несогласие лица или органа, не являющегося автором документа, с содержанием документа.

Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в организациях Профсоюза.

Делопроизводство в профсоюзной организации - деятельность аппарата профсоюзной организации или профсоюзного актива, охватывающая всю систему работы с документами. Это изготовление бланков, подготовка документа, документирование, формирование дел, организация документооборота, комплектование, учет, организация текущего и архивного хранения и иная работа с документами, образовавшимися в результате деятельности профсоюзной организации и выборных профсоюзных органов.

Дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности организации Профсоюза.

Вид профсоюзного документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения профсоюзной деятельности.

В работе с документами используются различные термины, характеризующие документ: официальный документ, подлинник, копия, заверенная копия, личный документ.

Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.

Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Официальный профсоюзный документ – документ, созданный организацией или должностным лицом организации Профсоюза и оформленный в установленном порядке.

Документ постоянного хранения - документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.

Документ временного хранения - документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

Документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке.

Документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.

Должностная инструкция – правовой акт, регулирующий и регламентирующий права, обязанности, ответственность и объём работы должностного лица.

Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Заявление – внутренний служебный документ, который предназначен для доведения до сведения вышестоящего должностного лица официального мнения (просьбы) подчиненного должностного лица.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел,

формируемых в организации Профсоюза, с указанием сроков их хранения.

Обращение члена Профсоюза - направленные в письменном виде или в электронно-цифровой форме в организацию Профсоюза предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение работника, являющегося членом Профсоюза, в профсоюзную организацию.

Организационно-распорядительные документы - документы, используемые в сфере руководства профсоюзной организацией.

Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Постановление – распорядительный (управленческий) документ, принимаемый профсоюзным собранием (конференцией) или выборным коллегиальным профсоюзным органом.

Подготовка (создание) профсоюзного документа -  сбор и обработка необходимой информации, подготовка проекта профсоюзного документа, его оформление, представление на утверждение.

Протокол – организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия на собрании или заседании профсоюзного органа решений (запись всего процесса, происходящего на заседании, собрании).

Профсоюзный документ - официальный документ, созданный Профсоюзом, организацией Профсоюза, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот организации Профсоюза.

Распоряжение – распорядительный (управленческий) документ, издаваемый председателем организации Профсоюза как единоличным выборным профсоюзным органом.

Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе.

 Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной руководителем профсоюзной организации и содержащий принятое им решение.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления документа.

Система работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности профсоюзной организации.

Служба делопроизводства – это специалист или группа профсоюзного актива, занимающиеся вопросами делопроизводства.

В сферу деятельности службы делопроизводства входят:

· учет, регистрация и передача по назначению входящей и исходящей корреспонденции;

· организация работы по составлению номенклатуры и формированию дел, проведение экспертизы ценности документов;

· оформление протоколов профсоюзных собраний (конференций);

· ведение и оформление протоколов заседаний профсоюзного комитета (президиума);

· рассылка  документов (писем, постановлений и др.);

· контроль за исполнением документов;

· организация печатания и тиражирования документов;

· проверка организации работы с документами, оказание методической помощи в работе с документами выборным органам профсоюзных организаций структурных подразделений или профгрупп (профбюро), профгрупоргам);

· организация передачи дел, срок хранения которых истек, на дальнейшее хранение в архивные учреждения или на уничтожение;

· регулярное информирование председателя организации Профсоюза о состоянии документооборота и ходе исполнения документов.

Формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Экспертиза ценности документов экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации и других архивов.

Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Электронный документооборот - документооборот с применением информационных систем.