Материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления пользователям Интернета и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
© 2018 - 2024
Важное место в комплексе мероприятий по защите финансовой, коммерческой и иной информации, содержащей конфиденциальные сведения, занимает проблема уничтожения всевозможных носителей информации: бумажных документов, копировальной бумаги, картриджей от пишущих машин и принтеров и т. д., при утилизации которых требуется тщательное измельчение. Для этого используются специальные устройства для уничтожения бумаг -шредеры.
Современный телефон не зря называют компьютеризированным. Многофункциональный телефон может обладать многими полезными для работы секретаря функциями, которые нужно учитывать при выборе телефона для вашей фирмы, например:
автоматически дозвонится по нужному номеру;
автоматически наберет номер, имеющийся в памяти;
упростит и ускорит дозванивание до абонента в другом городе;
автоматически дозвонится до абонента в указанное вами время;
попросит абонента перезвонить по указанному вами номеру;
запишет информацию, переданную абонентом на автоответчик;
запомнит время и дату звонка;
покажет продолжительность разговора;
содержит в памяти необходимые вам номера телефонов (в записной книжке);
покажет вам день недели, число, месяц, год и точное время;
8 будильников напомнят о необходимости позвонить по указанному телефону и сами произведут набор номера;
обеспечит конфиденциальность при снятой трубке телефона, если секретарю понадобилось отойти на время;
встроенный громкоговоритель позволит вести разговор при положенной трубке.
В настоящее время многие фирмы перешли на радиотелефоны. В этих телефонах сигнал на пути от АТС до абонента проходит некоторое расстояние не по проводам, а по радио.
Радиотелефон - это телефонный аппарат, совмещенный с радиостанцией, который соединяется с телефонной станцией не по проводам, а по радиоканалу. Дальность действия радиотелефона определяется в основном мощностью встроенного в него передатчика, размерами и расположением его антенны, а также антенны центрального узла.
Факсимильная связь (факс) используется для передачи на расстояние информации в виде текстов, чертежей, рисунков. В основу факсимильной связи положен метод последовательной передачи электрических сигналов. Характеризующих яркость документов.
ВОПРОС №13
Исторические сведения об организации секретарского труда
лово «секретарь» появилось еще в средневековье и в переводе с латыни первоначально означало «доверенное лицо».
Днем рождения секретарской должности в России можно считать 27 февраля 1720 года, когда вышел Указ Петра I «О создании государственных коллегий». В нем впервые шла речь о «секретарском чине».
В 1840 году в России появились первые личные секретари руководителей на крупнейших по тем временам Путиловском и Невском заводах. Вскоре секретари появились и на многих других предприятиях, что стало признанием их необходимости в работе предпринимателей.
С течением времени руководители стали предъявлять к секретарям требования, которые вызвали необходимость специальной подготовки. И в 1868 году в Харькове открылись первые секретарские курсы. В США подобные учебные заведения появились только в 1879, в Англии и Франции - в 1900 - 1907 годах.
Начиная с 1884 года в России издавалось 8 специализированных журналов для секретарей. Повышать свою квалификацию личные секретари могли также на различных курсах. Из статей в журналах «Машинопись» и «Стенографический листок» можно было узнать о том, что требуется от личного секретаря.
В начале 20-х годов XX века профессия секретаря переживала особенно бурное развитие, так как должности секретаря в составе советского государственного аппарата придавалось большое значение.
Однако расцвет профессии секретаря в советской России был недолгим. В 1925 году секретарей уравняли с машинистками и рассыльными, рассматривая их только как «канцелярско-технических специалистов». Затем секретарей разделили на две группы, неравноценные по обязанностям и окладам. Первая - помощники-референты (с элементами творческой работы) и вторая - секретари-машинистки, выполнявшие чисто технические функции. В результате престиж профессии секретарей оказался надолго утраченным.
Возрождение профессии секретаря началось в 70-е годы. От ее представителей потребовались многогранные знания и высокий уровень профессионализма
ВОПРОС №14
Принципы деятельности секретаря в обеспечении защиты конфиденциальной информации
Секретарь является ключевой фигурой в большинстве фирм по работе с самой различной информацией. Значительная ее часть является конфиденциальной и может представлять интерес для конкурентов.
Секретарь должен знать, какая информация согласно законодательству РФ никогда не является конфиденциальной и какая может быть руководством организации отнесена к коммерческой тайне, а также какими методами необходимо осуществлять защиту конфиденциальности.
Коммерческая тайна (КТ) - научно-техническая, коммерческая, организационная или иная используемая в предпринимательской деятельности информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью и не является общеизвестной.
К коммерческой тайне относятся, прежде всего:
идеи;
изобретения;
открытия;
технологии;
индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать;
прибыль фирмы и т.п.
Обеспечение сохранности конфиденциальной информации требует соблюдения следующих условий:
определение сведений, составляющих коммерческую тайну организации;
обеспечения порядка защиты коммерческой тайны.
Согласно законодательству РФ не является коммерческой тайной информация:
содержащаяся в учредительных документах и документах, дающих право заниматься коммерческой деятельностью;
содержащаяся в годовых отчетах, бухгалтерских балансах и других формах бухгалтерской отчетности;
связанная с исчислением и уплатой налогов и других обязательных платежей в бюджет;
по задолженности работодателей по зарплате и другим социальным выплатам;
о наличии свободных рабочих мест;
связанная с соблюдением экологического и антимонопольного законодательства;
по обеспечению безопасных условий труда.
Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы, как говорят профессионалы, предотвратить ее утечку, то есть доступ к конкурентам.
Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:
установление правил отнесения информации к конфиденциальным сведениям;
разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к конфиденциальным сведениям;
ограничение доступа к носителям информации, содержащим конфиденциальную информацию;
ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальную информацию;
использование организационных, технических и иных средств защиты конфиденциальной информации;
осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраныконфиденциальной информации.
Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.
Как и все сотрудники фирмы, секретарь должен при поступлении на работу подписать индивидуальное обязательство или договор о неразглашении коммерческой тайны и об ответственности за ее сохранность. В таком документе основными являются следующие обязательства:
не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну, которые будут доверены или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение определенного срока после увольнения из организации;
соблюдать доведенные до сведения сотрудника требования по защите коммерческой тайны;
не использовать сведения, составляющие коммерческую тайну, без согласия ее владельца;
не иметь никаких обязательств перед другими лицами и организациями.
Секретарю необходимо проявлять разумную осторожность в разговорах с потенциальными партнерами или клиентами, для которых любая информация может оказаться важной.
Секретарю часто приходится отвечать на различные вопросы. Естественно, что его поведение определяется конкретной ситуацией. На скользкие вопросы ответы должны быть уклончивы. По рекомендациям японских специалистов, самый умный ответ на подобный вопрос - «не знаю». Однако согласно нормам и правилам деловой этики для секретарей такой ответ нежелателен. Лучше порекомендовать собеседнику обратиться с этим вопросом к руководителю.
Особенно внимательно надо относиться к предметам, которые «забывают» посетители в приемной. Обычный блокнот-органайзер, «солидный» фломастер, портмоне или сверток могут оказаться техническими устройствами для подслушивания и «снятия» самой важной информации, в том числе после переговоров и ухода посетителей.
Нельзя оставлять посетителей в приемной одних, так как профессионалам ничего не стоит в течение нескольких секунд установить подслушивающее устройство или просмотреть документы.
Все оставленные или найденные предметы секретарь должен немедленно передать в службу безопасности организации. Разобраться с ними - задача специалистов,
Прежде чем получить доступ к конфиденциальным сведениям и документам, работники организации должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны.
ВОПРОС №15
Деловой этикет в работе секретаря
Деловой этикет - свод норм и правил наиболее целесообразного поведения, которое должно способствовать достижению успеха в деловых отношениях.
Деловой этикет устанавливает определенные правила в отношении одежды и внешнего вида секретаря, манеры общения с партнерами, сослуживцами и руководителем, ведения телефонных переговоров, определяет стиль переписки и оформления документов, порядок проведения презентаций, деловых и неофициальных встреч, т. е. предусматривает правила поведения, формы обхождения и другие навыки, которые потребуются секретарю, чтобы достойно выглядеть в любой ситуации, и не только связанной с его работой.
Секретарю необходимо найти свой имидж (образ, облик), развивать в себе такие качества, как вежливость, деликатность, тактичность, умение контролировать свои поступки в самых непредвиденных ситуациях, уверенность в себе. Все это в совокупности станет основой успешной карьеры.
Приветствие
Одно из правил этикета содержит ответ на вопрос: кто должен здороваться первым при встрече?
Первым приветствует: мужчина - женщину (но секретарь - руководителя), младший по возрасту - старшего.
Вошедший в приемную, независимо от должности, первым здоровается с присутствующими. Но если посетитель этого не сделал, секретарь не должен акцентировать внимание на этом. Вполне возможно, что вошедший перегружен своими проблемами и просто забыл о приветствии.
Секретарь должен здороваться со всеми, кто входит в приемную. Лучше приветствовать своего шефа, руководителей высокого ранга и почетных гостей вставая из-за рабочего стола, если видите их в этот день впервые.
Секретарю не следует первым подавать руку для рукопожатия. Но отвечать на рукопожатие надо. Ваша рука при этом не должна быть вялой и безжизненной.
Представление
Секретарю приходится знакомить людей. При представлении необходимо придерживаться следующих правил:
мужчину представляют женщине;
молодого сотрудника представляют более старшему по возрасту;
рядового сотрудника представляют более высокопоставленному;
одного работника представляют нескольким сотрудникам.
Если вам нужно представить кого-то, непременно уточните заранее информацию о человеке, его послужном списке. Убедитесь, что точно знаете должность, занимаемую им в настоящее время.
Прощание
Каждое знакомство, каждая встреча неизбежно завершаются прощанием. Если вы собираетесь уходить, нужно дождаться паузы в разговоре и, встав, сказать собеседникам: "До свидания. Надеюсь, мы еще встретимся". Можно короче: "Рада была увидеться с вами". Любезные собеседники отвечают, что они также были рады встрече.
Если одна женщина выразила надежду на новую встречу, другая должна ей ответить: "Я также надеюсь" или просто: "Благодарю".
Одежда секретаря
Вопрос о том, какой подход в части одежды оптимален, каждая компания решает исходя из того, какой имидж она хочет сформировать.
Стиль одежды зависит не только от сферы бизнеса, в котором действует фирма, и ее корпоративной культуры, но и от субъективных представлений руководителя о том, как должен выглядеть секретарь.
По внешнему виду секретаря обычно можно безошибочно сделать вывод о порядках, принятых в организации, да и в целом о ее солидности. Поэтому костюм для секретаря также обязателен, как и для руководителя. Естественно, что каждая женщина стремится к индивидуальности, сама формирует стиль и манеру одеваться. Универсальные правила тем не менее существуют. Одежда может быть модной, но должна быть скромной и неброских цветов. Экспериментировать можно с кроем и аксессуарами. Если хочется яркости, то достаточно чуть-чуть усилить ее в макияже. В одежде секретаря должен преобладать деловой стиль, в котором важны два ключевых момента - классика и элегантность. Не спорить с модой, но и не идти на ее острие - вот к чему следует стремиться в деловой сфере. Простой и удобный костюм без кричащих аксессуаров создаст секретарю репутацию практичного и толкового сотрудника. Аккуратно, с чувством достоинства и без лишней броскости одетый секретарь внушает больше доверия, чем одетый подчеркнуто манерно или кое-как.
Секретарь целый день находится на виду. Безусловно, его одежда должна быть и красивой, и удобной, прежде всего потому, что безукоризненно и со вкусом одетый человек чувствует себя уверенней и лучше.
Одежда не обязательна должна быть дорогой, но она должна быть чистой и хорошо пошитой. Основа гардероба делового человека - костюм.
Главное достоинство костюма - его универсальность. Женский костюм - жакет, юбка или брюки. Дополнением к нему является жилет. Зачастую им пренебрегают при покупке костюма, а напрасно - именно жилет позволяет преподносить костюм каждый раз по-новому.
Работа секретаря весьма разнообразна - приходится и много сидеть, и много двигаться. Поэтому особое значение приобретает качество ткани. Это должна быть несминаемая высококачественная костюмная или плательная шерсть с очень небольшим процентом синтетики.
Общее впечатление зависит и от того, как сшит костюм. Один из главных недостатков в одежде, к сожалению, часто встречающийся у окружающих, - плохо сидящие вещи. При выборе одежды следует руководствоваться правилом: пусть костюм будет более свободен, нежели слишком тесен.
Как минимум, секретарю необходимы два костюма, все части которых сшиты из одной ткани. При этом наиболее удобно и вариативно приобрести один костюм-тройку с брюками, а второй - с юбкой. Все последующие покупки: блузки и кофточки подбираются с учетом этой основы вашего гардероба. Если второй костюм по цвету, стилю и фактуре сочетается с первым, это значит, что у вас имеется несколько дополнительных костюмов. Каждый раз продумывайте свой гардероб в целом. Разнообразьте свой гардероб не за счет количества, а за счет новых комбинаций. При этом запомните, легко сочетаются только однотонные вещи, и к ним проще подобрать аксессуары и компоненты. Только однотонные ткани дают полную свободу. Чистые тона - красный, зеленый, желтый, ярко-синий могут только дополнять, т. е. исполнять роль деталей, цветовых пятен.
Выбранной цветовой гамме должны быть подчинены все слагаемые облика, от обуви до верхней одежды, включая оправу очков. Этой же гамме подчиняются и макияж, и цвет волос.
Следует стремиться к тому, чтобы в гардеробе одна вещь была неразрывно связана с другой. Форма туфель, сумки и даже очков подчиняются единому силуэту (например, закругленным полочкам жакета и лацканам должна соответствовать закругленность углов сумки). Создать иллюзию разнообразия туалетов можно сменой обуви, поясов, украшений, прически.
Таким образом, имея два качественных костюма, вы будете всегда выглядеть респектабельно.
Существует международное правило этикета, по которому не следует приходить в одной и той же одежде 2 дня подряд.
Во многих серьезных компаниях пятница считается днем, когда можно одеваться в свободном стиле. Допустимы джинсы, свитера, нарядные туалеты. Но заходить слишком далеко в проявлениях свободы все равно не стоит.
Волосы, уложенные в прическу, неброский макияж, аккуратный маникюр и хорошая обувь - одни из главных составляющих имиджа современного секретаря.
Форма туфель деловой женщины предельно простая - классические лодочки на устойчивом каблуке; цвет - темный (черный или коричневый - в зависимости от цвета костюма). Чтобы ноги не уставали, рекомендуется носить обувь с высотой каблука не более 3-4 см. Цвет обуви постарайтесь сочетать с цветом костюма. Летом туфли могут быть светлыми - серых или бежевых тонов. Рекомендуется, чтобы обувь была темнее юбки.
Не годятся также всевозможные украшения: пряжки, бантики, цепочки, вышивка, инкрустация и пр. Чем проще модель, тем точнее она соответствует деловому стилю.
И еще раз об основном правиле — находиться в приемной в зимних сапогах или ботинках недопустимо, как бы изящны они ни были. Секретарь должен иметь сменную офисную обувь.
Следите за модой в дизайне наручных часов. Достойная, современная модель часов преобразит ваш облик.
Очки предназначены не только для коррекции зрения. Как ни одна другая деталь, они способны изменить облик человека до неузнаваемости: придать стильность, скрыть некрасивую форму носа, смягчить грубоватые черты, добавить лицу солидности или, напротив, омолодить его. Неудачно подобранные очки могут сделать человека смешным, нелепым, старомодным. Стилисты давно используют очки для создания определенного имиджа. Очки должны быть украшением секретаря. Эта деталь наиболее заметна, поэтому не стоит покупать дешевую оправу.
Чулки или колготы - для секретаря обязательны в любое время года. Они должны быть светлыми: телесного цвета, дымчатыми, цвета легкого загара. Их оттенки всегда должны гармонировать с цветом юбки.
Если вы хотите произвести впечатление настоящего профессионала, ваши визитка, зонт, сумка, записная книжка, ручка должны быть отличного качества. Предметы, которые окружают человека, являются как бы его продолжением и слагаемыми его имиджа. И именно в деталях можно проявить себя, подчеркнуть свою индивидуальность и неповторимость.
Дата: 2019-03-05, просмотров: 181.