Данные сгруппированных первичных документов, принятых к учету, накапливаются и систематизируются в регистрах бухгалтерского учета.

Учетные регистры представляют собой носители данных определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой информации об активах, капитале и обязательствах хозяйствующего субъекта.

Внешний вид и материальная основа учетных регистров весьма разнообразны: книги, журналы, карточки, свободные листы, электронные носители информации, оперативная память ЭВМ и т.п.

Хозяйственные операции должны отражаться в учетных регистрах в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Содержание регистров бухгалтерского учета является коммерческой тайной. Информация о хозяйственных операциях, произведенных организацией за определенный период (месяц, полугодие, год) из регистров бухгалтерского учета переносится в сгруппированном виде в бухгалтерские отчеты.

Учетные регистры классифицируют по ряду признаков:

– по внешнему виду: книги, карточки, свободные листы, электронные таблицы;

– по объему содержания: синтетические, аналитические, комбинированные;

– по охвату записи: хронологические, синтетические, комбинированные;

– по строению: односторонние, двусторонние, линейные, шахматные.

Записи в учетные регистры осуществляются ручным способом или с помощью компьютерных бухгалтерских программ. Если регистры формируются в электронном виде, то хранятся в памяти компьютера или на дискетах. При этом должна быть предусмотрена их распечатка, а также защита от несанкционированного исправления.

При заполнении учетных регистров могут быть допущены ошибки.

Ошибки могут быть локальные – искажают информацию только в одном учетном регистре (например, неправильно поставлена дата) и транзитные – искажают информацию нескольких учетных регистров (например, искажение записи любой суммы в журнале регистрации операций ведет к ошибкам на счетах, в оборотной ведомости и балансе).

Ошибки должны быть выявлены и исправлены. Исправление ошибок осуществляется корректурным способом, способом дополнительных проводок и способом «красное сторно».

1. Корректурный способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов и итоговых учетных записей.

Исправления в документах и учетных регистрах должны быть сделаны разборчиво, оговорены и подписаны лицами, составившими документ.

Зачеркивание производится таким образом, чтобы можно было его прочесть, а правильный текст надписывается над зачеркнутым.

2. Способ дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда корреспонденция счетов указана верно, а стоимостная оценка занижена. Для исправления ошибки составляется дополнительная проводка на сумму недостающую до правильной. Например, подотчетным лицам выдали из кассы 40 000 руб., а ошибочно записали 10 000 руб., то на разность между этими суммами – 30 000 руб. (40 000–10 000) нужно составить дополнительную проводку.

3. Способ «красное сторно» применяется в случаях, если указана неправильная корреспонденция счетов или при правильной корреспонденции счетов преувеличена сумма операции. Сторнировочная запись выполняется при необходимости аннулировать частично или полностью ошибочную запись. Сущность данного способа состоит в том, что вначале ошибочная проводка повторяется в той же корреспонденции счетов, но запись производится красным цветом. При подсчете итогов в учетных регистрах суммы, записанные красным цветом, вычитаются из итога.

Тем самым неправильная запись аннулируется. После этого составляется новая проводка с правильной корреспонденцией счетов и записывается в регистры обычными чернилами.

При исправлении ошибок бухгалтер должен составить бухгалтерскую справку, являющуюся документом бухгалтерского оформления.

Формы бухгалтерского учета

Форма бухгалтерского учета – совокупность учетных регистров, в которых в определенной последовательности соответствующим образом делаются учетные записи с целью получение итоговых данных, характеризующих имущественное, финансовое положение и результаты хозяйственной деятельности организации.

Основными отличительными признаками, определяющими отдельные формы бухгалтерского учета, являются: внешний вид и строение учетных регистров, их количество, сочетание и взаимосвязь регистров синтетического и аналитического учета, техника учетной регистрации. Прогрессивной считается такая форма, которая обеспечивает своевременное и полное получение экономических показателей для управления деятельностью организации, повышает производительность труда счетных работников при обработке первичных данных, сокращает количество ошибок при регистрации и обобщении учетных данных. При этом должны обеспечиваться минимальные затраты труда и средств на ведение учета.

В зависимости от видов учетных регистров различают несколько форм бухгалтерского учета:

– Журнал-Главная.

– Мемориально-ордерная.

– Журнально-ордерная.

– Упрощенная форма для малых предприятий.

Журнал-Главная ведется в организациях с небольшим объемом хозяйственной деятельности. Регистры для хронологической и систематической записи по счетам синтетического учета объединяются в одной комбинированной книге Журнал-Главная. В остальном учетный процесс практически не отличается от регистрации, применяемой при мемориально-ордерной форме учета.

При мемориально-ордерной форме на каждую группу однородных операций ежемесячно составляется соответствующий мемориальный ордер.

Данные мемориальных ордеров отражаются в регистрационном журнале, а затем переносятся в Главную книгу. Достоинством этой формы является простота, техника записи позволяет накапливать данные в одном документе. Недостатком – отсутствие систематизации объектов учета, многократность записей одной и той же суммы в различных регистрах, отрыв и отставание аналитического учета от синтетического, трудоемкость.

При журнально-ордерной форме основным регистром является журнал-ордер (ЖО), в нем сочетается хронологическая и систематическая запись, а также синтетический и аналитический учет. Журналы-ордера ведутся по кредитовому признаку одного счета или группы счетов с указанием дебета корреспондирующих счетов. Каждому объекту или группе однородных объектов учета соответствует определенный журнал-ордер.

К некоторым журналам-ордерам составляются ведомости по дебетовому признаку, которые имеют вспомогательное назначение. Журналы-ордера и ведомости заполняются в течение месяца и в конце месяца закрываются подсчетом итогов и сальдо на конец месяца. Кредитовые обороты за месяц из журналов-ордеров переносят в Главную книгу, которая ведется в течение года. Каждому счету в ней соответствует один лист.

Главная книга ведется по дебетовому признаку. Ежемесячно в Главной книге по каждому счету отражаются сальдо на начало месяца, обороты за месяц и сальдо на конец месяца, что позволяет формировать данные для составления бухгалтерского баланса.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета при ручном документообороте является основной в коммерческих организациях.

Упрощенную форму бухгалтерского учета применяют малые предприятия. Основные данные отражаются в книге учета хозяйственных операций, в которой каждая операция в хронологическом порядке с указанием номера, суммы и содержания отражается на счетах бухгалтерского учета. Упрощенная форма может вестись двумя способами: без использования учетных регистров (простая форма); с использованием учетных регистров. Подведение итогов финансово-хозяйственной деятельности за месяц производится в шахматной ведомости, являющейся основанием для составления бухгалтерского баланса.

Современный бухгалтерский учет в организациях в значительной мере автоматизирован благодаря применению бухгалтерских компьютерных программ. Наибольшее распространение получили такие программы, как «1С: Предприятие», «1С: Заработная плата и кадры», «1С:Торговля и склад», БЭСТ, «Турбо-Бухгалтер», «СТЭК», «АМБА» и др.

При автоматизированном ведении бухгалтерского учета с применением специализированных бухгалтерских компьютерных программ в течение отчетного периода учет может проводиться лишь с использованием компьютерных технологий. Но это не освобождает организацию от оформления учетной информации на бумажных носителях.