Освещенность рабочего места и помещения.

Температурный режим служебных помещений.

В соответствии с действующими нормами температура помещения должна быть 18-20^о, относительная влажность воздуха в зимний период 45-50%, в летний 50-55%.

Шум в служебных помещениях.

Уровень постоянных шумов, проникающих в служебное помещение определяется в соответствии с действующими нормами не более 40 дц.

Борьба с шумом ведется путем звукоизоляции.

Цветовое оформление служебных помещений.

Конкретные цвета должны соответствовать функциям помещения, используя различные цвета можно зрительно разделить служебное помещение на отдельные участки.

Состав воздуха

Режим труда и отдых

Режим работы сотрудников службы ДОУ должны предусматривать определенное чередование периодов труда и отдыха.

При его регламентировании учитываются уплотненность рабочего дня, характер труда, нервное эмоциональное напряжение, санитарно-гигиеническая обстановка

ВОПРОС№6

Планирование рабочего дня секретаря

Планирование необходимо осуществлять на день, неделю, месяц, квартал, год. Работы, повторяющиеся изо дня в день, рекомендуется планировать на одно и то же время.

Свой день организовать необходимо таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю в выполнении намеченных им мероприятий. Информировать руководителя о чем-то лучше заранее, например, за час, а если мероприятие важное, то и за день. Это возможно лишь в тех случаях, когда планы секретаря координируются и согласовываются с планами руководителя.

Основная информация, как правило, передается с утра. В течение дня сообщается лишь что-то экстренное.

Зачастую руководитель просит секретаря дать информацию о планах своих заместителей. С этой целью они отправляют на компьютер секретаря свои планы на неделю или месяц. С помощью электронной таблицы Excel секретарь ведет их планы и владеет информацией о срочности или важности выполняемой ими работы.

Оптимальный ритм труда

Научно доказано, что продуктивность работы зависит от дня недели и времени суток. При планировании работы секретарь должен знать, что наиболее благоприятное время для выполнения творческих и трудных заданий - с 10 до 12 часов дня, затем следует некоторый спад активности. Во второй половине дня подъем работоспособности приходится на период с 15 до 17 часов. После чего она неуклонно падает.

Рабочая неделя также имеет свой цикл. Понедельник является днем вхождения в рабочий ритм. Пик рабочей активности приходится на вторник с 10 до 13 часов, потом работоспособность постепенно снижается.

Наиболее продуктивными днями недели являются вторник, среда и четверг. К пятнице накапливается усталость, и у многих мысли заняты тем, как лучше отдохнуть в предстоящие выходные. Поэтому важные дела (переговоры, встречи) назначают на середину недели.

Секретарю при планировании своего рабочего времени целесообразно согласовать с руководителем время подписания документов, приема сотрудников и т.д. Планируя текущий день, необходимо учесть время и на подготовку мероприятий в другие дни

Использование компьютера для планирования работы

Хорошим помощником секретаря при планировании рабочего дня может стать компьютер. На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т. п. Наиболее популярной является информационная система

ВОПРОС №7

Ведение телефонных переговоров

Задача секретаря в работе с телефоном - оградить руководителя от звонков, напрямую к нему не относящихся.

Секретарь может самостоятельно решать часть вопросов в рамках своей компетенции или переадресовывать звонки другим специалистам, не отвлекая руководителя. В то же время секретарю необходимо твердо знать круг лиц и организаций, с которыми следует соединять руководителя в любое время.